Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung in SharePoint Server

GILT FÜR:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

Der erste Schritt bei der Planung Ihrer Dokumentverwaltungslösung ist, Benutzer zu identifizieren und die Art der Verwendung von Dokumenten zu analysieren. Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung für Ihre Lösung, die auf SharePoint Server basiert.

Identifizieren von Benutzern

Zur Identifizierung der Beteiligten und Teilnehmer an Ihrer Dokumentverwaltungslösung können Sie mithilfe einer Umfrage Informationen sammeln. Ihre Umfrage kann z. B. die folgenden Fragen enthalten:

• Wer in Ihrer Organisation erstellt Dokumente?

• Welche Arten von Dokumenten erstellen sie?

• Welche Rolle hat der Benutzer des Dokuments?

  • Wer prüft Dokumente?

  • Wer bearbeitet Dokumente?

  • Wer verwendet Dokumente?

  • Wer genehmigt die Veröffentlichung von Dokumenten?

  • Wer entwirft Websites, die zum Hosten von Dokumenten verwendet werden?

  • Wer legt Richtlinien und Vorgaben zur Verwaltung von Dokumenten fest?

  • Wer verwaltet Datensätze in Ihrer Organisation?

  • Wer ist für die Bereitstellung und Wartung der Server zuständig, auf denen Dokumente gespeichert werden?

Durch die Identifizierung von Beteiligten an Inhalten können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumentverwaltungslösung umfassend ist und Sie Websites und Dokumentbibliotheken entwerfen, die den Anforderungen und Prozessen Ihres Unternehmens im Hinblick auf Inhalte entsprechen.

Analysieren der Dokumentnutzung

Nachdem Sie Ihre Beteiligten an Inhalten identifiziert haben, sollten Sie Informationen von diesen erfassen, anhand derer Sie analysieren können, wie Dokumente in Ihrer Organisation verwendet werden. Dies ist ein wichtiger Teil des Planungsprozesses, da die Analyse Ihnen hilft, Folgendes zu bestimmen:

• Wie Dokumentbibliotheken strukturiert werden sollen

• Welche SharePoint-Websitevorlagen verwendet werden sollen.

• Wie viele SharePoint-Websites Sie benötigen.

• Welche physische Servertopologie Sie benötigen, um Ihre Lösung zu implementieren

• Welche Informationsverwaltungsrichtlinien auf die Websites angewendet werden sollten

Welche Informationen sollen gesammelt werden?

Die für die Dokumentnutzungsanalyse zu sammelnden Informationen umfassen:

• Dokumenttyp, wie Hinweis zur Aktienanalyse, Mitarbeiterbeurteilung, interner Vermerk oder Produktspezifikation

• Der Zweck jedes Dokumenttyps, wie "gibt Benutzern Empfehlungen zu Aktien, einschließlich stützender Daten"

• Der Autor jedes Dokumenttyps (es ist hilfreich, anstatt einzelner Namen die Rolle des Autors anzugeben, z. B. "Finanzanalyst" oder "Produktmanager")

• Die Benutzer jedes Dokumenttyps, wie "Kunden" oder "Teammitglieder"

• Das Format des Dokuments. Wenn das Dokument im Laufe des Lebenszyklus einmal von einem Format in ein anderes umgewandelt werden muss, erfassen Sie diese Informationen.

• Andere Rollen, die sich auf den Lebenszyklus des Dokuments beziehen, wie "Technischer Prüfer" oder "Redakteur"

• Speicherort des Dokuments, z. B. "Clientcomputer", "Webserver" oder "Dateiserver". Diese Frage kann mehrere Antworten haben, z. B. wenn ein Dokument auf einem Clientcomputer erstellt und dann auf einem Webserver veröffentlicht wird.

Folgendes sind Beispiele für Informationen, die von zwei unterschiedlichen Organisationen in einem Unternehmen in einem Arbeitsblatt gesammelt und aufgezeichnet werden können.

Informationssammlungstabelle: Beispiel mit Forschungsinformationen

Analyseergebnis für das Beispiel mit Forschungsinformationen

Aufgrund der unterschiedlichen Formate für Erstellung und Veröffentlichung ist eine Formatkonvertierung erforderlich. Aufgrund der großen Anzahl von Benutzern sind ein oder mehrere Workflows (auf dem Server implementierte Geschäftsprozesse) erforderlich. Die zwei Websites (Dokumenterstellung und Testen) erfordern Mechanismen zum Verschieben der Inhalte von einer Website zu einer anderen.

Informationssammlungstabelle: Beispiel mit Mitarbeiterinformationen

Analyseergebnis für das Beispiel mit Mitarbeiterinformationen

Für zwei Autoren und mehrere Bearbeiter ist mindestens ein Workflow erforderlich.. Viele Personen behandeln das Dokument, befindet sich dann auf einem Unternehmenswebserver (wird als hochsicher angesehen) und wird direkt verwaltet oder in ein Datenarchiv verschoben. Der sensible Charakter dieses Inhalts erfordert Information Rights Management (IRM) auf den Desktops und Servern, zusätzlich zu Unternehmensrichtlinien und bewährten Methoden (z. B. Überwachung), die die Privatsphäre des Mitarbeiters und die rechtliche Stellung des Unternehmens schützen.

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel behandelten Informationen zu dokumentieren:

• Arbeitsblatt "Teilnehmer der Dokumentverwaltung"

• Arbeitsblatt zur Analyse der Dokumentverwendung