Schicht- und Kassenladenverwaltung

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In diesem Artikel wird erläutert, wie Schichten in Microsoft Dynamics 365 Commerce Point of Sale (POS) eingerichtet und verwendet werden.

In Dynamics 365 Commerce wird der Begriff Schicht als die Sammlung von buchungsbezogenen POS-Daten und Aktivitäten zwischen zwei Punkten beschrieben. Für jede Schicht wurde der erwartete Geldbetrag mit dem Betrag verglichen, der gezählt und deklariert wurde.

Normalerweise sind Schichten zu Beginn des Werktages geöffnet. An diesem Punkt deklariert ein Benutzer den Anfangsbetrag, den die Kasse enthält. Verkaufsbuchungen werden anschließend den gesamten Tag lang ausgeführt. Schließlich wird am Ende des Tages die Kasse gezählt und die Abschlussbeträge werden deklariert. Die Schicht wurde geschlossen und ein Z-Bericht wird generiert. Der Z-Bericht gibt an, ob ein Überschuss oder Fehlbetrag vorliegt.

Typische Schichtszenarien

Commerce bietet mehrere Konfigurationsoptionen und POS-Vorgänge an, die eine breite Palette von Tagesendgeschäftsprozessen für den POS unterstützen. In diesem Abschnitt werden einige typische Schichtszenarien beschrieben.

Feste Kasse

In der Regel wird das Schichtszenario Feste Kasse am häufigsten verwendet. In einer Schicht mit „fester Kasse“ sind die Schicht und die Kassenlade mit einer bestimmten Kasse verknüpft. Sie werden nicht von einem Register zu einem anderen bewegt. Eine „feste Kasse“ kann von einem einzelnen oder von mehreren Benutzenden verwendet werden. Schichten mit „fester Kasse“ benötigen keine besondere Konfiguration.

Wechselnde Kasse

Bei einer Schicht mit wechselnder Kasse kann die Schicht und die Kassenlade von einer Kasse zu einer anderen verschoben werden. Obgleich ein Register nur eine aktive Schicht pro Bargeldkasse haben kann, können Schichten unterbrochen und später fortgeführt oder zu einer anderen Kasse verschoben werden.

Ein Geschäft hat beispielsweise zwei Kassen. Jede Kasse wird zu Beginn des Tages geöffnet, wenn der Kassierer eine neue Schicht öffnet und den Anfangsbetrag bereitstellt. Wenn ein Kassierer bereit ist, eine Pause einzulegen, unterbricht dieser die Schicht und entfernt die Kassenlade aus der Kasse. Die Kasse ist dann für andere Kassierer verfügbar. Ein anderer Kassierer kann sich anmelden und dann die eigene Schicht an der Kasse öffnen. Wenn die Pause des ersten Kassierers endet, kann der Kassierer die Schicht wieder aufnehmen, wenn eine Kasse verfügbar ist. Schichten mit „fester Kasse“ benötigen keine besondere Konfiguration oder Erlaubnis.

Einzelbenutzer

Viele Einzelhändler ziehen es vor, nur einem Benutzer pro Schicht zu ermöglichen, um für die Kassenlade in der Kasse höchstmögliche Sicherheit zu gewähren. Wenn nur ein Benutzer die Kassenlade nutzen darf, die der Schicht zugeordnet ist, kann der Nutzer für sämtliche Abweichungen zur Rechenschaft gezogen werden.. Wenn mehr als ein Nutzer eine Schicht verwenden ist es schwierig zu bestimmen, wer den Fehler gemacht hat oder wer versucht hat, Geld aus der Kassenlade zu entwenden.

Mehrere Benutzer

Einige Einzelhändler sind bereit, den Bereich der Verantwortlichkeit von Einzelschichtnutzern aufzugeben und mehr als einen Nutzer pro Schicht zuzulassen. Dieser Ansatz ist typisch, wenn mehr Benutzer als verfügbare Kassen vorhanden sind und die Anforderung für Flexibilität und Geschwindigkeit das Potential für Verlust übersteigt. Es ist ebenso typisch, wenn der Geschäftsführ keine eigene Schicht hat, aber, sofern notwendig, die Schicht eines anderen Kassiers nutzen kann. Zum Anmelden und Nutzen einer Schicht, die von einem anderen Benutzer geöffnet wurde, muss ein Benutzer die Berechtigung Mehrere Schichtanmeldungen zulassen haben.

Gemeinsame Schichten

Eine Gemeinsame Schicht erlaubt Einzelhändlern eine einzelne Schicht auf verschiedene Kassen, Kassenladen und Benutzende zu verteilen. Eine freigegebene Schicht hat einen einzelnen Anfangsbetrag und ein einzelnen Endbetrag, die den Abschlussbetrag für alle Kassen geben. Geteilte Schichten sind am typischsten, wenn mobile Geräte verwendet werden. In diesem Szenario ist keine separate Geldlade für jede Kasse reserviert. Stattdessen können alle Kassen eine Geldlade teilen.

Damit geteilte Schichten in einem Shop verwendet werden können, muss die Kassenlade als „Schichtkassenlade“ unter Einzelhandel und Handel > Kanaleinrichtung > POS-Einrichtung > POS-Profile > Hardwareprofile > Kassenladen konfiguriert werden. Darüber hinaus müssen Benutzende eine oder beide der Berechtigungen einer gemeinsamen Schicht haben (Verwalten der gemeinsamen Schicht zulassen und Nutzen der gemeinsamen Schicht zulassen).

Schicht- und Kassenverwaltung

Verschiedene Aktivitäten können ausgeführt werden, um den Status einer Schicht zu ändern oder um den Geldbetrag in der Kasse zu erhöhen oder zu verringern. Dieser Abschnitt beschreibt diese Schichtvorgänge in Store Commerce.

Offene Schichten

Die POS erfordert, dass Benutzer über eine aktive und offene Schicht verfügen, um Alle Vorgänge auszuführen, die eine Finanztransaktion erzeugen, z. B. ein Verkauf, eine Rückgabe oder eine Kundenbestellung.

Wenn ein Benutzer sich beim POS anmeldet, überprüft das System zuerst, ob eine aktive Schicht für diesen Benutzer im aktuellen Register verfügbar ist. Falls keine aktive Schicht verfügbar ist, kann der Benutzende eine neue Schicht öffnen, eine vorhandene Schicht wieder aufnehmen oder sich im Modus „keine Kassenlade“ anmelden, je nach der Systemkonfiguration und den Berechtigungen.

Ausgangsbetrag deklarieren

Dieser Vorgang ist häufig die erste Aktivität, die bei einer neu geöffneten Schicht vorgenommen wird. Bei diesem Vorgang geben Benutzer den Anfangsbarbetrag in der Schublade für die Schicht an. Dieser Vorgang ist wichtig, da die Überschuss-/Mangelberechnung, die standardmäßig ausgeführt werden soll, wenn einer Schicht geschlossen wird, den Standardbetrag berücksichtigt.

Mittelzugang

Mittelzugänge sind Nichtverkaufstransaktionen, die in einer aktiven Schicht ausgeführt werden, um die Menge des Bargelds in der Kassenlade zu erhöhen. Ein allgemeines Beispiel für einen Float-Eintrag wäre es, zusätzliche Änderung dem Wechselaussteller hinzufügen, wenn die Ausführung gering ist.

Zahlungsmittel entfernen

Zahlungsmittel entfernen sind Nichtverkaufstransaktionen, die in einer aktiven Schicht ausgeführt werden, um die Menge des Bargelds in der Kassenlade zu reduzieren. Dieser Vorgang wird am häufigsten mit einem Mittelzugang bei einer anderen Schicht verwendet. Beispielsweise hat Kasse 1 wenig Bargeld und der Benutzer von Kasse 2 macht einen Bezug, um den Betrag in der eigenen Kasse zu reduzieren. Der Benutzer von Kasse 1 führt dann einen Mittelzugang aus, um den Betrag in der Kassenlade zu erhöhen.

Schicht aussetzen

Benutzende können ihre aktive Schicht unterbrechen, um die aktuelle Kasse für einen anderen Benutzenden freizugeben oder um ihre Schicht zu einer anderen Kasse zu verschieben. In solchen Fällen wird die Schicht oft als Schicht mit wechselnder Kasse bezeichnet.

Das Anhalten einer Schicht verhindert neue Transaktionen oder Änderungen an der Schicht, bis sie fortgesetzt wird.

Schicht fortsetzen

Dieser Vorgang ermöglicht es einem Benutzer, eine zuvor unterbrochene Schicht an einer beliebigen Kasse wieder aufzunehmen, die noch keine aktive Schicht hat.

Kassensturz

Dieser Vorgang erfolgt, um den Gesamtbetrag des Geldes anzugeben, der gerade in der Kassenlade ist. Benutzer führen am häufigsten diesen Arbeitsgang aus, bevor sie eine Schicht schließen. Dies ist der Wert, der gegenüber der erwarteten Schicht verglichen wird, um den Über-/Fehlbetrag zu berechnen.

Ablage in Tresor

Ablagen im Tresor können jederzeit in einer aktiven Schicht ausgeführt werden. Durch diesen Vorgang wird Geld aus der Schublade entfernt, sodass es an einen sichereren Ort übertragen werden kann, wie beispielsweise einen Tresor im Hinterzimmer. Der Gesamtbetrag, der für Ablagen im Tresor erfasst ist, ist immer noch in den Schichtsummen enthalten. Er muss jedoch nicht als Teil des Kassensturzes gezählt werden.

Bankeinzahlung

Wie Ablagen in Tresor werden auch Bankeinzahlungen auf aktiven Schichten ausgeführt. Durch diesen Vorgang wird Geld aus der Schicht entfernt, um es für die Bankeinzahlung vorzubereiten.

Schicht blind schließen

Blind geschlossene Schichten sind nicht mehr aktiv, aber auch nicht vollständig abgeschlossen. Anders als unterbrochene Schichten können blind-geschlossene Schichten nicht fortgesetzt werden.. Vorgänge wie Startbetrag deklarieren und Kassensturz können dann später auf dieser oder einer anderen Kasse ausgeführt werden.

Geschlossene Schichten werden häufig verwendet, um eine Kasse für einen neuen Benutzer oder eine Schicht freizugeben, ohne diese Schicht zuerst vollständig zählen, abzustimmen und vollständig beenden zu müssen.

Schicht schließen

Der Vorgang „Schicht schließen“ berechnet Schichtsummen und Über- und Fehlbeträge und schließt dann eine aktive oder blind-geschlossene Schicht ab. Abgeschlossene Schichten können nicht fortgesetzt oder geändert werden.

Durch Aktivieren der POS-Funktionsprofileinstellung Startbetrag und Kassensturz erforderlich werden die Aktionen „Startbetrag“ und „Kassensturz“ erzwungen, bevor die Schicht geschlossen werden kann.

X drucken

Die Druckoperation X generiert und druckt einen X-Bericht für die aktuelle aktive Schicht.

Z erneut drucken

Der Reprint Z-Vorgang druckt den letzten Z-Bericht, den das System generiert hat, als eine Schicht geschlossen wurde.

Schichten verwalten

Der Vorgang Schicht verwalten ermöglicht es Benutzern, alle aktiven, unterbrochenen und blinden geschlossenen Schichten für die Filiale anzuzeigen. Abhängig von den Berechtigungen können Benutzer die endgültig Abschlussprozedur wie Deklaration und Schichten beenden selber vornehmen. In seltenen Fällen, in denen sich Schichten nach einem Wechsel zwischen Offline- und Onlinemodi in einem schlechten Zustand befinden, ermöglicht dieser Vorgang benutzern auch das Anzeigen und Löschen ungültiger Schichten. Diese ungültigen Schichten enthalten keine finanziellen Informationen oder Buchungsdaten, die für die Abstimmung erforderlich sind.

Schicht- und Kassenverwaltung

Die folgende POS-Berechtigung beeinflusst, was ein Benutzer in unterschiedlichen Szenarios ausführen kann und nicht kann:

• Blindschließen zulassen
• Drucken von X-Bericht zulassen
• Drucken von Z-Bericht zulassen
• Kassensturz zulassen
• Offene Deklaration zulassen
• Kassenlade öffnen (ohne Verkauf)
• Mehrere Schichtanmeldungen zulassen: Diese Berechtigung erlaubt es dem Benutzer, sich bei einer Schicht anzumelden und zu nutzen, die ein anderer Benutzer geöffnet hat. Benutzende, die nicht diese Berechtigung verfügen, können sich nur bei Schichten anmelden und Schichten nutzen, die sie selbst öffnen.
• Freigegebene Schicht verwalten zulassen: Benutzer müssen diese Berechtigung haben, um eine freigegebene Schicht zu öffnen oder zu schließen.
• Freigegebene Schicht nutzen zulassen: Benutzer müssen diese Berechtigung haben, um sich bei einer freigegebenen Schicht anzumelden und diese zu nutzen.

Überlegungen zum Tagesabschluss in Commerce headquarters

Die Methode, die Schichten und Geldladenabstimmung im POS verwendet, unterscheidet sich von der Art, wie die Buchungsdaten für die Auszugsberechnung zusammengefasst werden. Es ist wichtig, dass Sie den Unterschied verstehen. Je nach der Konfiguration und den Geschäftsprozessen können die Schichtdaten am POS (Z-Bericht) und ein berechneter Auszug im Commerce headquarters Ihnen unterschiedliche Ergebnisse geben. Diese Differenz bedeutet nicht unbedingt, dass entweder die Schichtdaten des berechneten Auszugs falsch sind oder ein Problem mit den Daten vorliegt. Es bedeutet, dass die angegebenen Parameter eventuell eine zusätzliche Transaktion oder weniger Transaktionen umfassen oder dass die Transaktionen anders zusammengefasst wurden.

Obwohl jeder Einzelhändler verschiedene geschäftliche Anforderungen hat, empfiehlt es sich, das System folgendermaßen einzurichten, um Situationen zu vermeiden, in denen Unterschiede dieses Typs passieren:

Gehen Sie zu Einzelhandel und Handel > Kanäle > Shops > Alle Shops > Auszug/Abschluss und legen Sie für jeden Shop das Feld Auszugsmethode und das Feld Abschlussmethode auf Schicht fest.

Diese Einstellung stellt sicher, dass Auszüge im Commerce headquarters die gleichen Buchungen wie Schichten im POS enthalten und die Daten durch diese Schicht zusammengefasst werden.

Weitere Informationen zu Auszugs- und Abschlussmethoden, finden Sie unter Shopkonfigurationen für Einzelhandelsauszug.