Einführung

Eingehende E-Mails können schnell überwältigend werden und es schwierig machen, sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren. Microsoft Power Automate erleichtert die Verwaltung dieser Herausforderung, indem Benutzer An, Von und Betreff von E-Mails überwachen und automatisierte Workflows erstellen können, die basierend auf spezifischen Bedingungen Maßnahmen ergreifen.

Trigger-Flows

Derzeit sind vier Trigger für Power Automate-Flows verfügbar. Diese Trigger stammen von vom Microsoft Office 365 Outlook-Standarkonnektor und können dazu verwendet werden, eingehende E-Mails zu überwachen:

• Bei Eingang einer neuen E-Mail

• Beim Kennzeichnen einer E-Mail

• Bei Eingang einer neuen E-Mail bei einem freigegebenen Postfach

• Wenn eine neue E-Mail mit Erwähnung meines Namens empfangen wird

Jeder Trigger überwacht alle eingehenden E-Mails des Ordners, den Sie im Trigger festgelegt haben. Ihr Posteingang ist standardmäßig einer dieser Ordner. Sie können die Überwachung präzisieren, indem Sie beschreiben, an wen die E-Mail gesendet wurde und ob jemand in der Cc-Zeile hinzugefügt wurde, wer die E-Mail gesendet hat, eine bestimmte Zeichenfolge im Betreff und ob Anhänge hinzugefügt wurden.

Metadaten für SharePoint-Liste speichern

Metadaten sind als Datenmengen definiert, die relevante Informationen zu anderen Daten beschreiben und bereitstellen. Wenn z. B. E-Mails in Ihrem Outlook-Posteingang eingehen, konzentrieren Sie sich hauptsächlich auf die wichtigsten Metadaten wie die Inhalte Zu, Von, Betreff und Text. Es sind jedoch mehrere andere Metadatenelemente verfügbar, z. B. Relevanz, die zur zukünftigen Verwendung erfasst werden können. Das Speichern von Metadaten vereinfacht Ihre Aufgabe, Suchen in der Zukunft durchzuführen.

Wenn Sie nur die Metadaten bestimmter E-Mails erfassen möchten, können Sie eine Kombination von bereits verfügbaren Optionen verwenden, um diesen Parameter festzulegen. Sie können z. B. einen Flow nur auslösen, wenn die E-Mail an Sie gesendet wurde, wenn Sie in der Cc Zeile in einer bestimmten Gruppen-E-Mail-Adresse aufgeführt sind, und wenn der E-Mail-Betreff die Worte „monatlicher Bericht für verfügbaren Bestand“ enthält.

Sie können die Metadaten aus der E-Mail als neue Elemente in Spalten in einer SharePoint-Liste speichern.

Im Folgenden sind die aktuell verfügbaren Metadatenelemente aufgeführt:

• Von – Postfachbesitzer und Absender der Nachricht.

• Zu – Empfänger der Nachricht.

• Betreff – Betreff der Nachricht.

• Text – Text der Nachricht.

• Relevanz – Relevanz der Nachricht wie niedrig, normal und hoch.

• CC – Empfänger, die eine Courtesy Copy der Nachricht zu Informationszwecken erhalten.

• BCC – Empfänger, die eine Blind Carbon Copy der Nachricht empfangen, deren Name und E-Mail-Adresse für andere Empfänger der Nachricht nicht sichtbar sind.

• Antwort an – Die E-Mail-Adressen, die für eine Antwort auf die Nachricht verwendet werden.

• Textvorschau – Vorschau einer E-Mail-Nachricht.

• Nachrichten-ID – Eindeutiger Bezeichner der Nachricht.

• Internet Message-ID – Die Nachrichten-ID in dem Format, das in RFC (Request for Comments) oder RFC 2822 angegeben ist.

• Unterhaltungs-ID – Die ID der Konversation, zu der die E-Mail gehört.

• Eingangszeit – Datum und Uhrzeit des Empfangs der Nachricht.

• Anhänge, Anhangs-ID – Fügen Sie die Anhänge oder die Anhangs-ID hinzu.

• Name Dateianhang – Gibt den vollständigen Namen des Anhangs an.

• Anhangsinhalt – Gibt den vollständigen Inhalt des Anhangs an.

• Anhangsinhalt – Typ – Gibt die Art des Inhalts der Anhänge an.

• Anhänge – Datum/Uhrzeit letzte Änderung – Gibt das letzte Datum an, an dem die Anhänge zuletzt geändert wurden.

• Inhalt der Anhänge – ID – Gibt die Inhalts-ID des Anhangs an.

• Hat Anhang – Gibt an, ob zu der Nachricht Anhänge gehören.

• Wurde gelesen – Zeigt an, ob die Nachricht gelesen wurde.

• Ist HTML – Gibt an, ob der E-Mail-Text im HTML-Format verfasst ist.

• Größe der Anhänge – Die Größe des Anhangs in Byte.

Anhänge aus in SharePoint-Dokumentbibliotheken speichern

Eine SharePoint-Dokumentbibliothek ist ein ausgezeichneter Ort, um Ihre E-Mail-Anhänge zu speichern. Diese Dokumente sind dann mit einem Internetzugang von überall aus zugänglich. Mit Power Automate können Sie einen Flow erstellen, um von Ihnen ausgewählte E-Mails zu überwachen und ihre Anhänge in einer Dokumentbibliothek zu speichern.

1. Wählen Sie auf der Power Automate-Homepage im linken Navigationsmenü „My Flows“ aus.

2. Wählen Sie + Neuer Flow und dann Automatisierter Cloud-Flow aus.

3. Geben Sie dem Flow den Namen Anhänge in Sharepoint speichern.

4. Wählen Sie Bei Eingang einer neuen E-Mail (V3) Office 365 Outlook-Trigger aus.

5. Der neue Flow wird im neuen Designer in Power Automate geöffnet. Speichern Sie den Flow, und deaktivieren Sie den Neuen Designer oben rechts.

6. Wählen Sie den Trigger aus, um seine Eigenschaften zu überprüfen. Setzen Sie die Eigenschaft Nur mit Anhängen auf Ja.

7. Wählen Sie + Neuer Schritt aus, und suchen Sie nach Anlage abrufen (V2).

8. Wählen Sie im Feld Nachrichten-ID die Eigenschaft Message ID von Dynamischer Inhalt aus.

9. Wählen Sie im Feld Anhangs-ID die Eigenschaft Attachments Attachment Id aus dem dynamischen Inhalt aus.

10. Geben Sie unter Ursprüngliche Postfachadresse die E-Mail-Adresse ein, die Sie für den Trigger verwendet haben.

    Hinweis

    Durch Hinzufügen der Anhangsdetails wird automatisch die Aktion Anhang abrufen in einer Aktion Für alle übernehmen hinzugefügt. Das bedeutet, dass jeder Anhang in SharePoint gespeichert wird.

11. Wählen Sie + Aktion hinzufügen unter der Aktion „Anhang abrufen“ aus. Suchen Sie dann nach SharePoint, und wählen Sie Datei erstellen aus.

    Hinweis

    Sie fragen sich vielleicht, warum wir eine Datei erstellen müssen, wenn diese bereits vorhanden ist und wir sie gerade abgerufen haben. SharePoint weiß nichts über den Outlook-Anhang, deshalb müssen wir die Aktion „Datei erstellen“ verwenden und den Anhangsinhalt aus Outlook weitergeben.

12. Wählen Sie die Websiteadresse und dann den Ordnerpfad Ihrer SharePoint-Bibliothek aus.

    Hinweis

    Der Ordnerpfad ist für die Bibliothek, in der die Anhänge gespeichert werden sollen.

13. Wählen Sie das Feld Dateiname aus. Wählen Sie Dynamischer Inhalt aus, und suchen Sie dann nach Attachments Name. Diese Eigenschaft kommt von der Ausgabe des Triggers.

14. Wählen Sie das Feld Dateiinhalt aus. Wählen Sie Dynamischer Inhalt aus, und suchen Sie dann nach Content Bytes. Diese Eigenschaft kommt von der Ausgabe der Aktion „Anhang abrufen“.

Jetzt sollte Ihr Flow dem folgenden Bild ähneln:

Als Nächstes müssen Sie bestätigen, dass die Dateien erfolgreich gespeichert wurden. Falls dies nicht der Fall ist, müssen Sie benachrichtigt werden.

1. Wählen Sie in der Schleife Auf alle anwenden und unterhalb der Aktion Datei erstellen die Option + Aktion hinzufügen aus, und fügen Sie dann eine Aktion Bedingung hinzu.

2. Wählen Sie auf der linken Seite der Bedingung die Option Dynamischen Inhalt hinzufügen und Expressions aus, und fügen Sie dann Folgendes hinzu:

   outputs('Create_file')['statusCode']

3. Fügen Sie auf der rechten Seite der Bedingung 403 hinzu.

4. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn ja (true) die Option Eine Aktion hinzufügen und dann die Aktion Eine E-Mail senden (V2) aus.

5. Wählen Sie in der Aktion das Feld An aus. Das Feld Dynamischer Inhalt wird geöffnet. Wählen Sie aus den Ausgaben des Triggers die Eigenschaft To aus.

   Hinweis

   Diese E-Mail zur Fehlerbenachrichtigung wird an dieselbe E-Mail-Adresse gesendet, die die ursprüngliche E-Mail erhalten hat, von der der Anhang gespeichert werden muss.

Wenn eingehende E-Mails Anhänge haben, werden die Anhänge in der SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert. Wenn bei der Erstellung der Datei aus irgendeinem Grund ein Fehler auftritt, wird die E-Mail-Adresse per E-Mail benachrichtigt. Die Aktion „Auf alle anwenden“ sollte ungefähr folgendermaßen aussehen:

Die Nachricht auf Microsoft Teams posten

Wenn E-Mails vom Typ „Anfrage“ an eine allgemeine Adresse gesendet werden, können Sie einen Power Automate-Flow, erstellen um diese Arten von E-Mails zu überwachen und sie dann zu einem Team in Microsoft Teams zu kopieren. Dieser Ansatz trägt dazu bei, den E-Mail-Inhalt einem breiteren Publikum zugänglich zu machen und die Antwortzeit und/oder Qualität der Antwort zu beschleunigen.

Berücksichtigen Sie eingehende E-Mails, die von einem bestimmten Postfach gesendet werden, das zum Senden von Benachrichtigungen eines kundenorientierten Formulars verwendet wird. Sie können diese E-Mail-Adresse im Feld An verwenden. Sie können diese Betreffzeile auch im Filter Betreff eintragen, wenn alle E-Mails denselben Betreff haben.

1. Wählen Sie außerhalb von Auf alle anwenden die Option + Neuer Schritt aus, und suchen Sie dann nach Teams.

2. Wählen Sie die Aktion Nachricht in einem Chat oder Kanal veröffentlichen aus.

3. Wählen Sie für Veröffentlichen als die Option Flow-Bot aus.

4. Wählen Sie für das Feld Veröffentlichen in die Option Kanal aus.

5. Wählen Sie das Team aus, an das die Nachricht versendet werden soll.

6. Fügen Sie im Feld Nachricht eine Kombination aus Text und dynamischem Inhalt hinzu. Der dynamische Inhalt kommt vom Betreff und dem Text der eingehenden E-Mail.

Herzlichen Glückwunsch! Wenn jetzt eine E-Mail mit Anhängen empfangen wird, wird der Anhang in SharePoint gespeichert und eine Nachricht mit den Betreff- und Textinformationen der Original-E-Mail in einem Teams-Kanal veröffentlicht. Wenn eine E-Mail ohne Anhänge empfangen wird, erfolgt dennoch ein Beitrag an ein Team. Hier ist eine Abbildung des abschließenden Flows:

Sie können diese Lerneinheit erweitern. Sie können beispielsweise im E-Mail-Text einen Link zu den Anhängen der E-Mail in SharePoint hinzufügen.