Power Apps mit Power Automate und Power BI verwenden

Die Microsoft Power Platform enthält Power Apps, Power Automate und Power BI. Es handelt sich dabei um drei Technologien, die für die Unterstützung von individuellen Geschäftslösungen zusammenarbeiten. Power Automate und Power BI integrieren mit Power Apps, um automatisierte Workflows und umfassende Datenvisualisierungen zu erstellen. Wie Power Apps können diese Services eine Verbindung zu Hunderten von Datenquellen herstellen, einschließlich Cloud‑ und Desktopsysteme. Diese Lerneinheit bietet eine Einführung zum Zweck und zu typischen Anwendungsfällen von Power Automate und Power BI.

Power Automate

Power Automate ermöglicht Ihnen das Erstellen automatisierter Workflows für das Senden von Benachrichtigungen, Ausführen von Geschäftsprozessen, Sammeln von Daten usw. Ereignisse in einer Power Apps-App können Flows auslösen und Daten an die App zurückgeben. Ein einzelner Flow kann mehrere Aktionen ausführen, wie beispielsweise:

• Datenquelle aktualisieren
• Daten werden heruntergeladen
• Dateien schreiben
• PDFs werden generiert
• E-Mail wird gesendet
• Kalenderereignisse werden geplant
• Nachrichten in Microsoft Teams werden gesendet
• Genehmigungsprozesse werden gestartet

Power Automate kann als Modul zur Prozessautomatisierung für Geschäftsszenarien verwendet werden.

Power Automate-Desktop

Power Automate-Desktop erweitert die Automatisierungsfunktionen auf Legacysysteme eines lokalen Computers. Es kann routinemäßige Benutzerinteraktionen auf einem Desktop replizieren, z. B. das Klicken auf Schaltflächen oder das Eingeben von Daten. Wenn Premiumkonnektoren verwendet werden, können Desktop-Flows von einem cloudbasierten Power Automate-Flow ausgelöst und über Power Apps initiiert werden.

Wann wird Power Automate verwendet

Power Automate wird empfohlen, wenn die Geschäftslogik über das hinausgeht, was Power Apps nativ ausführen kann. Während Power Apps Aktionen wie das Senden einer E-Mail mit dynamischem Inhalt bei Verwendung einer Schaltfläche verarbeiten kann, sind komplexere Prozesse wie mehrstufige Genehmigungen oder geplante Flows besser für Power Automate geeignet.

Zum Beispiel kann Power Automate Folgendes:

• Eine Nachverfolgung einleiten, wenn ein neuer Vorfallbericht übermittelt wird
• Einen Prozess auslösen, sollten neue Daten in einem anderen System erstellt werden
• Jeden Morgen auf Inspektionsaufgaben prüfen, die an diesem Tag fällig sind, und senden Sie E-Mail-Benachrichtigungen mit einem Link zu dem entsprechenden Power Apps-Formular

Die Fähigkeit von Power Automate zur systemübergreifenden Verwaltung von komplexeren Workflows bietet Vorteile für solche Szenarien.

Power BI

Es handelt sich bei Power BI um ein Analyse‑ und Berichtstool innerhalb der Microsoft Power Platform. Es verbindet sich mit mehreren Datenquellen und erstellt Visualisierungen, die Unternehmen dabei unterstützen, Erkenntnisse aus ihren Daten zu gewinnen. Im geschäftlichen Bereich tätige Personen können benutzerdefinierte Berichte und Dashboards mit einer Vielzahl von Visualisierungsoptionen erstellen.

Alle in Power BI erstellten Berichte sind standardmäßig privat. Der Ersteller des Berichts und die Besucher müssen beide jeweils eine Power BI Pro-Lizenz innehaben, für die ein zusätzlicher Kauf erforderlich ist, um diese Berichte zu teilen. Diese Lizenz ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Inhalten und die Verwaltung von Berechtigungen.

Power Apps unterstützt grundlegende visuelle Elemente wie Diagramme und Tabellen. Lösungen, für die erweiterte Analysen erforderlich sind, werden besser von Power BI unterstützt. Die Integration zwischen Power Apps und Power BI stellt zusätzliche Flexibilität bereit.

Power BI-Kacheln in eine Canvas-App einbetten

Durch das Einbetten einer Power BI-Kachel in eine Power Apps-Canvas-App ist es möglich, Datenvisualisierungen direkt auf der App-Oberfläche darzustellen. Dies hilft Benutzern, wichtige Metriken im Kontext ihres Workflows zu verwenden.

Eine Canvas-App in ein Power BI-Dashboard einbetten

Zudem gibt es auch die Möglichkeit, eine Power Apps-Canvas-App in ein Power BI-Dashboard einzubetten. Auf diese Weise können Benutzer auf Erkenntnisse in der Dashboard-Ansicht reagieren, ohne das Tool wechseln zu müssen.

In einem Lagerverwaltungsbericht für eine Produktionsstätte kann ein Benutzer beispielsweise eine Materialkaufanforderung direkt über das Dashboard senden. Obwohl Power BI und Power Apps beide arbeiten, fühlt es sich nach einer einheitlichen Erfahrung an.

Nachdem eine Power Apps-App in Power BI eingebettet wurde, haben Benutzer die Möglichkeit, zwischen App-Bildschirmen zu wechseln und Filter zu verwenden, mit denen Visualisierungen in Echtzeit aktualisiert werden können.

Wann wird Power BI verwendet

Sollten für Ihre Lösung eine umfassende Datenanalyse und interaktive Visualisierungen erforderlich sein, wählen Sie Power BI aus. Von den Power BI-Funktionen profitieren beispielsweise Dashboards, die KPIs folgen, Trends vergleichen oder aggregierte Metriken visualisieren.

Bei weniger komplexen Anwendungsfällen, wie etwa beim Hinzufügen von visuellem Kontext in ein Formular oder dem Darstellen von einfachen Diagrammen, reicht Power Apps oft aus. Falls die Lösung allerdings eine stabile visuelle Untersuchung sowie eine Berichterstellung verlangt, bleibt Power BI das bevorzugte Tool. Bedenken Sie, dass unter Umständen eine zusätzliche Lizenz für Endbenutzer benötigt wird.

Zusammenfassung

Die Microsoft Power Platform bietet eine robuste Integration über Power Apps, Power Automate und Power BI. Power Automate optimiert Geschäftsprozesse – von einfachen Benachrichtigungen bis zu komplexen Workflows – mit Unterstützung für die Desktop-Automatisierung über Power Automate-Desktop. Power BI transformiert Daten in interaktive Berichte und Dashboards, ideal für erweiterte Analysen.

Zusammen tragen diese Tools zu Komplettlösungen bei. Ganz gleich, ob die Einbettung einer Visualisierung in eine App erfolgt oder App-Steuerelemente in ein Dashboard integriert werden – die Power Platform ermöglicht eine reibungslose Benutzererfahrung, die an verschiedene Geschäftsanforderungen abgestimmt ist.