E-Belege einrichten

In diesem Artikel wird beschrieben, wie sie elektronische Dokumente (E-Dokumente) konfigurieren und wie sie den E-Dokumenten-Dienst für E-Document-Kommunikation einrichten.

Verwenden Sie das Freigabemodell, wenn Ihr Land/Ihre Region dies erfordert.

Einige Länder/Regionen, z. B. Spanien, Indien, Mexiko und Italien, erfordern, dass eine Steuerbehörde oder eine Zertifizierungsstelle von Drittanbietern Rechnungen genehmigt, bevor Unternehmen sie an Kunden senden können. Diese Anforderung wird als Freigabemodell bezeichnet.

Übersicht über den Freigabemodellprozess

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für die allgemeinen Schritte in einem Genehmigungs- und Zertifizierungsprozess für das Freigabemodell. Der Prozess kann sich in Ihrem Land/Ihrer Region unterscheiden.

1. Der Verkäufer erstellt eine Rechnung und generiert eine XML- oder JSON-Datei. Der Dateityp hängt von den Landes-/Regionalanforderungen ab.
2. Der Verkäufer übermittelt die E-Rechnung an die Steuerbehörde. Die Steuerbehörde fügt eine eindeutige ID oder einen QR-Code hinzu und gibt sie an den Verkäufer zurück.
3. Der Verkäufer übermittelt die E-Rechnung zur Validierung an einen Drittzertifizierer. Beispielsweise überprüft der Zertifikatfizierer die Schemastruktur, den Inhalt, sucht nach Duplikaten usw. Wenn die E-Rechnung genehmigt wird, kennzeichnet der Zertifizierer sie als zertifiziert. Sie können beispielsweise einen eindeutigen Bezeichner, eine digitale Signatur oder einen QR-Code hinzufügen.
4. Der Verkäufer sendet die zertifizierte E-Rechnung an den Kunden.

E-Dokumenteneinstellungen für das Freigabeprozess-Modell

Sie können einen E-Document-Dienst speziell für das Freigabemodell einrichten. Das Setup ist fast identisch mit der Einrichtung eines beliebigen E-Document-Diensts, mit wenigen Ausnahmen hier und dort. In diesem Abschnitt werden die Einstellungen beschrieben, die für das Freigabemodell spezifisch sind.

• Wenn Sie den E-Document-Dienst auf der Seite " E-Documents Services Setup " einrichten, geben Sie die folgenden Werte in die folgenden Felder ein.

  • Geben Sie im Feld "Code " dem E-Document-Dienst für das Freigabemodell einen Namen, der leicht vom Dienstanbieter unterschieden werden kann.
  • Wählen Sie im Feld "Dokumentformat " die Option PEPPOL BIS 3.0 aus.
  • Wählen Sie im Feld "Dienstintegration " die Erweiterung aus, die Sie für das Freigabemodell erstellt haben.

• Erstellen Sie einen Workflow, der dem Prozess in Ihrem Land/Ihrer Region entspricht. Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für einen Workflow. Achten Sie darauf, den richtigen Dienst für das Freigabemodell und den Anbieter für die anschließenden Antworten anzugeben. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter "Workflows in Business Central".

Einen E-Belegdienst einrichten

Gehen Sie wie folgt vor, um einen E-Belegdienst einzurichten.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option "Suchen (Alt+Q)" aus, geben Sie "E-Document Services" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Wählen Sie "Neu" aus, und konfigurieren Sie dann die Felder im allgemeinen FastTab, wie in der folgenden Tabelle beschrieben.

   Feld	Description
   Code	Wählen Sie den Einrichtungscode für den elektronischen Beleg aus.
   Description	Geben Sie eine kurze Beschreibung für die Einrichtung des elektronischen Exports an.
   Belegformat	Das Exportformat für die Einrichtung des elektronischen Exports. Standardmäßig gibt es in diesem Feld zwei Optionen. Sie können PEPPOL BIS 3 als generisches codebasiertes Format oder Datenaustausch wählen, wenn Sie Vorabbelege bestimmter Formate im Inforegister DDatenaustauschdefinition einrichten müssen.
   Dienstintegration	Wählen Sie den Integrationscode für die Einrichtung des elektronischen Exports aus. Aktuell ist die einzige Option Keine Integration.
   Ist eine Freigabe	Wählen Sie dieses Feld nur aus, wenn Ihr Land/Ihre Region ein Freigabe-Modell für die elektronische Rechnungsstellung verwendet. Bei Auswahl sendet der E-Document Service Ihre Rechnung nur an die Steuerbehörden zur Freigabe. Sie müssen einen anderen Dienst konfigurieren, um die gelöschte Rechnung an den Kunden zu übermitteln, zusammen mit einem Workflow, der sowohl die Freigabe- als auch die Lieferschritte unterstützt.

   Hinweis

   Sie können das Freigabemodell erst verwenden, wenn Sie eine dedizierte Dienstintegration auswählen.

3. Konfigurieren Sie auf dem Inforegister Importieren die in der folgenden Tabelle beschriebenen Felder.

   Feld	Description
   Automatischer Import	Geben Sie an, ob Belege automatisch aus dem Dienst importiert werden sollen.
   Automatische Verarbeitung	Geben Sie an, ob Business Central Ihre E-Beleg-Einrichtung verwendet, um automatisch einen Einkaufsbeleg auf der Grundlage des empfangenen E-Belegs zu erstellen. Wenn Sie Nein auswählen, erstellt Business Central den E-Beleg, aber Sie müssen seine Details überprüfen, bevor Sie den Einkaufsbeleg erstellen.
   Empfangendes Unternehmen überprüfen	Geben Sie an, ob eingehende Unternehmensinformationen während des Imports überprüft werden müssen.
   Einheit auflösen	Geben Sie an, ob die Einheit während des Imports aufgelöst werden soll.
   Artikelreferenz nachschlagen	Geben Sie an, ob nach Artikeln während des Imports anhand der Artikelreferenz gesucht werden soll.
   Artikel-GTIN suchen	Geben Sie an, ob während des Imports nach Elementen nach der globalen Handelsartikelnummer (GTIN) gesucht werden soll.
   Kontozuordnung nachschlagen	Geben Sie an, ob während des Imports nach Konten anhand des eingehenden Textes in der Kontozuordnung gesucht werden soll.
   Zeilenrabatt überprüfen	Geben Sie an, ob während des Imports ein Zeilenrabatt überprüft werden soll.
   Rechnungsrabatt anwenden	Geben Sie an, ob während des Imports ein Rechnungsrabatt angewendet werden soll.
   Summen überprüfen	Geben Sie an, ob während des Imports rechnungssummen überprüft werden sollen.
   Buch.-Blattzeilen erstellen	Geben Sie an, ob anstelle eines Einkaufsbelegs eine Buchungsblattzeile erstellt werden muss. Wählen Sie diese Option, wenn Sie Buchungsblätter als Ziel für Ihre Rechnungen verwenden möchten.
   Fibu Buch.-Blattvorlagenname	Geben Sie den Namen der Fibu Buch.-Blattvorlage an, der für die Erstellung der Buchungsblattzeile verwendet wird. Dieses Feld gilt, wenn Sie Buchungsblätter als Ziel für Ihre Rechnungen verwenden möchten.
   Fibu Buch.-Blattname	Geben Sie den Namen des Fibu Buch.-Blatts an, der für die Erstellung der Buchungsblattzeile verwendet wird. Dieses Feld gilt, wenn Sie Buchungsblätter als Ziel für Ihre Rechnungen verwenden möchten.
   Stapel-Startzeit	Geben Sie die Startzeit für Importaufträge an.
   Minuten zwischen Ausführungen	Geben Sie die Anzahl der Minuten zwischen den Ausführungen von Importaufträgen an.

4. Wenn Sie Datenaustausch im Feld Belegformat im Inforegister Allgemein ausgewählt haben, füllen Sie die Felder im Inforegister DDatenaustauschdefinition wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.

   Feld	Description
   Belegtyp	Geben Sie den Belegtyp an, der den Datenaustausch zum Importieren und Exportieren der Daten verwendet. Beispiele hierfür sind Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift und Einkaufsrechnung.
   Datenaustausch-Definitionscode importieren	Geben Sie den Datenaustauschcode an, der zum Importieren der Daten verwendet wird. Nutzen Sie dieses Feld nur, um im Kaufprozess einen Beleg zu erhalten.
   Datenaustausch-Definitionscode exportieren	Geben Sie den Datenaustauschcode an, der zum Exportieren der Daten verwendet wird. Verwenden Sie dieses Feld nur, um Belege im Verkaufsprozess zu liefern.

5. Wenn Sie Datenaustausch im Feld Belegformat im Inforegister Allgemein ausgewählt haben, füllen Sie die Felder im Inforegister DDatenaustauschdefinition wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.

   Feld	Description
   Belegtyp	Geben Sie den Belegtyp an, der den Datenaustausch zum Importieren und Exportieren der Daten verwendet. Beispiele hierfür sind Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift und Einkaufsrechnung.
   Datenaustausch-Definitionscode importieren	Geben Sie den Datenaustauschcode an, der zum Importieren der Daten verwendet wird. Nutzen Sie dieses Feld nur, um im Kaufprozess einen Beleg zu erhalten.
   Datenaustausch-Definitionscode exportieren	Geben Sie den Datenaustauschcode an, der zum Exportieren der Daten verwendet wird. Verwenden Sie dieses Feld nur, um Belege im Verkaufsprozess zu liefern.

   Hinweis

   Es gibt DDatenaustauschdefinitionen für das PEPPOL-Format, die sich auf Verkaufs- und Einkaufsbelege beziehen. Allerdings können Sie diese Definitionen wahrscheinlich nicht so verwenden, wie sie sind. Sie sind generische Formate, die bereitgestellt werden, um zu zeigen, wie dieses Feature verwendet wird. Es wird empfohlen, die vorhandenen Formate zu testen, bevor Sie mit der Verwendung beginnen. Es ist möglich, dass durch die Verwendung einer bestimmten Lokalisierung weitere Formate angezeigt werden, da einige für ein Land/eine Region spezifisch sein können.

   Wenn Sie das DDatenaustauschdefinition-Format in Ihrer Lokalisierung konfiguriert haben, können Sie für die Belegtypen, die Sie benötigen, eine Zeile hinzufügen. Fügen Sie Zeilen hinzu, die dem Standarddatenaustauschbeispiel für das W1-PEPPOL-Format entsprechen. Wählen Sie jedoch zuerst die Option Belegtyp für jede Zeile aus, die Sie benötigen. Wählen Sie für jeden Datentyp die Werte DDatenaustauschdefinitionscode importieren oder DDatenaustauschdefinitionscode exportieren, die Sie verwenden möchten.

   Wenn Sie das Format DDatenaustauschdefinition nicht verwenden, können Sie Formate mithilfe der Schnittstelle erstellen und konfigurieren. Passen Sie die Informationen in den Zeilen Exportzuordnung und Importzuordnung an, in denen Sie die Tabellen und Felder zur Konfiguration von Transformationsregeln finden. In diesem Fall müssen Sie im Feld Belegformat eine neue Option für Ihr Format hinzufügen.

Weitere Konfigurationsoptionen

Nachdem Sie die Grundlagen für den E-Document-Dienst eingerichtet haben, können Sie erweiterte Optionen hinzufügen:

• Einrichten der Dienstintegration – Konfigurieren Sie die Authentifizierungs- und Verbindungseinstellungen für Ihren Integrationsconnector. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Integrationsconnectors installiert sind.
• Konfigurieren Sie dokumente für den Export – Richten Sie die Dokumenttypen ein, die das Framework exportiert, indem Sie diesen Dienst verwenden.
• Einrichtung der Exportzuordnung – Konfigurieren Sie einfache Wertzuordnungen für Exportprozesse.
• Einrichtung von Importzuordnungen – Konfigurieren Sie einfache Wertzuordnungen für Importprozesse.
• Empfangen – Veranlassen Sie manuell den Empfang neuer E-Dokumente durch den Integrationsdienst.

Unterstützte Belegtypen

Die Typen von Dokumenten, die Sie verwenden können, basieren auf Ihrer Auswahl im Feld "Dokumentformat " auf der Seite "E-Document Service ". Um die Dokumenttypen zu erkunden, die ein Dokumentformat unterstützt, wählen Sie das Format aus, und wählen Sie dann die Aktion "Dokumente zum Exportieren konfigurieren" aus . Die Seite " Unterstützte Quelldokumenttypen" wird geöffnet, und das Feld " Quelldokumenttyp " zeigt die Dokumenttypen für das Dokumentformat an. Verwenden Sie nur Dokumenttypen, die vom Dokumentformat unterstützt werden.

Ein Belegsendeprofil einrichten

Sie müssen für jeden Debitor eine bevorzugte Methode zum Senden von Verkaufsbelegen einrichten. Auf der Seite " Dokumentsendungsprofile " können Sie das Senden von Profilen einrichten und dann das Profil auswählen, das im Feld "Dokument sendendes Profil " auf einer Kundenkarte verwendet werden soll. Sie können das Kontrollkästchen Standard aktivieren, um anzugeben, dass ein Belegsendeprofil das Profil für alle Debitoren ist, für die ein Profil im Feld Belegsendeprofil nicht angegeben ist.

Diese Funktion wird zum Einrichten der Automatisierung der elektronischen Fakturierung verwendet. Wenn Sie ältere E-Rechnungen verwenden und das E-Document-Framework aktivieren möchten, unterscheidet sich der Prozess geringfügig. Wenn Sie in einem Verkaufsbeleg Buchen und Senden wählen, wird im Dialogfeld Buchungs- und Sendebestätigung das verwendete Sendeprofil angezeigt. Beim Profil handelt es sich entweder um das für den Debitor eingerichtete Profil oder um das Standardprofil für alle Debitoren.

Um jedoch das neue E-Document-Framework zu aktivieren, müssen Sie das Dokument sendende Profil entsprechend konfigurieren. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Belegsendeprofil einzurichten.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke "Suchen " (Alt+Q) aus, geben Sie "Dokument sendendes Profil" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Wählen Sie auf der Seite BelegsendeprofileNeu aus.

3. Füllen Sie die erforderlichen Felder auf dem Inforegister Allgemein aus.

4. Legen Sie auf dem Inforegister Sendeoptionen die Felder Drucker, E-Mail und Datenträger auf Nein fest. Wenn Sie eine dieser Optionen aktivieren, können Sie das E-Beleg-Framework nicht verwenden und sind stattdessen auf die Legacy-Funktionalität für die elektronische Rechnungsstellung beschränkt.

5. Füllen Sie auf demselben FastTab die Felder aus, wie in der folgenden Tabelle beschrieben.

   Feld	Description	Nutzung des E-Document-Frameworks
   Drucker	Geben Sie an, ob das Dokument gedruckt werden soll.	Kann zusammen mit E-Dokument-Optionen verwendet werden.
   Email	Geben Sie an, ob das Dokument per E-Mail gesendet werden soll.	Kann zusammen mit E-Dokument-Optionen verwendet werden, um E-Dokumente als E-Mail-Anlagen zu senden.
   E-Mail-Anhang	Geben Sie an, was an die E-Mail angefügt werden soll, wenn die E-Mail aktiviert ist. Zu den Optionen gehören PDF, E-Document und PDF & E-Document.	E-Document sendet nur das elektronische Dateiformat. PDF & E-Document sendet sowohl den PDF-Bericht als auch die elektronische Datei.
   Datenträger	Geben Sie an, ob das Dokument auf dem Datenträger gespeichert werden soll.	Kann zusammen mit E-Dokument-Optionen verwendet werden.
   Elektronischer Beleg	Geben Sie an, ob das Dokument als E-Dokument gesendet wird. Wählen Sie "Erweiterter E-Document-Dienstablauf " aus, um das E-Document-Framework zu verwenden.	Sie müssen "Erweiterter E-Document Service Flow " auswählen, um das E-Document-Framework zu verwenden.
   E-Dokumenten-Workflow	Geben Sie den E-Dokument-Workflow an, der zum Senden von Dokumenten verwendet wird. Dieses Feld ist erforderlich, wenn der erweiterte E-Document Service Flow ausgewählt ist und ein aktivierter Workflow sein muss.	Erforderliches Feld bei Verwendung des E-Document-Frameworks.

   Hinweis

   Wenn Sie im Feld "E-Mail-Anlage" E-Dokument oder "PDF& E-Dokument" auswählen, müssen Sie das Feld "Elektronisches Dokument" auf "Erweiterter E-Dokument-Dienstfluss" festlegen und einen E-Dokument-Workflow angeben. Der angegebene Workflow muss aktiviert sein.

   Hinweis

   Das Feld "E-Document-Workflow " ist nur verfügbar, wenn " Erweiterter E-Document-Dienstfluss " im Feld "Elektronisches Dokument " ausgewählt ist. Um Konflikte zu vermeiden, werden bestimmte formatbezogene Felder ausgeblendet, wenn Sie E-Dokument-E-Mail-Anhänge verwenden.

Kombinationen von Sendeoptionen

Das E-Document-Framework unterstützt mehrere Optionen zum Senden von Dokumenten:

• Dienstbasiertes Senden: Verwenden Sie den erweiterten E-Document Service Flow mit einem E-Document-Workflow, um Dokumente über konfigurierte Dienstintegrationen zu senden.
• E-Mail-basiertes Senden: E-Mail aktivieren und E-Dokument oder PDF & E-Dokument als Anlagetyp auswählen, um E-Dokumente per E-Mail zu senden. Das E-Mail-basierte Senden basiert auf dem E-Dokument-Workflow, der ausgeführt werden soll, um das E-Dokument zu exportieren. Um diese Option zu verwenden, müssen Sie das Feld "E-Document-Workflow " ausfüllen.
• Kombiniertes Senden: Verwenden Sie sowohl dienstbasiertes als auch E-Mail-basiertes Senden, um das Dokument gleichzeitig über eine Dienstintegration zu senden und das Dokument per E-Mail zu senden.

Erstellen von E-Dokumenten aus geposteten Dokumenten

Nachdem Sie Dokumente veröffentlicht haben, können Sie E-Dokumente auf den Seiten erstellen oder anzeigen, auf denen gepostete Dokumente angezeigt werden. Zum Beispiel die Seite Gebuchte Verkaufsrechnung.

1. Öffnen Sie das gepostete Dokument.
2. Wenn Sie ein E-Dokument manuell aus dem geposteten Dokument erstellen möchten, wählen Sie "Erstellen" aus.
3. Um das vorhandene E-Dokument anzuzeigen, wählen Sie "Öffnen" aus.

Dieses Feature ist nützlich, wenn Sie Dokumente elektronisch senden müssen, nachdem sie ursprünglich ohne E-Document-Verarbeitung gepostet wurden.

Den Workflow einrichten

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Workflow für E-Belege einzurichten.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke "Suchen " (Alt+Q) aus, geben Sie Workflowvorlagen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2. Wenn Sie Workflow-Vorlagen für E-Belege auf der Seite Workflow-Vorlagen nicht finden können, wählen Sie Microsoft-Vorlagen zurücksetzen. Workflow-Vorlagen für E-Belege sollte dann erscheinen. Die Seite schließen.
3. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke "Suchen " (Alt+Q) aus, geben Sie Workflows ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
4. Wählen Sie die Aktion Neuen Workflow aus Vorlage aus, um eine Vorlage für den E-Belegprozess auszuwählen. Die verfügbaren Vorlagen sind An einen Dienst senden und An mehrere Dienste senden.
5. Wählen Sie OK, um die Einrichtung des Workflows abzuschließen.
6. Wählen Sie im Feld Dann AntwortE-Beleg mit Einrichtung senden aus, um die Workflowreaktionen zu konfigurieren.
7. Wählen Sie den von Ihnen erstellten E-Belegdienst als Option aus, wählen Sie OK und aktivieren Sie dann den Workflow.

Um weitere Workflows zu nutzen, konfigurieren Sie diese über die Belegsendeprofile für verschiedene Debitoren. Wenn Sie den Workflow einrichten, geben Sie das Belegsendeprofil in der Spalte Bei Bedingung auf der Registerkarte Workflowschritte an, da Sie nicht über zwei Dienste verfügen können, die dasselbe Belegsendeprofil in Workflows verwenden.

Wenn Sie Ihren Workflow auf der Seite Workflows konfigurieren, zeigen Sie auf das Feld Bei Bedingung auf dem Inforegister Workflowschritte. Wählen Sie auf der Seite Ereignisbedingungen im Feld Filter das Belegsendeprofil aus, das Sie verwenden möchten.

Richten Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für E-Belege ein

E-Belege können lokalen Gesetzen unterliegen, die den Zeitraum festlegen, für den Sie E-Belege aufbewahren müssen. Um dies zu verwalten, können Administratoren Aufbewahrungsrichtlinien definieren, die steuern, wie oft Business Central Datensätze löscht. Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Aufbewahrungsrichtlinien definieren.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Aufbewahrungsrichtlinien für E-Belege einzurichten.

1. Wählen Sie auf der Seite E-Belegdienste die Aktion Aufbewahrungsrichtlinie aus.

2. Wenn die Aktion abgeschlossen ist, wählen Sie eine der folgenden Aufbewahrungsrichtlinien zum Einrichten aus:

   • E-Beleg-Protokoll
   • Integrationsprotokoll für E-Belege
   • E-Beleg-Zuordnungsprotokoll
   • E-Beleg-Datenspeicherung

E-Belegdemodaten

Um E-Belege einfacher testen und demonstrieren zu können, bietet Microsoft ein Demo-Modul an.

Um dieses Modul zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option "Suchen (Alt+Q) " aus, geben Sie "Contoso Demo Tool" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2. Bevor Sie das E-Beleg-Contoso-Modul aktivieren, müssen Sie zuerst Allgemeines Modul und Lagermodul aktivieren.
3. Nachdem Sie die Module aktiviert haben, wählen Sie das E-Belege-Contoso-Modul und anschließend die Aktion Generieren aus.
4. Gehen Sie wie folgt vor.
5. Die Seite schließen.

Nachdem Sie das Modul aktiviert haben, haben Sie Demoartikel, sechs elektronische Belege (basierend auf Peppol BIS 3), und Sie haben E-Belegdienste mit erstellten Workflows konfiguriert.

Informationen zum Thema

E-Belege im Verkauf verwenden
E-Belege im Einkauf verwenden
E-Belege in Business Central erweitern
Finanzmanagement
Verkäufe fakturieren
Käufe mit Einkaufsrechnungen und Aufträgen erfassen
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier