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Resumen de órdenes de compra de subcontratos

Se aplica a: Project Operations integrado con ERP.

En este artículo se presenta información general sobre la característica de subcontratación en Microsoft Dynamics 365 Project Operations que se integra perfectamente con Dynamics 365 Finance. Esta característica permite a los usuarios generar subcontratos, partes de horas de documentos y gastos, y otra información relevante que proporcionan los subcontratistas, en Dataverse. Para cada subcontrato en Dataverse, el sistema genera automáticamente pedidos de compra en Finance. Del mismo modo, para cada hoja de horas o gasto registrado en Dataverse, el sistema genera los recibos de productos correspondientes en Finance. Cuando un subcontratista envía una factura en Finanzas, el empleado de Cuentas por pagar (AP) obtiene acceso a todas las hojas de horas registradas y gastos asociados con el subcontrato. Luego, el empleado de AP puede realizar un proceso de comparación de tres vías y registrar la factura en Finanzas.

Prerrequisitos

Para utilizar la funcionalidad, active las siguientes funciones:

  • Habilite el procesamiento de datos reales de subcontratos con Project Operations para escenarios basados en recursos/sin existencias
  • Habilitar pedidos de compra del proyecto en Project Operations para escenarios basados en recursos/sin existencias
  • Habilitar pedidos de compra del subcontrato en Project Operations para escenarios basados en recursos/sin existencias

Versiones mínimas requeridas

Para usar la característica para Project Operations integrada con ERP, debe tener las siguientes versiones:

  • Project Operations Dataverse versión 4.91.0.0 o posterior
  • Dynamics 365 Finance versión 10.0.39 o posterior

Configurar categorías de adquisiciones y categorías de proyectos predeterminadas para líneas de subcontrato

Para generar líneas de pedido de compra en Finance para cada línea de subcontrato que cree en Dataverse, debe configurar categorías de adquisiciones predeterminadas y categorías de proyectos. Base esta configuración en los roles o detalles de gastos que especifique en la línea de subcontrato.

Para configurar las categorías de adquisiciones predeterminadas y las categorías de proyecto, siga estos pasos:

  1. En Finance, vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Configuración>Categorías>Categorías de subcontrato del proyecto.

  2. Seleccione Nuevo para crear un registro.

  3. En el campo Tipo de transacción de subcontrato, seleccione Hora para tiempo o Gasto para gastos.

  4. Opcional: seleccione ID de rol para tiempo o Categoría de transacción para gastos.

    Nota:

    Este paso solo es necesario si se requiere configuración para una categoría de transacción o ID de función específica.

  5. Seleccione la categoría de compras para la asignación.

  6. Seleccione la categoría de proyecto para la asignación.

Configurar una secuencia numérica para recibos de producto

Al registrar movimientos o gastos de la hoja de horas en Dataverse, Finance genera y publica automáticamente la recepción del producto para el pedido de compra del subcontrato mediante los procesos periódicos Generar recibo de producto de subcontrato y Registrar recibo de producto de subcontrato. Para facilitar la generación automática de recibos de productos, debe configurar una secuencia numérica.

Para configurar la secuencia de números para recibos de productos de subcontratación, siga estos pasos:

  1. En Finance, vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Parámetros de gestión de proyectos y contabilidad.
  2. En la pestaña Secuencia numérica , seleccione la referencia Recibo de producto y luego seleccione la secuencia numérica para recibos de producto subcontratados.

Configuración de asignación de la doble escritura

Antes de que los pedidos de compra y las líneas de pedidos de compra de Finance se puedan generar automáticamente para cada subcontrato en Dataverse, establezca los siguientes mapas de escritura dual para la fase de ejecución.

Asignación de doble escritura necesaria Versión requerida
Datos reales de integración de Project Operations (msdyn_actuals) 1.0.0.18
Entidad de exportación de facturas de proveedores de proyectos de integración de Project Operations V2 (msdyn_projectvendorinvoices) 1.0.0.0
Entidad de exportación de línea de facturas de proveedores de proyectos de integración de Project Operations (msdyn_projectvendorinvoicelines) 1.0.0.7
Encabezado de orden de compra del subcontrato del proyecto (msdyn_subcontracts) 1.0.0.0
Línea de orden de compra del subcontrato del proyecto (msdyn_subcontractlines) 1.0.0.0

Nota:

El campo Idioma del encabezado Pedido de compra es obligatorio en Finance and Operations, pero no existe en Dataverse.

Este campo se rellena automáticamente desde la configuración idioma del proveedor en Finanzas y operaciones.

  • Asegúrese de que el campo Idioma del proveedor está establecido en un valor válido.
  • Vaya a Finanzas y Operaciones>Adquisición y Aprovisionamiento>Proveedores>Todos los proveedores.

Crear y administrar subcontratos

Al crear un subcontrato en Dataverse, el sistema genera un pedido de compra correspondiente en Finance. Para cada línea de subcontrato de Dataverse, el sistema crea una línea de pedido de compra. El sistema utiliza la asignación de categorías de subcontratos de proyecto que se describió anteriormente para identificar la categoría de adquisición y la categoría de proyecto para cada línea de orden de compra.

Al confirmar el subcontrato en Dataverse, el sistema confirma automáticamente los pedidos de compra en Finance. Si cambia el subcontrato o sus líneas en Dataverse, el sistema actualiza los pedidos de compra en Finance. Por lo tanto, el estado de la orden de compra en Finanzas refleja cualquier cambio.

Importante

No se pueden crear pedidos de compra de subcontratación directamente en Finance.

Para obtener información sobre cómo crear y administrar subcontratos en Dataverse, vea Administración de subcontratos en Project Operations.

Para ver la lista de pedidos de compra de subcontratos en Finanzas, siga estos pasos:

  1. En Finance, vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Tareas de artículo>Pedidos de compra de subcontratación.

  2. Seleccione la orden de compra para ver sus detalles. Ninguno de los campos se pueden editar.

  3. Seleccione la pestaña Encabezado del de pedido de compras.

    La pestaña General muestra los detalles del subcontrato, como el ID del subcontrato, el nombre, la fecha y el estado.

  4. Seleccione la pestaña Líneas del de pedido de compras.

    En la pestaña Líneas se enumeran las líneas de pedido de compra creadas por el sistema para cada línea de subcontrato. El sistema genera una línea de pedido de compra en Finance para cada línea de subcontrato en Dataverse.

    • Líneas de transacción de los tipos Gastos y Tiempo utilizan categorías de adquisiciones. Estas categorías proceden del mapeo de subcontratos del proyecto. El sistema selecciona los grupos de impuestos de ventas predeterminados de los artículos a partir de la configuración de categorías de compras.
    • Líneas de transacción del tipo Material usan productos liberados. Un sitio y un almacén se asignan desde la configuración de pedido predeterminada. Además, las categorías de proyectos predeterminadas y los grupos de impuestos de ventas de artículos proceden de la página de productos publicados.

    La pestaña Proyecto muestra los detalles de la línea de subcontrato, como el ID de línea de subcontrato, tipo e identificador de rol.

  5. En el panel de acciones, seleccione Recibo.

    En la sección Diario se enumeran los recibos de producto que el sistema publicó para el pedido de compra. El sistema envía automáticamente recibos de mercancías para órdenes de compra de subcontratación en función de hojas de tiempo y gastos que se registran en Dataverse. No se pueden crear manualmente recibos de producto para pedidos de compra de subcontratos.

Generar recibos de productos para subcontratos

Al registrar movimientos o gastos de la hoja de horas en Dataverse, Finance genera y publica automáticamente la recepción del producto para el pedido de compra del subcontrato mediante los procesos periódicos Generar recibo de producto de subcontrato y Registrar recibo de producto de subcontrato.

Para generar recibos de productos para partes de horas y gastos que los recursos de subcontratistas registran o los subcontratistas comparten en Dataverse, siga estos pasos:

  1. En Finance, vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Periódico>Subcontratos>Generar recibo de producto de subcontrato.

  2. Seleccione Generar recibo de producto para subcontratos para generar el recibo del producto. Puede utilizar un proceso por lotes para realizar esta actividad de forma periódica. Ejecute este proceso en modo por lotes todos los días.

    Finanzas utiliza la hoja de tiempo, los gastos, el uso de materiales o las entradas del diario para tener en cuenta todas las entradas de la hoja de tiempo, los gastos y los materiales que aprobó en Dataverse para el subcontrato.

    Después de publicar la integración del proyecto diario para todas las entradas, el sistema genera recibos de productos para las órdenes de compra de subcontratos. Durante el proceso de generación de recibos de producto, el sistema considera cada fecha contable que se utiliza para los diarios. Si publica varias entradas a través del diario de integración de Project, pero tienen fechas de contabilidad diferentes, el sistema genera varios recibos de producto. Cada recibo de producto corresponde a la fecha contable correspondiente.

  3. En Finance, vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Subcontratos>Recibos de productos de subcontratos de proyectos para ver la lista de recibos de productos junto con el estado publicado.

Publicar recibos de productos para subcontratos

Para publicar los recibos subcontratos de producto, siga uno de estos pasos en Finance.

  • Vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Periódico>Subcontratos>Registrar la recepción del producto para subcontratos y seleccione Registrar recibo de producto para subcontratos para registrar el recibo del producto. Use un proceso por lotes para realizar esta actividad de forma periódica. Ejecute este proceso en modo por lotes todos los días.
  • Vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Subcontratos>Recibos de productos de subcontratos de proyectos para ver la lista de recibos de productos junto con el estado publicado. Seleccione el recibo del producto y, a continuación, seleccione Publicar para publicarlo.

En ambos casos, el sistema genera el comprobante financiero de recepción de producto si la acumulación de recepción de producto está configurada para las categorías de compras, de acuerdo con la política de compras.

Crear y contabilizar las facturas de los proveedores subcontratados

Cuando un empleado de cuentas pagaderas recibe una factura del subcontratista, crean una nueva factura en Finance.

Para crear y publicar facturas de proveedor de subcontratación, siga estos pasos:

  1. En Finance, vaya a Proveedores>Pedidos de compra>Todos los pedidos de compra.
  2. En el panel de acciones, en la pestaña Factura, seleccione Factura para crear la factura de proveedor para la orden de subcontrato de compra.
  3. En el Panel de acciones, en la pestaña Valor predeterminado de, seleccione la opción Cantidad de recepción de producto. Las líneas de la orden de compra se muestran junto con la cantidad de recepción del producto.
  4. Introduzca el número y fecha de la factura.
  5. Seleccione Registrar para registrar la factura del proveedor.

Al publicar la factura del proveedor, se produce la sincronización con Dataverse y se realiza una confirmación automática para las facturas de proveedor en Dataverse. En Dataverse, el sistema inicia un proceso de coincidencia automática para las líneas de factura del proveedor y las entradas de gastos o partes de horas originales asociadas a subcontratos. Este proceso de coincidencia implica generar un asiento de reversión para el registro original y luego crear un nuevo asiento para la línea de factura del proveedor en la entidad Actual.

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