Hinweis
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Hinweis
Ab Juni 2024 gewähren Einladungen, die über den älteren SharePoint-Einladungs-Manager gesendet werden, keinen Zugriff mehr. Benutzer müssen Dokumente erneut freigeben, um gültige Einladungen zu generieren.
Die externe Freigabe in SharePoint und OneDrive ermöglicht Benutzern das Freigeben von Inhalten für Personen außerhalb Ihrer organization, z. B. Partner, Anbieter, Kunden oder Kunden. Sie können auch externe Freigaben für lizenzierte Benutzer in mehreren Microsoft 365-Abonnements verwenden. Die externe Freigabe in SharePoint ist Bestandteil der sicheren Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Lesen Sie auch Übersicht über optionen für die externe Zusammenarbeit in Microsoft 365.
Wichtig
Testmandanten können die robusten Zusammenarbeitsfunktionen von SharePoint nutzen, aber der Umfang der externen Freigabe wird im Vergleich zu lizenzierten Mandanten eingeschränkt. Dies ist darauf ausgelegt, potenziellen Missbrauch zu verhindern und eine sichere Erfahrung für alle Benutzer zu gewährleisten.
Schließen Sie externe Freigaben als Teil Ihrer allgemeinen Berechtigungsplanung für SharePoint und OneDrive ein. Dieser Artikel beschreibt, was passiert, wenn Benutzer freigeben, je nachdem, was sie freigeben und mit wem.
Wenn Sie die Freigabe direkt einrichten möchten, wählen Sie das Szenario aus, das Sie aktivieren möchten:
- Zusammenarbeit mit Gästen an einem Dokument
- Zusammenarbeit mit Gästen in einer Website
- Zusammenarbeit mit Gästen in einem Team
(Wenn Sie versuchen, eine Datei oder einen Ordner freizugeben, lesen Sie Freigeben von OneDrive-Dateien und -Ordnern oder Freigeben von SharePoint-Dateien und -Ordnern in Microsoft 365.)
Hinweis
Die externe Freigabe ist standardmäßig für Ihre gesamte SharePoint- und OneDrive-Umgebung aktiviert. Möglicherweise sollten Sie global deaktivieren, bevor die Benutzer die Websites verwenden oder bis Sie genau wissen, wie Sie das Feature verwenden wollen.
Wie lassen sich SharePoint und OneDrive in Microsoft Entra B2B integrieren?
In SharePoint und OneDrive werden zwei externe Freigabemodelle verwendet:
Externe SharePoint-Authentifizierung
SharePoint- und OneDrive-Integration mit Microsoft Entra B2B
Wenn Sie Microsoft Entra B2B-Integration verwenden, gelten Microsoft Entra Einstellungen für die externe Zusammenarbeit, z. B. Einstellungen für Gasteinladungen und Einschränkungen für die Zusammenarbeit.
Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen den beiden Freigabemodellen.
| Freigabemethode | Was geschieht beim Freigeben von Dateien und Ordnern? | Was geschieht beim Freigeben von Websites? |
|---|---|---|
| Externe SharePoint-Authentifizierung (Microsoft Entra B2B-Integration nicht aktiviert) |
Kein Gastkonto erstellt* Microsoft Entra Einstellungen gelten nicht |
Nicht zutreffend (Microsoft Entra B2B immer verwendet) |
| Microsoft Entra B2B-Integration aktiviert | Gastkonto immer erstellt Microsoft Entra Einstellungen gelten |
Gastkonto immer erstellt Microsoft Entra Einstellungen gelten |
*Möglicherweise ist bereits ein Gastkonto aus einem anderen Freigabeworkflow vorhanden, z. B. das Freigeben eines Teams. In diesem Fall wird es für die Freigabe verwendet.
Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren Microsoft Entra B2B-Integration finden Sie unter SharePoint- und OneDrive-Integration mit Microsoft Entra B2B.
Wie funktionieren einstellungen für die externe Freigabe?
SharePoint enthält Einstellungen für die externe Freigabe sowohl auf Organisationsebene als auch auf Websiteebene (früher als "Websitesammlungsebene" bekannt). Um die externe Freigabe auf jeder Website zu ermöglichen, müssen Sie diese auf Organisationsebene zulassen. Sie können dann die externe Freigabe für andere Websites einschränken. Wenn die externe Freigabeoption einer Website und die Freigabeoption auf Organisationsebene nicht übereinstimmen, wird immer der restriktivste Wert angewendet. OneDrive-Freigabeeinstellungen können mit den SharePoint-Einstellungen identisch oder restriktiver sein.
Unabhängig davon, welche Option Sie auf Organisations- oder Websiteebene wählen, die jeweils restriktivere Funktion ist weiterhin verfügbar. Wenn Sie z. B. die nicht authentifizierte Freigabe mithilfe von "Jeder"-Links zulassen, können Benutzer die Freigabe weiterhin für Gäste, die sich anmelden, und für interne Benutzer freigeben.
Hinweis
Auch wenn Ihre Einstellung auf Organisationsebene die externe Freigabe zulässt, ist es nicht bei allen neuen Websites standardmäßig zulässig. Weitere Informationen finden Sie unter Standardeinstellungen für die Websitefreigabe .
Was sind die Sicherheits- und Datenschutzaspekte?
Wenn Sie vertrauliche Informationen haben, die niemals extern freigegeben werden sollten, empfehlen wir, die Informationen auf einer Website zu speichern, auf der die externe Freigabe deaktiviert ist. Erstellen Sie nach Bedarf zusätzliche Websites, die Sie für die externe Freigabe verwenden. Dadurch können Sie Sicherheitsrisiken eingrenzen, indem Sie den externen Zugriff auf vertrauliche Informationen verhindern.
Hinweis
Um die interne Freigabe von Inhalt auf einer Website einzuschränken, können Sie verhindern, dass Mitglieder der Website diese freigeben, und Zugriffsanforderungen aktivieren. Für weitere Informationen, besuchen Sie Einrichten und Verwalten von Zugriffsanforderungen.
Wenn Benutzer einen Ordner für mehrere Gäste freigeben, können die Gäste die Namen des jeweils anderen im Bereich Zugriff verwalten für den Ordner (und alle darin enthaltenen Elemente) sehen.
Gewusst wie mit Microsoft 365-Gruppen verbundene Teamwebsites freigeben?
Wenn Sie oder Ihre Benutzer Microsoft 365-Gruppen erstellen (z. B. in Outlook oder durch Erstellen eines Teams in Microsoft Teams), wird eine SharePoint-Teamwebsite erstellt. Administratoren und Benutzer können auch Team-Websites in SharePoint erstellen, wodurch eine Microsoft 365-Gruppe erstellt wird. Für mit einer Gruppe verbundene Teamwebsites werden die Gruppenbesitzer als Websitebesitzer und die Gruppenmitglieder als Websitemitglieder hinzugefügt. In den meisten Fällen möchten Sie diese Websites freigeben, indem Sie der Microsoft 365-Gruppe Personen hinzufügen. Sie können jedoch nur die Website freigeben.
Wichtig
Es ist wichtig, dass alle Gruppenmitglieder über die Berechtigung verfügen, auf die Teamwebsite zuzugreifen. Wenn Sie die Berechtigung der Gruppe entfernen, funktionieren viele Aufgaben der Zusammenarbeit (wie das Teilen von Dateien in Team-Chats) nicht mehr. Fügen Sie Gäste nur dann zur Gruppe hinzu, wenn Sie möchten, dass diese auf die Website zugreifen können. Informationen zum Gastzugriff auf Microsoft 365-Gruppen finden Sie unter Verwalten des Gastzugriffs in Gruppen.
Was geschieht, wenn Benutzer Inhalte freigeben?
Wenn Benutzer etwas an Personen außerhalb des Unternehmens freigeben, wird eine Einladung an die Person per E-Mail gesendet, die einen Link zu dem freigegebenen Element enthält.
Da diese Gäste keine Lizenz in Ihrem organization haben, sind sie auf grundlegende Aufgaben für die Zusammenarbeit beschränkt:
Sie können Office.com zum Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten verwenden. Wenn Ihr Plan Office Professional Plus umfasst, können sie die Desktopversion von Office nicht auf ihren eigenen Computern installieren, es sei denn, Sie weisen ihnen eine Lizenz zu.
Sie können Aufgaben auf einer Website ausführen, die auf der Berechtigungsebene basieren, die ihnen zugewiesen wurde. Wenn Sie z. B. einen Gast als Websitemitglied hinzufügen, verfügt dieser über die Berechtigung Bearbeiten und kann Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen. Außerdem können sie Listenelemente und Dateien anzeigen, hinzufügen, aktualisieren und löschen.
Sie können andere Arten von Inhalten auf Websites anzeigen, je nachdem, welche Berechtigungen ihnen erteilt wurden. Beispielsweise können sie zu verschiedenen Unterwebsites innerhalb einer freigegebenen Website navigieren. Außerdem können sie beispielsweise Websitefeeds anzeigen.
Wenn Ihre authentifizierten Gäste größere Funktionalität wie OneDrive-Speicher oder das Erstellen einer Power Automate-Flow benötigen, müssen Sie ihnen eine entsprechende Lizenz zuweisen.
Gewusst wie die Freigabe beenden?
Sie können die Freigabe für Gäste beenden, indem Sie deren Berechtigungen aus dem freigegebenen Element entfernen oder sie als Gast in Ihrem Verzeichnis entfernen.
Sie können die Freigabe für Personen beenden, die über einen Jeder-Link verfügen, indem Sie zu der Datei oder dem Ordner wechseln, die Sie freigegeben haben, und den Link löschen oder indem Sie die Option Jeder-Links für die Website deaktivieren.
Informationen zum Beenden der Freigabe eines Elements
Benötigen Sie weitere Hilfe?
Wenn Sie technische Fragen zu diesem Thema haben, kann es hilfreich sein, diese im SharePoint-Diskussionsforum zu veröffentlichen. Dies ist eine großartige Ressource, um andere Benutzer zu finden, die mit ähnlichen Problemen zu tun oder sich in der gleichen Situation befunden haben.
Siehe auch
Suchen nach extern freigegebenen Websiteinhalten
Konfigurieren von Teams mit drei Schutzebenen
Erstellen einer sicheren Umgebung für die Gastfreigabe
Interaktion der Einstellungen zwischen Microsoft 365-Gruppen, Microsoft Teams und SharePoint