Häufig gestellte Fragen zur Zuordnung von E-Belegen zu Bestellungen mit Copilot (Vorschauversion)

[Dieser Artikel ist Teil der Dokumentation zur Vorabversion und kann noch geändert werden.]

Diese häufig gestellten Fragen (FAQ) beschreiben die KI-Auswirkungen des Features Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen in Business Central.

Was ist die Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen?

Elektronische Belege (E-Belege) bilden die Grundlage moderner Geschäftstransaktionen. Sie umfassen wichtige Dokumente wie Rechnungen und Quittungen, die durch Lieferung und Wareneingang in beide Richtungen fließen. Sie können elektronische Rechnungen digital in einem strukturierten Format erstellen und übermitteln, das die automatisierte Rechnungsverarbeitung erleichtert. Allerdings kann die Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen für die Kreditorenbuchhaltung komplizierter sein.

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) spielt die Kreditorenbuchhaltung eine entscheidende Rolle bei der genauen Nachverfolgung der Kreditorenverpflichtungen. Ihre Hauptaufgabe besteht in der korrekten Erfassung eingehender Rechnungen. Es kann sehr aufwändig sein, hier die gewünschte Präzision zu erreichen, insbesondere wenn externe Rechnungen von Kreditoren mit vorhandenen Bestellungen abgeglichen werden. Diskrepanzen bei Codes, Beschreibungen und Maßeinheiten stellen häufig eine Herausforderung dar, da diese Elemente möglicherweise in verschiedenen Systemen und Unternehmen unterschiedlich sind. Außerdem können unerwartete Kosten, wie etwa Transportgebühren, als separate Posten auftauchen, die manuell abgeglichen werden müssen. Buchhaltungsfachkräfte müssen in den Belegen auch Rechnungsnummern und -daten angeben. Wichtig ist, dass die Beziehung zwischen Bestellungen und externen Rechnungen nicht immer eins zu eins ist. Möglicherweise erhalten Sie mehrere externe Rechnungen für dieselbe Bestellung.

Bisher konnte Business Central neue Einkaufsrechnungen basierend auf eingegangenen elektronischen Rechnungen erstellen. Der manuelle Abgleich von Rechnungen mit bestehenden Bestellungen war jedoch ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess.

E-Documents Matching Assistance verwendet generative KI, um diesen Prozess zu optimieren, indem die Analyse externer elektronischer Rechnungen automatisiert wird. Mit diesem Feature kann die Buchhaltung Copilot auffordern, Positionen auf eingehenden elektronischen Rechnungen mit Positionen auf Bestellungen in Business Central abzugleichen.

Welche Funktionen bietet die Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen?

Copilot bietet KI-gestützte Unterstützung beim Abgleich eingegangener digitaler Rechnungen mit bestehenden Bestellungen in Business Central. Copilot ordnet Positionen basierend auf folgender Information zu:

• Ähnlichkeit der Beschreibungen
• Maßeinheiten
• Zur Fakturierung verfügbare Mengen
• Beträge

Copilot identifiziert ähnliche Beschreibungen, wenn sie über die richtigen Maßeinheiten und Preise verfügen, kann aber auch in komplexeren Fällen Übereinstimmungen finden. So kann beispielsweise ermittelt werden, ob eine elektronische Rechnung zwei Zeilen mit einer Variante desselben Artikels und nur eine Zeile in der Bestellung enthält. Business Central gleicht diese Zeilen ab, solange die Beschreibungen ähnlich sind und die Preise gleich sind.

Copilot stellt keine Verbindung zu Ihrem E-Beleg-Endpunktdienst her, um digitale Gutscheine abzurufen oder zu senden. Diese Aufgabe unterliegt vollständig Ihrer Kontrolle und ist eine Voraussetzung für die Nutzung der Unterstützung durch Copilot. Diese Bedingung gilt unabhängig davon, ob die digitalen Dokumente business Central mithilfe einer Verbindung mit einem Endpunktdienst hinzugefügt oder manuell eingegeben werden.

Wozu dient die Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen?

Das Feature Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen soll die Kreditorenbuchhaltung dabei zu unterstützen, bestehende Bestellungen mit eingehenden elektronischen Rechnungen abzugleichen. Bei einem Großteil dieser Aktivität geht es um das Abgleichen von Zeichenfolgen. Business Central bietet ein Feature, das einige dieser Aktivitäten automatisiert. LLMs (große Sprachmodelle) wurden als Möglichkeit identifiziert, dieses Feature zu ergänzen und den manuellen Aufwand weiter zu reduzieren.

Wie wurde die Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen bewertet? Welche Metriken werden verwendet, um die Leistung zu messen?

Dieses Feature wurde mit Kombinationen der folgenden Informationen getestet:

• Externe Artikelbeschreibungen
• Maßeinheiten
• Mengen und Beträge
• Standardartikelbeschreibungen
• Verschiedene Sprachen
• Andere Parameter, welche die typischen Variationen und Datengrenzen für die einzelnen Feld abdecken

Die Testdaten beziehen sich sowohl auf die typische Nutzung als auch die Nutzung durch böswillige Akteure. Die Leistung wurde im Vergleich zum manuellen Abgleich derselben Daten in elektronischen Rechnungen und Bestellungen gemessen.

Welche Einschränkungen gelten für die Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen? Wie können Benutzende die Auswirkungen der Einschränkungen der Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen bei der Nutzung des Systems minimieren?

Die Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen funktioniert am besten, wenn externe (E-Rechnung) und interne (Business Central)Artikelbeschreibungen und Maßeinheiten in ein und derselben Sprache verfasst sind. Gemischte Sprachen oder eine gemischte Sprache der Artikelbeschreibungen führen häufig zu weniger Übereinstimmungen und Vorschlägen.

Der vorgeschlagene Abgleich von Artikeln aus E-Rechnungen mit Artikeln in Bestellungen funktioniert in englischer Sprache am besten. Obwohl Sie dieses Feature in jeder Sprache verwenden können, die Business Central unterstützt, kann es sein, dass es in anderen Sprachen weniger Artikelübereinstimmungen findet. Im Abschnitt In welchen Regionen und Sprachen ist die Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen verfügbar? erfahren Sie mehr.

In welchen Regionen und Sprachen ist die Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen verfügbar?

Dieses Copilot-Feature ist in allen unterstützten Ländern/Regionen von Business Central verfügbar. Das Feature verwendet jedoch den Microsoft Azure OpenAI-Dienst, der derzeit nur in einigen Regionen für Business Central verfügbar ist. Wenn sich Ihre Umgebung in einem Land/einer Region befindet, in welcher der Azure OpenAI-Dienst nicht verfügbar ist, müssen Ihre Administrierenden zulassen, dass Daten über geografische Grenzen hinweg verschoben werden. Erfahren Sie mehr unter Copilot-Datenverschiebung über geografische Regionen hinweg.

Das Feature wurde nur in Englisch überprüft und wird nur in Englisch unterstützt. Obwohl er in anderen Sprachen verwendet werden kann, funktioniert er dann möglicherweise nicht wie vorgesehen. Die Sprachqualität kann je nach Benutzerinteraktion oder Systemeinstellungen variieren, was sich auf die Genauigkeit und der Benutzererfahrung auswirken kann. Die Qualität der Antworten kann auch geringer sein, wenn die Spracheinstellung des Benutzenden in Business Central von der primären Sprache der Geschäftsdaten in der Business Central-Datenbank abweicht. Wenn Copilot das Web durchsucht, können Websites, die nicht in englischer Sprache sind, zu Vorschlägen mit niedrigerer Qualität oder keine Vorschläge führen.

Weitere Informationen zur geografischen und zur Verfügbarkeit von Sprachen finden Sie unter Internationale Verfügbarkeit von Copilot.

Welche betrieblichen Faktoren und Einstellungen lassen eine effektive und verantwortungsvolle Nutzung des Features zu?

Copilot ergänzt den Zuordnungsalgorithmus, den Business Central bereits bereitstellt, und ordnet die Positionen zu, bei denen dies dem Algorithmus nicht gelungen ist.

Was wird von Benutzern erwartet, wenn sie die Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen nutzen?

Nachdem Sie eingehende elektronische Rechnungen den Bestellungen zugeordnet haben, müssen Sie die Positionen in den Belegen zuordnen.

Auf der Seite Bestellungszuordnung werden alle Positionen aus beiden Belegen angezeigt. Hier können Sie die Zuordnung manuell vornehmen, was schwierig sein kann, wenn Sie es mit vielen Positionen zu tun haben.

Sie können die Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen verwenden, um Positionen basierend auf den folgenden Kriterien zuzuordnen:

• Ähnlichkeit ihrer Beschreibungen
• Maßeinheiten
• Zur Fakturierung verfügbare Mengen
• Beträge

Die von Copilot vorgenommenen Abgleiche können falsch oder unvollständig sein. Sie sollten sie immer auf Richtigkeit überprüfen, bevor Sie sich entscheiden, sie zu behalten. Die von Copilot gelieferten Abgleiche und Vorschläge werden in Business Central gespeichert, wenn Sie Behalten wählen und Copilot beenden. Sie können alle Zuordnungen oder Vorschläge bearbeiten und korrigieren, bevor Sie sich entscheiden, sie zu behalten.

Was wird von Administratoren und Benutzern erwartet, wenn sie mit der Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen arbeiten?

Benutzer, wie Mitarbeiter der Buchhaltung und andere, die E-Rechnungen erhalten, sollten immer die Richtigkeit der von Copilot bereitgestellten Abgleiche und Vorschläge überprüfen, bevor sie sich entscheiden, sie zu behalten. Wir empfehlen Ihnen, die Bestellpositionen zu überprüfen, um ihre Richtigkeit sicherzustellen und etwaige Unstimmigkeiten zu finden. Sie entscheiden, ob Sie die Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen nutzen möchten. Auch wenn das Feature Unterstützung beim Abgleich von E-Belegen von den Administrierenden aktiviert wurde und verfügbar ist, können Sie sich trotzdem entscheiden, ob Sie es immer, manchmal oder nie verwenden möchten.

Administrierende entscheiden, ob Copilot-Funktionen grundsätzlich in Business Central verwendet werden sollen. Wenn die Administrierenden Copilot aktivieren, sollten sie sicherstellen, dass die richtigen Zugriffsrechte gewähren.

Ist Copilot die einzige Möglichkeit, E-Belege mit Bestellungen abzugleichen?

Nein, ob Sie Copilot nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Business Central bietet nicht auf KI basierende Möglichkeiten, Artikel aus erhaltenen elektronischen Rechnungen mit Artikeln in Bestellungen in Business Central abzugleichen. Organisationen können auch beide Ansätze gleichzeitig verwenden.

Wie gebe ich Feedback zu KI-generierten Inhalten?

Jedes Mal, wenn Copilot Abgleiche oder Vorschläge bereitstellt, können Sie Microsoft mithilfe der Steuerelemente Gefällt mir und Gefällt mir nicht direkt im Copilot-Fenster Feedback geben. Ihr Feedback bleibt anonym und wir verwenden diese Daten, um die Qualität dieses Dienstes zu verbessern.

Welche Daten sammelt Microsoft und wie wird sie verwendet?

Die Microsoft-Datenschutzbestimmungen gelten für Dynamics 365 Business Central und andere Microsoft-Produkte und -Dienste. Die folgenden Informationen bieten zusätzliche Transparenz darüber, welche Daten gesammelt werden und wie sie verwendet werden, wenn Sie auf die Copilot- und Agent-Features von Microsoft in Business Central zugreifen.

• Diagnosedaten: Alle Eingabeaufforderungen (Eingaben) und Antworten (Ausgaben) werden für einen Zeitraum von 20 Tagen sicher in Business Central gespeichert, um die Beantwortung von Supportanfragen zu erleichtern. Diese Diagnosedaten werden zusammen mit Ihren Business Central-Unternehmensdaten innerhalb derselben geografischen und Compliancegrenze gespeichert. Die Daten werden nicht für Datenbankkontingente gezählt. Aufforderungen und Antworten können Unternehmensdaten und personenbezogene Daten umfassen. Auf die Daten kann nur von Microsoft-Mitarbeitern als Teil einer Kundensupportanfrage zugegriffen werden. Organisationen, die Kunden-Lockbox-Richtlinien implementieren, erhalten eine Datenzugriffsanforderung für ihre Genehmigung, bevor Microsoft im Rahmen einer Supportanfrage auf diese Daten zugreifen kann. Erfahren Sie mehr über lockbox in Business Central Security.

  Microsoft verwendet keine Unternehmensdaten, Eingabeaufforderungen oder Antworten zum Trainieren von KI-Modellen. Erfahren Sie mehr in Dynamics 365-Ausdrücken für Azure OpenAI-basierte Features.

• Nutzungsdaten: Microsoft sammelt die Mindestdaten, die erforderlich sind, um den Business Central-Dienst zu betreiben und zu verbessern, einschließlich anonymisierter Daten über Ihre Nutzung von KI. Nutzungsdaten enthalten keine Eingabeaufforderungen (Eingaben) oder Antworten (Ausgaben) und enthalten keine Kundendaten oder personenbezogene Daten.

• Feedback: Microsoft sammelt Feedback, das Benutzer mithilfe der Symbole "Gefällt mir" (Daumen nach oben) oder "Gefällt mir nicht" (Daumen nach unten) in der Benutzeroberfläche bereitstellen. Wenn Sie Feedback geben, zeichnen wir auf, ob Ihnen etwas gefällt oder nicht gefällt, den Grund für das Nichtgefallen (falls Sie einen angeben), und auf welches KI-Feature sich Ihr Feedback bezieht.

  Wir erfassen Ihre Eingabeaufforderung (Eingabe) oder die KI-Antwort (Ausgabe) nicht automatisch, wenn Sie Feedback geben.

Informationen zum Thema

Überblick über E-Belege
E-Belege mit Copilot Bestellzeilen zuordnen
Copilot-Datenbewegung über geografische Regionen hinweg

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