Identificar usuarios y analizar el uso de documentos en SharePoint Server

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

El primer paso para planear una solución de administración de documentos es identificar cómo se usan los documentos. Este artículo contiene instrucciones para identificar usuarios y analizar el uso de documentos para la solución basada en SharePoint Server.

Identificación de usuarios

Para identificar las partes interesadas y los participantes de su solución de administración de documentos, puede usar una encuesta para recopilar información. Por ejemplo, la encuesta podría contener las siguientes preguntas:

• ¿Qué personas de su organización crean los documentos?

• ¿Qué tipos de documentos crean?

• ¿Qué rol tiene el usuario del documento?

  • ¿Quién revisa los documentos?

  • ¿Quién edita los documentos?

  • ¿Quién usa los documentos?

  • ¿Quién aprueba la publicación de los documentos?

  • ¿Quién diseña los sitios web que se usan para hospedar documentos?

  • ¿Quién establece las directrices y políticas para la administración de documentos?

  • ¿Quién administra los registros en su organización?

  • ¿Quién implementa y mantiene los servidores en los que se almacenan los documentos?

Identificar las partes relacionadas con el contenido le permite asegurarse de que su solución de administración de documentos sea completa y que los sitios y las bibliotecas de documentos que diseñe se ajustan a los procesos y a las necesidades de contenido de su empresa.

Analizar el uso de los documentos

Después de identificar las partes relacionadas con el contenido, recopile información sobre ellas para analizar cómo se usan los documentos en su organización. Esta es una parte importante del proceso de planeación porque el análisis le ayuda a determinar:

• Cómo deben estructurarse las bibliotecas de documentos.

• Qué plantillas de sitio de SharePoint usar.

• Cuántos sitios de SharePoint necesita.

• Qué topología de servidor físico debe tener para implementar su solución.

• Qué directivas de administración de la información se aplicarán a los sitios.

¿Qué información recopilar?

La información que se recopila para el análisis de uso del documento incluye:

• Tipo de documento, por ejemplo, nota sobre investigaciones de capital, revisión del rendimiento del empleado, memorando interno o especificaciones del producto.

• El propósito de cada tipo de documento, por ejemplo, "da recomendaciones a los clientes sobre capitales junto con información complementaria".

• El autor de cada tipo de documento (resulta útil para mostrar el rol del autor, por ejemplo, "analista financiero" o "responsable de producto", en lugar de nombres individuales).

• Los usuarios de cada tipo de documento, por ejemplo, "clientes" o "integrantes del grupo".

• El formato del documento. Si hay que convertir el documento de un formato a otro en algún momento de su ciclo de vida, registre esta información.

• Otros roles que se aplican al ciclo de vida del documento, como "revisor técnico" o "corrector".

• Ubicación del documento, como "equipo cliente", "servidor web" o "servidor de archivos". Esta pregunta podría tener varias respuestas, por ejemplo, cuando se crea un documento en un equipo cliente y, a continuación, se publica en un servidor web.

Los siguientes son ejemplos de información que puede recopilarse y registrarse en la hoja de cálculo de dos organizaciones diferentes en una empresa.

Tabla de recopilación de información: ejemplo con información de investigación

Resultado del análisis del ejemplo con información de investigación

Los formatos de creación y publicación independientes requieren una conversión de formato. El gran número de revisores requiere uno o varios flujos de trabajo (procesos empresariales implementados en el servidor). Los dos sitios (creación y pruebas) requieren mecanismos para mover el contenido de un sitio a otro.

Tabla de recopilación de información: ejemplo con información de empleados

Resultado del análisis del ejemplo con información del empleado

Dos autores y varios revisores requieren uno o más flujos de trabajo. Muchas personas controlan el documento y, a continuación, se encuentran en un servidor web corporativo (se supone que es altamente seguro) y se administran en su lugar o se mueven a un centro de registros. La naturaleza confidencial de este contenido requiere Information Rights Management (IRM) en los servidores y equipos de escritorio, además de directivas corporativas y procedimientos recomendados (por ejemplo, auditoría) que protejan la privacidad del empleado y la seguridad legal de la empresa.

Worksheets

Use las siguientes hojas de trabajo para registrar la información tratada en este artículo:

• Hoja de cálculo de participantes de administración de documentos

• Analizar la hoja de cálculo de uso de documentos