Elementos indizados parcialmente en eDiscovery

Al seleccionar Incluir elementos parcialmente indexados, las búsquedas de eDiscovery incluyen automáticamente elementos indizados parcialmente en los resultados de búsqueda estimados. Los elementos indizados parcialmente son elementos y documentos de buzón de Exchange en sitios de SharePoint y OneDrive que no estaban completamente indexados para la búsqueda. En Exchange, un elemento parcialmente indexado normalmente contiene un archivo (de un tipo de archivo que no se puede indexar) adjunto a un mensaje de correo electrónico.

Las razones siguientes explican por qué los elementos no se pueden indexar para la búsqueda y se devuelven como elementos indizados parcialmente:

• El tipo de archivo no se admite o está deshabilitado para la indexación.
• Los mensajes tienen un archivo adjunto que no se puede abrir; este problema es la causa más común de los elementos de correo electrónico parcialmente indexados.
• El tipo de archivo se admite para indización pero se produjo un error de indización en un archivo específico.
• Se han adjuntado demasiados archivos a un mensaje de correo electrónico.
• Un archivo adjuntado a un mensaje de correo electrónico es demasiado grande.
• Un archivo se ha cifrado con tecnologías que no son de Microsoft.
• Un archivo está protegido por contraseña.

En el caso de las investigaciones legales, es posible que su organización tenga que revisar elementos parcialmente indexados. Puede especificar si se deben incluir elementos parcialmente indizados al exportar resultados de búsqueda o al agregar resultados de búsqueda a un conjunto de revisión.

Tipos de archivo no indexados para búsquedas

Ciertos tipos de archivos, como archivos Bitmap (.bmp) o MP3 (.mp3), no contienen contenido que se pueda indexar. Los servidores de indexación de búsqueda de Exchange y SharePoint no realizan la indexación de texto completo en estos tipos de archivos y se consideran tipos de archivo no admitidos. También hay tipos de archivo para los que la indexación de texto completo está deshabilitada, ya sea de forma predeterminada o por un administrador. Los tipos de archivo no admitidos y deshabilitados se etiquetan como elementos sin indexar en las búsquedas.

Para obtener una lista de los formatos de archivo admitidos y deshabilitados, consulte los artículos siguientes:

• Exchange: formatos de archivo indexados por Exchange Search
• Exchange: Get-SearchDocumentFormat
• SharePoint: extensiones de nombre de archivo rastreadas predeterminadas y tipos de archivo analizados en SharePoint

Mensajes y documentos con tipos de archivo parcialmente indexados devueltos en los resultados de la búsqueda

No todos los mensajes de correo electrónico con datos adjuntos de archivos parcialmente indexados o todos los documentos de SharePoint parcialmente indexados se devuelven automáticamente como un elemento parcialmente indexado. Esto se debe a que otras propiedades de mensaje o documento, como la propiedad Subject en los mensajes de correo electrónico y las propiedades Title o Author de los documentos están indexadas y están disponibles para buscarse. Por ejemplo, una palabra clave buscar elementos financieros devuelve elementos con datos adjuntos de archivo parcialmente indexados si esa palabra clave aparece en el asunto de un mensaje de correo electrónico o en el nombre de archivo o el título de un documento. Sin embargo, si la palabra clave aparece solo en el cuerpo del archivo, el mensaje o documento se devuelve como un elemento parcialmente indexado.

De forma similar, los mensajes con datos adjuntos de archivos parcialmente indexados y documentos de un tipo de archivo indizado parcialmente se incluyen en los resultados de la búsqueda cuando otras propiedades de mensaje o documento, que se indizan y se pueden buscar, coinciden con los criterios de búsqueda. Las propiedades de los mensajes que se indexan para la búsqueda son las fechas de envío y recepción, el remitente y el destinatario, el nombre de archivo de un adjunto, y el texto del cuerpo del mensaje. Las propiedades de los documentos que se indexan para la búsqueda son las fechas de creación y modificación. Por lo tanto, aunque los datos adjuntos de un mensaje pueden ser un elemento parcialmente indexado, el mensaje se incluye en los resultados de búsqueda normales si el valor de otras propiedades de mensaje o documento coincide con los criterios de búsqueda.

Para obtener una lista de las propiedades de correo electrónico y documento que puede buscar mediante herramientas de exhibición de documentos electrónicos en el portal de Microsoft Purview, vea Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda para eDiscovery.

Elementos indizados parcialmente incluidos en los resultados de la búsqueda

Es posible que la organización necesite identificar y analizar elementos parcialmente indexados para determinar qué son, qué contienen y si son relevantes para una investigación específica. Si selecciona Incluir elementos indizados parcialmente, los elementos indizados parcialmente en las ubicaciones de contenido que busque se incluirán automáticamente con los resultados de búsqueda estimados. Dependiendo de la configuración específica que seleccione, puede controlar si se deben incluir elementos parcialmente indexados en ubicaciones con visitas de búsqueda indexadas, elementos indizados parcialmente en ubicaciones sin visitas de búsqueda indizadas o ambas. También puede incluir estos elementos parcialmente indexados al exportar resultados de búsqueda o agregar elementos a conjuntos de revisión.

Tenga en cuenta los siguientes puntos sobre los elementos indizados parcialmente:

• Al ejecutar una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos, el número total y el tamaño de los elementos de Exchange parcialmente indexados (devueltos por la consulta de búsqueda) aparecen en la vista de estadísticas de búsqueda y se etiquetan como elementos indizados parcialmente. Las estadísticas sobre elementos indizados parcialmente no incluyen elementos indizados parcialmente en sitios de SharePoint o cuentas de OneDrive.

• Si exporta los resultados de una búsqueda de ubicaciones de contenido específicas o de todas las ubicaciones de contenido de su organización, solo se exportan los elementos sin indexar de las ubicaciones de contenido que contienen elementos que coinciden con los criterios de búsqueda. En otras palabras, si no se encuentra ningún resultado de búsqueda en un buzón o sitio, no se exportarán los elementos sin indexar en ese buzón o sitio. El motivo de este comportamiento es que la exportación de elementos parcialmente indexados desde muchas ubicaciones de la organización podría aumentar la probabilidad de errores de exportación y aumentar el tiempo necesario para exportar y descargar los resultados de la búsqueda.

  Para exportar elementos indizados parcialmente desde todas las ubicaciones de contenido de una búsqueda, configure la búsqueda para que devuelva todos los elementos (quitando las palabras clave de la consulta de búsqueda) y, a continuación, exporte solo elementos parcialmente indizados al exportar los resultados de la búsqueda (seleccionando elementos parcialmente indizados en Seleccionar elementos para incluir en las opciones de exportación).

• Si decide incluir todos los elementos de buzón en los resultados de la búsqueda, o si una consulta de búsqueda no especifica ninguna palabra clave o solo especifica un intervalo de fechas, es posible que los elementos parcialmente indizados no se copien en el archivo PST que contiene los elementos indizados parcialmente. Este comportamiento se produce porque todos los elementos, incluidos los elementos parcialmente indizados, se incluyen automáticamente en los resultados de búsqueda normales.

• No puede obtener una vista previa de elementos parcialmente indexados. Para ver los elementos parcialmente indexados devueltos por la búsqueda, debe exportar los resultados de la búsqueda.

  Además, al exportar los resultados de búsqueda e incluir elementos parcialmente indexados en la exportación, los elementos indizados parcialmente de elementos de SharePoint se exportan a una carpeta denominada Uncrawlable. Al exportar elementos de Exchange parcialmente indexados, se exportan de forma diferente en función de si los elementos parcialmente indexados coincidían con la consulta de búsqueda y la configuración de la configuración de exportación.

• En la tabla siguiente se muestra el comportamiento de exportación de los elementos indexados y parcialmente indexados y si cada uno de ellos se incluye para las distintas opciones de configuración de exportación.

  Configuración de exportación	Elementos indizados que coinciden con la consulta de búsqueda	Elementos indizados parcialmente que coinciden con la consulta de búsqueda	Elementos indizados parcialmente que no coinciden con la consulta de búsqueda
  Exportar solo los elementos indexados	Exported	Exportado (incluido con los elementos indexados exportados)	No exportado
  Exportar solo elementos parcialmente indexados	No exportado	Exportado (como elementos parcialmente indexados)	Exportado (como elementos parcialmente indexados)
  Exportación de elementos indexados y parcialmente indizados	Exported	Exportado (incluido con los elementos indexados exportados)	Exportado (como elementos parcialmente indexados)

Intervalos de fechas y exclusión de elementos parcialmente indexados

En las búsquedas de eDiscovery, no puede usar un intervalo de fechas para excluir elementos parcialmente indexados de los resultados de una consulta de búsqueda. Los elementos indizados parcialmente que se encuentran fuera de un intervalo de fechas se incluyen como elementos indizados parcialmente en las estadísticas de búsqueda y al exportar elementos parcialmente indexados. En eDiscovery con compatibilidad con características premium, puede agregar elementos parcialmente indexados a un conjunto de revisión y, a continuación, filtrarlos en un conjunto de revisión antes de exportarlos. Como alternativa, use la funcionalidad de indexación avanzada (una característica de exhibición de documentos electrónicos premium) para asegurarse de que estos elementos parcialmente indizados se vuelvan a indexar para compararlos con el intervalo de fechas especificado y para evitar que se exporte un gran volumen de datos.

Para obtener más información sobre los límites de indexación de mensajes de correo electrónico, consulte Límites en eDiscovery.

Más información sobre los elementos parcialmente indizados

• Dado que las propiedades de mensaje y documento y sus metadatos están indexados, una búsqueda de palabras clave podría devolver resultados si esa palabra clave aparece en los metadatos indexados. En cambio, la misma búsqueda de palabra clave podría no devolver el mismo elemento si la palabra clave solo aparece en el contenido de un elemento con un tipo de archivo no admitido. En este caso, el elemento se devuelve como un elemento parcialmente indexado.
• Si un elemento parcialmente indexado coincide con los criterios de consulta de búsqueda, se incluye en los resultados de la búsqueda. Sin embargo, no se incluye con elementos indizados parcialmente al exportar los resultados de la búsqueda.
• Aunque se admite un tipo de archivo para la indexación y se indexa, puede haber errores de indexación o búsqueda que hacen que un archivo se devuelva como un elemento parcialmente indexado. Por ejemplo, la búsqueda de un archivo de Excel grande podría ser parcialmente correcta (porque los primeros 4 MB se indexan), pero, a continuación, se produce un error porque se supera el límite de tamaño del archivo. En este caso, es posible que se devuelva el mismo archivo con los resultados de búsqueda y como un elemento parcialmente indexado.
• Los archivos que se cifran con tecnologías de cifrado de Microsoft y se adjuntan a un mensaje de correo electrónico que coincide con los criterios de una búsqueda se pueden obtener en vista previa y se descifran cuando se exportan. En este momento, los archivos cifrados con tecnologías de cifrado de Microsoft (y almacenados en SharePoint o OneDrive) se indizan parcialmente.
• Email mensajes cifrados con S/MIME se indizan parcialmente. Esta limitación incluye mensajes cifrados con o sin datos adjuntos de archivos.
• Email mensajes protegidos mediante Azure Rights Management se indexan y se incluyen en los resultados de la búsqueda si coinciden con la consulta de búsqueda. Los mensajes de correo electrónico protegidos con derechos se descifran y se pueden obtener en vista previa y exportar. Esta funcionalidad requiere que se le asigne el rol Descifrado de RMS, que se asigna de forma predeterminada al grupo de roles del Administrador de exhibición de documentos electrónicos.
• No se recomienda usar retenciones basadas en consultas para abordar elementos cifrados o parcialmente indexados. La retención basada en consultas con consultas que incluyen condiciones más allá de fechas, participantes o tipos de elementos, como palabras clave o rutas de acceso, podría no ser aplicable a estos elementos. Existe el riesgo de que la suspensión no se aplique según lo previsto. Para garantizar la cobertura, limite las condiciones de suspensión basadas en consultas solo para intervalos de fechas, participantes y tipos de elementos o aplique una suspensión basada en ubicación. Para obtener más información, vea Crear una suspensión de eDiscovery.