Einrichten eines Zusammenarbeitsmodells

Ein gut definiertes und strukturiertes Zusammenarbeitsmodell ist für den effizienten Betrieb eines Fusionsteams von zentraler Bedeutung. In diesem Abschnitt werden die Faktoren berücksichtigt, die zu diesem Erfolg beitragen können, z. B. klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, einen strukturierten Geschäftsrhythmus, zuverlässige Kommunikationskanäle und ein barrierefreies Dokumentationsportal.

Rollen und Zuständigkeiten definieren

Um ein effizientes Fusionsteam zu schaffen, müssen Sie zunächst klare Rollen und Zuständigkeiten festlegen. Der Schlüsselansatz besteht darin, klein zu beginnen und nur bei Bedarf weitere Rollen und Mitarbeiter einzuführen. Verwenden Sie kleinere Ziele, um auf Erfolg aufzubauen und den Wert des Fusionsteammodells zu demonstrieren, bevor Sie ehrgeizigere Projekte versuchen.

Ihr Team sollte mindestens die folgenden Mitarbeiter und Rollen enthalten:

• Der Produktbesitzer – in der Regel ist dies die Person, die mit dem Erfolg der Projekte beauftragt wurde. Er definiert auch den klaren und überzeugenden Zweck oder kann diese Vision mit dem Rest des Teams gemeinsam entwickeln.
• Der Domänenexperte – dies ist das business-versierte Mitglied des Teams, das sowohl die Herausforderung als auch die Lösung versteht und formulieren kann. Mit der Einfachheit des Low-Code-Ansatzes von Power Apps sollte er oder sie in der Lage sein, einen großen Teil des Weges zur Erstellung dieser Lösung zurückzulegen.
• Der professionelle Entwickler – das "Pro Dev" übernimmt die Lösung vom Domänenexperten und gibt ihm genügend Codierungsunterstützung, um es bei Bedarf zu ermöglichen, seine beabsichtigte Funktionalität (und nichts mehr) bereitzustellen.
• Der Administrator – dieses Teammitglied erleichtert Integrations- und Supportszenarien, während Back-End-Verwaltungsdienste ausgeführt werden. Jede weitere Unterstützung in Bezug auf Zeit und Expertise, die das Kernteam benötigt, kann flexibel und nicht als ständiges Mitglied der Gruppe eingeführt werden. Dieser Ansatz gewährleistet einen effizienten Betrieb des Fusionsteams und ermöglicht gleichzeitig den Zugriff auf die ressourcen, die der Produktbesitzer für das Team benötigt, um seine Ziele zu erreichen.

Einrichten eines Rhythmus des Geschäftsmodells

Die Synchronisierung von Betriebsrhythmusen im Zusammenhang mit der App-Entwicklung im Fusionsteam kann die Teameffektivität verbessern, indem sie sich an die folgende Struktur ausrichten:

• Definieren Sie ein wiederkehrendes Kalenderereignis für die Teamsynchronisierung. Für die meisten Teams sind wöchentliche oder vierzehntägige Statusaktualisierungsbesprechungen in Ordnung. Planen Sie jedoch keine Besprechungen einfach nur um Besprechungen abzuhalten, und versuchen Sie, die Häufigkeit von Besprechungen kurz vor den Stichtagen zu vermeiden, da dieser Ansatz kontraproduktiv sein kann.
• Behalten Sie die vereinbarten Arbeitszeiten bei. Im Idealfall befindet sich Ihr Team am selben Standort, obwohl Fusionsteams auch über verschiedene geografische Standorte und Zeitzonen hinweg effektiv arbeiten können. Unabhängig von den Arbeitsvereinbarungen sollten Sie sicherstellen, dass jeder den Zweck und die Dauer der Arbeitszeit versteht und diese Grenzen respektiert.
• Erstellen Sie einen wöchentlichen Rhythmus. Der wöchentliche Rhythmus des Teams sollte Einzelarbeit, zusammenarbeitliche Interaktionen und bei Bedarf effektive Besprechungen umfassen. Diese Besprechungen sollten einen bestimmten Zweck haben, z. B.:
  • Bereichsüberprüfungen – um Teams zu neuen Initiativen zusammenzubringen.
  • Bewertungen der Nutzererfahrung – um App-Designs und Mockups zu überprüfen. Besprechungen zum Planen anderer Besprechungen, Besprechungen anstelle von E-Mails oder Chatnachrichten oder Besprechungen ohne klar definierte Zwecke sind Produktivitätsmörder.
• Effizient arbeiten. Das Team muss sich intern abstimmen, um die benutzerfreundlichste Lösung zu erstellen. Diese Ausrichtung sollte die Möglichkeit umfassen, Komponenten wiederzuverwenden, die andere erstellt haben.
• Behalten Sie einen konsistenten Fortschritt im Hinblick auf das Ziel bei. Um sicherzustellen, dass das Team seine Ziele erfüllt, ist es wichtig, dass alle zusammenarbeiten, um dieses Ergebnis zu erreichen. Für Fusionsteams, die mit Power Apps zusammenarbeiten, bedeutet die Aufrechterhaltung dieses Fortschritts, das Erfassen und Verstehen von Benutzerfeedback, priorisieren des Backlogs sowie das Einrichten und Verwalten einer ganzheitlichen Roadmap des gesamten Projekts.
• Generieren Sie eine Unterstützungsmatrix. Eine Unterstützungsmatrix bietet einen strukturierten Ansatz, um die notwendige Unterstützung zu erhalten, um die Gesamtziele des Teams zu erreichen. Eine unvermeidliche Herausforderung mit Geschäftstechnologen, die Apps direkt erstellen, ist, wenn sie die Grenzen ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten erreichen. An diesem Punkt, wer erreichen sie und wie tun sie das? Wie behandeln sie einen Benutzerfehlerbericht? Diese Matrix sollte festlegen, wie sie ein Supportticket auslösen können, um das richtige Team bei der Problembehandlung und Lösung des Problems zu unterstützen, basierend auf dem Schweregrad des Problems. Für jedes Supportszenario erläutert diese Matrix den Eskalations- und Problembehandlungspfad.

Definieren Sie, wie das Team kommuniziert

Die Standardisierung der Teamkommunikation ist eine weitere wesentliche Komponente bei der Aufrechterhaltung eines effizienten Betriebs. Alle Teammitglieder müssen wissen, wie sich das Team verbindet, insbesondere in asynchronen Modi über Zeitzonen hinweg. Ihre Kommunikationsstrategie sollte die folgenden Bereiche berücksichtigen:

• Kanäle. Welche Kanäle wird das Team für die primäre und sekundäre Kommunikation verwenden? Was sind die Vor- und Nachteile der einzelnen? In einer Welt der Wahl ist die einfache Einführung von E-Mails möglicherweise nicht die beste Lösung und Optionen wie Microsoft Teams bieten möglicherweise bessere Klarheit, verbesserte Rückverfolgbarkeit und höhere Antwortraten.
• Benachrichtigungstypen. Wie werden Sie Ihr Team über Updates oder Ereignisse informieren, die sie ausführen müssen?
• Nachrichtenhäufigkeit und -lautstärke. Wie oft informieren Sie Ihr Team? Eine tägliche Kommunikation kann eine nützliche Zusammenfassung darüber liefern, was an diesem Tag passiert ist, aber einige Nachrichten benötigen möglicherweise frühere Aktionen. Die meisten Wissensarbeiter werden mit E-Mails überladen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Gleichgewicht zwischen Häufigkeit und Volume erzielen, um zu vermeiden, dass Teammitglieder mit projektbezogenen Nachrichten überschwemmt werden.
• Automatisierung. Wie können Sie den Kommunikationsprozess automatisieren? Standardisierte E-Mail-Vorlagen, Bots und Ereigniswarnungen können alle helfen, müssen aber verantwortungsbewusst verwendet werden, wenn sie nicht die Fähigkeit von Teammitgliedern überladen, darauf zu reagieren.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten. Nicht jeder in einem Team verfügt über die gleichen Kommunikationskompetenzen, aber jeder kann besser werden. Einfache Ansätze wie die Auswahl eines guten Betreffs für eine E-Mail machen einen dramatischen Unterschied darin, wie gut das Team auf diese Nachricht reagiert. Fördern Sie einfaches und effektives Schreiben in allen Mitteilungen; wenn es Aktionen gibt, die Teammitglieder ausführen müssen, sind sie spezifisch, und rufen Sie diese Aktionen in der Betreffzeile auf.

Ein Beispiel für die Verwendung effektiver Kommunikationsfähigkeiten kann sein, wenn Sie eine Tabellendefinition in Dataverse ändern müssen, z. B. das Hinzufügen mehrerer Felder. Wenn Sie eine Benachrichtigung über diese beabsichtigte Änderung senden, muss das Team verstehen, dass ihr fehlendes Reagieren innerhalb einer angemessenen Frist als Zustimmung gewertet wird. Standardisierte und logische Kommunikationsprozesse helfen dabei, die Effizienz zu verbessern und erwartete Ergebnisse zu erzielen.

Veröffentlichen eines Dokumentationsportals

Dokumentation ist nicht nur ein optionaler Teil eines Projekts – es ist für Kommunikation, Zusammenarbeit, Support und laufende Vorgänge unerlässlich. Kommentierter Code ist guter Code und das Erstellen einer umfassenden Erläutern- und Schulungsdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil der Bereitstellungs- und Lernphasen jedes Fusionsprojekts.

• Anwendungskatalog. Der Anwendungskatalog ist eine Matrix oder Tabelle, die alle Anwendungen in der Verantwortung eines bestimmten Teams zusammenfasst und koordiniert. Der Katalog enthält alle jeweiligen Besitzer aus dem Abschnitt "Rollen und Zuständigkeiten". Eine Schlüsselfunktion besteht darin, sicherzustellen, dass das Team genau weiß, wer was besitzt, wodurch der Prozess der Kontaktaufnahme mit dem richtigen Teammitglied für bestimmte Antworten vereinfacht wird.
• Technische Fragen. Ihr Team sollte ein Repository von häufig gestellten (oder sogar nicht so häufig gestellten) technischen Fragen zum Betrieb der App verwalten. Diese Fragen müssen vernünftig sein, mit den Antworten gut geschrieben und zugänglich.
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Anleitungen sind sofort verdauliche Prozeduren, die einfache Antworten auf allgemeine Setup- und Betriebsfragen bieten. In der Regel würden sie eine bestimmte Frage beantworten, z. B. "Wie kann ich mit dem Erstellen einer neuen App beginnen?"
• Einarbeitung. Onboarding-Anweisungen sind nur interne Dokumente, die neuen Teammitgliedern helfen sollen. Diese Dokumentation enthält Informationen wie Zugriffsanforderungen, Beitreten zu E-Mail-Verteilerlisten, Einrichten und Abonnieren von Warnungen usw.

Bewährte Methoden

Die folgenden bewährten Methoden sollten bei der Definition von Grenzen und Ansätzen für eine effiziente Arbeit in Fusionsteams helfen.

Verantwortlichkeit

Während herstellergeführte Entwicklungs- und Fusionsteams eine schnelle Anwendungsentwicklung und -bereitstellung ermöglichen, ist es wichtig sicherzustellen, dass dieser Aufwand transparent und in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung durchgeführt wird. Die Entscheidungsträger müssen für die IT verantwortlich sein, um Probleme im Zusammenhang mit dem Wachstum von Schatten-IT-Systemen zu verhindern.

Daher muss die IT benachrichtigt werden, wenn ein Hersteller mit dem Erstellen einer App beginnt. Diese Benachrichtigung erleichtert wiederum den Entwicklungsprozess, da die IT dem Hersteller und dem Fusionsteam geeignete Unterstützung bieten kann und ihnen hilft, gut durchdachte Apps zu erstellen, die ordnungsgemäß gesichert und verwaltet werden.

Automation

Eine gut implementierte Automatisierung kann eine enorme Steigerung der Produktivität bieten. Ein Beispiel dafür, wie sie den Erfolg der Lösungsbereitstellung erhöhen, besteht darin, alle erforderlichen Prüfungen in Bereitstellungen mit mehreren Lösungen zu automatisieren. Diese automatisierten Prüfungen können Folgendes umfassen:

• Überprüfung der Lösungsversion, bei der jede Bereitstellung eine aktualisierte Versionsnummer verwendet, wodurch Probleme bei der Problembehandlung vermieden werden.
• Doppelte Verbindungsverweise.
• Fehlende Verbindungsverweise.
• Doppelte Komponenten.

Die PR Checker-Lösung enthält ein Beispiel dafür, wie diese Automatisierung effektiv integriert wird.

Berichterstattung

Fusion-Teams und von Entwicklern erstellte Apps müssen sich einem datenorientierten Ansatz anpassen, was bedeutet, dass Apps erstellt werden, bei denen es möglich ist, den Erfolg direkt zu überwachen. Das Erreichen dieses Ergebnisses erfordert eine gute Instrumentierung, die die Möglichkeit bietet, zu ermitteln, was das Team gut tut, zusammen mit der Analyse dieses Feedbacks, um genaue Bewertungen der Effektivität einer bestimmten App zu generieren. Um dieses Ergebnis zu erzielen, sollten Sie:

• Überwachen und Bewerten von Anwendungen. Nur weil eine Person denkt, dass etwas nützlich oder eine gute Idee ist, bedeutet dies nicht automatisch, dass jeder einen Wert darin finden wird. Teams müssen die Benutzerfreundlichkeit der App überwachen und ihre Funktionalität bewerten, um sicherzustellen, dass neue Entwicklungen sinnvoll und ordnungsgemäß funktionieren.
• Ermutigen Sie gutes Urteilsvermögen. Mit anderen Worten: Erstellen Sie Apps nicht nur, weil Sie es können, sondern nur, um einen bestimmten geschäftlichen Bedarf zu decken.