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Consulte ayuda de Microsoft 365 para pequeñas empresas en YouTube.
Centro de administración de Microsoft 365 informes de actividad le permiten obtener información sobre cómo los usuarios de su empresa usan los servicios de Microsoft 365. Por ejemplo, puede determinar quién usa el servicio hasta el límite máximo y quién apenas lo usa y, por lo tanto, es posible que no necesite la licencia de Microsoft 365. El modelo de licencia perpetua no se incluye en los informes.
Los informes están disponibles para los últimos 7, 30, 90 o 180 días. Los datos no estarán disponibles para todos los períodos de informes de manera inmediata. Los informes suelen estar disponibles en un plazo de 48 horas, pero a veces pueden tardar varios días en estar disponibles.
Inspección: Actuar sobre un informe de uso en Microsoft 365
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Cómo obtener acceso al panel de informes
- En el centro de administración, vaya a Informes>Uso.
- En el centro de administración, vaya a Informes>de uso.
Seleccione Ver más en la tarjeta de actividad de un vistazo de un servicio (por ejemplo, correo electrónico o OneDrive) para ver la página de detalles del informe. En esa página, se proporcionan diferentes informes para el servicio en pestañas.
Quién puede ver los informes
Las personas que tienen los siguientes permisos pueden ver los informes:
- Administradores globales
Importante
Microsoft recomienda utilizar roles con la menor cantidad de permisos. Esto ayuda a mejorar la seguridad de la organización. Administrador global es un rol con muchos privilegios que debe limitarse a escenarios de emergencia cuando no se puede usar un rol existente.
Administradores de Exchange
Administradores de SharePoint
Administradores de Skype Empresarial
Lector global (sin detalles de usuario)
Lector de informes de resumen de uso (sin detalles del usuario): por diseño, este rol tiene acceso de lectura al usuario, grupos y otras configuraciones de forma predeterminada en el Centro de administración de Microsoft 365, ya que el rol se basa en Microsoft Entra.
Lector de informes
Administrador de Teams
Administrador de comunicaciones de Teams
Administrador de éxito de la experiencia del usuario (sin detalles del usuario)
Para obtener más información, vea Acerca de los roles de administrador y Asignación de roles de administrador.
Qué informes de actividad están disponibles en el centro de administración de
En función de la suscripción, estos son los informes disponibles en todos los entornos:
N/A1: está previsto que el informe se publique en el futuro. El Plan de desarrollo de Microsoft 365 se actualizará antes del lanzamiento.
N/A2: El servicio no está disponible en el entorno; por lo tanto, no hay ningún plan para publicar el informe.
Cómo ver la información de las licencias
Para ver cuántas licencias ha asignado y sin asignar, vaya a la páginaLicencias de facturación> en el Centro de administración.
Para ver quién tiene licencia, sin licencia o invitado, en el centro de administración, vaya a la página Usuarios>activos .
Cómo ver la información de uso de un usuario en concreto
Use los informes de servicio para investigar hasta qué punto un usuario específico usa el servicio. Por ejemplo, para ver cuánto espacio de almacenamiento del buzón ha consumido un usuario en concreto, abra el informe de uso del buzón y ordene los usuarios por nombre. Si tiene miles de usuarios, exporte el informe a Excel para que pueda filtrar por la lista rápidamente.
No puede generar un informe en el que escriba la cuenta de un usuario y, a continuación, obtenga una lista de los servicios que usa y cuánto.
En ocasiones, los nuevos usuarios aparecen como desconocido. Esto suele pasar debido a demoras al crear los perfiles de usuario.
Mostrar los detalles del usuario, grupo o sitio en los informes
De forma predeterminada, los detalles de usuario, grupo o sitio están ocultos para todos los informes.
La lista de usuarios tiene este aspecto:
Si desea mostrar información de usuario, grupo o sitio al generar los informes, puede realizar ese cambio rápidamente en el centro de administración.
Los informes proporcionan información sobre los datos de uso de la organización. A partir del 1 de septiembre de 2021, ocultamos información de usuario, grupo o sitio de forma predeterminada para todos los informes como parte de nuestro compromiso continuo de ayudar a las empresas a respaldar sus leyes de privacidad locales.
La configuración de la organización se aplica a:
| Propiedad | Atributos |
|---|---|
| Propiedades de nivel de usuario en muchos informes | Identificadores de usuario, nombres de usuario y nombres principales de usuario |
| Propiedades para los informes de uso del sitio de OneDrive y SharePoint | Identificadores de sitio y direcciones URL de sitio |
| Propiedades del informe de actividad de grupo de aplicaciones de Microsoft 365 | Identificadores de grupo y nombres de grupo |
| Propiedades de Viva Engage informe de actividad de grupo | Nombre del grupo y administrador de grupo |
| Propiedades del informe de uso del equipo de Teams | Nombres de equipo |
Hay otros informes que siguen esta configuración de la organización. Por ejemplo, algunos informes del Centro de administración de Microsoft Teams siguen lo mismo.
Puede revertir este cambio para el inquilino y mostrar información de usuario, grupo y sitio identificable si las prácticas de privacidad de su organización lo permiten.
- En el centro de administración, vaya a la página Configuración>de la organización .
- Seleccione la pestaña Servicios y, a continuación, seleccione Informes.
- En el panel Informes , active la casilla situada junto a Mostrar nombres de usuario, grupo y sitio ocultos en todos los informes.
- Haga clic en Guardar.
A partir del 23 de junio de 2022, una API estará disponible gradualmente para todos los entornos para que los administradores cambien esta configuración sin necesidad de visitar el Centro de administración de Microsoft 365.
Para obtener más información, consulte adminReportSettings API.
Se aprueban dos métodos para esta API:
El informe solo contiene una propiedad De configuración de privacidad. Para obtener más información sobre Graph API, consulte Uso de la API de Microsoft Graph. Puede usar el Kit de desarrollo de software (SDK) o llamar directamente a la API mediante cualquier lenguaje de programa con capacidad de red. Se recomienda usar el Explorador de Graph.
Estos cambios tardan unos minutos en surtir efecto en los informes del panel Informes . Esta configuración también se aplica a los informes de uso de Microsoft 365 en Microsoft Graph y Power BI y a los informes de uso del centro de Administración de Microsoft Teams. Mostrar información de usuario identificable es un evento registrado en el registro de auditoría del portal de Microsoft Purview.
¿Qué ocurre con los datos de uso cuando se elimina una cuenta de usuario?
Cada vez que elimina la cuenta de un usuario, Microsoft elimina los datos de uso de ese usuario en un plazo de 30 días. Los usuarios eliminados siguen incluidos en los totales del gráfico de actividad para los períodos en los que estaban activos, pero no aparecen en la tabla Detalles del usuario.
Sin embargo, al seleccionar un día concreto, hasta 28 días a partir de la fecha actual, el informe muestra el uso del usuario para ese día en la tabla Detalles del usuario.
Cómo interpretar la última fecha de actividad en los detalles de usuario, grupo o sitio en los informes de uso?
La última fecha de actividad en los detalles del usuario, grupo o sitio representa la fecha más reciente en la que un usuario realizó cualquier actividad intencionada dentro de la aplicación, independientemente del período de tiempo seleccionado de los últimos 7/30/90/180 días.
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