Informationen zu Such- und Analyseeinstellungen in eDiscovery-Fällen

Sie können Einstellungen für jeden eDiscovery-Fall konfigurieren, um die folgenden Funktionen zu steuern:

• Erkennung von Quasiduplikaten und E-Mail-Threading
• Designs
• Automatisch generierte Prüfdateisatz-Abfrage
• Ignorieren von Text
• Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung)

Konfigurieren von Analyseeinstellungen für einen Fall

So konfigurieren Sie die Such-und Analyseeinstellungen für einen Fall:

1. Wechseln Sie zum Microsoft Purview-Portal , und melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für ein Benutzerkonto an, dem eDiscovery-Berechtigungen zugewiesen sind.
2. Wählen Sie die eDiscovery-Lösung Karte und dann im linken Navigationsbereich Fälle aus.
3. Wählen Sie einen Fall und dann Falleinstellungen aus.
4. Wählen Sie unter Falleinstellungendie Option & Analyse suchen aus.
5. Der Fall Search & Analytics-Seite wird angezeigt. Diese Einstellungen gelten für alle Überprüfungssätze in einem Fall.
6. Nachdem Sie die entsprechenden Such- und Analyseoptionen ausgewählt haben, wählen Sie Speichern aus.

In den folgenden Abschnitten werden die Analyseeinstellungen beschrieben, die Sie für einen Fall konfigurieren können.

Erkennung von Quasiduplikaten und E-Mail-Threading

Legen Sie in diesem Abschnitt Parameter für die Duplikaterkennung, die Erkennung von Nahezu-Duplikaten und das E-Mail-Threading fest.

• Nahezu Duplikate/E-Mail-Threading: Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, umfasst der Workflow die Erkennung von Duplikaten, die Erkennung von Nahezu-Duplikaten und E-Mail-Threading, wenn Sie Analysen für die Daten in einem Überprüfungssatz ausführen.
• Dokument- und E-Mail-Ähnlichkeitsschwellenwert: Wenn die Ähnlichkeitsstufe für zwei Dokumente den Schwellenwert überschreitet, befinden sich beide Dokumente im gleichen nahezu doppelten Satz.
• Minimale/maximale Anzahl von Wörtern: Diese Einstellungen geben an, dass nahezu Duplikate und E-Mail-Threadinganalysen nur für Dokumente ausgeführt werden, die mindestens die minimale Anzahl von Wörtern und höchstens die maximale Anzahl von Wörtern aufweisen.

Erkennen von Quasiduplikaten

Betrachten Sie eine Reihe von Dokumenten, die überprüft werden müssen, bei denen eine Teilmenge von Dokumenten dieselbe Vorlage und größtenteils die gleiche Grundsprache mit einigen Unterschieden verwendet. Wenn ein Prüfer diese Teilmenge identifizieren kann, eine davon gründlich überprüfen und die Unterschiede im Übrigen überprüfen kann, verpassen er keine eindeutigen Informationen, während er nur einen Bruchteil der Zeit in Anspruch nimmt, die zum Lesen aller Dokumentabdeckungen dauern würde. Bei der Erkennung von Quasiduplikaten werden textuell ähnliche Dokumente gruppiert, um den Überprüfungsvorgang effizienter zu gestalten.

Wenn Sie die Erkennung von Duplikaten nahezu ausführen, analysiert das System jedes Dokument mit Text. Anschließend werden alle Dokumente miteinander verglichen, um zu bestimmen, ob ihre Ähnlichkeit über dem Schwellenwert liegt. Wenn dies der Grund ist, gruppiert das System die Dokumente. Sobald alle Dokumente verglichen und gruppiert wurden, markiert das System ein Dokument aus jeder Gruppe als "Pivot"; Beim Überprüfen Ihrer Dokumente können Sie zuerst einen Pivot überprüfen und die anderen Dokumente im gleichen nahezu doppelten Satz überprüfen, wobei sie sich auf den Unterschied zwischen dem Pivot und dem zu überprüfenden Dokument konzentrieren.

E-Mail-Threading

Stellen Sie sich eine E-Mail-Unterhaltung vor, die eine Weile weitergeht. In den meisten Fällen enthält die letzte Nachricht im E-Mail-Thread den Inhalt aller vorangehenden Nachrichten. Aus diesem Grund bietet das Überprüfen der letzten Nachricht einen vollständigen Kontext der Konversation, die im Thread stattgefunden hat. E-Mail-Threading identifiziert solche Nachrichten, damit Prüfer lediglich einen Bruchteil der gesammelten Nachrichten überprüfen müssen, ohne dass Kontext verloren geht.

Email Threading in eDiscovery ist der Prozess der Organisation einer Sequenz verwandter E-Mails, die Teil derselben Unterhaltung sind. Diese Sequenz umfasst die anfängliche E-Mail und alle nachfolgenden Antworten und Weiterleitungen, die mit der ursprünglichen E-Mail verknüpft sind. Indem sie diese E-Mails in Threads gruppieren, können Prüfer den gesamten Kontext einer Unterhaltung erkennen und so den Kommunikationsfluss leichter verstehen. Dieser Ansatz hilft Prüfern, relevante Informationen effizienter zu identifizieren und entfällt die Notwendigkeit, jede E-Mail einzeln zu überprüfen. Email Nachrichten, die im Analyseprozess enthalten sind, werden die folgenden Metadaten aufgefüllt:

• Ist inklusive: Dieses Feld gibt an, ob eine E-Mail den gesamten eindeutigen Inhalt eines Threads enthält, einschließlich aller vorherigen Antworten. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die umfassendste E-Mail in einem Thread überprüft wird, was für das Verständnis des vollständigen Kontexts der Unterhaltung unerlässlich ist, ohne jede einzelne Antwort überprüfen zu müssen.
• Hat eindeutige Anlagen: Dieses Feld markiert E-Mails, die Anlagen enthalten, die in anderen E-Mails innerhalb desselben Threads nicht gefunden wurden. Auch wenn der E-Mail-Inhalt dupliziert wird, werden eindeutige Anlagen gekennzeichnet, um sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente überprüft werden. Dieser Aspekt ist bei der rechtlichen Überprüfung wichtig, um sicherzustellen, dass keine eindeutigen Beweise übersehen werden, auch wenn der E-Mail-Text selbst nicht eindeutig ist.

Wie unterscheidet es sich von Unterhaltungen in Outlook?

Auf einen Blick klingt dieser Vorgang ähnlich wie Konversationsgruppierungen in Outlook. Es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede. Stellen Sie sich eine E-Mail-Unterhaltung vor, die sich in zwei Unterhaltungen vergibt. Für instance antwortet jemand auf eine E-Mail, die nicht die neueste in der Unterhaltung ist, sodass die letzten beiden E-Mails in der Unterhaltung einen eindeutigen Inhalt haben.

Outlook gruppiert die E-Mails weiterhin in einer einzigen Unterhaltung. Wenn Sie nur die letzte E-Mail lesen, wird möglicherweise der Kontext der vorletzten E-Mail nicht angezeigt, die ebenfalls eindeutigen Inhalt enthält. Da beim E-Mail-Threading jede E-Mail in einzelne Komponenten analysiert und verglichen wird, markiert das E-Mail-Threading beide der letzten beiden E-Mails als inklusiv, um sicherzustellen, dass Sie keinen Kontext verpassen, solange Sie alle E-Mails lesen, die als inklusiv gekennzeichnet sind.

Betrachten wir auch einen E-Mail-Thread mit mehreren Antworten, bei dem einige Antworten Inlineantworten enthalten, die den Inhalt in Anführungszeichen ändern. Wenn eine Inlineantwort einen Teil der vorherigen E-Mail ändert, umfasst die letzte Antwort nicht vollständig den Inhalt der vorherigen E-Mail. Sowohl die neueste Antwort als auch die frühere E-Mail mit eindeutigen Inhalten werden als inklusiv gekennzeichnet. Dieser Ansatz stellt sicher, dass alle eindeutigen Informationen aus der Inlineantwort erhalten bleiben und nicht übersehen werden.

Designs

In diesem Abschnitt können Sie die folgenden Parameter für Designs festlegen:

• Themen: Wenn diese Option aktiviert ist, führt der Workflow das Clustering von Designs durch, wenn Sie Analysen für die Daten in einem Überprüfungssatz ausführen.
• Maximale Anzahl von Designs: Gibt die maximale Anzahl von Designs an, die der Workflow generieren kann, wenn Sie Analysen für die Daten in einem Überprüfungssatz ausführen.
• Einschließen von Zahlen in Designs: Wenn diese Option aktiviert ist, enthält der Workflow Zahlen, die beim Generieren von Designs ein Design identifizieren.
• Passen Sie die maximale Anzahl von Designs dynamisch an: In bestimmten Situationen gibt es möglicherweise nicht genügend Dokumente in einem Überprüfungssatz, um die gewünschte Anzahl von Designs zu erzeugen. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, passt eDiscovery die maximale Anzahl von Designs dynamisch an, anstatt zu versuchen, die maximale Anzahl von Designs zu erzwingen.

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, beginnen Sie in der Regel mit einer oder mehreren Ideen, die Sie im Dokument vermitteln möchten, und erstellen sie dann mit Wörtern, die diesen Ideen entsprechen. Je häufiger eine Idee ist, desto häufiger sind die Wörter, die sich auf diese Idee beziehen. Diese Methode richtet sich auch an die Art und Weise aus, wie Leser Dokumente nutzen. Die wichtigsten Dinge, die beim Lesen eines Dokuments zu verstehen sind, sind die wichtigsten Ideen, die das Dokument zu vermitteln versucht. Zu diesem Verständnis gehört auch, welche Ideen wo erscheinen und welche Beziehungen zwischen den Ideen bestehen.

Dieser Prozess kann auf die Art und Weise erweitert werden, wie ein eDiscovery-Prüfer eine Reihe von Dokumenten in einem Fall nutzen möchte. Sie möchten sehen, welche Ideen in den Überprüfungssätzen vorhanden sind und welche Dokumente diese Ideen behandeln. Wenn sie ein bestimmtes Dokument von Interesse finden, möchten sie In der Lage sein, Dokumente anzuzeigen, in denen ähnliche Ideen besprochen werden.

Die Funktionalität Designs in eDiscovery versucht, die Argumentation von Personen über Dokumente nachzuahmen, indem die themen analysiert werden, die in einem Überprüfungssatz besprochen werden, und den Dokumenten im Überprüfungssatz ein Design zugewiesen wird. In eDiscovery geht Designs noch einen Schritt weiter und identifiziert das dominante Design in jedem Überprüfungssatz und Dokument. Das dominante Design ist das, das am häufigsten in einem Dokument angezeigt wird.

Wie funktionieren Designs?

Die Designfunktion analysiert Dokumente mit Text in einem Überprüfungssatz, um allgemeine Designs zu analysieren, die in allen Dokumenten im Überprüfungssatz angezeigt werden. eDiscovery weist diese Designs den Dokumenten zu, in denen Sie enthalten sind. Außerdem wird jedes Design mit den in den Dokumenten verwendeten Wörtern gekennzeichnet, die für das Design repräsentativ sind. Da ein Dokument verschiedene Arten von Themen enthalten kann, weist eDiscovery überprüfungssätzen und Dokumenten häufig mehrere Designs zu. Diese Zuweisung wird als Liste Designs bezeichnet. Das Design, das in einem Rezensionssatz oder Dokument am prominentesten angezeigt wird, wird als dominantes Design bezeichnet.

Konfigurieren von Designs

Designs werden für Fälle unterstützt und gelten für alle darin enthaltenen Überprüfungssätze. Sie können die Einstellungen für Designs konfigurieren, wenn Sie einen neuen Fall erstellen, oder Sie können die Designeinstellungen für einen vorhandenen Fall aktualisieren.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Designs in einem Fall zu konfigurieren:

1. Wechseln Sie zum Microsoft Purview-Portal , und melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für ein Benutzerkonto an, dem eDiscovery-Berechtigungen zugewiesen sind.
2. Wählen Sie die eDiscovery-Lösung Karte und dann im linken Navigationsbereich Fälle (Vorschau) aus.
3. Wählen Sie einen Fall und dann Falleinstellungen aus.
4. Wählen Sie unter Falleinstellungendie Option & Analyse suchen aus.
5. Wählen Sie je nach Bedarf die folgenden Designoptionen aus:
   • Maximale Anzahl von Designs: Gibt die maximale Anzahl von Designs an, die der Workflow generieren kann, wenn Sie Analysen für die Daten in Prüfsätzen ausführen, die in einem Fall enthalten sind. Weitere Informationen zu Grenzwerten finden Sie unter Grenzwerte in eDiscovery.
   • Einschließen von Zahlen in Designs: Zahlen, die ein Design identifizieren, werden beim Generieren von Designs einbezogen.
   • Passen Sie die maximale Anzahl von Designs dynamisch an: In bestimmten Situationen gibt es möglicherweise nicht genügend Dokumente in einem Überprüfungssatz, um die gewünschte Anzahl von Themen für den Fall zu erzeugen. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird die maximale Anzahl von Designs dynamisch angepasst, anstatt zu versuchen, die maximale Anzahl von Designs zu erzwingen.
6. Wenn Sie Schlüsselwörter ausschließen müssen, die designs zugeordnet sind, geben Sie den erforderlichen Text oder regulären Ausdruck in das Textfeld Ignorieren ein . Wählen Sie im Feld Übernehmen fürdie Option Designs aus, um den Text oder regulären Ausdruck auf alle Designs anzuwenden.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Nachdem Sie einen neuen Fall erstellt haben, führt der Workflow automatisch Analysen für die Daten aus, wenn Sie dem Fall die Überprüfungssätze hinzufügen. Der Workflow generiert Designs für die Überprüfungssätze im Rahmen der Analyseverarbeitung.

Prüfdateisatz-Abfrage

Wenn Sie das Kontrollkästchen Zur Überprüfung gespeicherte Suche automatisch erstellen aktivieren , generiert eDiscovery automatisch eine Überprüfungssatzabfrage mit dem Namen For Review.

Diese Abfrage filtert doppelte Elemente aus dem Überprüfungssatz heraus, sodass Sie die eindeutigen Elemente im Überprüfungssatz schnell überprüfen können. Diese Abfrage wird nur erstellt, wenn Sie einen Prüfdateisatz innerhalb des Falls einer Analyse unterziehen. Weitere Informationen zu Überprüfungssatzabfragen finden Sie unter Abfragen der Daten in einem Überprüfungssatz.

Ignorieren von Text

Bestimmte Texte können die Qualität der Analyse beeinträchtigen, z. B. lange Haftungsausschlüsse, die E-Mail-Nachrichten unabhängig vom Inhalt der E-Mail hinzugefügt werden. Wenn Sie Text kennen, der ignoriert werden sollte, können Sie ihn aus der Analyse ausschließen, indem Sie die Textzeichenfolge und die Analysefunktionen (Nahezu-Duplikate, E-Mail-Threading, Designs und Relevanz) angeben, für die der Text ausgeschlossen werden soll. Die Verwendung regulärer Ausdrücke (RegEx) für ignorierten Text wird ebenfalls unterstützt.

Optical Character Recognition (OCR; optische Zeichenerkennung)

Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, wird die OCR-Verarbeitung für Bilddateien ausgeführt. Wenn OCR auf Bilddateien angewendet wird, ist Text in diesen Dateien in den Suchergebnissen verfügbar. OCR wird nur für Elemente ausgeführt, die während der erweiterten Indizierung verarbeitet werden (wenn Sie diese Option in der Suchabfrage auswählen).

Wenn beispielsweise eine große PDF-Datei, die teilweise indiziert ist oder andere Indizierungsfehler aufweist, während der erweiterten Indizierung verarbeitet wird, wird OCR angewendet. Die OCR-Verarbeitung erfolgt nur für Dateien, die während des erweiterten Indizierungsprozesses neu indiziert werden. Dies bedeutet, dass es Situationen geben kann, in denen Inhalte zu einem Überprüfungssatz hinzugefügt werden, aber einige E-Mail-Anlagen nicht für OCR verarbeitet werden, da diese Dateien während der erweiterten Indizierung nicht verarbeitet werden.

Nachdem Sie einem Überprüfungssatz Daten hinzugefügt haben, können Sie Bildtext überprüfen, suchen, markieren und analysieren. Sie können den extrahierten Text im Text-Viewer der ausgewählten Bilddatei im Überprüfungssatz anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter:

• Hinzufügen von Suchergebnissen zu einem Prüfdateisatz
• Unterstützte Bilddateitypen