Previsiones y presupuestos de proyectos

Hay dos formas para gestionar y controlar proyectos: previsiones de proyectos y presupuestos de proyectos.

Utilice la previsión de proyectos si su organización tiene una perspectiva operativa y si se centra en los ingresos y costos que se derivan de transacciones específicas. Utilice la presupuestación del proyecto si su organización se centra más en los montos financieros.

Tanto las previsiones de proyecto como los presupuestos de proyecto utilizan modelos de previsión para contener los importes de transacción proyectados.

Cada método tiene sus ventajas. Debe tener en cuenta los siguientes puntos antes de seleccionar un método para su organización.

Previsiones de proyectos

Cuando se utiliza la previsión de proyectos, se pueden especificar transacciones de previsión en formularios de previsión para cada tipo de transacción. Todos los atributos que están disponibles para una transacción real se pueden utilizar para una transacción de previsión, por ejemplo, rentabilidad de línea, atributos de línea, trabajadores o descripciones. También puede proyectar cuánto tiempo después de incurrir en un costo facturará a un cliente.

Las transacciones de previsión de proyectos se basan en unidades y cantidades.

Debe asociar cada previsión de proyecto a un modelo de previsión. Al introducir una transacción de previsión, se sugiere automáticamente un modelo de previsión. El modelo de previsión actúa como contenedor para las transacciones de previsión.

Puede designar modelos de previsión como submodelos para un modelo. Esto le permite pronosticar por región, período de tiempo o departamento. Puede copiar las transacciones de previsión en un modelo para crear un nuevo modelo, y también puede transferir las transacciones a la contabilidad general. Dado que existe una relación uno a uno entre una previsión y un modelo, cada modelo de previsión constituye un presupuesto independiente para un proyecto.

Los modelos de previsión pueden utilizar la reducción de previsión como mecanismo de control para los proyectos. En la reducción de previsiones, las transacciones reales reducen los saldos de transacciones previstos. Sin embargo, dado que la reducción de la previsión se aplica al proyecto más alto de la jerarquía, proporciona una vista limitada de los cambios en la previsión. Por ejemplo, si un trabajador está asociado a un subproyecto, las transacciones reales del trabajador se registran en el proyecto principal. Esto puede dificultar el seguimiento de los cambios, ya que no se puede determinar fácilmente qué transacción en qué subproyecto causó una reducción en el importe previsto. Por lo tanto, es una buena idea crear una copia de un modelo de previsión para utilizar la reducción de previsión. A continuación, puede utilizar los informes para ver lo que se pronosticó originalmente.

Puede revisar, copiar, eliminar o transferir previsiones de proyectos a un presupuesto de contabilidad general. Sin embargo, no hay control de procesos. Cualquier trabajador que tenga permiso para un formulario de previsión puede realizar revisiones sin revisión.

• Revisar: puede revisar una transacción de previsión en los mismos formularios en los que se realizaron las entradas originales.
• Copiar o eliminar : cuando se copian transacciones de previsión, se copian las líneas de transacción de un modelo de previsión a otro modelo de previsión. Cuando se elimina una previsión, se eliminan las transacciones de previsión de un modelo de previsión. Para limitar las transacciones de previsión que se copian o eliminan, seleccione tipos de transacción y fechas específicos. Esto le permite copiar o eliminar solo partes específicas de una previsión.
• Transferir : cuando se transfiere una previsión de proyecto a un presupuesto de contabilidad general, se transfieren las transacciones de previsión de un modelo de previsión a un presupuesto de contabilidad general. Puede sobrescribir cualquier transacción transferida anteriormente en el presupuesto de contabilidad general al que transfiera su previsión de proyecto.

Presupuestos de proyectos

La presupuestación de proyectos es un método más sencillo que la previsión, aunque se integra con los modelos de previsión. Utiliza un único formulario de entrada para los detalles y revisiones del presupuesto original, y permite proyecciones que se basan únicamente en el monto, la categoría o la actividad.

En la presupuestación de proyectos, todos los presupuestos y revisiones originales deben enviarse a un flujo de trabajo de proyecto para su aprobación. Los flujos de trabajo le brindan un mayor control sobre el proceso y crean un registro de historial de cambios.

La presupuestación del proyecto se asemeja a la presupuestación del libro mayor, pero es más rápida y fácil de configurar. Muchas de las opciones de la presupuestación del libro mayor, como las secuencias numéricas o la moneda, no tienen que configurarse por separado para los proyectos.

Los presupuestos del proyecto se asocian automáticamente con dos modelos de previsión, uno para el presupuesto original y otro para el presupuesto restante. Por lo tanto, los informes que se basan en modelos de previsión pueden utilizar datos de presupuesto. Cuando se compromete un presupuesto de proyecto, el sistema crea transacciones de previsión basadas en los modelos asociados, que se utilizan con fines de informes y control.

Modelos de predicción

Los modelos de pronóstico tienen una jerarquía de una sola capa. Esto significa que un pronóstico de proyecto debe estar asociado con un modelo de pronóstico.

Si utiliza la previsión de proyectos, puede identificar modelos como submodelos. A continuación, puede crear previsiones por departamento, período de tiempo o región. Por ejemplo, puede crear un modelo de previsión para un año y, a continuación, crear submodelos para las previsiones regionales Noreste, Sudeste, Noroeste y Sudoeste que envían los jefes regionales. Al seleccionar diferentes opciones en los informes disponibles, puede ver la información por pronóstico total o por submodelo.