Verwalten von Daten für Microsoft Whiteboard

Whiteboard Inhalte werden in OneDrive und Azure gespeichert. OneDrive ist der Standardspeicher für alle neuen Whiteboards. Whiteboards, die ursprünglich in Azure erstellt wurden, und Whiteboards, die auf einem Surface Hub oder einem Microsoft Teams-Räume Gerät initiiert wurden, werden in Azure gespeichert.

Um Daten zu verwalten, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Whiteboard für Ihre organization aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten des Zugriffs auf Whiteboard.

Übersicht über Azure Storage

Whiteboard speichert Inhalte derzeit sicher in Azure. Daten können an unterschiedlichen Speicherorten gespeichert werden, je nach Land/Region und wann Whiteboard zum Speichern neuer Inhalte an diesen Speicherorten gewechselt ist. Informationen zum Überprüfen, wo neue Daten erstellt werden, finden Sie unter Wo Ihre Microsoft 365-Kundendaten gespeichert werden.

Inhalte in Azure unterstützen keine Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP), eDiscovery, Aufbewahrungsrichtlinien und ähnliche Features. Dieser Inhalt kann mit Whiteboard PowerShell-Cmdlets verwaltet werden. Schließlich müssen in Azure gespeicherte Whiteboards zu OneDrive migriert oder gelöscht werden.

Wenn ein Benutzerkonto in Azure gelöscht wird

Wir ändern, wie Whiteboards gespeichert werden, wenn das Konto eines Benutzers in Azure gelöscht wird. Vor der Änderung wurden auch alle Whiteboards im Besitz eines gelöschten Benutzerkontos gelöscht. Whiteboards, die für andere freigegeben wurden, wurden jedoch nicht gelöscht.

Ab dem 1. Juni 2022 hat sich das Verhalten von Whiteboards in Azure geändert. Alle Whiteboards, die für andere Benutzer freigegeben wurden, werden gelöscht.

Wenn Sie die Whiteboards eines gelöschten Benutzers beibehalten möchten, können Sie vor dem Löschen des Kontos den Besitz übertragen. Sie können ein einzelnes oder alle Whiteboards an einen anderen Benutzer übertragen.

• Befolgen Sie diese Anweisungen, um alle Whiteboards zu übertragen.

• Weitere Informationen zum Löschen von Benutzerkonten finden Sie unter Löschen eines Benutzers aus Ihrem organization.

Stellen Sie sicher, dass alle Löschvorgänge oder Skripts diese Änderung behandeln. Wenn Sie damit in Ordnung sind, dass die Whiteboards gelöscht werden, ist keine Aktion erforderlich.

Übersicht über OneDrive-Speicher

Whiteboards werden im OneDrive-Ordner der Person erstellt, die das Whiteboard startet. SharePoint wird noch nicht unterstützt. Dieser Prozess gilt für alle Whiteboards, die in den eigenständigen Whiteboard-Anwendungen sowie in Microsoft Teams-Besprechungen, Chats und Kanälen erstellt wurden. Die einzige Ausnahme ist, dass Whiteboards, die von einem Surface Hub gestartet werden, in Azure gespeichert werden, obwohl sie in Zukunft auf OneDrive verschoben werden.

Alle Benutzer, für die OneDrive nicht bereitgestellt wurde, können keine neuen Whiteboards mehr erstellen, wenn diese Änderung implementiert wird. Sie können jedoch weiterhin ihre zuvor erstellten Boards bearbeiten. Sie können auch an allen Whiteboards zusammenarbeiten, die von anderen Benutzern mit OneDrive für sie freigegeben werden.

Ein durchschnittliches Whiteboard kann zwischen 50 KB und 1 MB groß sein und sich dort befinden, wo sich Ihre OneDrive-Inhalte befinden. Informationen zum Überprüfen, wo Die Daten für Ihre organization gespeichert werden, finden Sie unter Wo Ihre Microsoft 365-Kundendaten gespeichert sind. Sehen Sie sich dann den Speicherort für OneDrive an.

Steuerelemente für OneDrive-Speicher

Sie können Whiteboard Daten mithilfe vorhandener OneDrive-Steuerelemente verwalten. Weitere Informationen finden Sie im OneDrive-Leitfaden für Unternehmen.

Sie können vorhandene OneDrive-Tools verwenden, um Anträge betroffener Personen (DSRs) für die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle vorherigen Änderungen aus der Datei entfernt werden, müssen Sie die gesamte Datei löschen.

Whiteboard Dateien können auf die gleiche Weise wie andere Inhalte in OneDrive verschoben werden. Freigabelinks und Berechtigungen werden jedoch möglicherweise nicht verschoben.

Heute unterstützte Datensteuerelemente:

• Aufbewahrungsrichtlinien
• Quota
• Aufbewahrung für juristische Zwecke
• DLP
• Basic eDiscovery: Die WHITEBOARD-Dateien werden als Dateien auf dem OneDrive des Erstellers gespeichert. Sie sind für Schlüsselwort (keyword)- und Dateitypsuche indiziert, stehen aber nicht für die Vorschau oder Überprüfung zur Verfügung. Nach dem Export muss ein Administrator die Datei wieder auf OneDrive hochladen, um den Inhalt anzuzeigen. Weitere Unterstützung ist für die Zukunft geplant.

Datensteuerelemente, die für zukünftige Releases geplant sind:

• Vertraulichkeitsbezeichnungen
• Analyse
• Weitere eDiscovery-Unterstützung

Whiteboard übertragen, wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt

Um die OneDrive-Dateien eines ehemaligen Benutzers, einschließlich WHITEBOARD-Dateien, beizubehalten, gewähren Sie sich zunächst Zugriff auf dessen OneDrive, und verschieben Sie dann die Dateien, die Sie behalten möchten.

1. Wechseln Sie im Admin Center zu der Seite Benutzer>Aktive Benutzer.
2. Wählen Sie einen Benutzer aus.
3. Wählen Sie auf der Seite mit den Benutzereigenschaften OneDrive aus. Wählen Sie unter Zugriff auf Dateien die Option Link zu Dateien erstellen aus.
4. Wählen Sie den Link aus, um den Dateispeicherort zu öffnen.
5. Wählen Sie die Dateien oder Ordner aus, die Sie verschieben möchten, und wählen Sie dann Verschieben in aus.

Weitere Informationen zum Beibehalten der Inhalte eines ehemaligen Benutzers: Schritt 5: Gewähren des Zugriffs auf OneDrive- und Outlook-Daten durch einen anderen Benutzer – Microsoft 365-Administrator

Verwalten verschobener Whiteboards

Sobald die WHITEBOARD-Datei auf dem OneDrive des neuen Besitzers angezeigt wird, kann er die Dateien öffnen, bearbeiten, umbenennen oder löschen.

1. Öffnen Sie office.com, und wählen Sie im App-Startfeld OneDrive aus.
2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Meine Dateien aus.
3. Öffnen Sie den Ordner mit dem Namen Whiteboards.
4. Wählen Sie in der Liste der Dateien die verschobene Datei und dann die Schaltfläche ... aus, um umbenennen, löschen und andere Optionen zu erhalten.

Überwachung

Whiteboard dateien, die in OneDrive gespeichert sind, sind in Dateiüberwachungsprotokollaktivitäten zum Erstellen, Ändern, Freigeben und Löschen von Aktivitäten enthalten. Weitere Informationen zu Dateiaktivitäten finden Sie unter Überwachungsprotokollaktivitäten – Microsoft Purview.

Siehe auch

Verwalten des Zugriffs auf Whiteboard

Verwalten der Freigabe für Whiteboard

Bereitstellen von Whiteboard unter Windows