Spesenabrechnung delegieren

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Gelegentlich muss ein Genehmiger seine Aufgaben möglicherweise an einen anderen Benutzer delegieren. Mögliche Gründe für das Delegieren von Aufgaben können sein, dass der Genehmigende im Urlaub ist und für einen bestimmten Zeitraum einen Delegierten einrichten muss oder dass ein anderer Genehmiger die Details der Spesenabrechnung besser kennt und eine einmalige Delegierung erforderlich ist. In jeder Situation muss der delegierte Genehmiger über die entsprechenden Sicherheitsrechte verfügen, um die Spesen zu genehmigen.

Sie können Benutzern als Stellvertretungen auf der Seite Benutzeroptionen einrichten. Hier können Sie Benutzer als Stellvertretung für verschiedene Bereiche einrichten. Dies kann für ein bestimmtes Modul, einen bestimmten Workflow oder für alle Workflows gelten. Wenn ein Benutzer als Stellvertretung eingerichtet ist, können Sie Arbeitselemente an diesen Benutzer delegieren.

Screenshot der Seite „Benutzeroptionen“ und das Inforegister „Workflowoptionen einrichten“

Wenn ein Genehmiger beispielsweise Urlaub nimmt, kann er seine Genehmigungsberechtigung an den Teamvorgesetzten delegieren, der über denselben Sicherheitszugriff verfügt. In diesem Szenario ermöglicht der Genehmiger der Stellvertretung die Übermittlung des Speseneintrags.

Beim Delegieren einer einmaligen Spesenabrechnung wählt der Genehmigende Stellvertretung im Feld Workflow auf der Seite Genehmigung aus.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Genehmigungsstellvertretung für einen bestimmten Zeitraum für einen spezifischen Speseneintrag einzurichten:

  1. Navigieren Sie zu Spesenverwaltung > Einrichtung > Allgemein > Stellvertretungen.
  2. Wählen Sie Neu aus.
  3. Wählen Sie im Dropdownmenü Mitarbeiter den Genehmigenden aus, der seine Genehmigungsberechtigung delegiert, sofern Sie nicht selbst diese Person sind.
  4. Wählen Sie im Dropdownmenü Delegat die Person aus, die in Ihrem Namen Workflowaktionen genehmigt.
  5. Wählen Sie ein Startdatum aus, an dem die Delegation beginnt.
  6. Wählen Sie ein Enddatum aus, an dem die Stellvertretung endet.

Screenshot der Seite „Stellvertreter“ in Finanzen und Betrieb

Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu erfahren, wie Sie die Genehmigungsberechtigung delegieren.