E-Mail-Inhalte in SharePoint speichern

Microsoft Power Automate bietet Tools, mit denen Sie Flows erstellen können, die eingehende E-Mails überwachen und dann die Metadaten in Microsoft Listen und deren Anhang in einer Dokumentbibliothek speichern.

E-Mail-Anhänge in einer SharePoint-Dokumentbibliothek speichern

Der Microsoft Outlook-Konnektor verfügt über einen Trigger mit der Bezeichnung Wenn eine neue E-Mail empfangen wird, der als Beispiel in dieser Lerneinheit verwendet wird, um eingehende E-Mails zu überwachen. Wenn eine neue E-Mail eintrifft, wird der Flow ausgelöst und speichert die Anhänge in einer SharePoint-Dokumentbibliothek. Der Trigger achtet darauf, ob die E-Mail Anhänge enthält UND von einer bestimmten Person mit den Worten „Monatsbericht“ im Feld Betreff der E-Mail gesendet wurde.

Voraussetzungen

• Zugriff zur Erstellung einer SharePoint-Dokumentbibliothek
• Zugriff auf Power Automate

SharePoint-Dokumentbibliothek erstellen

1. Wählen Sie über SharePoint das Zahnradsymbol Einstellungen aus, und klicken Sie dann auf Websiteinhalte.

   

2. Wählen Sie + Neu und dann Dokumentbibliothek aus.

3. Wählen Sie Leere Bibliothek aus.

4. Geben Sie im Namensfeld Eingehende E-Mails ein, und legen Sie fest, ob das Element in der Websitenavigation angezeigt werden soll (standardmäßig Ja). Wählen Sie dann Erstellen aus.

5. Wählen Sie Spalte hinzufügen und Text und dann Weiter aus. Geben Sie als Name Von E-Mail ein, und wählen Sie Speichern aus.

   

Sie verfügen jetzt eine Dokumentbibliothek, die mit den erforderlichen Spalten erstellt wurde.

Den automatisierten Flow erstellen

1. Wählen Sie von der Power Automate-Startseite im linken Navigationsmenü + Erstellen und dann die Kachel Automatisierter Cloud-Flow aus.

2. Nennen Sie den Flow Eingehende E-Mails.

3. Suchen Sie nach Bei Eingang einer neuen E-Mail (V3) im Feld Flowtrigger auswählen, und wählen Sie diese Option aus.

4. Wählen Sie Erstellen aus.

5. Wählen Sie über das Feld „Erweiterte Parameter“ den Trigger und dann Alle anzeigen aus

   

6. Fügen Sie die Optionen hinzu, um die eingehenden E-Mails zu überwachen und nur die Anhänge von denen zu erfassen, die Ihren Kriterien entsprechen. Dieses Beispiel überwacht die Felder An, Von, Anlagen einschließen und Betreff Filter.

   

7. Wählen Sie unter dem Trigger „Wenn eine neue E-Mail eintrifft“ das Symbol + und dann Aktion hinzufügen aus.

8. Suchen Sie nach SharePoint. Dazu müssen Sie möglicherweise Mehr anzeigen auswählen, und klicken Sie dann auf Datei erstellen. Wenn Sie aufgefordert werden, sich anzumelden, müssen Sie Anmelden auswählen.

9. Wählen Sie die Websiteadresse und den Ordnerpfad zur Bibliothek Eingehende E-Mails aus.

   

10. Wählen Sie das Feld Dateiname aus. Wählen Sie das Blitzsymbol aus, um den Bereich Dynamischer Inhalt zu öffnen.

11. Suchen Sie nach Name des Anhangs, und wählen Sie ihn aus.

    Hinweis

    Power Automate fügt außerhalb von „Datei erstellen“ automatisch der Aktion „Für alle übernehmen“ hinzu. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Anhänge von der E-Mail in der SharePoint-Bibliothek erstellt wurden.

12. Wählen Sie das Feld Dateiinhalt aus. Wählen Sie das Blitzsymbol aus, um den Bereich Dynamischer Inhalt zu öffnen.

13. Suchen Sie über den dynamischen Inhalt nach Attachments Content, und wählen Sie ihn aus.

14. Wählen Sie die Aktion Datei erstellen, das Symbol + und dann Aktion hinzufügen aus.

15. Suchen Sie nach SharePoint, und wählen Sie dann die Aktion Dateieigenschaften aktualisieren aus.

16. Wählen Sie im Eigenschaftenbereich Dateieigenschaften aktualisieren sowie die Websiteadresse und die Bibliothek Eingehende E-Mails.

17. Wählen Sie das Feld ID aus, und klicken Sie dann auf das Blitz-Symbol, um den Bereich „Dynamischer Inhalt“ zu öffnen.

18. Wählen Sie body/ItemId über die Aktion Datei erstellen aus.

19. Wählen Sie neben dem Feld „Erweiterte Parameter“ die Option Alle anzeigen aus.

20. Wählen Sie das Feld Titel und dann auf das Blitzsymbol aus, um den Bereich Dynamischer Inhalt zu öffnen.

21. Suchen Sie im Bereich „Dynamischer Inhalt“ nach body/Name, und wählen Sie es aus.

22. Wählen Sie das Feld Von-E-Mail und dann das Blitzsymbol aus, um den Bereich Dynamischer Inhalt zu öffnen.

23. Suchen Sie im Bereich Dynamischer Inhalt nach From, und wählen Sie es aus.

    

24. Wählen Sie den Flow-Checker aus, um ihn auf Fehler zu prüfen, und klicken Sie dann oben rechts auf die Option Speichern. Der gesamte Flow sieht möglicherweise wie auf diesem Screenshot aus.

    

Den Flow ausführen

Ihre Aufgabe ist abgeschlossen. Nun erhält Miriam Graham eine E-Mail von Adele Vance sowie die E-Mail:

• Hat mindestens einen Anhang, und

• Das Feld Thema enthält das Wort „Monatsbericht“

Dann speichert der Flow die Anhänge in der Bibliothek „Eingehende E-Mails“ ab.

Der folgende Screenshot zeigt, wie die SharePoint-Bibliothek nach Erhalt der E-Mail aussieht.