Impulsar la adopción del procesamiento de documentos para Microsoft 365

El procesamiento de documentos para Microsoft 365 es un conjunto de servicios basados en la nube que usan inteligencia artificial (IA) para automatizar el procesamiento de contenido y extraer conocimiento de datos no estructurados. Estos servicios ayudan a transformar el contenido en información estructurada y procesable que se puede buscar, analizar y reutilizar fácilmente en toda la organización.

Al integrar el procesamiento de documentos en los flujos de trabajo, puede simplificar las operaciones, mejorar el cumplimiento y mejorar la detectabilidad. Estos son algunos ejemplos de cómo se pueden aplicar los servicios:

• Organizar y administrar documentos. Extraiga, resuma o genere contenido automáticamente a partir de archivos cargados en la biblioteca de documentos de SharePoint.

• Expanda el alcance global. Cree copias traducidas de un archivo seleccionado o un conjunto de archivos en todos los idiomas admitidos.

• Genere automáticamente documentos rutinarios. Optimice la creación de documentos periódicos, como informes de mantenimiento, actualizaciones de estado o resúmenes de cumplimiento.

• Generar documentos de forma masiva. Automatice la creación de grandes volúmenes de documentos similares, como renovaciones de contratos o incorporación de paquetes, mediante herramientas de ensamblado de contenido.

• Procesar documentos entrantes. Administre y extraiga datos de documentos empresariales entrantes, incluidos formularios de seguros, comprobaciones empresariales y contratos de alquiler.

• Mejorar la capacidad de detección de contenido. Mejore la forma en que los documentos empresariales y la información de los empleados,como directivas y procedimientos, se organizan y exponen en las bibliotecas de documentos.

• Extraer detalles de contenido específicos. Centralice y recupere información clave, como los números de patente o los datos de cumplimiento, para facilitar la localización y la actuación.

• Compatibilidad con el cumplimiento y la gobernanza. Aplique el procesamiento de documentos para ayudar a cumplir los requisitos de retención y confidencialidad de los documentos empresariales, incluidos los materiales de eventos y los archivos de conferencia.

Identificación de escenarios empresariales

Antes de implementar servicios de procesamiento de documentos en su organización, es importante identificar los escenarios empresariales en los que estas funcionalidades agregan más valor. Comprender el "por qué" detrás de los casos de uso ayuda a determinar qué características son más beneficiosas y si el procesamiento de documentos es necesario en absoluto. También guía la selección del tipo de modelo adecuado.

Para lograr los resultados empresariales deseados, es posible que desee combinar varias características. Use los escenarios de ejemplo y los casos de uso para generar ideas sobre cómo el procesamiento de documentos puede admitir los objetivos de su organización.

¿Por qué es importante?

El contenido es el alma de su organización. Muchas unidades de negocio se basan en el procesamiento de datos, a menudo mediante flujos de trabajo manuales o semiauto automatizados que implican varios pasos. Los servicios de procesamiento de documentos pueden simplificar estos esfuerzos y mejorar las prácticas de administración de contenido al habilitar:

• Búsqueda y filtrado avanzados para mejorar la detectabilidad y recuperación.

• Formato condicional para simplificar la revisión y el filtrado de documentos.

• Generación de informes de Power BI con un solo clic mediante metadatos extraídos.

• Reglas y flujos de trabajo automatizados a través de Power Automate.

• Cumplimiento de cumplimiento mediante etiquetas de retención y confidencialidad.

Consideración del ciclo de vida del contenido

El contenido pasa por un ciclo de vida típico, desde la creación y la recreación hasta la comprensión, el procesamiento, la detección y la búsqueda. Hay muchos servicios disponibles para respaldar su negocio en cada una de estas fases.

Creación y reutilización de contenido

Dentro del ciclo de vida del contenido, puede haber casos de uso para automatizar la creación de contenido, especialmente el contenido transaccional o estandarizado y el ensamblado de contenido puede ser útil para esto. El ensamblado de contenido puede crear automáticamente documentos empresariales comunes o repetitivos, como contratos, declaraciones de trabajo, contratos de servicio, cartas de consentimiento, lanzamientos de ventas y otra correspondencia rutinaria.

Una vez que identifique tipos de documentos repetitivos, quiere identificar el origen de datos que se puede usar como origen para los documentos. Tener una lista o un origen de datos para rellenar los documentos le permite realizar esta tarea más rápido, de forma más coherente y con menos errores mediante la creación de plantillas modernas y el uso de esas plantillas para generar documentos.

Colaboración de contenido

La característica de anotaciones se usa para agregar notas y comentarios al contenido de las bibliotecas de documentos, ya sea por sí mismo o para colaborar con otros usuarios. La característica de anotaciones se puede usar sin modificar los archivos originales, por lo que se conservan los registros originales.

Actualmente, las herramientas de anotación incluyen lápiz y resaltador, donde los colores se pueden seleccionar junto con un borrador para quitar trazos de lápiz y anotaciones anteriores. Una vez configurada una suscripción de Azure en el inquilino para los servicios de pago por uso, esta característica está habilitada para los usuarios. Es posible que quiera considerar la posibilidad de proporcionar detalles a los usuarios finales sobre la característica, especialmente a los grupos empresariales que pueden marcado o anotación de documentos en gran medida.

Comprensión y procesamiento del contenido

El uso de modelos de procesamiento de documentos para automatizar la clasificación y extracción de datos del contenido mediante el procesamiento de documentos y las características de etiquetado de taxonomía o etiquetado de imágenes puede ahorrar tiempo y dinero al tiempo que se minimiza el riesgo de errores tipográficos o falta de información.

Los modelos de procesamiento de documentos pueden realizar diferentes tipos de tareas en todo el contenido, incluida la clasificación, la extracción y las palabras clave. En la tabla siguiente se muestran estas tareas y características relacionadas.

Cumplimiento de contenido

Los modelos de procesamiento de documentos también se pueden usar para agregar cumplimiento haciendo que apliquen etiquetas de confidencialidad y etiquetas de retención al contenido agregado a bibliotecas de documentos con modelos configurados con ellos.

Una vez que el tipo de contenido y los metadatos están disponibles en una biblioteca de documentos, los usuarios empresariales pueden aprovechar varias funcionalidades. Pueden crear nuevas vistas del contenido, crear informes y mover contenido automáticamente mediante reglas basadas en metadatos específicos. Además, pueden diseñar flujos de trabajo de procesos empresariales para tareas como aprobaciones, integrar datos con otros sistemas, generar pedidos de trabajo y automatizar muchas tareas que se realizaron previamente manualmente.

Detección de contenido

El uso de servicios de procesamiento de documentos puede mejorar la experiencia de búsqueda, ya que cada fragmento de metadatos extraídos del contenido ahora se puede buscar. La característica de consulta de contenido le permite realizar consultas específicas basadas en metadatos en bibliotecas de documentos de SharePoint. Puede realizar consultas más rápidas y precisas basadas en valores de columna de metadatos específicos, en lugar de simplemente buscar palabras clave.

Además de clasificar y extraer datos del contenido agregado a una biblioteca de SharePoint, es posible que su organización tenga contenido bloqueado actualmente en imágenes que sean difíciles de localizar. El servicio de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite extraer texto impreso o manuscrito de imágenes y documentos. Algunos ejemplos de imágenes son pósteres, dibujos y etiquetas de productos. Algunos ejemplos de documentos son artículos, informes, formularios y facturas. Normalmente, el texto se extrae como palabras, líneas de texto y párrafos o bloques de texto, lo que permite el acceso a la versión digital del texto escaneado. La información extraída se indexa en la búsqueda y se puede hacer disponible para las características de cumplimiento, como la prevención de pérdida de datos (DLP).

Planeamiento de la introducción

Para empezar a trabajar con los servicios de procesamiento de documentos, empiece por evaluar el estado actual de la organización y las necesidades en torno a la administración, el procesamiento y el análisis de contenido. Identifique los repositorios de contenido clave utilizados por distintos equipos e interactúe con esos grupos para comprender sus procesos y escenarios empresariales.

Busque oportunidades en las que se pueda automatizar el control manual de contenido. Estas tareas pueden incluir:

• Admisión y procesamiento de formularios o documentos estándar (para exmaple, formularios de RR. HH. o pedidos de compra).

• Generación de contenido repetible a escala (por ejemplo, cartas de oferta o propuestas).

• Flujos de trabajo de anotaciones manuales (por ejemplo, revisiones de lápiz y papel o herramientas de asociados) que se pueden realizar en el entorno de SharePoint.

Preguntas para guiar el planeamiento de escenarios

Al evaluar qué escenarios empresariales se deben priorizar, tenga en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Soluciona un problema real? Céntrese en escenarios que abordan puntos de dolor o ineficiencias.

• ¿Se usará ampliamente o tendrá un impacto amplio? Priorice los casos de uso que benefician a varios equipos o departamentos.

• ¿Se puede obtener? Asegúrese de que el escenario es factible con las herramientas y los recursos actuales.

• ¿Puede medir el éxito? Defina métricas claras para realizar un seguimiento del impacto y los resultados.

La herramienta de evaluación de Microsoft 365 también puede ayudar a identificar las áreas potenciales del entorno de SharePoint que podrían beneficiarse de los servicios de procesamiento de documentos.

Introducción a las plantillas de sitio

Si no está seguro de dónde empezar, explore las plantillas de sitio disponibles en el inquilino después de configurar el pago por uso y configurar la suscripción de Azure. Estas plantillas son:

• Precompilado y listo para implementar.
• Personalizable para satisfacer las necesidades de su organización.
• Disponible en todos los sitios de equipo.

Use estas plantillas para iniciar rápidamente un sitio profesional que ayude a administrar, procesar y realizar un seguimiento de documentos empresariales mediante varias características de Microsoft 365. Estos sitios son ideales para:

• Demostración de capacidades para las partes interesadas de la empresa.
• Aceleración del planeamiento y la previsión de escenarios.
• Mostrar el valor de las áreas de negocio, como la administración de contratos y la contabilidad.

Proporcionan una base sólida para crear soluciones que optimicen los flujos de trabajo de documentos y mejoren la administración del ciclo de vida del contenido.

Identificar los roles y las responsabilidades

A medida que planee los proyectos de procesamiento de documentos, es importante identificar quién en su organización debe participar. Empiece por asignar las características que planea usar. Este proceso ayuda a aclarar qué roles son esenciales.

Por ejemplo, si se centra en el procesamiento de documentos, el rol de administrador de SharePoint es clave para crear y administrar los centros de contenido necesarios para administrar modelos a escala. Si se centra en características como OCR y cumplimiento, se necesita el administrador de cumplimiento de Purview. Si se lleva a cabo el etiquetado de taxonomía, es importante comprender la administración del almacén de términos corporativo o determinar si usa un centro de contenido.

Asignar roles a las características de forma temprana ayuda a garantizar que las personas adecuadas están comprometidas y que el proyecto está configurado para el éxito.

Consideraciones de configuración y configuración

Planear el uso de servicios de procesamiento de documentos implica determinar qué características planea habilitar y planear los costos mediante la calculadora de costos de Microsoft SharePoint para ayudar a predecir los costos de los servicios de pago por uso. Esta herramienta le proporciona una mejor comprensión de los patrones de uso de su organización y los costos estimados para que pueda tomar decisiones más informadas. También resulta útil junto con la herramienta de evaluación de Microsoft 365, que analiza la arquitectura de la información y resalta las bibliotecas con tipos de contenido personalizados y columnas extendidas que pueden beneficiarse de la automatización con tecnología de inteligencia artificial.

Lista de comprobación de preparación

Para prepararse para implementar servicios de procesamiento de documentos, debe:

1. Plan

   • Planee aprovechar el valor de los servicios de procesamiento de documentos en áreas como:
     • Búsqueda
     • Filtrado y formato de vista
     • Cumplimiento
     • Automatización

2. Identificación

   • Descripción de la arquitectura de información existente y el uso de características de administración de contenido.
   • ¿Los tipos de contenido existentes son buenos candidatos para los modelos?
   • ¿Qué procesos existentes mejorarían los metadatos?
   • ¿Cuánto contenido procesará?

3. Diseño

   • Diseñe el enfoque para la arquitectura de la información, los metadatos administrados y los tipos de contenido.
   • Diseñe el proceso para la definición, creación y administración.