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Organisationen benötigen einen zentralen Ort, um mehrere Projekte zu verwalten, da sie sicherstellen, dass verschiedene Teams ihre Ziele erreichen und erfolgskriterien wie geplant erfüllen.
Zu einigen gängigen Anwendungsfällen für das Projektmanagement gehören das Verwalten neuer Produktideen, das Erstellen von Projektplänen und das Nachverfolgen von Meilensteinen sowie das Teamleistungsmanagement.
Microsoft Power Platform bietet eine codefreie Lösung mit geringem Code für Organisationen, um einfach zu verwendende Lösungen zum Verwalten von Projekten während des gesamten Lebenszyklus zu erstellen. Dieser Artikel enthält mehrere praxisnahe Beispiele dafür, wie Kunden Microsoft Power Platform verwendet haben, um effiziente Projektmanagementanwendungen und Workflows zu erstellen.
Erkennen des Projektmanagementmusters
Unternehmensgruppen innerhalb von Organisationen sehen die Notwendigkeit eines Tools zum Verwalten von Projekten, zum Nachverfolgen des Fortschritts und zum Überwachen von Ergebnissen.
In einem typischen Projektmanagementszenario:
Planen Sie Ihre Arbeit, um Ideen, Pläne, Aufgaben und Meilensteine zu verwalten.
Verfolgen Sie den Fortschritt anhand des Plans, benachrichtigen Sie die Projektbeteiligten über den Projektstatus, und eskalieren Sie bei Bedarf Blocker.
Überprüfen Sie den Fortschritt, überwachen Sie die Ergebnisse und visualisieren Sie wichtige Aspekte des Fortschritts des Projekts.
Wie Kunden das Projektmanagementmuster verwenden
Benutzerdefinierte Air Products and Services Traveler-App
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Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) ist ein in Houston ansässiger Anbieter von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagenlösungen (HLK), der sich auf den Entwurf, die Konstruktion, Installation, Modifikation und Wartung von Klimaanlagen sowohl in den industriellen als auch in den kommerziellen Segmenten der HLK-Systeme spezialisiert hat.
Das CAPS Project Management-Team brauchte eine angepasste Lösung, um den gesamten Lebenszyklus von HKL-Einheiten nachzuverfolgen, während sie durch den Fertigungsprozess geleitet wurden, wobei der Schwerpunkt auf dem Qualitätsbau liegt. Die Lösung musste angepasst werden, um den Anforderungen der einzelnen Abteilungen gerecht zu werden und Qualitätsprüfungen nachzuverfolgen und den jeweiligen Besitzern zu ermöglichen, sich bei jeder Phase im Prozess abzumelden. Darüber hinaus wollte das Team jedem in der Organisation die Möglichkeit geben, Probleme über ihre mobilen Geräte zu melden. Eines der wichtigsten Probleme, mit denen sie konfrontiert waren, war, dass das "Traveler"-Dokument – ein Papierdokument, das zum Nachverfolgen von Qualitätsprüfungen verwendet wurde – verloren ging.
Rebecca Sackett, ein Assistent für Datenanalyst, fand Power Apps im Office 365-Abonnement und begann mit dem Erstellen von Apps für SharePoint-Listen zu experimentieren, um manuelle Prozesse zu ersetzen. Rebecca hat eine Power Apps-Lösung zum Digitalisieren des Reisedokuments namens CAPS Traveler erstellt. Projektmanager und Projektbeteiligte verwenden die Haupt-Traveler-Verwaltungs-App, um einen Überblick über alle aktiven Projekte zu erhalten, wichtige Statistiken anzuzeigen und die Test- und Versandkalender zu verwalten.
Projektmanager starten Projekte und fügen Details für jeden erforderlichen Schritt hinzu, z. B. Fertigung, Lackierung, Elektrik und Prüfung. Mitarbeiter aus jeder Abteilung verwenden dann eine mobile Begleit-App, die mit spezifischen Fragen für ihre Abteilung erstellt wurde. Später sortiert das zentrale Team die Daten und verwendet die Berichte, um häufige Gründe zu identifizieren, warum ein bestimmter Schritt nicht durchgeführt wurde.
Es gibt zehn solche Abmelde-Apps zusätzlich zur Hauptverwaltungs-App, und sie alle lesen und schreiben Daten in denselben Satz von SharePoint-Listen. Nachdem alle Schritte abgeschlossen sind, führt jemand aus dem Steuerelement Qualitätskontrolle eine endgültige Freigabe durch. Ein Fluss wird dann automatisch ausgelöst, um einen PDF-Bericht zu generieren.
Environment Canterbury InZone-App
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Environment Canterbury (ECan) arbeitet in Partnerschaft mit den Gemeinden Von Canterbury, Neuseeland, an langfristigen Umweltergebnisprogrammen, die aus mehreren Meilensteinen und verwandten Projekten bestehen. Sie benötigten eine erschwingliche Lösung, die für eine größere Konsistenz über alle Projekte hinweg, eine erhöhte Sichtbarkeit und einen schnelleren Zugriff auf Daten sorgt.
Mithilfe einer App können Süßwasserzonen-Manager und Projektteilnehmer den Status ihrer Projekte einsehen. Alle Projekte werden mit der Zone und bestimmten Meilensteinen markiert, und alle Meilensteine werden mit den langfristigen Ergebnissen markiert. Die App stellt ein benutzerdefiniertes Farbschema bereit, das das Unterscheiden und Navigieren zwischen Projekten, Meilensteinen und Ergebnissen erleichtert. Alle Bildschirme für Projekte sind grün, Meilensteine sind blau, und Die Ergebnisse sind orange.
Benachrichtigungen werden gesendet, um Datenaktualisierungen aufzufordern und Eskalationen bereitzustellen, wenn Projekte zu dem erforderlichen Zeitpunkt nicht aktualisiert werden. Die Flüsse werden auch verwendet, um bestimmte Ansichten aufzurufen und HTML-tabellenbasierte Digest-E-Mails mit allen Elementen zu generieren, die sich auf eine bestimmte Person in einer einzelnen E-Mail beziehen.
Partner in Health Gift Review-App
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Partner In Health (PIH) stützt sich auf einzelne Geber für etwa die Hälfte ihrer Finanzierung jedes Jahres, während die andere Hälfte hauptsächlich aus staatlichen Zuschüssen, Unternehmen und Stiftungen stammt. Die gemeinnützige Organisation verfügt über etwa 10 Spendenbeauftragte, die für die Betreuung von über 1.000 ihrer großzügigsten individuellen Spender verantwortlich sind. Die PIH wollte die Fähigkeit der Geschenkbeamten verbessern, ihre Portfolios zu verwalten, indem sie ihnen Gaben zeigen, sobald sie ankommen, und indem sie Offizieren einen 360-Grad-Einblick in ihre Spenderportfolios geben.
Bella Chih-Ning, Analytics and Applications Manager bei PIH, hat eine Gift Review-App und ein Dashboard für Geschenkbeauftragte erstellt, um viele Aspekte von Spenden zu verwalten und zu visualisieren. Mit der App "Gift Review" können Geschenkbeauftragte sofort Spenden anzeigen, relevante Hinweise hinzufügen und sicherstellen, dass die Spenden dem entsprechenden Fonds zugewiesen werden. Dadurch wird eine To-Do-Listen-Checkliste erstellt, in der der Spendenbeauftragte die Spende überprüft, um sicherzustellen, dass sie der entsprechenden Kampagne zugewiesen, dem richtigen Geschenktyp codiert und dem richtigen Fonds zugeordnet ist. Der Geschenkbeauftragte kann Fragen direkt innerhalb der App an das PIH DevOps-Team senden. Nachdem alles klar ist, markieren die Geschenkbeamten die Checkliste als "erledigt", die für ihre Vorgesetzten sichtbar wird.
Das 'App in a Day'-Training hat mir wirklich die Augen geöffnet, aufzuzeigen, wie einfach es sein kann, Tools zu erstellen, die Prozesse optimieren und unsere Kollegen befähigen, ihre Aufgaben besser zu erledigen", sagt Bella Chih-Ning.
R3 Retail Projektportfolio App
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Das Unternehmen R3 Retail Development bietet umfassende Expertise in der Projektmanagementberatung, um Gewinne für Supermärkte, Lebensmittelverarbeitung, Handel, Einzelhandel und kleinindustrielle Kunden in den USA zu maximieren. R3 brauchte einen stark angepassten Ansatz für seine End-to-End-Projektmanagementanforderungen.
Die Project Portfolio-App wurde innerhalb von nur 120 Stunden erstellt und verwaltet jetzt mehr als 200 Projekte. R3-Projektmanager und die regionalen Store-Manager, die sie bedienen, verwenden jetzt die neue Project Portfolio-App. Die App verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, die Folgendes umfassen:
Ein Dashboard, das Zusammenfassungsstatistiken basierend auf dem angemeldeten Benutzer anzeigt.
Projektverfolgungsinformationen einschließlich Datumsangaben, Vorgängen, Problemen, Bestellungen und Personen.
IP-Adressverfolgung für alle installierten Geräte, z. B. Kühlschrank.
Fähigkeit zum Hochladen von Dateien für Dokumente wie Architekturdateien für Heizungs-, Lüftungs- und Klimasysteme.
Umfangreiche benutzerdefinierte Geschäftslogik, z. B. das automatische Festlegen von Datumswerten basierend auf Statuseinträgen.
Administratoren können bestimmten App-Benutzern gemäß ihren Rollen Sicherheitsfreigaben zuweisen. Administratoren können auch die Liste der Aufgabentypen und die erwartete Zeit für jede Aufgabe konfigurieren, die wiederum verwendet wird, um Fälligkeitsdaten automatisch zu generieren.
R3 verwendet Power Automate zum Senden automatisierter Benachrichtigungen und Erinnerungen. Alle Daten werden in Microsoft Dataverse gespeichert.
Planungstools für Kapitol-Musikgruppe
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Die Capital Music Group (CMG) hat die Möglichkeit gesehen, ihre Marketingworkflow- und Planungstools zu modernisieren, die zuvor mithilfe von InfoPath erstellt wurden. Eine unternehmenskritische App verwaltete Zeitpläne für neue Versionen und entwickelte sich im Laufe der Zeit, um Daten für verschiedene Arten von Versionen und Medien zu erfassen. CMG wollte Routineprozesse automatisieren, Sichtbarkeit und Zusammenarbeit zwischen Partnerlabels erweitern und sich schneller an neue Marketingkanäle online anpassen. Aber ihre Capitol Scheduling-App war tief in ihre Prozessabläufe integriert und bestand vollständig aus XML-Daten, die viel spezifisches Insiderwissen benötigten, um sie zu verwalten. Um einen optimierten, low-code-Ansatz für die App-Entwicklung und -Verwaltung zu entwickeln und zu verwalten, beschloss CMG letztendlich, seine App von InfoPath zu Microsoft Power Platform zu migrieren, einschließlich Power Apps und Power Automate.
Capitol wollte, dass ihre Teams die neue Planungsschnittstelle verwenden, um einfach zu kommunizieren, Genehmigungen zu erhalten und bei Marketingaktivitäten für verschiedene Veröffentlichungsarten zusammenzuarbeiten – sei es physisch, digital oder im Videoformat.
"Mit Microsoft Power Platform hat Capitol eine einfache Möglichkeit, Marketinginformationen über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg zu teilen", sagt Karen Reali, Senior Manager bei Universal Music Group. "Es hilft ihnen sogar, grenzüberschreitende Projekte zu erleichtern und zu rationalisieren."