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Este artículo presenta la función de control presupuestario y proporciona información para ayudarlo a configurar el control presupuestario para optimizar la administración de los recursos financieros de su organización.
El control presupuestario admite la administración de los recursos financieros de una organización a través del plan de cuentas, los flujos de trabajo, los grupos de usuarios, los documentos de origen y los diarios, el cálculo configurable de los fondos disponibles, los ciclos presupuestarios y los umbrales. Cuando los controles están vigentes, una organización puede planear, medir, gestionar y realizar una previsión de sus recursos financieros en su ejercicio.
Una vez se hayan aprobado los presupuestos en el sistema, puede usar planes presupuestarios para generar asientos de registro presupuestario para registrar el presupuesto de gastos para una organización. También puede crear o importar asientos de registro presupuestario desde un programa de terceros en lugar de usar la funcionalidad de planificación presupuestaria.
Los gastos se pueden registrar mediante cuentas principales y dimensiones financieras. Puede configurar el control del gasto total para cumplir las directivas y los requisitos de la organización agrupando combinaciones de dimensiones financieras y cuentas principales.
El gráfico siguiente muestra el lugar del control presupuestario en las etapas de un ciclo presupuestario normal.
Puede configurar el control presupuestario de acuerdo con varios factores:
- Dimensiones financieras: ¿qué dimensiones financieras se deben usar para los informes de presupuesto y los valores reales, ¿y qué dimensiones financieras son necesarias para controlar los presupuestos? ¿Hay combinaciones de dimensiones específicas o cuentas principales que requieren una atención concreta? Por ejemplo, ¿hay un requisito de seguimiento del presupuesto para los valores reales por centro de coste y programa? ¿Requieren los gastos de viajes una atención especial?
- Tiempo: ¿Qué período de tiempo (período fiscal, período fiscal hasta la fecha, etc.) se usará para evaluar los fondos presupuestarios disponibles?
- Documentos de origen: ¿Qué documentos de origen se deben evaluar para el control presupuestario? ¿¿Los documentos se debe evaluar por línea o por documento?
- Cálculo de fondos disponibles: ¿Se deben considerar los documentos como las solicitudes de compra (pre-reserva de gasto) y los pedidos de compra (reservas de gastos) en el cálculo de los fondos disponibles? ¿Se deben considerar los documentos con estado de borrador en el cálculo?
- Permiso de anulación: ¿Quién tiene permiso para superar el presupuesto disponible?
El control presupuestario se integra plenamente con la aplicación. Por tanto, puede evaluar el presupuesto disponible tanto para las compras planificadas como para las compras reales. Los informes y las consultas de presupuesto están disponibles. Los usuarios pueden evaluar el presupuesto a lo largo del ciclo presupuestario y pueden realizar cualquier ajuste necesario, en forma de revisiones o transferencias presupuestarias. Un director de presupuestos también puede exportar el presupuesto y los valores reales en Microsoft Excel para analizar mejor y realizar la previsión según sea necesario.
Configuración del control presupuestario
Intervalo de tiempo del ciclo presupuestario
Tras la configuración de la gestión presupuestaria básica, puede definir la hora o los períodos de inicio y fin para la gestión presupuestaria y el control presupuestario en la página Intervalo de tiempo del ciclo presupuestario. Los ciclos presupuestarios a menudo se corresponden con los calendarios fiscales pero pueden abarcar ejercicios.
Los siguientes pasos de la configuración se completan en las pestañas que se abren desde la página Configuración de control presupuestario.
Definir parámetros
De acuerdo con las dimensiones financieras habilitadas para el presupuesto, puede usar todas las dimensiones financieras o un subconjunto de las mismas para el control presupuestario.
Además, puede especificar el intervalo de tiempo predeterminado (por ejemplo, Ejercicio, Ejercicio hasta la fecha, Período fiscal o Trimestral) para el que se llevará a cabo el control presupuestario en el intervalo de tiempo del ciclo presupuestario relacionado. También puede especificar un director de presupuestos predeterminado y el umbral que se usa para notificar a los usuarios cuando se ha alcanzado el umbral. Los valores de estos campos se usarán como valores predeterminados en cualquier nueva regla de control presupuestario o grupo presupuestario que se cree. Sin embargo, los valores predeterminados se pueden cambiar para las reglas o los grupos individuales.
Las maneras en que se crean y se registran los presupuestos en el registro presupuestario determinan el intervalo de tiempo que se selecciona al evaluar los fondos presupuestarios disponibles. Si se desarrolla y se usa un importe anualizado para una combinación de valores de dimensión, pueden tener sentido un enfoque de ejercicio o de ejercicio hasta la fecha. Sin embargo, si una organización que crea presupuestos por período fiscal o lo asigna a períodos fiscales desea un control más detallado, pueden que deseen considerar intervalos de tiempo trimestrales o de período hasta la fecha fiscales.
La cultura de una organización en relación con los presupuestos y el control presupuestario también ayuda a definir la configuración.
Permisos de presupuesto excedido
En la pestaña Sobreasignación de permisos de presupuesto , especifique grupos de usuarios. Puede especificar si los usuarios que son miembros de un grupo tienen permiso para superar el presupuesto. Puede evitar que los usuarios superen el presupuesto más allá del umbral de presupuesto que se estableció en la página Parámetros presupuestarios o puede evitar que superen el presupuesto en cualquier importe, independientemente del umbral. En función de cómo sea de proactiva la gestión de una organización de su gasto, estos permisos pueden ayudarle a gestionar sus recursos financieros.
Fondos presupuestarios disponibles
En la pestaña Fondos presupuestarios disponibles, puede definir la fórmula que se usa para calcular los fondos presupuestarios disponibles. En función de como sea de conservadora la gestión de una organización de sus recursos financieros, o en función de las normas o a los requisitos del sector, el cálculo puede incluir el borrador o los documentos no registrados.
Nota
Si este cálculo se modifica durante el ciclo presupuestario, los cambios no afectan a los documentos que pasaron anteriormente las comprobaciones de control presupuestario y que se registraron o completaron.
Importante
La característica Realizar el seguimiento solo de los importes del cálculo de fondos presupuestarios disponibles cambia los datos que se siguen en las tablas BudgetSourceTracking. Cuando esta función está activada, las cantidades se almacenan solo si se seleccionan para usarse en el cálculo de los fondos presupuestarios disponibles. Algunas opciones de configuración de control presupuestario deben tener configuraciones específicas para que funcione correctamente. Para obtener más información, consulte Fondos presupuestarios disponibles.
Documentos y diarios
En la pestaña Documentos y diarios, puede seleccionar qué documentos de origen y diarios están sujetos a comprobaciones de control presupuestario y si las comprobaciones se producirán en el nivel de la entrada de línea o para el documento completo. Además, la nueva característica Mejora del filtrado de documentos de control presupuestario proporciona una opción de filtro basada en consultas para cada documento que se incluye en el control presupuestario. Por lo tanto, puede especificar qué documentos de control presupuestario se verifican en el presupuesto. De esta manera, la característica permite que solo se verifique el presupuesto de un subconjunto de un tipo de documento. Por ejemplo, puede verificar solo las órdenes de compra donde el campo Pool se establece en 01. Una nueva columna que se añade a la pestaña Documentos y diarios indica si una consulta está definida para el tipo de documento seleccionado. Además, dos nuevos botones que se agregan a la barra de herramientas sobre la cuadrícula del documento le permiten agregar, editar o eliminar filtros.
Los documentos de origen que se seleccionen deben coincidir con las casillas para los saldos que se incluyen en el cálculo de los fondos presupuestarios disponibles. Por ejemplo, si ha seleccionado Reservas de presupuesto para reservas de gasto, debe seleccionar la opción Pedidos de compra. Al realizar una comprobación presupuestaria con los importes y las cuentas de una línea de compra, se asigna a la reserva la categoría de control presupuestario Reserva de gasto. Al realizar una comprobación presupuestaria con los importes y las cuentas de una solicitud de compra, la categoría de control presupuestario que se asigna a la reserva es Prerreserva de gasto.
Si se incluyen Reservas de presupuesto para reservas de gasto y/o Reservas de presupuesto para pre-reservas de gasto en el cálculo de los fondos presupuestarios disponibles y se deben reflejar a través de los registros en la contabilidad general, debe marcar esas selecciones en el grupo Compromiso contable en la página Parámetros de Contabilidad general.
Asignar modelos presupuestarios
En la pestaña Asignar modelos de presupuesto , se asignan modelos de presupuesto a los intervalos de tiempo del ciclo de presupuesto que se deben incluir en el control presupuestario.
Definir reglas de control presupuestario
En la pestaña Definir reglas de control de presupuesto , debe crear reglas específicas, en función de las dimensiones financieras habilitadas para el control presupuestario. Por ejemplo, si hay un enfoque en el gasto o rango de gastos para un departamento, puede usar la configuración en esta pestaña para definir y evaluar dichos gastos, como Departamento = Ventas y Centro de coste = *, donde el asterisco (*) es un carácter comodín que incluye cualquier centro de coste. Puede definir distintos umbrales para cada regla de control presupuestario.
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Si sus dimensiones financieras incluyen caracteres comodín, como guion bajo (_), al definir las reglas de control presupuestario, los usuarios deben usar un asterisco (*) para la definición de criterios a fin de encontrar la expresión exacta. Por ejemplo, si tiene Departamento como Department_1, al definir la regla de control presupuestario, debe usar la expresión Departamento es como Departamento*1. El asterisco (*) coincide con cualquier número de caracteres, por ejemplo, Department_1 así como Department_A1 o DeparmentA_1.
Importante
El control presupuestario se habilitará para cualquier cuenta principal del tipo Pérdidas y ganancias, Gasto, Ingresos, Balance de situación, Recursos propios o Activo. Si la pestaña Definir reglas de control presupuestario contiene una regla con criterios vacíos, el control presupuestario se habilitará para todas las combinaciones de dimensiones financieras que incluyen las cuentas principales de esos tipos. Por lo tanto, asegúrese de que crea reglas de control presupuestario que definan solo los intervalos de combinaciones de dimensiones financieras donde es importante que el control presupuestario esté activado.
Seleccionar cuentas principales
Si la cuenta principal no está seleccionada como una dimensión de control de presupuesto en la página Definir parámetros , pero se administran gastos específicos, puede seleccionar esos gastos en la pestaña Seleccionar cuentas principales . La opción Seleccionar cuentas principales garantiza que las comprobaciones de control presupuestario solo se realicen para las cuentas principales seleccionadas (o no se realizan en cuentas principales no seleccionadas), incluso cuando la cuenta principal no forma parte de los parámetros definidos en el control de presupuesto.
Ejemplo: en la página Definir parámetros, se seleccionan las dimensiones de control presupuestario. El presupuesto solo se controla en los niveles unidad de negocio y departamento .
En este ejemplo, se requiere control presupuestario en todas las cuentas, excepto en 600120, que no debería tener habilitado el control presupuestario. Este escenario podría lograrse marcando todas las cuentas principales, excepto 600120, en la ficha Seleccionar cuentas principales.
Si se crea una orden de compra para los gastos asociados a la cuenta principal 600120, la verificación del presupuesto no se realiza para estas líneas, todas las demás cuentas principales seleccionadas en la pestaña Seleccionar cuentas principales se controlan. En este ejemplo, la categoría de compras FLETE está asociada a la cuenta principal 600120.
Cuando se selecciona la Cuenta principal como una dimensión de control presupuestario, no se requieren configuraciones en la pestaña Seleccionar cuentas principales.
Definir grupos presupuestarios
Puede definir Grupos presupuestarios para crear un fondo común de presupuesto, o una colección de valores de dimensión financiera cuyos presupuestos se agrupan para una comprobación de presupuesto secundaria. Se comprueban las combinaciones de dimensiones financieras que se encuentran en la Regla de control presupuestario para ver si hay importes presupuestarios. Si también se encuentra una combinación de dimensiones financieras en un Grupo presupuestario, se realiza una segunda comprobación presupuestaria en el nivel de grupos presupuestarios.
Importante
El parámetro Permisos de presupuesto para el grupo de usuarios definido en las Reglas de control de presupuesto determina si se comprueban tanto las reglas de presupuesto como los grupos de presupuesto para un escenario específico para ciertas combinaciones de dimensiones. Si los permisos de gasto excesivo se definen como Impedir comprobación del grupo presupuestario cuando los fondos presupuestarios no están disponibles, no se realizan comprobaciones del grupo presupuestario.
Si desea que se compruebe un presupuesto para una regla o escenario específico, puede ajustar:
- el criterio de Grupo presupuestario para excluir combinaciones de dimensiones específicas que no desea que se comprueben tanto en el nivel de reglas de control presupuestario como de grupos de control presupuestario. o
- los Permisos de presupuesto para el grupo de usuarios.
Activar control presupuestario
Una vez se haya configurado el control presupuestario, puede activarlo en la pestaña Activar control presupuestario. La versión de borrador será efectiva.
Importante
Una configuración activa no aplica comprobaciones presupuestarias, garantiza que las reglas se aplican después de activar el control presupuestario. La configuración activar o desactivar el control presupuestario determina si las comprobaciones de control de presupuesto se aplican realmente durante el procesamiento de transacciones. Cuando se selecciona la configuración de control presupuestario, se realizan comprobaciones presupuestarias en los pedidos de compra, los diarios contables y otros documentos configurados, así como en las transacciones que superan los fondos disponibles, lo cual desencadena advertencias o errores según tu configuración. Cuando la configuración de control de presupuesto está desactivada, no se realizan comprobaciones presupuestarias, aunque la configuración esté marcada como Activa. El botón Realizar comprobación de presupuesto no valida los presupuestos cuando el control está desactivado. Después de activar el control presupuestario y cuando las transacciones ya estén registradas, no se debe desactivar a mitad del año. Cuando se desactiva el control presupuestario, no se registran las actividades para fines de control presupuestario y ya no se realizan las comprobaciones presupuestarias. Por tanto, es posible que los documentos que ya se han registrado no reflejen correctamente saldos o importes de liberación en consultas e informes relacionados con el control presupuestario. Entre estos se incluyen las estadísticas de control presupuestario para cualquier documento y diario descendente o de ajuste.
Las transacciones, incluidas las entradas del registro de presupuesto, que se publicaron antes de activar el control presupuestario no se consideran para el control presupuestario. Por tanto, es una buena idea activar el control presupuestario solo al principio de un nuevo ciclo presupuestario. Asegúrese de que las entradas de registro presupuestario que contienen saldos presupuestarios iniciales para control presupuestario actualizan sus saldos presupuestarios solo después de que se active el control presupuestario. Se comprobará cualquier documento abierto (por ejemplo, un pedido de compra) para fondos presupuestarios disponibles y obtendrá una reserva de presupuesto para control presupuestario cuando el usuario desencadene manualmente una comprobación de control presupuestario en el documento.
Billete
Cuando la característica Realizar el seguimiento solo de los importes del cálculo de fondos presupuestarios disponibles está activada, el control del presupuesto debe tener configuraciones de reglas específicas para funcionar correctamente. De lo contrario, no se puede activar la configuración del control presupuestario definido. Para obtener más información, consulte Fondos presupuestarios disponibles.
En la siguiente tabla se muestran las pautas a seguir.
| Si se selecciona esta opción | Esta opción también debe seleccionarse |
|---|---|
| Reservas presupuestarias para gastos previos | Reservas presupuestarias para reservas de gastoyGastos reales |
| Reservas de presupuesto para reservas de gasto | Gastos reales |
| Reservas presupuestarias para reservas de gasto con documentos del tipo de solicitud de compra | Reservas presupuestarias para gastos previos |
Uso de control presupuestario
Una vez que se activa el control presupuestario, recibirá mensajes de error y advertencia del control presupuestario en los documentos y los diarios configurados para el control presupuestario. Puede configurar el control presupuestario para que los usuarios se avisen cuando superen los fondos presupuestarios, pero pueden seguir confirmando o posteando transacciones. Puede ver los detalles de las comprobaciones presupuestarias con error en la página Errores y advertencias del control presupuestario.
En esta página, los usuarios pueden explorar la página Estadísticas de control presupuestario por periodo para ver los detalles de disponibilidad y las reservas para una combinación de dimensión de control de presupuesto seleccionada. Los usuarios también pueden explorar la página Estadísticas de control presupuestario para ver la disponibilidad de presupuesto para todas las combinaciones de dimensiones financieras que se usan en el control presupuestario.
Si se activa el control presupuestario para los pedidos de compra, el director de presupuestos puede usar el espacio de trabajo Presupuestos y previsiones contables para revisar la cola de todos los pedidos de compra que tienen errores y advertencias de comprobación presupuestaria. Si el director de presupuestos tiene permisos de presupuesto excedido configurados, los pedidos de compra pueden confirmarse directamente en el espacio de trabajo.
Nota
Los términos de asignación no se admiten cuando el control presupuestario está habilitado. El control presupuestario requiere la comprensión de todas las distribuciones contables que afectan al libro mayor antes de registrar el documento. Las asignaciones, que afectan a este escenario, no son compatibles con el control presupuestario. Si la característica Usar reglas de tributación de impuestos sobre las ventas está habilitada para su organización y se selecciona Reservas de presupuesto para reservas de gasto, los impuestos sobre las ventas entre el pedido de compra y sus facturas deben coincidir para realizar correctamente las comprobaciones presupuestarias. Debe actualizar el grupo de impuestos sobre las ventas en el pedido de compra antes de crear la factura o usar la funcionalidad de ajuste de impuestos sobre las ventas para actualizar el importe de impuestos sobre las ventas directamente en la factura.