Configuración de eSignature

Se trata de un servicio de pago por uso que se configura en el Centro de administración de Microsoft 365. Antes de comenzar, determine si esta característica es adecuada para sus necesidades; para ello, lea la sección Antes de comenzar.

Lista de comprobación del administrador de eSignature

Requisitos previos

Licencias

Para poder usar eSignature, primero debe vincular una suscripción de Azure en pago por uso. La facturación se basa en el tipo y el número de transacciones.

Permissions

Debe ser administrador de SharePoint o administrador global para poder acceder a la Centro de administración de Microsoft 365 y configurar eSignature.

Configuración de eSignature

Para permitir que los usuarios de su organización usen eSignature, siga estos pasos.

1. En el Centro de administración de Microsoft 365, seleccione Configuración Configuración > De la organización.

2. En la página Configuración de la organización , seleccione Servicios de pago por uso.

3. En la página Servicios de pago por uso , seleccione la pestaña Configuración .

4. En Document & image services (Servicios de imágenes de document &), seleccione eSignature.

5. En el panel eSignature , seleccione Permitir que los usuarios de su organización usen eSignature.

Una vez configurados, varios procesos en segundo plano comienzan automáticamente a integrar la característica sin problemas en el inquilino y los servicios de Microsoft 365 existentes. Estos procesos incluyen sincronización de datos, actualizaciones de configuración y optimizaciones de rendimiento. El servicio estará totalmente operativo dentro de las 24 horas posteriores a la activación.

Agregar proveedores de firmas

Para seleccionar qué proveedores de firmas usar, siga estos pasos.

1. En el panel eSignature , en la sección ¿Qué proveedores de firma se pueden usar? , seleccione los proveedores que desea usar. Puede elegir 1 proveedor, todos los proveedores o una combinación de proveedores.

   

2. Haga clic en Guardar.

Permitir solicitudes de firma en Microsoft Word

Para permitir que los usuarios usen eSignature en Word, debe activar la característica Word y aplicar la directiva de grupo de Office.

Activar la característica de Word

1. En el panel eSignature, en la sección ¿Qué aplicaciones pueden usar eSignature?, seleccione Word (Escritorio)..

   

2. Haga clic en Guardar.

Aplicar la directiva de grupo de Office

La configuración de directiva de grupo Permitir el uso de eSignature para Microsoft Word controla si los usuarios pueden solicitar eSignatures directamente desde Word en inquilinos que han habilitado el servicio eSignature nativo de Microsoft. Si la directiva está inactiva o no se aplica, la acción eSignature no es visible e invocable en la cinta Insertar de Word.

1. Adquiera e implemente la directiva de grupo Permitir el uso de eSignature para Microsoft Word mediante los métodos estándar de:

   • Servicio de directivas en la nube para Microsoft 365
   • Microsoft Intune
   • Administrador de directiva de grupo

   O bien, adquiera la directiva a través del Centro de descarga de Microsoft: Archivos de plantilla administrativa (ADMX/ADML) para Microsoft Office.

2. Aplique la configuración de directiva.

Como alternativa a la aplicación de la directiva, use un comando del Registro para habilitar eSignature para Word

En un dispositivo Windows, puede ejecutar un comando "reg add" desde un símbolo del sistema con privilegios elevados.

El siguiente comando actualiza el Registro para mostrar la acción "eSignature fields" en la cinta de Word Desktop Insert.

reg add HKCU\software\policies\microsoft\office\16.0\word\options /v isesignenabled /t REG_DWORD /d 1 /f

Administración de sitios

Para especificar los sitios donde los usuarios pueden usar eSignature, siga estos pasos.

1. En el panel eSignature , en la sección ¿Dónde se puede usar eSignature? , seleccione Todos los sitios o Sitios seleccionados (hasta 100). Siga las instrucciones para seleccionar los sitios o cargar un archivo CSV que muestre un máximo de 100 sitios. Asegúrese de agregar el sitio del centro de contenido si desea que se incluya. A continuación, puede administrar los permisos de acceso al sitio para los sitios seleccionados.

2. Haga clic en Guardar.

Desactivar eSignature

1. En la página Servicios de pago por uso , seleccione la pestaña Configuración .

2. En Document & image services (Servicios de imágenes de document &), seleccione eSignature.

3. En el panel eSignature , desactive la casilla Permitir que los usuarios de su organización usen eSignature .

4. Deshabilite la directiva Permitir el uso de eSignature para Microsoft Word para quitar la acción eSignature de Word.

Destinatarios externos

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B proporciona autenticación y administración de nuevos invitados. Los firmantes externos o los destinatarios se consideran invitados dentro de su inquilino. Para poder enviar solicitudes a nuevos firmantes fuera de su organización, debe habilitar Microsoft Entra integración B2B para SharePoint y OneDrive. Considere si cumple los requisitos de cumplimiento y seguridad al habilitar eSignature.

Si un invitado se elimina del inquilino mientras la solicitud está en curso, ya no puede acceder al documento de solicitud ni al documento firmado final. En tales casos, debe volver a enviar la solicitud eSignature. Antes de eliminar a un invitado, asegúrese de que no están implicados en ninguna solicitud en curso. Esta configuración no afecta a los invitados de identificador de Microsoft Entra existentes.

Autenticación

Es posible que los destinatarios externos deban autenticarse antes de poder acceder a un documento para la firma. El tipo de autenticación requerido por los destinatarios externos depende de la configuración de los invitados en el nivel de SharePoint o en el nivel de inquilino. Además, si el invitado pertenece a una organización con un inquilino de Microsoft 365, es posible que la configuración de su organización afecte a su experiencia de autenticación al intentar firmar el documento. Para obtener más información, consulte Colaboración con invitados en un sitio.

Acceso condicional

Cierto acceso condicional puede determinar si los destinatarios externos (firmantes fuera de su organización o inquilino de Microsoft 365) pueden firmar un documento. En función de la configuración del administrador, es posible que los firmantes externos no puedan acceder al documento y leerlo para firmarlo. En otros casos, es posible que puedan acceder al documento para la firma, pero la operación de firma no se realiza correctamente. Una manera común de resolver este problema es agregar eSignature (formalmente denominado Servicio microsoft eSignature) a la lista de aplicaciones aprobadas a través del centro de administración de Microsoft Entra.

Almacenamiento y retención de documentos

Almacenamiento de documentos

El servicio eSignature permite a un solicitante iniciar una solicitud de firma desde un documento PDF que se guarda en una biblioteca de SharePoint en la que eSignature está habilitado. Una vez que todas las partes requeridas han firmado, el servicio guarda una copia del documento firmado en la carpeta del documento original (carpeta de origen). Se notifica al remitente en un correo electrónico que incluye un vínculo para ver el documento y un vínculo independiente a la carpeta de SharePoint donde se guardó el documento firmado.

Antes de enviar una solicitud de firma y al finalizar la solicitud, se realizan ciertas comprobaciones para asegurarse de que el remitente tiene permiso para escribir en el documento y en la carpeta de origen. Si el permiso cambia cuando la solicitud de firma está en curso, es posible que el servicio no pueda guardar una copia del documento firmado en la carpeta de origen. Este evento puede producirse cuando:

• El remitente de la solicitud ya no tiene acceso a la carpeta de origen. Por ejemplo, el propietario de la carpeta de origen o un administrador de SharePoint ha revocado el acceso del remitente.

• El permiso de escritura inicial del remitente en la carpeta de origen se ha degradado solo a la vista.

• Se eliminó la carpeta de origen.

Retención de documentos

Cuando se crea una solicitud de firma para un documento en SharePoint, el servicio crea una copia de trabajo del documento. Es esta copia de trabajo la que se envía a todos los destinatarios para la firma y es cómo el remitente puede realizar un seguimiento del estado de sus solicitudes. La copia de trabajo de la solicitud se almacena en una biblioteca de documentos oculta en SharePoint. La firma se agregará a la copia de trabajo del documento de solicitud solo después de que todas las partes hayan firmado. Si alguna entidad no ha firmado, el documento aparece como sin firmar, incluso si una entidad ya ha agregado su firma.

La copia de trabajo de la solicitud se almacena y conserva durante cinco años, o según la directiva de retención de documentos establecida por el administrador de SharePoint o inquilino. Obtenga más información sobre las directivas de retención.

Expiración de vínculos URL en el correo electrónico

Cada notificación por correo electrónico enviada en relación con una solicitud de firma contiene un vínculo de dirección URL que permite al destinatario ver, revisar y firmar el documento. Cuando una solicitud alcanza un estado de terminal (cuando el estado es Completado, Cancelado o Rechazado), el destinatario tiene 30 días para ver, descargar y almacenar el documento en una ubicación preferida. Una vez expirado el vínculo, ya no se puede usar para acceder al documento.

Para obtener más protección, cuando un remitente cancela una solicitud, los destinatarios pierden inmediatamente el acceso al documento de solicitud. La notificación por correo electrónico recibida por los destinatarios no contendrá un vínculo de dirección URL para ver la solicitud.

Otros proveedores de firmas electrónicas

Al final del proceso de firma cuando todas las partes requeridas han firmado, una copia del documento firmado se guarda automáticamente en SharePoint. El documento firmado se guarda en una carpeta específica del proveedor de una carpeta aplicaciones especial en SharePoint. Cada biblioteca de documentos tiene una carpeta específica del proveedor donde se guardan todos los documentos firmados con ese proveedor. El documento firmado se almacena en la ruta de acceso de carpeta Biblioteca de documentos\Aplicaciones\Documentos firmados\Proveedor.

El tiempo que se conserve una copia del documento firmado en la plataforma del otro proveedor depende únicamente de la configuración de la directiva de almacenamiento y retención de documentos para ese servicio del proveedor.