Progreso del proyecto y consumo de costos

Se aplica a la versión 3.x de la aplicación Project Service

La necesidad de realizar un seguimiento del progreso en una programación varía según el sector. Algunos sectores realizan un seguimiento a un nivel pormenorizado, mientras que otros lo hacen a un nivel superior. En este artículo se muestra cómo programar para satisfacer los requisitos de su organización.

Vista de seguimiento de esfuerzo

La vista Seguimiento de esfuerzo rastrea el progreso de las tareas en el cronograma. Compara las horas de esfuerzo reales que se invierten en una tarea con las horas de esfuerzo planeadas de la tarea. Project Service Automation usa las siguientes fórmulas para calcular las métricas de seguimiento:

Inicialmente en la creación de la tarea: el coste planificado se establecerá en el coste estimado al finalizar. Una vez que se registren los datos reales en la tarea, se calculará lo siguiente en la vista Seguimiento para el esfuerzo

• Porcentaje de progreso = Esfuerzo real invertido hasta la fecha ÷ Estimación completa (EAC)
• Estimación de finalización (ETC) = Estimación al finalizar (EAC) - Esfuerzo real realizado hasta la fecha
• EAC = Esfuerzo restante + Esfuerzo real invertido hasta la fecha
• Varianza de esfuerzo proyectado = Esfuerzo planeado: EAC

Project Service Automation muestra una proyección de la varianza de esfuerzo en la tarea. Si el EAC es mayor que el esfuerzo planeado, se prevé que la tarea tomará más tiempo del originalmente previsto. Por consiguiente, está retrasado. Si el EAC es menor que el esfuerzo planeado, se prevé que la tarea tarde menos tiempo que la planeada originalmente. Por lo tanto, está adelantado respecto al cronograma.

Reproyección de esfuerzo

Es habitual que un administrador de proyectos revise las estimaciones originales de una tarea. Las reproyecciones de proyecto son la percepción que tiene un administrador de proyectos sobre las estimaciones, dado el estado actual del proyecto. Sin embargo, no se recomienda que los administradores de proyectos cambien los números de línea base, ya que la línea base del proyecto representa la fuente de verdad establecida para la programación y la estimación de costos del proyecto, y todas las partes interesadas del proyecto lo han acordado.

Existen dos formas en las que un jefe de proyecto puede reproyectar el esfuerzo en las tareas:

• Reemplace el ETC predeterminado con una nueva estimación del esfuerzo restante real en la tarea.
• Invalide el porcentaje de progreso predeterminado con una nueva estimación del progreso verdadero en la tarea.

Cada uno de estos enfoques provoca un recálculo de la ETC, el EAC y el porcentaje de progreso de la tarea, así como de la varianza del esfuerzo proyectado para una tarea. El EAC, ETC y el porcentaje de progreso de las tareas de resumen también se vuelven a calcular y generan una nueva proyección de varianza de esfuerzo.

Reproyección del esfuerzo en tareas de resumen

Se puede reproyectar el esfuerzo en tareas de resumen o tareas de contenedor. Independientemente de si el usuario vuelve a proyectar utilizando el esfuerzo restante o el porcentaje de progreso en las tareas de resumen, comienza la siguiente serie de cálculos:

• Se calculan el EAC, ETC y el porcentaje de progreso de la tarea.
• El nuevo EAF se distribuye a las tareas secundarias en la misma proporción que el EAF original de la tarea.
• Se calcula el nuevo EAF en cada una de las tareas individuales hasta las tareas del nodo hoja.
• Las tareas secundarias afectadas hasta los nodos hoja tienen su ETC y su porcentaje de progreso recalculado en función del valor de EAF. Esto da como resultado una nueva proyección para la varianza de esfuerzo de la tarea.
• Se vuelven a calcular los EAF de las tareas de resumen hasta el nodo raíz.

Vista de seguimiento de costos

La vista Seguimiento de costos compara el costo real invertido en una tarea con el costo planeado.

Project Service Automation usa las siguientes fórmulas para calcular las métricas de seguimiento:

Cuando se crea una tarea, el costo planeado es igual al costo estimado al completarse. Una vez que se registren los datos reales en la tarea, se calcula lo siguiente en la vista Seguimiento para el coste:

• Porcentaje de costo consumido = Costo real invertido hasta la fecha ÷ Costo estimado completado para la tarea
• Costo para completar (CTC) = Costo estimado completo: costo real invertido hasta la fecha
• Costo estimado completo = CTC + Costo real invertido hasta la fecha
• Varianza de costos proyectados = Costo planeado: costo estimado al completar

Se muestra una proyección de la varianza del costo en la tarea. Si el costo estimado completado es mayor que el costo planeado, la tarea se proyecta para costar más de lo previsto originalmente. Por lo tanto, se está excediendo del presupuesto. Si el costo estimado al completar es menor que el costo planificado, la tarea se proyecta a un costo menor que se planificó originalmente y se mantiene por debajo del presupuesto.

Reproyección del costo por el gerente de proyectos

Cuando se vuelve a proyectar el esfuerzo, el CTC, el costo estimado en su totalidad, el porcentaje de costos consumidos y la varianza de costos proyectados se vuelven a calcular en la vista Seguimiento de costos.

Resumen del estado del proyecto

Los datos de seguimiento en las vistas Seguimiento de esfuerzo y Seguimiento de costos muestran el progreso y el consumo de costos en el nodo raíz del proyecto, las tareas resumen y los niveles de tareas de nodo hoja. La sección Estado de la página entidad de proyecto muestra un resumen del estado del proyecto.

Campos de resumen de estado

El campo Estado general del proyecto es un campo editable que muestra el estado general del proyecto. Usa codificación de colores, como verde, amarillo y rojo, para indicar el aumento del riesgo. El campo Comentarios permite al administrador del proyecto escribir comentarios específicos sobre el estado. El estado actualizado en el campo no se puede editar y el valor es una marca de tiempo que indica cuándo se actualizó por última vez el estado.

Los campos Rendimiento de programación y Rendimiento de costos se establecen a partir de la fecha de seguimiento. Cuando la programación y la variación de costes para el nodo raíz en la vista Seguimiento del esfuerzo son positivas, puede establecer estos campos en Ahead. Cuando el cronograma y la variación de costos del nodo raíz son negativos, puede establecerlos en Retrasado.