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Importar datos y controlar cómo se identifican los registros duplicados

Incorpore rápidamente los datos de cliente y ventas a la aplicación mediante la importación. Puede importar datos en la mayoría de los tipos de registro.

Dynamics 365 procesa las importaciones en segundo plano. Una vez completada una importación, puede revisar qué registros se importaron correctamente, no se pudieron importar o se importaron parcialmente. Para corregir los registros que no se pudieron importar, exportarlos a un archivo independiente, corregirlos e intentar importarlos de nuevo (si es necesario, puede empezar eliminando todos los registros asociados a la importación anterior).

Tipos de archivo compatibles

Puede importar datos de los siguientes tipos de archivo:

Preparación del archivo para la importación

Estas son algunas instrucciones para asegurarse de que el archivo se importará correctamente:

  1. Coloque registros para cada tipo de registro en un archivo independiente.

  2. Asegúrese de que el archivo está en uno de los siguientes formatos:

    • .csv archivo: un archivo de datos con una extensión de archivo .csv. Normalmente, un archivo .csv consta de campos y registros, almacenados como texto, en los que los campos están separados entre sí por comas.
    • Plantilla de Excel

  3. Si el archivo de importación es un archivo .csv, asegúrese de que está delimitado correctamente. Puede usar comillas dobles (") o comillas simples (') como delimitadores de datos.

  4. Asegúrese de que la primera línea del archivo es una fila de encabezados de columna. Agregue encabezados de columna (texto usado en la primera fila de un libro o archivo que etiquete los datos de cada columna) si aún no están presentes.

    Nota:

    Asegúrese de que el archivo .csv no contiene:

    • Varias líneas de la primera línea (fila de encabezado).
    • Comillas en la primera línea. Dynamics 365 usa comillas como delimitadores de datos.
    • Datos separados por punto y coma (;) o coma (,). Dynamics 365 usa puntos y comas como delimitadores de campo.

    Importante

    Los datos se pueden importar más rápidamente si se pueden asignar automáticamente durante el proceso de importación. Ayuda a que los encabezados de columna coincidan con el nombre para mostrar de los campos en Dynamics 365. El nombre para mostrar es la etiqueta que se usa de forma predeterminada cuando se muestra un atributo en un formulario, en una lista o en un informe. El nombre para mostrar de cada atributo se puede cambiar en el área Personalización por parte de un usuario que tenga un rol de seguridad adecuado.

  5. Asegúrese de que existen datos para todos los campos obligatorios.

    Solo se importará un registro si se asignan todos los campos obligatorios y si existen datos en cada una de las columnas de origen que se asignan a los campos necesarios. Un campo obligatorio es un atributo necesario para poder guardar un registro. Puede determinar los campos obligatorios de antemano o identificar las asignaciones necesarias que faltan durante la importación. En cualquier caso, asegúrese de que tiene los datos necesarios en cada registro. Para determinar qué campos son necesarios, abra el formulario para el tipo de registro como si estuviera creando un nuevo registro e identifique los campos marcados con un asterisco rojo (*).

    En la lista siguiente se muestran los campos obligatorios predeterminados para los tipos de registro importados habitualmente.

    • Cuenta: Nombre de cuenta
    • Contacto: Apellidos
    • Lead: Topic, Last Name, Company Name
    • Producto: unidad predeterminada, grupo de unidades, decimales admitidos

Por ejemplo, las siguientes líneas muestran el aspecto de los datos para un archivo de formato .csv que contiene clientes potenciales. La primera línea contiene los nombres de campo y las líneas restantes se importan como datos.

Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile Phone
"Designer Bikes""Groth""Brian""Mountain bikes""someone@example.com""555-555-0112"
"Major Sporting Goods""Bedecs""Anna""Components""555-555-0171"

Nota:

De forma predeterminada, el tamaño máximo de los archivos que se pueden importar es de 8 megabytes (MB).

Importación de registros desde una plantilla de Excel

  1. Inicie la importación realizando una de las siguientes acciones:

    • Vaya a la vista de lista de la entidad a la que desea importar (por ejemplo, la lista de clientes potenciales) y seleccione Importar desde Excel en la barra de comandos.
    • Si es administrador, vaya a Configuración> ConfiguraciónAvanzadas Importaciones> datos de>. En la página Mis importaciones , seleccione el botón IMPORTAR DATOS en la barra de herramientas.

  2. Seleccione Elegir archivo para cargar un archivo.

  3. Seleccione Siguiente. Todos los campos del archivo de origen se asignan automáticamente.

  4. Seleccione Finalizar importación.

Importar registros desde un archivo de .csv

  1. Prepare el archivo de importación como se describe en Preparación del archivo para la importación.

  2. Inicie la importación realizando una de las siguientes acciones:

    • Vaya a la vista de lista de la entidad a la que desea importar (por ejemplo, la lista de clientes potenciales) y seleccione Importar desde CSV en la barra de comandos.
    • Si es administrador, vaya a Configuración> ConfiguraciónAvanzadas Importaciones> datos de>. En la página Mis importaciones , seleccione el botón IMPORTAR DATOS en la barra de herramientas.

  3. Elija un archivo para cargarlo.

  4. Seleccione Siguiente.

  5. Si tiene definida una clave alternativa, selecciónela en la lista desplegable Clave alternativa .

    La clave alternativa se usa para identificar y actualizar registros de forma única durante la importación en lugar de usar la clave principal. Algunos sistemas de datos externos no almacenan claves principales. En tales casos, se puede usar una clave alternativa para identificar registros de forma única. Más información: Cómo funcionan las claves alternativas y la detección de duplicados durante la importación

  6. En la lista desplegable Delimitador de datos, seleccione el delimitador de datos que ha usado en el archivo .csv.

  7. Seleccione Revisar asignación.

  8. En la página Revisar asignación , revise cómo se asignan los encabezados de columna a los campos de Dynamics 365.

    Página Revisar asignación.

    • En el lado izquierdo, de forma predeterminada, la sección Campos principales de la página Revisar asignación muestra todos los campos necesarios para la entidad que se deben asignar para que los datos se importen correctamente.
    • Si ha seleccionado una clave alternativa, todos los campos de la clave alternativa también se convierten en campos obligatorios y se deben asignar.
    • Si los encabezados de columna del archivo de origen coinciden con los nombres para mostrar del campo, estos campos se asignarán automáticamente. Todos los campos asignados se mostrarán con una marca de verificación verde.
    • Si los encabezados de columna no coinciden, los campos sin asignar se mostrarán con un signo de exclamación rojo. Seleccione un campo de Dynamics 365 para asignarlo al encabezado de columna no asignado del archivo.
    • Para filtrar rápidamente solo los campos no asignados, seleccione Desasignación en la lista desplegable Atributos de mapa.

  9. En la sección Campos opcionales de la página Revisar asignación , el lado izquierdo muestra los encabezados de columna en el archivo de origen. Si los encabezados de columna coinciden con los nombres para mostrar del campo, los campos se seleccionarán automáticamente en las listas desplegables correspondientes.

    • Si los encabezados de columna no coinciden, los campos sin asignar se mostrarán con un signo de exclamación rojo.
    • Seleccione un campo de Dynamics 365 para asignarlo al encabezado de columna no asignado del archivo.
    • También puede elegir Omitir en la lista desplegable para uno o varios campos opcionales. Los datos de columnas ignoradas no se importarán en Dynamics 365 Customer Insights - Journeys.
      Un campo establecido que se omitirá durante la importación.

  10. Si alguna columna del archivo de origen incluye un conjunto fijo de valores, debe asignar la columna a un campo de tipo Tipo conjunto de opciones . Una columna de este tipo tiene valores como "Sí" o "No", o "Frecuente", "Caliente" o "Frío". Para ello, haga clic en el botón Establecer opción. . botón situado junto al campo de conjunto de opciones. Se abre la sección Asignación del conjunto de opciones:

    Menú de asignación de valores del conjunto de opciones.

    • Para cada elemento Valores de opción de origen, haga clic en un elemento de la lista Valores de opción de Dynamics 365 para asignarlo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • La lista desplegable Valores de opción de Dynamics 365 combina los valores disponibles en el archivo entrante con los que ya están en la base de datos de Dynamics 365. Por ejemplo:

      • Valores en el archivo de importación: Bajo, Alto
      • Valores que ya están en Dynamics 365: frío, cálido, frecuente
      • Valores de destino resultantes: Cold, Warm, Hot, Low, High

    • Después de la importación, el asistente para importación agregará todos los valores asignados a Dynamics 365, pero quitará los valores no asignados del archivo de importación que aún no están en Dynamics 365. Por ejemplo, podría asignar el valor de origen "Bajo" al valor de destino "Frío", pero asignar el valor de origen "Alto" al valor de destino "Alto" (nuevo) "Alto". En función de estas asignaciones, el asistente para importación crea "High" como un valor de destino de Dynamics 365. No crea "Low" como valor de destino de Dynamics 365 porque no ha asignado ningún origen a este valor de destino.

      Nota:

      También puede asignar una columna en el archivo de origen a un campo de tipo "Dos opciones" y "Conjunto de opciones de selección múltiple" (donde un campo puede tener varios valores). Debe asignar cada valor de opción de origen a los elementos de la lista Valores de opción de Dynamics 365 . Cuando se asigna a un campo de tipo "Conjunto de opciones de selección múltiple", si el archivo de origen incluye valores que no están disponibles en Customer Insights - Journeys, no se crearán nuevos valores en Customer Insights - Journeys.

  11. Si algunos datos del archivo de origen hacen referencia a otros registros existentes en Customer Insights - Journeys, debe asignar la columna del archivo de origen a un campo de búsqueda de Customer Insights - Journeys.

    Por ejemplo, puede importar un archivo denominado Leads.csv, que contiene registros de cliente. La columna Customer de Leads.csv contiene los datos de contacto o cuenta asociados. Para asignarlo, seleccione el botón Referencia de búsqueda. botón situado junto al campo de búsqueda. Se abre la sección Referencia de búsqueda y se enumeran las entidades relacionadas con la entidad actual.

    Sección Referencia de búsqueda.

    Para cada entidad, seleccione los campos que se van a buscar durante la importación para conservar las relaciones entre los registros y, a continuación, seleccione Aceptar.

  12. Para guardar la configuración de asignación para la próxima vez, escriba un nombre en el cuadro Nombre del mapa de datos . De este modo, la próxima vez que necesite importar un conjunto de datos similar, podrá volver a usar esta asignación.

    Asigne aquí un nombre al mapa de datos..

  13. Cuando esté listo para continuar, seleccione Finalizar importación para importar esos datos mediante las asignaciones.

Cómo funcionan las claves alternativas y la detección de duplicados durante la importación

Tenga en cuenta lo siguiente sobre cómo funciona la clave alternativa y la detección de duplicados al importar registros en Customer Insights - Journeys:

  • Cuando la detección de duplicados está deshabilitada y no se define una clave alternativa en Customer Insights: recorridos
    El proceso de importación crea nuevos registros. Si se encuentra un GUID coincidente, el proceso de importación actualiza el registro.
  • Cuando la detección de duplicados está deshabilitada y se selecciona una clave alternativa
    Los registros con los mismos datos de clave alternativos se actualizan y se crean otros registros en Customer Insights - Journeys.
  • Cuando la detección de duplicados está deshabilitada y no se selecciona una clave alternativa
    En este escenario, la clave alternativa se considera la clave principal porque está disponible en Customer Insights - Journeys. Los registros que tienen la misma clave alternativa producirán un mensaje de error durante la importación.
  • Cuando la detección de duplicados está habilitada y no se define una clave alternativa
    Se sigue la regla de detección de duplicados. El proceso de importación crea nuevos registros. Si se encuentra algún GUID coincidente, el proceso de importación actualiza los registros. Si algún registro coincide con la regla de detección duplicada, se muestra un mensaje de error.
  • Cuando la detección de duplicados está habilitada y no se selecciona una clave alternativa En este escenario, la clave alternativa se considera la clave principal porque está disponible en Customer Insights - Journeys. Los registros con la misma clave alternativa producirán un mensaje de error durante la importación. También se aplican reglas de detección de duplicados. Si algún registro coincide con la regla de detección duplicada, se muestra un mensaje de error. Los registros que no coinciden con la regla de detección de duplicados se crearán en Customer Insights - Journeys.
  • Cuando la detección de duplicados está habilitada y se selecciona una clave alternativa
    El proceso de importación actualiza los registros en función de la clave alternativa y, a continuación, aplica la detección de duplicados. Los registros se actualizan si la clave alternativa coincide; De lo contrario, se crean en el sistema.

Ver los resultados de una importación y corregir errores

Debe esperar a que se complete un trabajo de importación para poder reparar errores.

  1. Vaya a Configuración Configuración Avanzadas>Importaciones>de administración de datos del>sistema>. Los trabajos de importación para todas las importaciones recientes se enumeran aquí.
  2. Busque el trabajo en la lista y compruebe su progreso. En la columna Status Reason (Motivo de estado) se muestra el estado de la importación mediante los siguientes valores:
    • Presentado
    • Análisis sintáctico
    • Transformante
    • Importador
    • Completado
  3. Una vez completada la importación, las columnas Correcto, Error y Error parcial mostrarán el número de registros que se importaron correctamente, no se pudieron importar o se importaron parcialmente.
  4. Abra el archivo de importación para ver los registros que no se importaron o que se importaron parcialmente. Haga doble clic en el registro de archivo de importación.
  5. Use las pestañas para ver información sobre los errores, el éxito o el error parcial de los registros durante la importación.
    Resultados de la importación.
  6. En la pestaña Errores , seleccione Exportar filas de error para exportar filas que no se pudieron importar a un nuevo archivo .csv. Puede corregir los errores de este archivo y, a continuación, importarlos.

Eliminación de registros importados

  1. Vaya a Configuración Configuración Avanzadas>Importaciones>de administración de datos del>sistema>. Los trabajos de importación para todas las importaciones recientes se enumeran aquí.
  2. Seleccione el archivo de importación que desea eliminar, seguido de una de las siguientes acciones:
    • Eliminar archivo de origen de importación: elimina el archivo de registro de importación y sus detalles.
    • Todos los registros importados a esta entidad durante esta importación: elimina todos los registros importados del archivo seleccionado.
    • Todos los registros importados del archivo de .zip: elimina el archivo de importación junto con los registros importados desde el archivo de importación.
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