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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Degrees of Change, eine Non-Profit-Organisation, die es sich zur Aufgabe gemacht hat, unterrepräsentierten Studierenden zu helfen, an der Universität und in ihrer Karriere erfolgreich zu sein, Power Apps, Power Pages und AI Builder zur Rationalisierung ihrer Abläufe verwendet hat.
Über seine Programme „Act Six“ und „Seed Internships“ bietet Degrees of Change außergewöhnlichen Studierenden aus unterrepräsentierten Verhältnissen Zugang zu Hochschulbildung und Beschäftigungsmöglichkeiten für Absolventen. Das Team besteht aus 20 Mitarbeitenden, mehr als 100 Freiwilligen und einer Vollzeit-IT-Fachkraft.
Da Degrees of Change den Bewerbungs- und Auswahlprozess mit Power Platform und generativer KI transformiert hat, kann es mehr Studierende unterstützen. Diese Umstellung hat auch die Abläufe rationalisiert und die Datennachverfolgung und -analyse verbessert.
„Ein Teil unserer Arbeit besteht darin, lokale gemeinnützige Basisorganisationen zu unterstützen und ihnen die richtigen Werkzeuge an die Hand geben. Wir stellen die Technologie, Schulung und Lehrplanunterstützung bereit, um das Act Six-Programm in ihrer Gemeinde durchführen zu können.“– Tim Herron, Gründer und Chief Innovation Officer
Die ganze Geschichte finden Sie hier: Non-Profit-Organisation erweitert Programme zur Karriereförderung durch den Einsatz von Power Pages und generativer KI
Geschäftliche Herausforderungen
Das Team arbeitet mit sieben Gemeinden, 17 Partnerhochschulen und einer wachsenden Zahl von Arbeitgebern im Nordwesten der USA zusammen. Jede Gemeinde rekrutiert Freiwillige, welche die Act-Six- und Seed-Praktikumsprogramme vor Ort durchführen und dabei zentral durch Mitarbeitende von Degrees of Change unterstützt werden.
Bevor das Team von Degrees of Change seine Lösungen Act Six und Seed Internships mit Power Platform Tools erstellen konnte, stand es vor einigen betrieblichen Herausforderungen:
- Manuelle und zeitaufwändige Prozesse für die Verwaltung von Programmbewerbungen und Auswahlverfahren schränkten ihre Fähigkeit ein, zu skalieren und mehr Studierende zu unterstützen.
- Mangelnde Integration zwischen verschiedenen Systemen, was zu Datensilos führt und die wirksame Verfolgung und Analyse des Fortschritts und der Ergebnisse der Schüler erschwert.
- Begrenzte Ressourcen, dazu eine Vollzeit-IT-Fachkraft verfügbar war, was die Möglichkeit behinderte, effiziente Technologielösungen zu implementieren und zu warten.
Implementierungsansatz
Degrees of Change hat seine Bewerbungsprozesse automatisiert, indem es Power Platform Tools für Folgendes verwendet:
Erstellung einer App für die Bewertung von Bewerbungen in Power Apps: Freiwillige aus der Gemeinde verwenden diese App, um Programmbewerbungen zu bewerten und Punkte dafür zu vergeben. Durch diese Automatisierung wird eine einheitliche und effiziente Auswertung der Bewerbungen gewährleistet.
Aufbau eines Power Pages-Portals: Die Bewerbung für Programme erfolgt über ein benutzerfreundliches Portal. Dieses Portal vereinfacht den Bewerbungsprozess und erleichtert den Studierenden die Bereitstellung der erforderlichen Informationen.
Erstellen einer Matching-App in Power Apps: Die Mitarbeitenden von Degrees of Change verwalten den Auswahlprozess mit der App und weisen dort auch freie Plätze zu. Die App unterstützt bei der Automatisierung der Zuordnung von Kandidaten zu Programmen, reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Genauigkeit.
Hinzufügen eines Arbeitgeberabschnitts im Power Pages-Portal: Für das Seed-Praktikumsprogramm geben Arbeitgeber organisatorische Informationen ein und erhalten eine Liste der verfügbaren Praktika. Der arbeitgeberspezifische Bereich automatisiert die Erfassung und Organisation von Praktikumsangeboten.
Erstellen eines Portals für die Einstellung zuständige Führungskräfte: Für die Einstellung zuständige Führungskräfte reichen Anforderungen für Praktikumsstellen über das Power Pages-Portal und überprüfen dort auch die Bewerbungen. Diese Automatisierung vereinfacht den Einstellungsprozess und erleichtert die Zuordnung von Kandidaten zu geeigneten Praktikumsplätzen.
Wichtige zu automatisierende Aufgaben identifizieren
Vor der Implementierung seiner Power Platform-Lösungen hatte es Degrees of Change mit den Praktikumsprogrammen Act Six und Seed mit mehreren technologischen Herausforderungen zu tun. Das Team benötigte eine sichere Möglichkeit, um mit 150 ehrenamtlichen Gutachtern mehr als 1.000 Bewerbungen pro Jahr zu Teilen. Zunächst schickte das Team Ausdrucke und dann digitale PDFs an die Freiwilligen, was die Skalierbarkeit einschränkte und die Sicherheit der personenbezogenen Daten der Studierenden gefährdete.
Jede Community-Gruppe wählt lokale Freiwillige aus, die die unterschiedlichen Hintergründe der Studenten in ihrer Gegend widerspiegeln. Diesen Freiwilligen werden Bewerbungen zugewiesen, die sie überprüfen und bewerten. Die Ergebnisse werden dann zur Entscheidung über die Programmplatzierung herangezogen, um einen gerechten Auswahlprozess sicherzustellen. Es wurde eine beträchtliche Investition in eine benutzerdefinierte Webanwendung getätigt, die von einem Anbieter erstellt und gewartet wurde. Dieser Ansatz war jedoch schon bald zu teuer.
„Was uns so überzeugt hat, ist, dass wird dank der Integration, Erweiterbarkeit und Flexibilität von Power Platform mit den Ressourcen, die wir haben, viel mehr tun können, als eigentlich möglich.“ – Tim Herron, Gründer und Chief Innovation Officer
Eine App zur Automatisierung des Prozesses für die Programmbewerbung erstellen
2019 schlug die IT-Fachkraft der Organisation, Tommy Kim, eine Power Platform-Lösung vor, um die laufenden Wartungskosten im Zusammenhang mit der benutzerdefinierten Webanwendung zu senken. Eine Power Platform Lösung würde zudem eine bessere Kontrolle über die Lösungsfunktionalität ermöglichen. Das Team verwendete Power Apps, um in wenigen Wochen eine App zur Bewertung von Bewerbungen zu erstellen, die einen sicheren Zugriff ermöglichte und die Benutzerfreundlichkeit für die Freiwilligen der Gemeinde verbesserte, welche die Programmbewerbungen bewerten mussten. Power Platform ermöglichte dem Team von Degrees of Change, die erforderlichen Tools für die Durchführung seiner Act Six- und Seed Internships-Programme mit lokalen Community-Gruppen zu entwerfen, zu entwickeln und zu pflegen.
Das Team hat ein Ökosystem an Tools geschaffen, um den Anforderungen der verschiedenen am Bewerbungs- und Auswahlprozess beteiligten Personen gerecht zu werden.
Die Lösung unterstützt drei wichtige Personas:
Kandidaten (Studenten), die sich über das Power Pages Portal für Programme bewerben.
Freiwillige aus der Gemeinde, die in der Power Apps-Apps zur Bewertung von Bewerbungen Programmbewerbungen bewerten und Punkte dafür vergeben.
Mitarbeiter von Degrees of Change, die den Auswahlprozess verwalten und die Platzierungen in der Power Apps Matching-App zuweisen.
Die Seed-Praktikumslösung unterstützt zwei weitere Personas:
Arbeitgeber, die im Arbeitgeberbereich des Power Pages-Portals Informationen zu ihrer Organisation eingeben und verfügbare Praktika eintragen.
Für die Einstellung zuständige Führungskräfte, die Anforderungen für Praktikumsstellen über das Power Pages-Portal einreichen und dort auch die Bewerbungen überprüfen.
Zur Programmbewerbungserfahrung für Bewerber gehört eine Reihe von Power Pages-Formularen, Power Automate-Workflows und Authentifizierungsschritten:
Die Erfahrung beginnt, wenn ein Bewerber ein Formular zur Interessensbekundung ausfüllt. Das Formular ist ein öffentliches, nicht authentifiziertes Power Pages-Formular zum Sammeln grundlegender Informationen von interessierten Studierenden.
Wenn das Interessensformular übermittelt wird, erstellt Power Pages einen Datensatz in Dataverse und löst dann einen Power Automate-Flow aus, der die Informationen mit vorhandenen Kontakten abgleicht. Wenn der Flow feststellt, dass ein Student zur Bewerbung qualifiziert ist, sendet der Flow dem Kandidaten eine E-Mail mit einem Einladungscode, der ihm die Registrierung im Portal ermöglicht.
Wenn der Bewerber den Link in seiner E-Mail auswählt, gelangt er zu einer Registrierungsseite im Portal. Die Authentifizierungseinstellungen können so konfiguriert werden, dass die Kontoerstellung ohne Einladung deaktiviert wird. Dadurch wird sichergestellt, dass nur qualifizierte Kandidaten ein Konto erstellen und eine Bewerbung starten können.
Nach der Registrierung erstellen die Kandidaten ein Konto und melden sich an.
Nach der Anmeldung werden die Kandidaten durch eine Reihe von Seiten geführt, um ihre Bewerbung abzuschließen. Das Degrees-of-Change-Team nutzte die standardmäßigen Validierungsoptionen von Power Pages, um sicherzustellen, dass die eingegebenen Daten gültig und einheitlich sind. Unter anderem wurde das Telefonnummernformat standardisiert und für Fragen eine bedingte Sichtbarkeit eingerichtet.
Mithilfe dieser Kombination von Power Platform Tools kann Degrees of Change die Herausforderungen im Zusammenhang mit dem externen Zugriff, der Sicherheit und der Skalierbarkeit bewältigen, die mit der Erweiterung seiner Act Six- und Seed Internships-Programme verbunden sind:
Ermöglichung eines authentifizierten, externen Zugriffs für Bewerber und Arbeitgeber über das Power Pages-Portal.
Selektive Anzeige von Programmdaten, die für verschiedene Benutzende relevant sind, über das Power Pages-Portal und die Power Apps-Zuordnungs-App sowie die App zur Bewertung von Bewerbungen.
Zentrale Sicherung und Pflege von Programmdaten in Dataverse, das in die Power Pages-Websites und -Apps in Power Apps integriert ist.
Die Lösung hilft auch bei der Zuordnung von Kandidaten zu Praktikumsstellen, einem schwierigen und zeitaufwändigen Teil des Seed Internships-Programms. Ein vordefiniertes KI-Modell in AI Builder erfüllt zwei wichtige Funktionen, um Voreingenommenheiten zu reduzieren und Skalierbarkeit im Auswahlprozess zu ermöglichen:
Anonymisieren und extrahieren wichtiger Details aus den Lebensläufen der Bewerber.
Synthetisieren großer Mengen strukturierter und unstrukturierter Programmdaten, um Empfehlungen für zu Bewerbern passenden Praktikumsplätzen zu generieren, die von den Mitarbeitenden zur Unterstützung von Vermittlungsentscheidungen verwendet werden.
Erstellen Sie ein Kandidatenportal im Power Pages Design Studio
Das Team erweiterte die Lösung um ein Power Pages Portal, über das Kandidaten Programmbewerbungen einreichen können. Mit dem Power Pages Designstudio können Sie externe Websites erstellen und bereitstellen, z. B. ein Portal für Programmbewerbungen. Mit Power Pages können Sie Websites erstellen, die in Microsoft Dataverse dieselben freigegebenen Geschäftsdaten wie zum Erstellen von Apps und Automatisierungen verwenden.
Das Verständnis Ihrer Benutzerpersönlichkeiten ist wichtig, um Entscheidungen zur Site-Architektur treffen zu können. Power Pages Für das Seed Internships-Portal hat das Team auf der Power Pages Site verschiedene Seiten für Arbeitgeber und Bewerber eingerichtet.
Im Arbeitgeberbereich des Portals können Arbeitgeber und Personalverantwortliche ihr Arbeitgeberprofil einrichten und pflegen sowie Praktikumsstellen hinzufügen und überwachen.
Um eine nahtlose Benutzererfahrung zu gewährleisten, hat das Team von Degrees of Change sein Power Pages-Portal auch den Farben der Organisationsmarke und der öffentlichen Website entsprechend angeglichen.
Verbessern Sie die Anwendungssicherheit und -qualität
Das Degrees-of-Change-Team verwendet eine in Power Apps erstellte App zur Bewertung von Bewerbungen, um den Fortschritt von mehr als 1.000 Bewerbungen mit 150 freiwilligen Gutachtern aus der Gemeinde zu teilen und zu überwachen. Die Application Scoring-App liest und schreibt Programmdaten in Dataverse und mindert so das Datenschutzrisiko, das mit der Weitergabe ungesicherter Kopien von Kandidateninformationen verbunden ist.
Die App-Oberfläche verbessert die Lesbarkeit der Bewerbungen, indem sie die Kandidateninformationen auf dem Bildschirm in Abschnitten anordnet, um die wichtigsten Details hervorzuheben.
Dank der Flexibilität der Power Apps-Benutzeroberfläche konnte das Team selbstständig Funktionen hinzufügen, die Freiwillige beim Bewertungsprozess der Bewerbungen unterstützen. Sie haben Folgendes erstellt:
Ein Tutorial Video zur Beschreibung der App-Funktionalität.
Hilfetext mit einer Bewertungsrubrik, um für Einheitlichkeit zwischen verschiedenen Bewertenden zu sorgen.
Aufgabe Fortschritts- und Zeitplanverfolgung für jeden Freiwilligen, damit dieser seine Beurteilungen im erforderlichen Zeitrahmen abschließen kann.
Eine integrierte Supportanfrage, die mit Power Automate integriert ist und die E-Mail automatisch an den richtigen Supportmitarbeitenden weiterzuleitet. Das Team sammelt Feedback von App-Benutzern, um einen Verbesserungsrückstand aufzubauen Ideen.
„Die Verbesserungen, die wir in ein nur wenigen Wochen selbstständig hinzufügen konnten, hätten wahrscheinlich 50.000 bis 100.000 US-Dollar gekostet, hätten wir sie speziell für uns programmieren lassen.“ – Tim Herron, Gründer und Chief Innovation Officer
Unterstützung der Entscheidungsfindung durch AI Builder
Das Team verwendet vordefinierte KI-Modelle in AI Builder, um Voreingenommenheiten zu reduzieren und die Zuordnung von Bewerbern zu verfügbaren Plätzen im Seed-Praktikumsprogramm zu beschleunigen. AI Builder erfüllt zwei wichtige Funktionen, die die Fairness und Skalierbarkeit des Bewerbungsabgleichsprozesses für das Seed Internships-Programm unterstützen:
Anonymisieren und extrahieren wichtiger Details aus den Lebensläufen von Bewerber, um Voreingenommenheiten bei der Entscheidungsfindung zu reduzieren.
Generieren von Empfehlungen für zu Praktikumsstellen passenden Bewerbern, indem Informationen zu Bewerbern und Rollen mit den von freiwilligen Gutachtern in der App zur Bewertung von Bewerbungen erfassten Qualitätswerten für die Bewerber und dem von Microsoft Fabric generierten Eignungswert für die Bewerber verknüpft werden.
Match-Empfehlungen von AI Builder werden in der Matching-App angezeigt, damit die Mitarbeiter sie überprüfen können. Das Degrees-of-Change-Team richtete AI Builder auch so ein, dass für jede empfohlene Zuordnung eine Erklärung generiert wurde.
Die empfohlenen AI Builder-Zuordnungen erhöhen die Geschwindigkeit und Menge der Praktikumsvermittlungen, welche die Mitarbeitenden bearbeiten können, erheblich.
„Die Verwendung der vordefinierter Modelle in AI Builder hilft unseren Mitarbeitenden, schnellere und effektivere Einstellungsentscheidungen zu treffen, ohne Stunden mit der Verarbeitung der Rohdaten verbringen zu müssen.“ – Tim Herron, Gründer und Chief Innovation Officer
Beschleunigen Sie die Kandidatensuche mit KI-Modellen
AI Builder bietet eine Auswahl vorgefertigter Modelle und die Möglichkeit, benutzerdefinierte Modelle für verschiedene Geschäftsszenarien zu erstellen. Um den Prozess der Zuordnung von Bewerbern zu optimieren, verwendet das Degrees-of-Change-Team die folgenden Modelle und Tools:
Entitätsextraktion: Das Team verwendet das vordefinierte Entitätsextraktionsmodell in AI Builder, um Schlüsselelemente strukturierter Daten aus Bewerbungen und unstrukturierten Daten aus Lebensläufen zu identifizieren. Die Daten werden verwendet, um sie mit den Anforderungen an die Praktikumsstelle abzugleichen, die von Arbeitgebern und für die Einstellung verantwortlichen Führungskräften festgelegt wurden.
Empfohlende Zuordnung: Ein zweites KI-Modell kombiniert diese Elemente dann, um eine Empfehlung für eine Zuordnung zu generieren, die den Mitarbeitenden in der Matching-App angezeigt wird.
Power Automate: Power Automate orchestriert die Verarbeitung von Informationen, indem es AI Builder die benötigten Daten aus Dataverse zur Verfügung stellt und dann die Ergebnisse wieder in Dataverse speichert.
„Durch die Stärkung unseres Auswahlprozesses mit AI Builder konnten wir skalieren und unsere menschlichen Bewertungen optimal nutzen.“ – Tim Herron, Gründer und Chief Innovation Officer