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Aktivieren von Dokumentvorschlägen, um verwandte Dokumente zu empfehlen

Wichtig

Das Feature "Dokumentvorschläge" ist für alle Tabellen außer der Falltabelle veraltet. Die Falltabelle ist mit Dynamics 365 Customer Service verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Falls.

Wenn Sie Dokumentvorschläge aktivieren, sehen Ihre Dynamics 365-Apps-Webbrowser und mobilen Benutzer wichtige Dokumente im Zusammenhang mit dem, was sie in Dynamics 365-Apps bearbeiten, z. B. eine große Verkaufschance. Als Administrator definieren Sie relevante Felder. Eine Empfehlungsmaschine, die Azure Text Analytics und Schlüsselwortabgleich nutzt, um verknüpfte Datensätze zuzuordnen und ähnliche Dokumente zu finden. In Dynamics 365 Apps erstellen Sie Ähnlichkeitsregeln, um eine eigene Ähnlichkeitslogik bereitzustellen. Dynamics 365 Apps zeigt dem Benutzer dann eine Liste der vorgeschlagenen Dokumente an, während der Benutzer im aktuellen Datensatz arbeitet.

Notiz

Die Dokumentempfehlungs-Funktion erfordert keine Verbindung mit dem Azure-Textanalyse-Dienst. Wenn Sie sich entscheiden, Azure Text Analytics nicht zu verwenden, verwendet Dokumentvorschläge die integrierte Schlüsselwortabgleichslogik, die in Dynamics 365-Apps verfügbar ist. Es wird jedoch empfohlen, Azure Textanalyse für den erweiterten Schlüsselwortabgleich zu verwenden.

Dokumentvorschläge durchsucht andere vergleichbare Datensätze, um Ähnlichkeiten in Dokumenten zu ermitteln, die sich auf einer SharePoint-Website, auf OneDrive oder an einem externen Speicherort befinden. Vorgeschlagene Dokumente können in verschiedenen Formaten wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF- und Textdateien. Wenn ähnliche Dokumente gefunden werden, stellt Dokumentenvorschläge diese dar und bietet Ihnen die Möglichkeit, das Dokument zu öffnen oder eine Kopie zu erstellen.

Anforderungen

Dokumentvorschläge funktionieren mit einem Webbrowser, Dynamics 365 für Tablets und Dynamics 365 für Smartphones. Um Dokumentvorschläge mit Dynamics 365-Apps verwenden zu können, muss ein Systemadministrator:

So funktioniert es

Verwenden Sie Dokumentvorschläge mit der Fall-Entität.

Sie können den integrierten Musterabgleich verwenden, der nativ im Feature "Dokumentvorschläge" enthalten ist, aber für einen erweiterten Schlüsselwortabgleich verwenden Sie den Azure Text Analytics-Dienst.

Dokumentvorschläge findet nur die Sites und die Dokumente, auf die der Benutzer Zugriff besitzt.

Es durchsucht Speicherorte, an denen Dokumente in der folgenden Reihenfolge gefunden werden:

  1. SharePoint-Standardsites
  2. Andere SharePoint Sites..
  3. OneDrive.
  4. Microsoft 365-Gruppen (wenn die Lösung installiert ist).
  5. Externe URL (sofern konfiguriert).

Dokumentvorschläge durchsuchen keine Anlagen, die Sie zu Notizen in Dynamics 365-Apps-Datensätzen hinzufügen.

Hinzufügen einer externen URL, um eine andere Site zu durchsuchen

Sie können externe Websites, z. B. eine lokale SharePoint-Dokumentbibliothek, in Dokumentvorschläge einschließen, indem Sie eine externe URL für die zu durchsuchende Website hinzufügen.

Notiz

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, wenn Sie eine externe Website für Dokumentvorschläge verwenden, verwenden Sie Azure Text Analytics, die erweiterte Logik für den Stichwortabgleich bereitstellt.

Wenn Sie die externe URL zum Feature für aktivierte Dokumentvorschläge hinzufügen, werden die folgenden Features angezeigt.

  • Webbrowser: Wenn Benutzer Dynamics 365-Apps über einen Webbrowser ausführen, können sie nach dem Auswählen von Dokumentvorschlägen auf der Seite "Dokumentvorschläge" weitere Empfehlungen auswählen, um eine andere Seite anzuzeigen, die weitere Dokumentvorschläge auf der externen Website enthalten kann. Möglicherweise wird der Benutzer aufgefordert, sich bei der externen Website anzumelden.

  • Mobile Apps: Für die Dynamics 365 für Tablets und Dynamics 365 für Smartphones-Apps können Benutzer nach auswahl von Dokumentvorschlägenandere Empfehlungen auswählen, wodurch die externe Website im Standardwebbrowser des Geräts geöffnet wird. Die Website enthält möglicherweise weitere Dokumentvorschläge, die auf der externen Website gefunden wurden. Möglicherweise wird der Benutzer aufgefordert, sich bei der externen Website anzumelden.

Erstellen die externen URL

Sie sollten die externe URL in einem Format erstellen, das die externe Website versteht. Bei Sites, die ein Konstrukt wie https://contoso.com/search?{0} verwenden, bei dem https://contoso.com/search? die Such-URL-Struktur und {0} die Schlüsselwortzeichenfolge ist, übergibt Dokumentvorschläge die Schlüsselwörter im Parameter {0}. Die Schlüsselwörter, die an die URL übergeben werden, stammen aus ähnlichen Datensatzregeln, die Entitätszuordnungen von Textübereinstimmung enthalten. Weitere Informationen: Verwenden der erweiterten Ähnlichkeitsregeln, um ähnliche Anfragen anzuzeigen.

Die Werte in den Textfeldern der Ähnlichkeitsregelnzuordnungen sind die Schlüsselwörter, die zum Erstellen der Abfrage verwendet werden, die an die externe Website übergeben wird. In der folgenden URL ist keyword der Textwert, der in den Ähnlichkeitsregel-Zuordnungen gefunden wird, und & stellt ein Leerzeichen dar, das von den Dokumentvorschlägen verwendet wird, um jedes Schlüsselwort zu trennen.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Für einen lokalen SharePoint-Server können Sie eine externe URL hinzufügen, die auf eine Unterwebsite verweist, die der folgenden URL ähnelt, wobei mysharepoint der Websitename ist, Websites der Websitename ist und Unterwebsitename der Unterwebsitename ist.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Einrichten der Azure-Textanalyse-Verbindung

Um Azure-Textanalysen mit Dokumentvorschlägen zu verwenden, müssen Sie eine Azure-Textanalyseverbindung konfigurieren.

Notiz

Die Dokumentempfehlungs-Funktion erfordert keine Verbindung mit dem Azure-Textanalyse-Dienst. Wenn Sie sich entscheiden, Azure Text Analytics nicht zu verwenden, verwendet Dokumentvorschläge die integrierte Schlüsselwortabgleichslogik, die in Dynamics 365-Apps verfügbar ist. Verwenden Sie für einen erweiterten Schlüsselwortabgleich jedoch den Azure Text Analytics-Dienst.

Definieren und Aktivieren von Ähnlichkeitsregeln

Wenn Sie noch keine Ähnlichkeitsregeln definiert haben, gehen Sie zu Verwenden der erweiterten Ähnlichkeitsregeln, um ähnliche Anfragen anzuzeigen.

Dokumentvorschläge aktivieren

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Dokumentvorschläge zu aktivieren:

  1. Wechseln Sie zum Power Platform Admin Center , und melden Sie sich mit Administratoranmeldeinformationen an.
  2. Wählen Sie im Bereich VerwaltenUmgebungen aus.
  3. Wählen Sie auf der Seite Umgebungen eine Umgebung aus.
  4. Wählen Sie Einstellungen>Integration>Dokumentverwaltungseinstellungen>Dokumentvorschläge verwalten.
  5. Wählen Sie im Bereich Entität auswählen die Fall-Entität aus, die Sie in Dokumentvorschläge einbeziehen möchten, und wählen Sie dann Übernehmen.

Trinkgeld

Wenn die Fallentität nicht im Bereich "Entitäten auswählen " aufgeführt ist, liegt dies daran, dass Ähnlichkeitsregeln für die Fallentität nicht definiert und aktiviert werden. Verwenden der erweiterten Ähnlichkeitsregeln, um ähnliche Anfragen anzuzeigen.

  1. Legen Sie fest externen URL, die in die Dokumentvorschlägen werden. Standardmäßig sucht Dokumentvorschläge in Microsoft 365 Diensten wie SharePoint oder OneDrive. Wenn Sie eine zusätzliche externe Site zu den Microsoft 365 -Diensten durchsuchen möchten (z. B. eine lokale SharePoint-Site), geben Sie die Basis-URL zu dem externen System ein. Dynamics 365-Apps fügen eine Suchabfragezeichenfolge an die von Ihnen bereitgestellte Basis-URL an. Mehr Informationen: Hinzufügen einer externen URL zum Durchsuchen einer anderen Website.
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