Power Platform-Berichtsfunktionen

  • 6 Minuten

Die Berichtsoptionen, die in Microsoft Power Platform bereitgestellt werden, erfüllen viele Anforderungen an die operative Berichterstattung.

Dataverse-Berichtsoptionen

Modellgesteuerte Apps

Dataverse bietet viele Berichtsoptionen für modellgesteuerte Apps:

  • Ansichten sind gespeicherte Abfragen in den Tabellen in Dataverse mit ausgewählten Spalten und Filtern. Viele Berichtsanforderungen sind einfache Datenlisten, und Ansichten können häufig viele dieser Anforderungen erfüllen.
  • Diagramme sind Visualisierungen von Dataverse-Daten in einer Ansicht.
  • Dashboards ist eine Sammlung von Ansichten und Diagrammen. Power BI-Visualisierungen können Formularen oder Dashboards hinzugefügt werden. Standard-Dashboards dienen nur zur Anzeige von Daten. Mit interaktiven Dashboards können Benutzer Daten filtern und Maßnahmen ergreifen.

Die Vorteile dieser Optionen sind Folgende:

  • Einfacher Zugriff innerhalb der Apps.
  • Die Daten sind immer aktuell.
  • Das Sicherheitsmodell ist erzwungen.
  • Sie sind in Lösungspaketen enthalten.
  • Es sind keine besonderen Fähigkeiten erforderlich.
  • Benutzer können ihre eigenen persönlichen Ansichten, Diagramme und Dashboards erstellen.

Die Nachteile dieser Optionen sind Folgende:

  • Es sind nur einfache Visualisierungen verfügbar.
  • Die Daten sind auf eine einzelne Tabelle und Tabellen in n:1-Beziehungen beschränkt.
  • Die Daten sind immer aktuell und können nicht auf einen bestimmten Zeitpunkt zurückblicken.
  • Trends können nicht analysiert werden.
  • Benutzer müssen über eine Lizenz verfügen und App-Benutzer sein.
  • Diagramme und Dashboards sind auf 50.000 Zeilen begrenzt.
  • In Ansichten werden nur die ersten 5.000 Zeilen angezeigt.

Nach Excel exportieren

Mit Dataverse können Sie nach Microsoft Excel exportieren. Benutzer können als statische Daten oder als dynamische Abfrage exportieren. Der Export von Daten erfolgt aus einer Ansicht mit Spalten und Filtern.

Sie können Benutzern, die keine App-Benutzer sind, statische Daten bereitstellen. Statische Daten werden für den Fall verwendet, in dem Sie zum aktuellen Datum und zur aktuellen Uhrzeit eine Momentaufnahme der Daten abrufen müssen oder die Daten für andere freigeben möchten.

Verwenden Sie die dynamische Abfrage, um die aktuellen Informationen zu erhalten. Darüber hinaus können Sie mithilfe dynamischer Abfragen Ihre Informationen in Excel aktualisieren und jederzeit mit den Angaben in Ihrer App abgleichen. Ein Benutzer muss über eine Lizenz verfügen, um mit einer dynamischen Abfrage auf ein Excel-Arbeitsblatt zugreifen zu können. Dynamische Abfragen unterstützen das Exportieren der Daten als Zeilen oder als PivotTable.

Die Funktion Nach Excel exportieren kann nur Daten von Dataverse enthalten.

Daten können auch in Excel Online bearbeitet und dann wieder in Dataverse gespeichert werden, um eine umfassende Benutzererfahrung beim Bearbeiten zu bieten.

Für den Export von 100.000 Zeilen nach Excel wurde standardmäßig ein Limit festgelegt. Sie können dieses Limit mit der Einstellung MaxRecordsForExportToExcel auf 1.000.000 Zeilen erhöhen.

Word‑ und Excel-Vorlagen

Sie können Microsoft Word‑ und Excel-Vorlagen für die Berichterstellung verwenden. Word-Vorlagen gelten für eine einzelne Zeile und alle zugehörigen Zeilen. Excel-Vorlagen dienen zur Ansicht oder Liste von Zeilen. Excel-Vorlagen können Visualisierungen und andere Analysen enthalten, die von Excel bereitgestellt werden.

Sie können den Zugriff auf einzelne Vorlagen über die Sicherheit steuern.

Wichtig

Word‑ und Excel-Vorlagen können nicht in ein Lösungspaket aufgenommen werden. Dokumentvorlagen, die aus einer Umgebung heruntergeladen wurden können nur innerhalb dieser Umgebung verwendet werden. Die Migration von Umgebung zu Umgebung für Word‑ oder Excel-Vorlagen wird zurzeit nicht unterstützt.

Berichts-Assistent

Der Berichts-Assistent ist ein Tool zur Generierung von Benutzerberichten für modellgesteuerte Apps. Der Berichts-Assistent kann einen SQL Server Reporting Services-Bericht aus Daten erstellen, die in Dataverse gespeichert sind. Der Bericht kann tabellarisch sein oder ein Diagramm enthalten.

Die vom Assistenten generierten Berichte haben ein einfaches Layout, wie im folgenden Screenshot gezeigt.

Screenshot des Berichts des Berichts-Assistenten.

Sie können diese Berichte herunterladen und bearbeiten, um ihr Layout zu ändern. Berichte, die vom Berichts-Assistenten erstellt werden, können in ein Lösungspaket aufgenommen werden.

SQL Server Reporting Services

Ein Datenanalyst kann Berichte mithilfe von SQL Server Reporting Services und Visual Studio erstellen. SQL Server Reporting Services-Berichte können mehrere Datasets aus verschiedenen Teilen des Datenmodells abrufen. Dies ermöglicht komplexere Berichte, als mit den zuvor beschriebenen Optionen erstellt werden können.

Hinweis

Berichte und Abfragen können bis zu fünf Minuten lang ausgeführt werden. Wenn der maximale Zeitraum erreicht wurde, läuft der Bericht ab und eine Nachricht wird an den Benutzer zurückgegeben. Innerhalb der Dauer von fünf Minuten können Berichte und Abfragen große Datenmengen umfassen, die mehr als 50.000 Zeilen umfassen.

Tipps zum Erstellen von Berichten:

  • Entwerfen Sie Berichte, um kleinere Datasets über kürzere Zeiträume abzufragen, indem Sie dem Bericht einen zeitbasierten Filter hinzufügen, z. B. den aktuellen Monat oder das aktuelle Quartal, um die Ergebnisse einzuschränken.
  • Begrenzen Sie die Anzahl der Tabellen, die zur Rückgabe des Ergebnisses benötigt werden. Dieser Ansatz reduziert die Zeit, die zum Ausführen der Abfrage und zum Zurückgeben der Ergebnismenge erforderlich ist.
  • Reduzieren Sie die Anzahl der Zeilen, die in detaillierten Berichten angezeigt werden. Durch geeignetes Filtern können Sie die Anzahl der von der Abfrage zurückgegebenen Zeilen und Zeitüberschreitungen verringern.
  • Bei aggregierten oder zusammengefassten Berichten müssen Abfragen verwendet werden, um die Aggregation in die Datenbank zu übertragen, keine detaillierten Zeilen abzurufen und eine Aggregation im SQL Server Reporting Services-Bericht durchzuführen.

Wichtig

Das Ausführen großer Berichte kann die Leistung aller Benutzer beeinträchtigen. Der Lösungsarchitekt sollte in Betracht ziehen, die Berichte durch Exportieren von Dataverse-Daten zu entladen, um komplexere und tiefere Berichte zu ermöglichen.

Alternative Optionen

Erweiterte Suche ist eines der nützlichsten Tools, die Functional Consultants, Geschäftsanalysten, Administratoren und sogar Endbenutzer kennenlernen sollten. Mit der erweiterten Suche können Benutzer ihre eigenen Abfragen erstellen und diese als persönliche Ansichten speichern. Abfragen in der erweiterten Suche sind für viele andere Funktionen in modellgesteuerten Apps die Grundlage, dazu gehören:

  • Exportieren Sie nach Excel.
  • Excel-Vorlagen
  • Massenlöschung
  • Duplikaterkennung
  • Dashboards

Das Erstellen eines Berichts ist nicht immer erforderlich:

  • Verwenden Sie für eine spontane Berichterstellung eine Kombination aus erweiterter Suche und Excel.
  • Verwenden Sie für Benutzer sofort einsatzbereite Dashboards und Diagramme.
  • Für Berichte, die gedruckt oder exportiert werden müssen, sollten Sie Word‑ und Excel-Vorlagen erstellen.

Der Lösungsarchitekt muss Berichtstools aus anderen Quellen berücksichtigen, die der Debitor verwendet.

Power BI sollte immer für die Berichterstellung und Analyse berücksichtigt werden.