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AECOM vereinfacht das Projekt-Onboarding mit Power Platform, Azure und Microsoft Fabric

In diesem Artikel erfahren Sie, wie AECOM, ein weltweit führendes Unternehmen in der Infrastrukturentwicklung, mit Microsoft Power Platform, Microsoft Azure und Microsoft Fabric das Projekt-Onboarding vereinfacht hat. AECOM verwaltet eine Vielzahl von Projekten, darunter Verkehrssysteme, Wasserversorgung, Abfallwirtschaft, Energiesysteme und öffentliche Gebäude. Diese Projekte sind in ihrem Umfang und ihrer Komplexität von großer Bedeutung, was eine effektive Koordination zwischen mehreren Disziplinen und Interessengruppen erfordert.

Zur Automatisierung des Hinzufügens von Teammitgliedern zu mehreren Plattformen hat AECOM die Anwendung „Project Connect“ entwickelt, die Microsoft SharePoint, Autodesk Construction Cloud und Revizto integriert. Project Connect stellt sicher, dass alle erforderlichen Berechtigungen und Zugriffsrechte von Anfang an korrekt eingerichtet sind, wodurch Benutzer die Interaktion mit komplexen Daten und Datenquellen vermeiden können. Steve Harrison, Vice President des Building Engineering Teams bei AECOM MEA, sagt: „Ich habe aus erster Hand gesehen, wie die Integration von Spitzentechnologie mit technischer Exzellenz die Lösungen, die wir unseren Kunden liefern, verändert.“

Herausforderungen

AECOM musste die Art und Weise verbessern, wie Projektteammitglieder in die vielen Technologieplattformen eingebunden wurden, auf die seine Engineering-Projekte in der Region Naher Osten und Afrika (MEA) angewiesen sind. Das Onboarding von Teammitgliedern auf der richtigen Plattform wurde immer schwieriger, da die Projekte an Umfang und Komplexität zunahmen. Die Entwicklungsteams konnten nicht nahtlos und effizient mit der Arbeit beginnen, was manchmal zu Verzögerungen führte. Eine optimierte, zentralisierte Lösung wurde immer wichtiger, insbesondere als immer mehr Projekte online gingen.

Zur Bewältigung dieser Herausforderung entwickelte AECOM Project Connect auf der Grundlage der Microsoft-Technologie, einschließlich Power Platform, Microsoft Fabric, Dataverse, Azure und Copilot. Zu den Schlüsselrollen bei der Entwicklung der Anwendung gehörten Informationsmanager, Designer und das digitale Team. Martin Angus, AECOM Digital Director von MEA, sagt: „Als Unternehmen, das sich stark der Nutzung von Microsoft-Produkten verschrieben hat, glauben wir, dass Microsoft-Technologien entscheidend dazu beitragen, unsere digitale Transformation voranzutreiben.“

Mit der Implementierung der Project Connect-Anwendung hat AECOM mehrere Herausforderungen angegangen, die die Effizienz und Produktivität seiner Projektteams behinderten:

  • Berechtigungsverwaltung: Die dynamische Art von Projektteams bedeutete, dass die einzelnen Personen auf mehrere Standorte und Rollen verteilt waren. Die Herausforderung bestand darin, sicherzustellen, dass jeder zur richtigen Zeit den richtigen Zugang hatte.

  • Technologische Vielfalt: Die Verwaltung von Berechtigungen für viele Technologien erforderte kontinuierliches Lernen und fortlaufende Implementierung. Jede Technologie hat ihre eigenen Regeln und Protokolle für den Zugriff und die Berechtigungen, was die Komplexität erhöht.

  • Integrationsdefizit: AECOM-Vorgänge umfassen Standard-Geschäftstechnologien wie Workday und Oracle sowie Plattformen wie Autodesk, Revizto und Bluebeam. Die mangelnde Integration zwischen diesen Technologien und den Permission-Governance-Systemen der Projektteams stellte zusätzliche Herausforderungen dar.

  • Dezentrale und ineffiziente Nachverfolgung von Technologie-Einrichtungen: Die Nachverfolgung von Technologie-Einrichtungen über Projekte hinweg war fragmentiert und ineffizient. Die Teams verließen sich auf manuelle Prozesse, Tabellenkalkulationen und Kommunikationskanäle, was zu Lücken bei der Nachverfolgung und Überwachung führte.

Wir brauchten eine Lösung, die es unseren Informationsmanagern ermöglicht, Projektmitglieder über verschiedene Technologien und mehrere Projekte hinweg effizient einzubinden. Mit Microsoft Power Platform, in die Azure und Microsoft Fabric integriert sind, haben wir die perfekte Lösung gefunden, um den gesamten Prozess zu vereinfachen und zu optimieren.

— Abdullah Tanvir, AECOM

Lösung

Das Unternehmen hat mithilfe von Canvas-Apps in Microsoft Power Apps die Anwendung „Project Connect“ erstellt. Sie befindet sich in Produktion und wird von allen Informationsmanagern in der gesamten MEA-Region verwendet. Aufgrund ihrer Einfachheit und des positiven Feedbacks von Anwendern in der MEA-Region wurde die Anwendung auch bei AECOM Canada eingesetzt. Eine Expansion in andere Regionen wird erwartet.

Projekt-Onboarding – Teams

Informationsmanager können Projektteammitglieder über den Bildschirm Projekt-Onboarding – Teams ganz einfach in Microsoft Teams und SharePoint einbinden. Wie im folgenden Screenshot gezeigt, zeigt der Bildschirm im linken Bereich eine Liste der Projekte an. Im mittleren Bereich werden die aktuellen Mitglieder des ausgewählten Projekts angezeigt, im rechten Bereich das Benutzerverzeichnis.

Screenshot der Anwendung „Project Connect“ mit dem Onboardingprozess für Teams und SharePoint mit nummerierter Beschriftung

Der folgende Workflow folgt den nummerierten Beschriftungen im Screenshot:

  1. Informationsmanager wählen im linken Bereich ein Projekt aus. Projektteammitglieder werden im mittleren Bereich angezeigt.

  2. Der Informationsmanager durchsucht das Benutzerverzeichnis im rechten Bereich, um zu überprüfen, ob das neue Teammitglied bereits in Teams und SharePoint vorhanden ist.

  3. Wird das Teammitglied nicht gefunden, wählt der Informationsmanager das Symbol Hinzufügen aus, um die Person zum AECOM-Benutzerverzeichnis hinzuzufügen.

  4. Muss das Teammitglied auch der Sicherheitsgrupp „Projektmanagement“ (PM) hinzugefügt werden, wählt der Administrator die Option Zu PM SG hinzufügen aus.

  5. Informationsmanager können Teammitglieder auch in großen Mengen hinzufügen, indem sie die Excel-Arbeitsblattvorlage für den Massenimport verwenden. Die Vorlage ist an eine E-Mail angehängt, die wie im folgenden Beispiel aussieht:

    Screenshot einer Beispiel-E-Mail mit der angehängten Excel-Arbeitsblattvorlage für den Massenimport

    Der Informationsmanager lädt die fertige Vorlage an den in der E-Mail verlinkten Speicherort hoch. Ein im Hintergrund ausgeführter Power Automate-Flow fügt jedes Mitglied im Arbeitsblatt zur SharePoint-Site des Projekts hinzu.

Project Connect bietet ähnliche Bildschirme zum Hinzufügen von Teammitgliedern zu Autodesk Construction Cloud und Revizto.

Projektansicht

Informationsmanager verwenden den Bildschirm Projektansicht, um zu überprüfen und anzupassen, auf welche Technologien ein Teammitglied Zugriff hat. Wie im folgenden Screenshot gezeigt, ist der Bildschirm in zwei Hauptabschnitte unterteilt:

  • Die linke Seite listet Projekte auf und enthält ein Suchfeld, um bestimmte Projekte zu finden. Symbole zeigen an, welche Tools in jedes Projekt integriert sind, einschließlich der Sicherheitsgruppe „Projektmanagement“, des Revizto-Kollisionsberichts, des Projektkostenberichts, Teams/SharePoint, Autodesk Construction Cloud, Revizto und UNIFI.

  • Auf der rechten Seite befindet sich der Arbeitsbereich für Benutzer. Es enthält ein Benutzersuchfeld und Symbole zum Onboarding von Benutzern und zum Zuweisen von Autodesk Construction Cloud-Rollen.

Screenshot der „Projektansicht“ in der Project Connection-Anwendung mit Projektlisten mit Tool-Symbolen auf der linken Seite und einem Benutzerverzeichnis für Onboarding und Rollenzuweisung auf der rechten Seite mit nummerierten Beschriftungen.

Legende:

  1. Wählen Sie die Symbole aus, um die Sicherheitsgruppe „Projektmanagement“, den Revizto-Kollisionsbericht und den Projektkostenbericht anzuzeigen. Wählen Sie ein Plattformsymbol aus, um auf die Projektdatensätze auf dieser Plattform zuzugreifen.
  2. Suchen Sie im Verzeichnis nach einem Benutzer, um schnell seinen Technologiezugriff anzuzeigen.
  3. (Administratoren) Weisen Sie relevante Technologien gleichzeitig zu, indem Sie dem Benutzer eine Rolle zuweisen.
  4. (Administratoren) Wählen Sie das Symbol Hinzufügen aus, um die Rolle dem Benutzer hinzuzufügen.

Benutzeransicht

Der Bildschirm Benutzeransicht ist das Gegenstück zum Bildschirm Projektansicht. Es ermöglicht Informationsmanagern, nach einem bestimmten Benutzer im AECOM-Benutzerverzeichnis zu suchen und seinen Zugriff auf verschiedene Technologien über alle Projekte hinweg anzuzeigen. Wie im folgenden Screenshot gezeigt, ist der Bildschirm in zwei Hauptabschnitte unterteilt. Auf der linken Seite wird ein Benutzerverzeichnis mit einem Suchfeld angezeigt. Auf der rechten Seite wird eine Liste der Projekte angezeigt, denen das ausgewählte Teammitglied zugewiesen ist, sowie ein Suchfeld, um bestimmte Projekte zu finden. Symbole zeigen an, auf welche Technologien das Teammitglied für jedes Projekt Zugriff hat. Ein Häkchen zeigt an, dass das Teammitglied das Onboarding abgeschlossen hat.

Screenshot des Bildschirms „Benutzeransicht“ in Project Connect, der eine Suche nach einem bestimmten Benutzer und seinen Zugriff auf Technologien über Projekte hinweg zeigt.

Project Connect-Administrator

Der Bildschirm Projektverbindungs-Administrator ist eine modellgesteuerte App, die in Power Apps erstellt wurde. Informationsmanager verwenden diesen Bildschirm, um Projekte für das Onboarding in der Project Connect-Anwendung einzurichten. Wie im folgenden Screenshot gezeigt, zeigt der Bildschirm eine Liste von Projekten mit Spalten wie Projektname, Projektmanager, Projekt-ID und anderen identifizierenden Informationen an. Über die Schaltflächen am oberen Rand des Bildschirms können Informationsmanager Aktionen ausführen, z. B. ein Projekt löschen, die Projektliste aktualisieren, die Ansicht visualisieren, einen Link zur Liste per E-Mail senden, einen Bericht ausführen und in oder aus Excel exportieren.

Screenshot des Bildschirms „Project Connect Admin“ mit einer Projektliste mit Datenspalten und Symbolleistenaktionen wie Export, Bericht und Visualisierung.

Onboarding-Zugriffsbericht

Informationsmanager verwenden das Dashboard Onboarding-Zugriffsberichts, um den Onboarding-Fortschritt des Teams für ein Projekt im Laufe der Zeit zu verfolgen. Wie im folgenden Screenshot gezeigt, zeigt das Dashboard mehrere Datenvisualisierungen für das ausgewählte Projekt an:

  • Die Anzahl der Teammitglieder, die nicht integriert wurden
  • Balkendiagramme mit der Anzahl der integrierten Teammitglieder nach Stellenfamilie und Land/Region
  • Ein Zeitreihendiagramm der Anzahl der Onboardings nach Datum
  • Eine Tabelle mit den Namen der Teammitglieder und den geleisteten Arbeitsstunden

Screenshot des Dashboards „Onboarding-Zugriffsbericht“ in Project Connect mit Onboarding-Statistiken für ein Projekt, einschließlich der Anzahl nach Rolle, Datum, Stellenfamilie und Land/Region und einer Tabelle mit den Namen und Stunden der Teammitglieder

Verwendete Technologien

Das AECOM-Team nutzte bei der Entwicklung und Implementierung der Project Connect-Anwendung eine Vielzahl von Microsoft-Technologien:

  • Power Apps: dienten als Hauptentwicklungsoberfläche für Project Connect Canvas-Apps und modellgesteuerte Apps.

  • Power Automate: Power Automate-Workflows rufen Informationen über Teammitglieder, die einem Projekt zugewiesen sind, von allen Plattformen ab und konsolidieren diese. Die Flows verwenden Autodesk Construction Cloud- und Revizto-APIs, um Mitglieder in diese Technologieplattformen einzubinden.

  • Power BI: stellt Analyseberichte zur Verfügung, die Einblicke in Berechtigungen und Zugriffsebenen über verschiedene Technologieplattformen hinweg bieten, um eine fundierte Entscheidungsfindung und Verwaltung zu ermöglichen.

  • Microsoft Fabric: vereinfacht die Datentechnik durch die Konsolidierung von Daten aus mehreren Quellen und deren Speicherung in einem Data Warehouse für umfassende Berichte und Analysen.

  • Azure Blob Storage: speichert die Finanzberichte von Workbench und Personaldaten von Workday, die von Microsoft Fabric Data Factory erfasst werden sollen.

  • Azure SQL-Datenbank: enthält Personalverwaltungsdaten (HRM) von Workday, die in den Canvas-Apps und modellgesteuerten Apps und den Power Automate-Flows verwendet werden.

  • Dataverse: dient als Back-End-Datenbank für die Anwendung „Project Connect“ und speichert Benutzerinformationen aus Microsoft Teams, Autodesk Construction Cloud und Revizto.

  • Copilot: beschleunigt die Entwicklung durch den Einsatz von KI-gestützten Funktionen für Dataverse, Power Apps und Power Automate zur Optimierung von Arbeitsabläufen und Steigerung der Produktivität.

Hauptfunktionen

Hier sind die wichtigsten Funktionen der Project Connect-Anwendung:

  • Benutzer von Nicht-Microsoft-Software wie Autodesk Construction Cloud und Revizto einbinden
  • Benutzer mithilfe einer Excel-Vorlage in großen Mengen in Microsoft Teams, SharePoint, Autodesk Construction Cloud und Revizto einbinden
  • Binden Sie Benutzer mit einem einzigen Klick auf drei verschiedene Technologieplattformen ein.
  • Dashboard für die Ansicht der Berechtigungsanalyse von Teams, SharePoint, Autodesk Construction Cloud und Revizto

Architektur

Um die technische Grundlage der Project Connect-Anwendung besser zu verstehen, untersuchen wir die Lösungsarchitektur. Die folgenden Diagramme zeigen die Komponenten und wie sie interagieren, um ein effektives Onboarding-Erlebnis zu bieten.

Das erste Diagramm ist ein Flussdiagramm, das die Integration verschiedener Softwaresysteme und Tools veranschaulicht. Outlook ist mit Workday HRM System, Workbench und Power Automate verknüpft. Power Automate ist mit Azure Blob Storage verbunden. Von dort aus werden die Daten von zwei separaten Fabric Data Factory-Instanzen verarbeitet: eine leitet sie an Fabric Data Warehouse und Power BI, die andere an die Azure SQL-Datenbank weiter. Project Connect ist ebenfalls Teil des Ökosystems, was auf eine umfassende Daten- und Workflow-Integrationspipeline hinweist.

Flussdiagramm, das die Integration von Copilot-, Workday-, Outlook-, Power Automate- und Azure-Diensten sowie Power Apps in einer Daten- und Workflow-Pipeline mit nummerierter Beschriftung zeigt

Legende:

  1. Copilot Funktionen in Power Automate und Power Apps vereinfachen Workflows und steigern die Produktivität.
  2. Workday sendet wöchentliche Personalverwaltungsdaten (HRM) an ein freigegebenes Postfach in Microsoft Outlook.
  3. Ein Power Automate-Flow lädt die Personalberichte automatisch in eine Instanz von Azure Blob Storage hoch.
  4. In der Zwischenzeit sendet das Projektkostensteuerungssystem (von Workbench) wöchentlich geplante Projektkostenberichte für alle aktiven Projekte des Teams an das freigegebene Outlook-Postfach.
  5. Ein Power Automate-Flow lädt diese Kostenberichte außerdem in die Azure Blob Storage-Instanz hoch.
  6. Microsoft Fabric Data Factory erfasst dann die Projektkostendaten und die Personaldaten in einem Fabric Data Warehouse.
  7. Power BI analysiert und visualisiert die Kosteninformationen in einem Dashboard.
  8. Microsoft Fabric Data Factory erfasst die Personaldaten in der Azure SQL-Datenbank.
  9. Die Informationen werden dann von der Azure SQL-Datenbank zur Anzeige in der mit Power Apps erstellten Anwendung „Project Connect“ gesendet.
  10. Die Daten werden dann zur Visualisierung im Dashboard an Power BI gesendet.

Schauen wir uns als Nächstes die Architektur der Anwendung „Project Connect“ an, die mit Power Apps erstellt wurde.

Flussdiagramm, das zeigt, wie Project Connect mithilfe von Power Automate Tools wie Copilot, Power Apps SQL und Power BI für das Projekt-Onboarding bei AECOM verwendet, mit nummerierter Beschriftung

Legende:

  1. Copilot Funktionen in Power Automate, Dataverse und Power Apps vereinfachen Workflows und steigern die Produktivität.

  2. Die Personaldaten aus dem vorangegangenen Workflow werden von der Azure SQL-Datenbank zur Anzeige in der mit Power Apps erstellten Anwendung „Project Connect“ gesendet.

  3. Die modellgesteuerte App „Project Connect Admin“ verwaltet Project Connect direkt.

  4. Daten von den Plattformen werden an die Project Connect-Anwendung gesendet:

    • Ein täglicher Power Automate-Flow verwendet die Autodesk Construction Cloud-API, um für alle aktiven Autodesk Construction Cloud-Projekte Projektbenutzerdetails abzurufen. Die Daten werden in der Dataverse-Tabelle „Autodesk Construction Cloud Users“ gespeichert und an Project Connect gesendet.

    • Ein zweiter täglicher Power Automate-Flow verwendet die Revizto-API, um für alle aktiven Revizto-Projekte Projektbenutzerdetails abzurufen. Die Daten werden in der Dataverse-Tabelle „Revizto Users“ gespeichert und an Project Connect gesendet.

    • Ein dritter täglicher Power Automate-Flow verwendet die Microsoft Graph-API, um für alle aktiven Teams-Projekte Benutzerdetails abzurufen. Die Daten werden in der Dataverse-Tabelle „Teams Users“ gespeichert und an Project Connect gesendet.

  5. Mit den Optionen für den Massenimport können Administratoren Power Automate-Flows auslösen, um E-Mails mit der angefügten Excel-Vorlage an ein Outlook-Postfach zu senden. Wird eine Excel-Datei in SharePoint hochgeladen, wird ein anderer Power Automate-Flow ausgelöst, der die entsprechende API verwendet, um die Benutzer zu SharePoint sowie zu Teams, Autodesk Construction Cloud oder Revizto hinzuzufügen.

  6. Benutzer werden mithilfe der Office 365-Gruppen-Funktion zu Teams oder SharePoint hinzugefügt.

  7. Wenn Benutzer zu Autodesk Construction Cloud oder Revizto hinzugefügt werden, speichert ein Power Automate-Flow die Benutzerinformationen in den Nachverfolgungstabellen für Autodesk Construction Cloud bzw. Revizto Onboarding in Dataverse.

  8. Die Nutzungsdaten von „Project Connect“ werden direkt an die Dataverse-Tabelle „App Usage“ weitergeleitet.

  9. Die Tabellendaten werden von Fabric Data Factory analysiert und in Fabric Data Warehouse erfasst.

  10. Projektinformationen werden zusammen mit den Kosteninformationen an das Power BI-Dashboard zur Analyse und Visualisierung der Projekt-Onboardingdaten gesendet.

Wichtige Erkenntnisse

Die Implementierung der Project Connect-Anwendung durch AECOM führte zu erheblichen Verbesserungen. Die wichtigsten Auswirkungen der Lösung:

  • Vereinfachter Onboarding-Prozess: Die Anwendung „Project Connect“ mit einer einheitlichen Ansicht optimiert den Onboarding-Prozess für SharePoint, Autodesk Construction Cloud und Revizto. Benutzer müssen sich nur mit der Power Apps-Anwendung vertraut machen, die einfach und leicht zu bedienen ist. Teammitglieder müssen nicht länger die Benutzeroberflächen der einzelnen Plattformen nutzen.

  • Verbesserte Effizienz und geringere Lernkurve: Der optimierte Prozess steigerte die Effizienz erheblich und verringerte die Lernkurve. Dank dieser strategischen Umstellung können Informationsmanager die Verantwortung für das Onboarding übernehmen, die Wirkung ihrer Arbeit steigern, und die Designer können sich ganz auf ihre Kernaufgaben im Projekt konzentrieren.

  • Integration der wichtigsten Geschäftssoftware: Die Anwendung „Project Connect“ lässt sich mit den wichtigsten Geschäftssoftware der Organisation, z. B. Workday und das Projektkostentool, integrieren. Diese Integration steigerte die Produktivität der Benutzerverwaltung und bietet AECOM tiefgreifende Einblicke in die Komplexität von Berechtigungen und Zugriffsrechten über die verschiedenen Technologie-Stacks hinweg für seine Projektteams.

  • Zentralisierte Nachverfolgung von Technologie-Einrichtungen: Die Lösung bietet eine einfache, zentralisierte Möglichkeit, Technologie-Einrichtungen über alle Projekte des Unternehmens hinweg nachzuverfolgen. Die zentrale Nachverfolgung stellt sicher, dass nichts übersehen wird und Projektteams von Anfang an über alle Tools verfügen, die sie benötigen.

  • 50 % weniger E-Mails mit SharePoint-Zugriffsanfragen: Die Lösung reduzierte den Verwaltungsaufwand, indem die Anzahl der projektbezogenen E-Mails mit SharePoint-Zugriffsanfragen um die Hälfte gesenkt wurde.

  • Ein-Klick-Zugriff auf Plattformen: Benutzer können mit einem einzigen Klick auf verschiedene Technologieplattformen zugreifen.

  • Optimierte Verwaltung des Benutzerzugriffs: Die Verwaltung des Benutzerzugriffs über verschiedene Projekte und Technologieplattformen hinweg ist viel einfacher. Administratoren profitieren von einer besseren Kontrolle und reduzierter Komplexität, ohne mehrere Plattformen verwalten zu müssen.

Blick in die Zukunft

AECOM arbeitet weiterhin an innovativen Lösungen, daher zeichnen sich mehrere spannende Entwicklungen am Horizont ab. Die folgenden wichtigen Initiativen zielen darauf ab, Prozesse weiter zu rationalisieren, die Benutzererfahrung zu verbessern und fortschrittliche Technologien in die Arbeitsabläufe zu integrieren:

  • Verbesserte Benutzerinteraktivität mit Copilot-Steuerelement in der Power Apps Canvas: AECOM plant, mittels Power Apps die Copilot-Funktion in Canvas-Apps zu integrieren, so dass Benutzern durch Abfragen in natürlicher Sprache direkt mit ihren Datenquellen interagieren können.

  • Einführung eines auf Fluent UI basierenden Designs: Das Team plant, Fluent UI für das App-Design in der gesamten Anwendung „Project Connect“ zu verwenden, um eine konsistente und kohärente Benutzererfahrung zu gewährleisten.

  • Entwicklung benutzerdefinierter Konnektoren für branchenspezifische APIs: Um spezielle Geschäftsanforderungen zu erfüllen, liegt der strategische Schwerpunkt auf der Erstellung benutzerdefinierter Konnektoren für APIs wie Autodesk Construction Cloud und Revizto. Diese Konnektoren ermöglichen eine nahtlose Integration von Power Platform in kritischen Branchentools sowie die Automatisierung von Workflows und eine Datensynchronisierung in Echtzeit.

  • Copilot Studio: AECOM plant die Einrichtung von Eingabeaufforderungen, die es seinen Geschäftsadministratoren ermöglichen, Personen in verschiedene Technologien einzubinden.

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