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Teck automatisiert Datenextraktion mit Power Automate und AI Builder

In dieser Fallstudie erfahren Sie, wie Teck mithilfe von Microsoft Power Platform seine Routineprozesse durch die Automatisierung der Datenextraktion aus Zolldokumenten transformiert hat. Teck, ein führendes kanadisches Rohstoffunternehmen, konzentriert sich auf die verantwortungsvolle Produktion von Metallen, die für die globale Entwicklung und die Energiewende unerlässlich sind.

Geschäftliche Herausforderungen

Das Team unter der Leitung von Rodolfo Rodrigues, Jr., einem Teck-Zollaufseher mit Sitz in Toronto, sah sich mit einem täglichen Trott konfrontiert. Sie mussten die eingehenden Zolldokumente manuell mit den vom System generierten Dokumenten abgleichen. Es war eine ineffiziente, mühsame und zeitraubende Arbeit, die stundenlange Überprüfung Zeile für Zeile erforderte, um die Richtigkeit der Zolldaten zu gewährleisten. Die schiere Menge dieser „geschäftigen Arbeit“ setzte das Team enorm unter Druck und hinderte es daran, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die einen größeren Einfluss auf das Geschäft hatte.

Der stark manuelle Prozess war auch anfällig für menschliche Fehler, was zu Compliance-Problemen und finanziellen Strafen führen konnte. Das Team benötigte eine Lösung, die nicht nur die Arbeitsabläufe rationalisiert, sondern auch die Genauigkeit erhöht und das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften verringert.

Ich sah einen Bedarf und wollte ihn lösen. Das liebe ich an Power Platform – es gibt keine Grenzen für die eigene Erstellung. Zu sehen, wie sich der Flow zusammenfügt, und ihn in Aktion zu sehen... es ist, als würde man sich eine Symphonie anschauen.

– Rodolfo Rodrigues, Jr., Zollmitarbeiter, Teck

Die Lösung

Obwohl er keine Erfahrung mit Softwareentwicklung hat, begann Rodrigues, Microsoft Power Platform mithilfe von Online-Tutorials zu erkunden. Er arbeitete mit seinem Kollegen Jorge Obregon daran, um eine automatisierte Lösung zu entwickeln, die letztendlich Power Automate, Power BI und AI Builder sowie SharePoint, Outlook und Excel integrierte.

Wenn Teammitglieder E-Mails mit Zolldokumenten erhalten, speichert das System nun die Anhänge automatisch in einem freigegebenen Ordner auf SharePoint. AI Builder extrahiert die wichtigsten Informationen aus den Dokumenten und vergleicht sie mit Daten aus dem System des Unternehmens. Alle Nichtübereinstimmungen werden zur menschlichen Überprüfung gekennzeichnet. Berichte aus der Unternehmensdatenbank werden automatisch generiert und hochgeladen, um die Prüfungen zu unterstützen. Ein benutzerfreundliches Power BI-Dashboard bildet die Ergebnisse visuell ab, sodass sich das Team auf die markierten Probleme konzentrieren kann.

Insgesamt spart der neue Workflow jede Woche 40 Stunden ein – Hunderte von Stunden pro Jahr – und reduziert Fehler um unglaubliche 99 %. Für die Verwaltung des Compliance-Prozesses waren früher fünf Personen erforderlich, heute erledigt nur noch eine Person die Aufgaben – eine fünffache Effizienzsteigerung. Die Lösung verbesserte auch die Fähigkeit des Teams, die Einhaltung der Broker-Compliance zu überwachen und kontinuierliche Verbesserungen in ihren externen Partnerschaften zu fördern.

Der verbesserte Prozess setzt nicht nur Ressourcen für strategische Arbeit frei, sondern erhöht auch die Genauigkeit durch konsequente Prüfungen, die menschliche Fehler minimieren. Durch die Verringerung der Wahrscheinlichkeit der Nichteinhaltung von Vorschriften werden finanzielle Risiken und Reputationsrisiken für Teck gemindert.

Fallstudie

In dieser technischen Fallstudie erfahren Sie, wie:

  • Teck die Datenextraktion für Zolldokumente mithilfe von Power Platform und KI automatisiert hat.
  • Power Automate zeitaufwändige E-Mail-Verarbeitungs-, Dateispeicherungs- und Datenvalidierungsaufgaben erledigen kann.
  • Sie können die Ergebnisse der Datenextraktion und des Datenvergleichs automatisch melden.
  • Sie Power Automate und Power Platform für die Automatisierung sich wiederholender, zeitaufwändiger Aufgaben nutzen können, sodass Ihre Mitarbeiter Zeit für engagiertere und strategischere Aufgaben haben.

Die Architektur

Das folgende Bild veranschaulicht die Architektur der automatisierten Lösung. Das Tool verwendet Power Automate, einschließlich Cloud-Flows und Desktop-Flows mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA), AI Builder und Power BI, sowie andere Software wie Outlook, SharePoint, und Excel.

Flussdiagramm, das den automatisierten Zoll-Compliance-Prozess mit Outlook, SharePoint, Power Automate, Excel, SAP und AI Builder Power BI zeigt

Der Power Automate-Flow überprüft das freigegebene Postfach des Teams in Outlook und sammelt die Referenzinformationen wie Agent, Datum und Versand-ID basierend auf dem Absender. Der Flow speichert die Dateien dann zusammen mit den Metadaten in einem vorgegebenen SharePoint-Ordner. In der Zwischenzeit lädt ein Power Automate-Desktop-Flow Berichte aus dem internen Datenfeed für Zollagenten des Teams herunter und speichert sie auf SharePoint.

In SharePoint extrahiert AI Builder die Daten aus jedem Dokument und aus dem automatisierten System. AI Builder verwendet dann Excel, um die Daten aus den per E-Mail gesendeten Zolldokumenten und die vom System generierten Daten zu vergleichen. Es bestätigt, dass die Transaktionen über alle erforderlichen Unterlagen verfügen und stellt sicher, dass die Quellen keine nicht übereinstimmenden Informationen enthalten. Wenn der Flow nicht übereinstimmende Daten findet, kennzeichnet er die Informationen zur weiteren Überprüfung.

Die Ergebnisse werden in einem benutzerdefinierten Compliance-Dashboard angezeigt, das mit Power BI erstellt wurde.

Wichtige Erkenntnisse

Die Fallstudie zur Datenextraktion und -berichterstattung von Teck zeigt das Potenzial von Power Platform für die Einrichtung von Tools zur Datei- oder Datenverarbeitung und zum Vergleich. Hier sind einige wichtige Erkenntnisse für Fachleute, die eine ähnliche Lösung in ihren eigenen Organisationen implementieren möchten:

  • Dateien verarbeiten: Verwenden Sie Power Automate, um per E-Mail gesendete Dateien zu verarbeiten und die Daten zu vergleichen.
  • Daten extrahieren und vergleichen: Verwenden Sie AI Builder, um die Daten zu extrahieren und zu vergleichen.
  • Dokumente speichern: Verwenden Sie Power Automate, um die Dokumente automatisch zu aktualisieren und auf SharePoint zu speichern.
  • Die Ergebnisse überwachen: Verwenden Sie ein automatisiertes Power BI-Dashboard, um die Ergebnisse des Datenvergleichs zu visualisieren und zu berichten.

Teck profitiert von den folgenden Vorteilen seines automatisierten Datenextraktionstools:

  • Gesteigerte Produktivität: Das Teck-Team steigerte die Effizienz bei diesen Aufgaben um das Fünffache und sparte Hunderte von Arbeitsstunden ein.
  • Weniger Fehler: Die Lösung reduzierte Fehler bei der Datenverarbeitung um 99 %.

Blick in die Zukunft

Während Rodrigues in die Zukunft blickt, liegt sein Fokus darauf, andere zu befähigen. Er ist bestrebt, sein Wissen weiterzugeben, indem er Kollegen als Mentor zur Seite steht und sie dazu inspiriert, die Fähigkeiten von Power Platform zu erkunden. Er glaubt, dass diese Fähigkeiten in einem sich schnell verändernden Arbeitsmarkt nicht nur wertvoll, sondern unerlässlich sind.

„Wenn Sie diese Fähigkeiten jetzt nicht aufbauen, werden Sie zurückgelassen“, sagt Rodrigues. „Die Zukunft gehört denen, die sich anpassen, automatisieren und innovativ sein können. Ich möchte den Menschen helfen, dorthin zu gelangen.“

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