E-Mail-Aktivitätstabellen

Mithilfe der E-Mail-Aktivität können Sie die E-Mail-Kommunikation mit Kunden nachverfolgen und verwalten.

Aktionen bei einer E-Mail-Aktivität

Mithilfe von Dataverse-Webdiensten können Sie die folgenden Aktionen für eine E-Mail-Aktivität ausführen:

• Erstellen, Abrufen, Aktualisieren und Löschen der E-Mail-Aktivität.

• Senden Sie E-Mail-Nachrichten oder senden Sie E-Mail-Nachrichten mithilfe von E-Mail-Vorlagen (Template). Weitere Informationen zu E-Mail-Vorlagen finden Sie unter Erstellen von E-Mail-Vorlagen.

• Fügen Sie Dateien als Anhänge an, indem Sie das Attribut (ActivityMimeAttachment) in der E-Mail-Nachricht verwenden.

• Senden von Massen-E-Mail-Nachrichten.

• Konfigurieren von eingehenden E-Mail-Nachrichten, sodass sie von Microsoft Exchange Server an einen Benutzer oder die Warteschlange übermittelt werden, oder ausgehende Nachrichten von einem beliebigen Benutzer oder einer Warteschlange an Microsoft Exchange Server gesendet werden können.

  Wenn die Organization.RequireApprovalForuserEmail Organisationsattribute und Organization.RequireApprovalForQueueEmail (E-Mails nur für genehmigte Benutzer/Warteschlangen verarbeiten) auf true (1) festgelegt sind, geschieht Folgendes: E-Mail-Nachrichten werden nur dann zugestellt oder von einem Benutzer oder einer Warteschlange gesendet, wenn die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers oder der Warteschlange genehmigt ist. Die SystemUser.EmailRouterAccessApproval Attribute und die Queue.EmailRouterAccessApproval geben den Status der primären E-Mail-Adresse des Benutzers bzw. der Warteschlange an, und der Wert muss auf 1 festgelegt werden. Andernfalls werden die eingehenden und ausgehenden Nachrichten blockiert. Sie können den Benutzer- oder Warteschlangendatensatz aktualisieren, um den Attributwert zu ändern, sofern er nicht bereits im genehmigten Zustand vorhanden ist, vorausgesetzt, Ihr Benutzerkonto verfügt über die prvApproveRejectEmailAddress-Berechtigung zugewiesen.

Massen-E-Mail

Dataverse unterstützt das Senden von E-Mails an eine große Liste von Empfängern über eine Massen-E-Mail-Anforderung. Wenn eine Massen-E-Mail-Anforderung an Dataverse gesendet wird, wird ein asynchroner Vorgang in der asynchronen Dienstwarteschlange erstellt, die die E-Mail-Nachrichten mithilfe eines Hintergrundprozesses sendet. Dadurch erhalten Sie eine verbesserte Systemleistung.

Die Meldungen SendBulkMailRequest und BackgroundSendEmailRequest werden für das Senden von Massen-E-Mail-Nachrichten verwendet. Im Folgenden ist die Reihenfolge aufgeführt, die zum Senden von Massen-E-Mails verwendet wird:

1. Führen Sie die SendBulkMail Anforderung aus. Diese Anforderung enthält eine Abfrage, die die Ziel-E-Mail-Empfänger auswählt, und eine E-Mail-Vorlage zum Verfassen jeder E-Mail.

2. Der asynchrone Dienst erstellt die E-Mail-Aktivitäten für jeden Empfänger.

3. Der asynchrone Dienst sendet jede E-Mail-Nachricht. Die E-Mail-Nachrichten haben den Sendestatus "ausstehend".

4. Der E-Mail-Router, Dynamics 365 für Outlook oder eine E-Mail-Sendekomponente eines Drittanbieters fragt Dataverse für ausstehende E-Mail-Nachrichten ab, und wenn eine gefunden wird, lädt sie mithilfe der BackgroundSendEmail Anforderung herunter.

5. Die BackgroundSendEmail Anforderung führt die folgenden Vorgänge aus: Überprüft, ob ausstehende E-Mail-Nachrichten vorhanden sind, lädt die E-Mail an den Aufrufer der BackgroundSendEmailRequest Nachricht herunter und synchronisiert die Downloads, wenn mehrere Aufrufer vorhanden sind.

   Hinweis

   Ihr E-Mail-Dienstanbieter hat möglicherweise Beschränkungen, die sich darauf auswirken, wie viele E-Mails Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums senden können. Weitere Informationen: Exchange Online schränkt > Sendegrenzwerte ein.

6. Der Aufrufer der BackgroundSendEmailRequest Nachricht empfängt die heruntergeladene E-Mail-Nachricht und sendet sie.

E-Mail-Anhänge

E-Mail-Anhänge sind Dateien, die an E-Mail-Nachrichten oder E-Mail-Vorlagen angehängt werden können. Eine angefügte Datei kann in einem beliebigen Standarddateiformat wie Office Outlook-Dokumenten, Office Excel-Kalkulationstabellen, CAD-Dateien und PDF-Dateien vorliegen. Sie können mehrere Dateien als E-Mail-Anhänge an eine E-Mail oder E-Mail-Vorlage anhängen. Die maximale Größe für Dateien, die hochgeladen werden können, wird durch die Organization.MaxUploadFileSize-Eigenschaft bestimmt. Diese Eigenschaft wird in der Dynamics 365-Anwendung auf der Registerkarte E-Mail in den Systemeinstellungen festgelegt. Mit dieser Einstellung wird die Größe von Dateien begrenzt, die an E-Mail-Nachrichten, Notizen und Webressourcen angefügt werden können. Die Standardeinstellung ist 5 MB.

Zum Anfügen einer E-Mail-Anlage an eine E-Mail-Nachricht oder -Vorlage verwenden Sie die Spalten ActivityMimeAttachment.ObjectId und ActivityMimeAttachment.ObjectTypeCode, während Sie eine „MIME-Anlage zur Aktivität“-Zeile erstellen oder aktualisieren.

Das folgende Codebeispiel zeigt, wie Sie eine E-Mail-Anlage an eine E-Mail anfügen:

ActivityMimeAttachment _sampleAttachment = new ActivityMimeAttachment{  
    ObjectId = new EntityReference(Email.EntityLogicalName, _emailId),  
    ObjectTypeCode = Email.EntityLogicalName,  
    Subject = "Sample Attachment",  
    Body = System.Convert.ToBase64String(new ASCIIEncoding().GetBytes("Example Attachment")),  
    FileName = "ExampleAttachment.txt"};  

Wenn Sie den E-Mail-Anhang an eine Vorlage anstelle einer E-Mail anhängen möchten, ersetzen Sie die Werte der Attribute ActivityMimeAttachment.ObjectId und ActivityMimeAttachment.ObjectTypeCode im obigen Code wie folgt:

ObjectId = new EntityReference(Template.EntityLogicalName, _templateId), ObjectTypeCode = Template.EntityLogicalName,  

Ein vollständiges Codebeispiel, inwieweit von E-Mail-Anlagen erstellt werden, finden Sie unter Beispiel: Erstellen, Abrufen, Aktualisieren und Löschen eines E-Mail-Anhangs.

Wiederverwendung von E-Mail-Anhängen

Wenn Sie einen E-Mail-Anlagendatensatz erstellen, wird die angehängte Datei als BLOB-Datei gespeichert. Das ActivityMimeAttachment.AttachmentId Attribut des E-Mail-Anhangsdatensatzes identifiziert die Datei BLOB eindeutig. Dies geschieht, um die Wiederverwendung der Dateianhänge mit anderen E-Mail- und E-Mail-Vorlagendatensätzen zu erleichtern, ohne mehrere Kopien derselben Datei in der Datenbank zu erstellen und zu speichern.

So verwenden Sie einen vorhandenen Dateianhang wieder:

1. Rufen Sie die ActivityMimeAttachment Zeile ab, die die Anlagendatei enthält, die Sie wiederverwenden möchten, wie im folgenden Codebeispiel gezeigt:

   ActivityMimeAttachment retrievedAttachment = 
       (ActivityMimeAttachment)_serviceProxy
       .Retrieve(ActivityMimeAttachment.EntityLogicalName, _emailAttachmentId, new ColumnSet(true));  
   

2. Erstellen Sie einen neuen E-Mail-Anhang, verknüpfen Sie ihn mit der gewünschten E-Mail- oder E-Mail-Vorlagenzeile und verweisen Sie auf die angehängte Datei der abgerufenen ActivityMimeAttachment-Zeile, wie im folgenden Code-Beispiel gezeigt:

   ActivityMimeAttachment _reuseAttachment = new ActivityMimeAttachment{  
     ObjectId = new EntityReference(Email.EntityLogicalName, _emailId),  
     ObjectTypeCode = Email.EntityLogicalName,  
     Subject = "Sample Attachment",  
     AttachmentId = retrievedAttachment.AttachmentId};  
   

Da Sie eine bestehende Anlagendatei wiederverwenden, müssen Sie die Spalten ActivityMimeAttachment.Body und ActivityMimeAttachment.FileName nicht festlegen, während Sie E-Mail-Anlagenzeilen zu E-Mails oder E-Mail-Vorlagen erstellen und zuordnen.

E-Mail-Speicher

E-Mail-Beschreibungen (Textkörper der E-Mail) wurden bis zu diesem Punkt im relationalen Datenspeicher von Dataverse gespeichert. Dies ändert sich, da die Spalte "Email.Description " in der Tabelle "E-Mail-Aktivität " in unstrukturiertem Azure Blob Storage verschoben wird. Azure Blob Storage wird auch zum Speichern von Anlagen, Anmerkungen, Dateien und Bildern verwendet.

Übergangszeit

Die Datenmigration von Dataverse Relation Store zu Azure Blob Storage für alle Kunden wird voraussichtlich im Mai 2023 gestartet. Diese Datenmigration erfolgt als Hintergrundprozess (Auftrag). Die erste Datenverschiebung für bestehende Kunden wird voraussichtlich etwa 6 bis 12 Wochen dauern, und möglicherweise sogar länger, je nach Größe der Daten. Nach der anfänglichen Datenverschiebung ist jede verbleibende Migration ein fortlaufender Prozess. Alle E-Mail-Beschreibungen, die älter als zwölf Monate sind, werden automatisch in Azure Blob Storage verschoben, und dieser Zwölfmonatsübergangszeitraum kann nicht geändert werden. Neuere E-Mails werden erst verschoben, wenn sie 12 Monate alt sind. Der Auftrag zur Migration der E-Mail-Beschreibung wird regelmäßig ausgeführt – etwa alle 30–60 Tage pro Mandant.

Diese Datenmigration ist für Sie transparent, mit der Ausnahme, dass nach abschluss des Migrationsprozesses eine Verringerung der Größe der ActivityPointer-Tabelle angezeigt wird. Im Power Platform Admin Center im Kapazitätsbericht steht ein neues E-Mail-Zeilenelement in der Dateinutzung zur Verfügung. Das Endergebnis ist eine Zunahme des gesamten Dateispeicherverbrauchs und die Verringerung des verbrauchten Datenbankspeichers.

Die im nächsten Abschnitt erwähnten Einschränkungen beginnen mit der Anwendung auf alle Daten, die bereits in den von Dataverse verwalteten Azure Blob Storage verschoben wurden, auch wenn alle Datenverschiebungen nicht abgeschlossen sind.

Such- und Filterbeschränkungen

Für E-Mail-Beschreibungen (Textkörper), die in Azure Blob Storage gespeichert sind, gelten bestimmte Einschränkungen für das Filtern, Suchen und Durchsuchen von E-Mail-Beschreibungen wie unten beschrieben.

Filterung

Das Filtern nach E-Mail-Beschreibungen wird nicht unterstützt. Einige spezifische Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, sind wie folgt.

• FetchXML – Sie können in E-Mail-Textkörpern nicht mithilfe von FetchXML suchen.
• Schnellsuche und erweiterte Suche – Das Filtern von E-Mail-Beschreibungen mithilfe dieser Methoden wird nicht unterstützt.

Suche

Sie können die Dataverse-Suche in E-Mail-Beschreibungen aktivieren, um E-Mail-Beschreibungen zu durchsuchen.

Siehe auch

Aktivitätstabellen
Beispiel: Senden einer E-Mail
E-Mail-Tabelle
ActivityMimeAttachment-Tabelle