Auf Microsoft 365 Copilot vorbereiten

Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestütztes Produktivitätstool, das große Sprachmodelle (LLMs) verwendet und Ihre Daten in die Microsoft Graph- und Microsoft 365-Apps integriert. Es funktioniert zusammen mit beliebten Microsoft 365-Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Microsoft 365 Copilot bietet intelligente Echtzeitunterstützung, mit der Benutzer ihre Kreativität, Produktivität und Fähigkeiten verbessern können.

Voraussetzungen für Microsoft 365 Copilot

Bevor Sie auf Copilot für Microsoft 365 zugreifen können, müssen Sie die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Microsoft 365 Apps for Enterprise. Für die Integration von Microsoft 365 Copilot sind die wichtigsten Office-Produktivitäts-Apps wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook erforderlich. Organisationen sollten die neuesten mit der Cloud verbundenen Unternehmensversionen für alle Mitarbeitergeräte bereitstellen. Sie sollten die Apps stets auf dem neuesten Stand halten, um den vollen Funktionsumfang von Microsoft 365 Copilot nutzen zu können, während sich dieser weiterentwickelt. So kann Microsoft 365 Copilot beispielsweise direkt in Word-Dokumenten Vorschläge zur Bearbeitung von Inhalten machen. Die lokale Installation von Office-Apps gewährleistet eine starke Integration. Informationen zu den ersten Schritten mit dem Implementierungsprozess finden Sie im Bereitstellungshandbuch für Microsoft 365 Apps.

  Hinweis

  Um Microsoft 365 Copilot als Zusatzlizenz zu erhalten, muss den Benutzern eine der folgenden Basislizenzen zugewiesen werden: Microsoft 365 E3 oder E5 für Unternehmen, A3 oder A5 für Lehrkräfte oder Microsoft 365 Business Standard oder Business Premium.

• Microsoft Entra-basiertes Konto. Jeder Mitarbeiter, der Microsoft 365 Copilot verwendet, muss zur Authentifizierung über ein Microsoft Entra-Konto verfügen. Mit diesem Design wird sichergestellt, dass sich alle Benutzer mit Microsoft Entra-Anmeldeinformationen anmelden. Ältere lokale Konten, die sich nicht bei der Cloud authentifizieren können, schränken die Funktionalität von Microsoft 365 Copilot ein. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Entra ID.

  Hinweis

  Azure Active Directory (Azure AD) ist jetzt Microsoft Entra ID. Weitere Informationen.

• OneDrive-Konten. Die Integration von Microsoft 365 Copilot in OneDrive-Unternehmenskonten ermöglicht die Zusammenarbeit an Inhalten. Sie sollten die Bereitstellung von 1 TB OneDrive für jeden Benutzer in Betracht ziehen. Weitere Informationen finden Sie unter Anmelden oder Erstellen eines Kontos für OneDrive.

• Neues Outlook für Windows. Um die interaktiven Vorschläge von Microsoft 365 Copilot in Outlook-E-Mails zu erhalten, installieren Sie die neueste Vorschauversion von Outlook Desktop. Die neue Version ermöglicht die weiterentwickelte Integration von Microsoft 365 Copilot. Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte mit dem neuen Outlook für Windows.

• Microsoft Teams: Verwenden Sie die Teams-Desktop- oder Web-App, um Microsoft 365 Copilot in Teams-Chats, -Besprechungen und -Kanälen zu aktivieren. Benutzer*innen, die nur Mobilgeräte verwenden, stehen nur eingeschränkte Funktionen zur Verfügung. Sie können den Desktopclient hier herunterladen oder sich bei der Web-App anmelden. Microsoft 365 Copilot unterstützt sowohl die aktuelle als auch die neue Version von Teams. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft 365 Copilot in Teams.

• Microsoft Loop. Aktivieren Sie Loop in Ihrem Mandanten, um Copilot für Microsoft 365 in Loop-Kollaborationsbereiche zu integrieren. Dies unterstützt Gruppenproduktivitätsszenarien der nächsten Generation. Weitere Informationen zum Aktivieren von Loop finden Sie unter Microsoft 365 Copilot in Loop.

• Updatekanäle Benutzergeräte müssen sich entweder im aktuellen Kanal oder im monatlichen Enterprise-Kanal befinden, um auf Microsoft 365 Copilot-Features zugreifen zu können. Weitere Informationen zu Updatekanälen finden Sie unter Updatekanäle für Microsoft 365-Apps.

• Netzwerkanforderungen Die Dienste in Microsoft 365 Copilot stellen eine Verbindung mit Endpunkten her, die in der Microsoft 365-Endpunkttaxonomie enthalten sind. Wie bei allen Microsoft 365-Diensten empfiehlt Microsoft Kunden, ihr Netzwerk an den Prinzipien der Microsoft 365-Netzwerkkonnektivität auszurichten. Auf diese Weise können Sie durch Minimierung der Latenz und Verbesserung der Netzwerkdienstqualität für kritische Netzwerkflüsse das beste Erlebnis mit Microsoft 365 Copilot erzielen. Microsoft 365 Copilot bietet zahlreiche Funktionen, darunter auch einige Kernfunktionen wie Excel, Word, PowerPoint, Teams und Loop, die WebSocket-Verbindungen (wss://) vom Gerät, auf dem die Microsoft 365-App ausgeführt wird, zu einem Microsoft-Dienst verwenden. Um diese Copilot-Umgebungen verwenden zu können, müssen WebSocket-Verbindungen von Benutzerendpunkten zu den in unserer Endpunkttaxonomie aufgeführten Endpunkten, insbesondere unter ID-Nummer 46 im Abschnitt für Microsoft 365 Common und Office Online, zugelassen werden.

Um die Funktionen von Microsoft 365 Copilot vollständig zu implementieren, sollte das IT-Team einer Organisation sicherstellen, dass das Unternehmen vor einer breiteren Einführung die folgenden Hauptvoraussetzungen erfüllt:

• Cloudbasierte Microsoft 365-Lizenzen. Microsoft 365 Copilot lässt sich umfassend in Microsoft 365 Clouddienste integrieren. Daher sollten Organisationen sicherstellen, dass alle Benutzer über cloudbasierte Microsoft 365-Lizenzen verfügen und nicht über lokale Legacylizenzen. Mit der Cloud verbundene Lizenzen bieten Zugriff auf die neuesten Features des Unternehmens.

  Hinweis

  Microsoft 365 Copilot ist im Allgemeinen als Add-On für Kunden verfügbar, die über einen der folgenden Abonnementpläne verfügen: Microsoft 365 E3 oder E5, A3 oder A5 für Lehrkräfte, Microsoft 365 Business Standard oder Business Premium oder Office 365 E3 oder E5.

• Schulungen für Endbenutzer. Organisationen müssen sicherstellen, dass ihre Benutzer die Funktionen von Microsoft 365 Copilot verstehen, um angemessene Benutzererwartungen zu setzen. Sie sollten Schulungsmaterialien und häufig gestellte Fragen entwickeln, um Benutzer zu schulen, wie sie am besten mit Microsoft 365 Copilot arbeiten. Sie sollten außerdem Schulungsressourcen sammeln und entwickeln, um Endbenutzer zu schulen, wie sie von den Vorschlägen von Microsoft 365 Copilot profitieren können. Das Festlegen von Erwartungen im Voraus ist der Schlüssel, um die Benutzerakzeptanz zu fördern. Sie sollten auch in Erwägung ziehen, Anreize für den Abschluss der Microsoft 365 Copilot-Schulung zu bieten. Weitere Informationen zur Verwendung von Microsoft 365 Copilot in den verschiedenen Microsoft 365-Apps finden Sie unter Copilot-Features in Microsoft 365-Apps.

• Helpdeskbereitschaft. Bereiten Sie Helpdeskteams darauf vor, sich mit KI vertraut zu machen. Dies führt zu einem besseren Kundensupport und trägt zum Vertrauen in das Helpdeskteam bei. Eine frühzeitige Schulung des Helpdeskpersonals trägt außerdem dazu bei, dass dieses sich für die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365 Copilot engagiert. Wenn Helpdeskteams Microsoft 365 Copilot verstehen, können sie Fragen besser beantworten, Probleme beheben und Kunden effektiver anleiten, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Vorbereitung auf den Start von Microsoft 365 Copilot

Als Administrator, der Microsoft 365 Copilot in Ihrer Organisation einführt, spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung der erfolgreichen Einführung. Hier sind einige bewährte Methoden, um Microsoft 365 Copilot zu optimieren und Ihren Benutzern zu helfen, den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen:

• Identifizieren Sie Early Adopter-Teams oder Einzelpersonen, um Microsoft 365 Copilot zu testen und Feedback zu geben. Organisationen sollten erwägen, einen strukturierten Rolloutplan zu verwenden, der bewährte Methoden für die Änderungsverwaltung enthält. Wenn Sie zum Beispiel Microsoft 365 Copilot einführen, können Sie es zunächst in einer begrenzten Versuchsgruppe einzuführen. Auf diese Weise können Sie vor einem breiteren Rollout Feedback sammeln, den Wert bewerten und Konfigurationen optimieren. Sie können dann die Nutzung skalieren und für weitere Teams anpassen, sobald der Pilot Ergebnisse zeigt. Rekrutieren Sie IT- Personal, Verwaltungsassistenten, Kundendienstpersonal und andere häufige Office- Benutzer, die als erste Microsoft 365 Copilot ausprobieren und ihre Erfahrungen teilen. Ihre Eingaben können dabei helfen, das Organisationsrollout breiter zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe und Schulung zu Microsoft KI sowie unter Einführung von Microsoft 365 Copilot.
  
• Überwachung von Nutzung und Feedback. Behalten Sie den Überblick darüber, wie umfassend Benutzer Microsoft 365 Copilot in Ihrer Organisation einsetzen. Suchen Sie nach Teams oder Einzelpersonen, die zu den Early Adopters gehören, nützliches Feedback geben und die Einführung von Microsoft 365 Copilot unter ihren Kollegen vorantreiben können. Bitten Sie Benutzer um Input zu den Vorschlägen von Microsoft 365 Copilot. War dies hilfreich? Wurden wichtige Kontexte übersehen? War das Training ausreichend? Diese Art von Feedback kann Ihnen bei der Verbesserung des Benutzertrainings helfen.
• Bewerten Sie die Sicherheit sorgfältig. Es ist wichtig, dass Unternehmen die in den Microsoft 365-Diensten verfügbaren Berechtigungsmodelle nutzen, um sicherzustellen, dass die richtigen Benutzer oder Gruppen den richtigen Zugriff auf die richtigen Inhalte haben. Microsoft bietet leistungsstarke Sicherheitstools in seinen Microsoft 365- und Azure-Ökosystemen, mit denen Organisationen Berechtigungen verschärfen und „gerade genug Zugriff“ gewähren können. Microsoft 365, Azure und Microsoft 365 Copilot verwenden alle die Richtlinien und Einstellungen, die Administratoren in diesen Tools definieren, um eine übermäßige Datenfreigabe zu verhindern. Administratoren sollten die Sicherheitspraktiken ihrer Organisation in Bezug auf Berechtigungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Datenzugriff überprüfen, um zu verhindern, dass geschützte und vertrauliche Geschäftsdaten übermäßig weitergegeben werden. SharePoint-Administratoren und Websitebesitzer können auch über Tools verhindern, die in Erweiterte SharePoint-Verwaltung (SAM) verfügbar sind, einem wichtigen Microsoft 365-Add-On, das Organisationen dabei hilft, die drei Säulen der Inhaltsgovernance zu bewältigen: Verwalten der Inhaltsdehnung, Verhindern der Übermäßigen Freigabe von Inhalten und Steuern des Inhaltszugriffs und Verwalten des Inhaltslebenszyklus. SAM wird in der nächsten Trainingseinheit genauer untersucht.

Die Optimierung von Microsoft 365 Copilot erfordert eine kontinuierliche Überwachung, das Sammeln von Feedback und eine lernfähige Konfiguration. Durch proaktive Vorbereitungsschritte können Organisationen eine reibungslose Einführung von Microsoft 365 Copilot sicherstellen. Sie können außerdem sofort Produktivitätssteigerungen erzielen, wenn sie Microsoft 365 Copilot starten.

Wissenscheck

Wählen Sie für jede der folgenden Fragen die beste Antwort aus.