Preguntas frecuentes sobre la asignación de documentos electrónicos con pedidos de compra mediante Copilot (versión preliminar)

[Este artículo es documentación preliminar y está sujeto a modificaciones].

Estas preguntas frecuentes (P+F) describen el impacto de la característica Asistencia para la concordancia de documentos electrónicos en Business Central.

¿Qué es la asistencia para la concordancia de documentos electrónicos?

Los documentos electrónicos sirven como base para transacciones comerciales modernas. Representan trámites críticos, como facturas y recibos, que fluyen en ambas direcciones a través de la entrega y la recepción. Puede generar y transmitir facturas electrónicas de forma digital en un formato estructurado que facilita el procesamiento automatizado de facturas. Sin embargo, el manejo de facturas digitales entrantes puede resultar más complicado para los equipos de cuentas por pagar.

En las pequeñas y medianas empresas (PYMES), el equipo de cuentas por pagar desempeña un papel fundamental en el seguimiento preciso de las obligaciones de los proveedores. Su principal responsabilidad es registrar con precisión las facturas entrantes. Lograr precisión puede requerir esfuerzo, particularmente cuando concilian facturas externas de proveedores con órdenes de compra existentes. Las discrepancias en códigos, descripciones y unidades de medida a menudo presentan desafíos porque estos elementos pueden no coincidir en diferentes sistemas y empresas. Además, los costes inesperados, como las tarifas de transporte, pueden aparecer como partidas separadas que necesitan ajuste manual. Los contables también deben incluir números y fechas de factura en los documentos. Es importante destacar que la relación entre las órdenes de compra y las facturas externas no siempre es uno a uno. Es posible que reciba varias facturas externas por la misma orden de compra.

Históricamente, Business Central podría generar nuevas facturas de compra basadas en las facturas electrónicas recibidas. Sin embargo, cotejar manualmente las facturas con las órdenes de compra existentes era un proceso que requería mucho tiempo y era propenso a errores.

E-documents Matching Assistance usa inteligencia artificial generativa para simplificar este proceso mediante la automatización del análisis de facturas electrónicas externas. La función permite a los contadores pedirle a Copilot que haga coincidir las líneas de las facturas electrónicas entrantes con las líneas de las órdenes de compra en Business Central.

¿Cuáles son las capacidades de la asistencia para la concordancia de documentos electrónicos?

Copilot brinda asistencia basada en inteligencia artificial para hacer coincidir la factura digital recibida con las órdenes de compra existentes en Business Central. Copilot empareja las líneas en función de la información.

• Similitud de descripciones
• Unidades de medida
• Cantidades disponibles para facturar
• Cantidades

Copilot identifica descripciones similares si tienen la unidad de medida y los precios adecuados, pero también puede encontrar coincidencias en casos más complejos. Por ejemplo, puede identificar si una factura electrónica tiene dos líneas con una variante del mismo artículo y solo una línea en el pedido de compra. Business Central coincide con estas líneas siempre que las descripciones sean similares y los precios son los mismos.

Copilot no se conecta a su servicio de punto final de documentos electrónicos para recuperar o enviar comprobantes digitales. Esta tarea permanece totalmente bajo su control y es un requisito previo para utilizar la asistencia de Copilot. Esta condición es cierta, independientemente de si los documentos digitales se agregan a Business Central mediante una conexión con un servicio de punto de conexión o se escriben manualmente.

¿Cuál es el uso previsto de la asistencia para la concordancia de documentos electrónicos?

El objetivo de la característica Asistencia para la concordancia de documentos electrónicos es ayudar al equipo de cuentas por pagar a cotejar las órdenes de compra existentes con las facturas electrónicas entrantes. Gran parte de esta actividad gira en torno a la coincidencia de cadenas. Business Central ofrece una característica que automatiza algunas de estas actividades. Los LLM (modelos de lenguaje grande) se han identificado como una oportunidad para complementar esa característica y reducir aún más el esfuerzo manual.

¿Cómo se evaluó la asistencia para la concordancia de documentos electrónicos? ¿Qué métricas se utilizan para medir el rendimiento?

Esta característica se probó utilizando combinaciones de la siguiente información:

• Descripciones de elementos externos
• Unidades de medida
• Cantidades e importes
• Descripción de productos estándar
• Idiomas diferentes
• Otros parámetros que cubren las variaciones típicas y límites de datos para cada campo

Los datos de prueba representan tanto el uso típico como el uso por parte de malos actores. Se midió el rendimiento en comparación con la comparación manual de los mismos datos en facturas electrónicas y órdenes de compra.

¿Cuáles son las limitaciones de la asistencia para la concordancia de documentos electrónicos? ¿Cómo pueden los usuarios minimizar el impacto de las limitaciones de asistencia para la concordancia de documentos electrónicos?

La Asistencia para la concordancia de documentos electrónicos funciona mejor cuando las descripciones de elementos externas (factura electrónica) e internas (Business Central) y las unidades de medidas están en el mismo idioma. Los idiomas mixtos o el lenguaje mixto de las descripciones de productos a menudo resultan en menos coincidencias y sugerencias.

La combinación sugerida de artículos de facturas electrónicas con artículos de órdenes de compra funciona mejor en inglés. Aunque puede utilizar esta función en cualquier idioma compatible con Business Central, es posible que experimente menos coincidencias de elementos en otros idiomas. Puede obtener más información en la sección ¿En qué geografías e idiomas está disponible la asistencia para la concordancia de documentos electrónicos?.

¿En qué geografías e idiomas está disponible la asistencia para la concordancia de documentos electrónicos?

La característica de Copilot está disponible en todos los países o regiones de Business Central admitidos. Sin embargo, la característica utiliza Microsoft Azure OpenAI Service, que actualmente está disponible para Business Central en algunas regiones geográficas. Si su entorno está ubicado en un país o región donde Azure OpenAI Service no está disponible, los administradores deben permitir que los datos se muevan entre geografías. Obtenga más información sobre el movimiento de datos de Copilot entre geografías.

La característica de Copilot se ha validado y es compatible en inglés. Si bien se puede utilizar en otros idiomas, es posible que no funcione según lo previsto. La calidad del idioma puede variar según la interacción del usuario o la configuración del sistema, lo que puede afectar a la precisión y la experiencia del usuario. La calidad de las respuestas también puede ser inferior si la configuración de idioma para el usuario en Business Central difiere del idioma principal de los datos comerciales en la base de datos de Business Central. Cuando Copilot busca en la web, los sitios web que no están en inglés pueden dar lugar a sugerencias de menor calidad o ninguna sugerencia.

Obtenga más información sobre la disponibilidad geográfica y de idiomas en Disponibilidad internacional de Copilot.

¿Qué factores operativos y configuraciones permiten un uso eficaz y responsable de la característica?

Copilot complementa el algoritmo de asignación que Business Central ya proporciona y asigna las líneas que el algoritmo no proporcionó.

¿Qué se espera de los usuarios al utilizar la asistencia para la concordancia de documentos electrónicos?

Después de asignar facturas electrónicas entrantes a órdenes de compra, debe asignar las líneas de los documentos.

La página Asignación de órdenes de compra muestra todas las líneas de ambos documentos. Aquí puede realizar la asignación manualmente, lo que puede resultar difícil si hay muchas líneas.

Puede utilizar Asistencia para la concordancia de documentos electrónicos para asignar líneas según los siguientes criterios:

• Similitud de sus descripciones
• Unidades de medida
• Cantidades disponibles para facturar
• Cantidades

Las coincidencias de Copilot pueden ser incorrectas o incompletas. Siempre debe revisar su exactitud antes de decidir conservarlas. Las coincidencias y sugerencias de Copilot se guardan en Business Central cuando elige Mantenerlo y sale de Copilot. También puede editar y corregir cualquier coincidencia o sugerencia antes de optar por conservarla.

¿Qué se espera de los administradores y usuarios cuando operan la asistencia para la concordancia de documentos electrónicos?

Los usuarios, como contables, tesoreros u otras personas que reciben facturas electrónicas, siempre deben revisar la exactitud de las coincidencias y sugerencias proporcionadas por Copilot antes de optar por conservarlas. Le recomendamos que revise las líneas de la orden de compra para verificar su exactitud y encontrar cualquier discrepancia. Usted decide si desea utilizar la Asistencia para la concordancia de documentos electrónicos. Incluso cuando la Asistencia para la concordancia de documentos electrónicos está activada por los administradores y disponible, puede elegir utilizarla siempre, a veces o nunca.

Los administradores toman la decisión general sobre si utilizar las capacidades de Copilot en Business Central. Si habilitan Copilot, los administradores deben asegurarse de que conceden el acceso a las personas adecuadas.

¿Es Copilot la única manera de hacer coincidir los documentos electrónicos con las órdenes de compra?

No, usted decide si utiliza Copilot. Business Central ofrece formas sin tecnología de IA para relacionar artículos de la factura electrónica recibida con artículos de órdenes de compra en Business Central. Las organizaciones también pueden utilizar ambos enfoques al mismo tiempo.

¿Cómo doy comentarios sobre el contenido generado por IA?

Cada vez que Copilot proporciona coincidencias o sugerencias, puede proporcionar comentarios a Microsoft directamente desde la ventana de Copilot, utilizando los controles Me gusta y No me gusta. Sus comentarios permanecen anónimos y utilizamos estos datos para mejorar la calidad del servicio.

¿Qué datos recopila Microsoft y cómo se usa?

La Declaración de privacidad de Microsoft se aplica a Dynamics 365 Business Central y a otros productos y servicios de Microsoft. La información siguiente proporciona transparencia adicional sobre qué datos se recopilan y cómo se usa al acceder a las características de Copilot y agente de Microsoft en Business Central.

• Datos de diagnóstico: todas las solicitudes (entradas) y respuestas (salidas) se almacenan de forma segura en Business Central durante un período de 20 días para facilitar la respuesta a las solicitudes de soporte técnico. Estos datos de diagnóstico se almacenan junto con los datos de la empresa de Business Central dentro del mismo límite geográfico y de cumplimiento. Los datos no se tienen en cuenta en las cuotas de la base de datos. Las solicitudes y respuestas pueden incluir datos de la empresa y datos personales. El personal de Microsoft solo puede acceder a los datos como parte de una solicitud de soporte técnico al cliente. Las organizaciones que implementan directivas de caja de seguridad del cliente recibirán una solicitud de acceso a los datos para su aprobación antes de que Microsoft pueda acceder a estos datos como parte de una solicitud de soporte técnico. Obtenga más información sobre la caja de seguridad en Seguridad de Business Central.

  Microsoft no usa los datos, las solicitudes ni las respuestas de la empresa para entrenar modelos de IA. Obtenga más información en Términos de Dynamics 365 para las características con tecnología de Azure OpenAI.

• Datos de uso: Microsoft recopila los datos mínimos necesarios para operar y mejorar el servicio Business Central, incluidos los datos anónimos sobre el uso de la inteligencia artificial. Los datos de uso no incluyen mensajes (entradas) ni respuestas (salidas) y no incluye datos de cliente ni datos personales.

• Comentarios: Microsoft recopila comentarios que los usuarios proporcionan mediante iconos como (pulgares hacia arriba) o no gusta (pulgares hacia abajo) en la interfaz de usuario. Al enviar comentarios, registramos si algo le gustó o no le gustó, el motivo del disgusto (si comparte uno) y sobre qué característica de inteligencia artificial trata su comentario.

  No recopilamos automáticamente el mensaje (entrada) ni la respuesta de IA (salida) al enviar comentarios.

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