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docx-Datei beim Export als PDF Formatierungsfehler

GundulaGrete-1280 20 Reputation points
2025-11-14T10:03:49.2566667+00:00

Hallo,

beim (x.) Versuch, eine Word-Datei in eine PDF zu verwandeln, ohne dass meine Signatur im PDF dann mitten im Text oder auf einer anderen (leeren) Seite platziert ist, komme ich nicht mehr weiter.

Mit anderen Worten, meine Formatierung beim Umwandeln in PDF wird komplett zerhauen, das mit der Signatur (eingefügt als png) ist eine Sache. Ich musste schon das die Zeilenabstände und Schriftgröße in der Word-Datei völlig verändern, damit sie im PDF einigermaßen sauber aussehen.

Mein Vorgehen beim Formatieren:
Über den Reiter "Datei" -> "Speichern unter" -> Auswahl "PDF" und "Optimal für elektronische Barrierefreiheit" - die andere Option "Optimal zum Drucken" funktioniert nicht

Es funktioniert ebenfalls nicht (schon seit ich diese Version von Word habe) die Option unter Datei "Drucken"; es ist auch nicht möglich, Einstellungen vorzunehmen, wenn ich im Menü auf "Format" -> "Dokument" gehe (da erscheint dann einfach kein Fenster), demnentsprechend auch nicht möglich sind Einstellungen zu benutzerdefinierten Seitenrändern über die Dialogeingabe - nur im Dokument, wenn das cm-Band verschoben wird.

Ich habe diese vielen Probleme lange aufgeschoben und immer wieder durch Kreativtät und tricksen gelöst, aber irgendwann ist es auch genug. Zumal die Software ja ein "gekauft" wird und man dafür ja selbst in Open-Source-Software mehr Support erhält als hier seitens des Herstellers.

Ich wäre für konstruktive Antworten seitens der Community sehr dankbar!

Microsoft 365 and Office | Word | For education | MacOS
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  1. Flora-T 6,990 Reputation points Microsoft External Staff Moderator
    2025-11-14T11:42:16.6433333+00:00

    Hinweis: Diese Antwort wurde automatisch übersetzt. Daher kann sie grammatikalische Fehler oder ungeschickte Formulierungen enthalten.

    Bitte beachten Sie, dass dies das en-us-Forum ist. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Frage auf Englisch zu stellen, damit mehr Community-Mitglieder Ihnen helfen können. Alternativ können Sie Ihre Frage im deutschen Forum posten, wenn Sie lieber Ihre Muttersprache verwenden möchten. Wir danken Ihnen herzlich für Ihr Verständnis.

    Hallo GundulaGrete-1280

    Vielen Dank, dass Sie sich an das Microsoft Q&A-Forum gewandt und die Details zu Ihrem Problem geteilt haben. Ich verstehe, wie frustrierend es sein kann, wenn sich die Formatierung beim PDF-Export unerwartet ändert.

    Um Ihnen besser helfen zu können, könnten Sie bitte Folgendes bestätigen:

    • Welche macOS-Version und welchen Office-Build verwenden Sie?
    • Haben Sie grundlegende Schritte zur Fehlerbehebung wie das Neustarten Ihres Macs ausprobiert?

    In der Zwischenzeit empfehle ich, Office zu deinstallieren und anschließend neu zu installieren. Nach der Neuinstallation testen Sie bitte das Verhalten erneut und prüfen, ob die Option „Optimal zum Drucken“ und die Dialogeinstellungen wie erwartet funktionieren. Detaillierte Schritte finden Sie in diesen offiziellen Artikeln:

    Basierend auf den Erfahrungen der Community habe ich einige hilfreiche Workarounds gefunden, die Sie in Betracht ziehen können, falls das Problem weiterhin besteht.

    • Verwenden Sie „Mit Text in Zeile“ für Signaturen und wichtige Grafiken: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild > Textumbruch > wählen Sie Mit Text in Zeile. Dies verhindert, dass schwebende Objekte beim PDF-Export verschoben werden.
    • Platzieren Sie die Signatur in einer einzelligen, randlosen Tabelle: Fügen Sie eine einzellige Tabelle ein, legen Sie die genaue Zellbreite/-höhe fest, fügen Sie das Inline-Bild in die Zelle ein und passen Sie den Absatzabstand an. Dies schafft einen stabilen Container, der beim Export zuverlässig in das PDF übernommen wird.

    Bitte lassen Sie mich wissen, wie es bei Ihnen funktioniert, da Ihr Feedback für die Community wertvoll ist.

    Wenn die Antwort hilfreich ist, klicken Sie bitte auf „Antwort akzeptieren“ und geben Sie ihr eine positive Bewertung. Wenn Sie zusätzliche Fragen zu dieser Antwort haben, klicken Sie bitte auf „Kommentar“.

    Hinweis: Bitte folgen Sie den Schritten in unserer Dokumentation, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren, wenn Sie die entsprechende E-Mail-Benachrichtigung für diesen Thread erhalten möchten.

  2. GundulaGrete-1280 20 Reputation points
    2025-11-25T17:51:37.37+00:00

    Hello FLora-T,

    thank you for your advice and sorry I get back to you late.

    I know re-installed the Microsoft Office and still have trouble. I did not try out everything yet, but e.g. .

    • I still cannot adjust user-defined margins via the menu, no pop-up-window appears.
    • The same is true for trying to convert a docx-file to pdf via selecting "print" in the menu, again, no pop-up window appears.
    • To convert a docx-file into pdf I still have to adjust various settings like line distance, font size and I have to repeat a dozen times the process of adjusting my signature (.png) added at the bottom of the page moving it millimeters up and down, then continue to convert to pdf just to find out, the signature is in the middle of the text or on a second page. I already tried various options of the menu regarding positioning, nothing works, I have to try for half an hour to have a pdf-layout with everything in order.
    • Sometimes the font changes and it's not a something fancy I use, something like "Helvetica New" which turns out as some other style. Basically, expect for the content of my text the form of it in the pdf turns out random.

    Meanwhile more information about my device:

    • MacOS 12.7.6.
    • Microsoft Office Version is 16.16

    Thank you for work-around tips, but I think there is a problem with the software that should be solved.

    Best wishes

    GG

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