Lohnt es sich, diesen Prozess zu automatisieren?

Jetzt ist es an der Zeit, den Aufwand zu berücksichtigen, den es erfordert, um die Lösung zu erstellen und zu entscheiden, ob sie gerechtfertigt ist. Dies umfasst das Abwägen des Geschäftswerts mit den Kosten der Automatisierung des Prozesses. Der Geschäftswert ist der fortlaufende Vorteil, den das Unternehmen vom Projekt erhält.

Die Kosten, nichts zu tun

Um herauszufinden, ob es sich lohnt, den Prozess zu automatisieren, müssen Sie zunächst die Kosten verstehen, das Problem nicht zu lösen.

Als Teil der Definition des Geschäftswerts, den Sie von der Microsoft Power Platform-Lösung erzielen möchten, sollten Sie ein besseres Verständnis darüber erhalten, was Ihre Organisation kostet, um das Problem auf aktuelle Weise zu lösen. Mit anderen Worten: Messen Sie die Kosten, nichts zu tun.

Um die aktuellen Kosten zu berechnen, identifizieren Sie die für den aktuellen Prozess aufgewendete Zeit und multiplizieren Sie diese mit den Kosten für die Personen, die ihn ausführen. Sie können die jährlichen Kosten berechnen, indem Sie die Kosten für die einmalige Durchführung des Prozesses ermitteln und dann mit der Anzahl der Male, die Sie den Prozess in einem Jahr durchführen, multiplizieren. Fügen Sie weitere Kosten wie Softwarelizenzen, Papier, Porto usw. hinzu.

Beispiel: Die Kosten des aktuellen Ausgabenprozesses

Das erste, was wir verstehen müssen, ist, was es die Organisation kostet, den Prozess der Spesenabrechnung manuell fortzusetzen. Das haben wir entdeckt, wenn wir mit unseren Kollegen gesprochen haben:

• Wir haben festgestellt, dass es ungefähr eine Stunde pro Woche dauert, um alle ihre Einnahmen zusammenzuziehen und die manuelle Spesenabrechnung auszufüllen. Abhay gab an, dass es etwa 140 Spesenabrechnungen pro Woche gibt. Außerdem haben wir gelernt, dass die voll belasteten Kosten für jedes Teammitglied etwa 90 USD/h betragen.

  (140 Spesenabrechnungen × 1 Stunde/Woche) × $ 90 = 12.600 $ /Woche

  52 Wochen × $ 12.600 = $ 655.200 pro Jahr

• Nick überprüft oder genehmigt die Spesenabrechnungen nicht; diese werden von Abhay und dem Team vollständig übernommen. Da Nick nicht regelmäßig die Ausgaben des Teams überwacht, wird eine wichtige Gelegenheit verpasst, um die Ausgaben gründlich zu überprüfen, auf Betrug zu achten und die Ausgabengewohnheiten des Teams zu optimieren.

• Abhay teilte uns mit, dass das Team ungefähr 15 Minuten pro Spesenabrechnung benötigt, durchschnittlich 140 Berichte pro Woche erhält und 25 Prozent derjenigen aufgrund fehlender Informationen zurücksendet.

  Erste Überprüfung: 140 Spesenabrechnungen × 15-minütige Überprüfung = 35 Stunden

  Erste Überprüfung: 35 Stunden × $ 90 = $ 3.150 pro Woche = $ 163.800 /Jahr

  Überarbeitung: 35 Spesenabrechnungen × 15-minütige Überprüfung = 8,75 Stunden

  Überarbeitungsprüfung: 8,75 Stunden × $90/hr = $787,50/Woche = $40,950/Jahr

  Wöchentliche Gesamtkosten: $3.937,50

  Jährliche Gesamtkosten: $204.750

• Nachdem die Spesenabrechnung überprüft wurde, dauert es ungefähr 7 Minuten pro Spesenabrechnung, um die Hauptbuchcodes für jede Spesenkategorie nachzuschlagen und in jede Spesenposition des Berichts zu schreiben.

  140 Spesenabrechnungen × 7 Minuten Codierung = 16,5 Stunden/Woche = $1.485/Woche = $77.220/Jahr

• Es dauert etwa 10 Minuten pro Spesenabrechnung, um ein Zahlungsjournal zu erstellen, die Zahlung im Finanzsystem zu verarbeiten und im Finanzbericht für Charlotte aufzuführen.

  140 Spesenabrechnungen × 10 Minuten = 23,8 Stunden/Woche = $2,142/Woche = $111.384/Jahr

• Charlotte möchte das Budget jede Woche überprüfen, ist aber erst donnerstags in der Lage, den Bericht zu erhalten, nachdem Abhay die Überprüfung abgeschlossen hat und die Berichte zurückgesendet hat, die fehlende Informationen hatten. (Obwohl dies keine geldpolitischen Kosten ist, hat sie auswirkungen auf das Unternehmen.)

Der gesamte Prozess kostet das Unternehmen:

$655,200 + $204,750 + $ 77,220 + $ 111,384 = $ 1.048.554