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El conector de Asana Microsoft 365 Copilot permite que su organización indexe las tareas de Asana. Después de configurar el conector y el contenido de índice desde las áreas de trabajo de Asana, los usuarios pueden buscar esos elementos en Microsoft Search y Microsoft 365 Copilot.
Este artículo está destinado a administradores de Microsoft 365 o a cualquier persona que configure, ejecute y supervise un conector de Asana Copilot.
Capacidades
- Tareas de índice.
- Permitir que los usuarios hagan preguntas relacionadas con el seguimiento de proyectos y la información de tareas en Copilot. Por ejemplo:
- Identifique las tareas que no se han asignado en todos mis proyectos.
- Identificar las tareas vencidas de un proyecto.
- Resuma mis tareas durante las próximas dos semanas.
- Use la búsqueda semántica en Copilot para permitir a los usuarios encontrar contenido relevante basado en palabras clave, preferencias personales y conexiones sociales.
Limitaciones
- El conector no indexa los comentarios.
- El conector no indexa campos personalizados.
Requisitos previos
- Debe ser el administrador de búsqueda del inquilino de Microsoft 365 de su organización.
- Para conectarse al área de trabajo de Asana, necesitas la dirección URL de Asana. La dirección URL suele ser la siguiente:
https://app.asana.com. - Para conectarse a Asana y permitir que el conector de Copilot actualice las tareas de Asana con regularidad, necesita una cuenta de servicio con permisos de lectura. La cuenta de servicio debe tener el rol de Administración.
Introducción
Elegir un nombre para mostrar
El nombre para mostrar se usa para identificar cada cita en Copilot para ayudar a los usuarios a reconocer fácilmente el archivo o elemento asociado. El nombre para mostrar también significa contenido de confianza y se usa como filtro de origen de contenido.
Se proporciona un valor predeterminado; puede personalizarlo con un nombre que los usuarios de su organización reconozcan.
Agregar la dirección URL de Asana
Para conectarse al área de trabajo de Asana, necesitas la dirección URL de Asana. La dirección URL suele ser la siguiente: https://app.asana.com.
Elegir el tipo de autenticación
Para usar Asana OAuth para la autenticación, un administrador de Asana debe crear una aplicación en la consola para desarrolladores de Asana.
Use la información de la tabla siguiente para completar el formulario de creación de cliente de OAuth.
| Campo | Descripción | Valor recomendado |
|---|---|---|
| Nombre de la aplicación | Valor único que identifica la aplicación para la que necesita acceso a OAuth. | Búsqueda de Microsoft |
| ¿Qué mejor describe lo que hará la aplicación? | Describir el propósito de la aplicación. | Obtiene datos de Asana para crear informes. |
| Dirección URL de redireccionamiento | Dirección URL de devolución de llamada necesaria a la que redirige el servidor de autorización. | Por Microsoft 365 Enterprise: https://gcs.office.com/v1.0/admin/oauth/callbackpara Microsoft 365 Government: https://gcsgcc.office.com/v1.0/admin/oauth/callback |
| Administración de la distribución | Elija las áreas de trabajo que se van a distribuir. | Agregue áreas de trabajo específicas a las que el conector pueda acceder o seleccione Cualquier área de trabajo. |
Copie el id. de cliente y el secreto de cliente en la pestaña OAuth de la aplicación asana que creó y péguelos en la configuración del conector. Elija Autorizar y use las mismas credenciales de cuenta de administrador de Asana para autenticar el permiso para rastrear.
Nota:
Debes autorizar el acceso a la aplicación Asana en una ventana emergente. Asegúrese de que el explorador permite ventanas emergentes o concede acceso si la ventana emergente está bloqueada.
Implementación a un público limitado
Implemente la conexión a una base de usuarios limitada si desea validarla en Copilot y en otras superficies de búsqueda antes de implementarla en un público más amplio. Para obtener más información, consulte Lanzamiento provisional para conectores.
En este punto, estás listo para crear la conexión para Asana. Elige Crear para publicar los artículos de conexión e índice desde tu cuenta de Asana.
Para otras configuraciones, como permisos de acceso, esquema y frecuencia de rastreo, los valores predeterminados se establecen en función de lo que funciona mejor con los datos de Asana.
| Usuarios | Descripción |
|---|---|
| Permisos de acceso | Solo las personas con acceso al contenido del origen de datos. |
| Asignar identidades | Identidades de origen de datos asignadas mediante identificadores de Microsoft Entra. |
| Contenido | Descripción |
|---|---|
| Administrar propiedades | Para obtener información sobre las propiedades predeterminadas y su esquema, vea contenido. |
| Sincronizar | Descripción |
|---|---|
| Rastreo incremental | Se ejecuta cada 15 minutos. |
| Rastreo completo | Se ejecuta todos los días. |
Si desea editar cualquiera de estos valores, elija la opción Configuración personalizada .
Configuración personalizada
En la configuración personalizada, puede editar cualquiera de los valores predeterminados para los usuarios, el contenido y la sincronización.
Usuarios
Permisos de acceso
El conector de Asana Copilot admite permisos de búsqueda visibles para todos o solo personas con acceso a este origen de datos. Si elige Todos, los datos indexados aparecerán en los resultados de búsqueda de todos los usuarios. Si elige Solo las personas con acceso a este origen de datos, los datos indexados aparecerán en los resultados de la búsqueda para los usuarios que tengan acceso a él. En Atlassian Asana, los permisos de seguridad se definen mediante esquemas de permisos de proyecto que contienen grupos de nivel de sitio y roles de proyecto. La seguridad de nivel de tarea también se puede definir mediante esquemas de permisos de nivel de tarea.
Asignación de identidades
El método predeterminado para asignar las identidades del origen de datos con Microsoft Entra ID es comprobar que el identificador de correo electrónico de los usuarios de Asana es el mismo que el nombre principal de usuario (UPN) de los usuarios de Microsoft Entra ID. Si la asignación predeterminada no funciona para su organización, puede proporcionar una fórmula de asignación personalizada. Para obtener más información, consulte Asignación de identidades que no son de Azure AD.
Para identificar qué opción es la mejor para su organización:
- Elige la opción Microsoft Entra ID si el id. de correo electrónico de los usuarios de Asana es el mismo que el UPN en Microsoft Entra ID.
- Elige la opción No Microsoft Entra ID si el identificador de correo electrónico de los usuarios de Asana es diferente del UPN y el correo electrónico de los usuarios en Microsoft Entra ID.
Contenido
Administrar propiedades
Para poder agregar o quitar propiedades disponibles de Asana, asigna un esquema a la propiedad (define si una propiedad se puede buscar, consultar, recuperar o refinar), cambia la etiqueta semántica y agrega un alias a la propiedad. Las propiedades siguientes se indizan de forma predeterminada.
| Propiedad predeterminada | Etiqueta | Descripción | Esquema |
|---|---|---|---|
| Assignee | No aplicable | La persona que debe completar esta tarea | Consulta, recuperación y búsqueda |
| Completado | No aplicable | El cuerpo principal del artículo | Consulta, recuperación |
| CompletedAt | No aplicable | Fecha y hora en que se completó la tarea | Consulta, recuperación |
| CreatedAt | Fecha y hora de creación | Fecha y hora en que se creó la tarea | Consulta, recuperación |
| CreateBy | Creada por | La persona que creó esta tarea | Consulta, recuperación y búsqueda |
| DueOn | No aplicable | Cuando se debe completar esta tarea | Consulta, recuperación |
| Gid | No aplicable | Identificador global de esta tarea | Consulta, recuperación |
| ModifiedAt | Fecha de la última modificación | Fecha y hora en que se modificó la tarea | Consulta, recuperación |
| Nombre | El título | Nombre de tarea | Consulta, recuperación y búsqueda |
| Notas | No aplicable | Descripción de la tarea | Búsqueda |
| ProjectIds | No aplicable | Identificadores de proyecto | No aplicable |
| ProjectNames | No aplicable | Nombres de proyecto | Consulta, recuperación |
| Etiquetas | tags | Etiquetas asignadas a esta tarea | Consulta, recuperación |
| TaskUrl | url | Vínculo de la tarea | Consulta, recuperación y búsqueda |
| WorkspaceName | No aplicable | Nombre del área de trabajo | Consulta, recuperación y búsqueda |
Vista previa de datos
Use el botón vista previa de los resultados para comprobar los valores de ejemplo de las propiedades seleccionadas y el filtro de consulta.
Sincronizar
El intervalo de actualización determina la frecuencia con la que se sincronizan los datos entre el origen de datos y el índice del conector copilot de Asana. Hay dos tipos de intervalos de actualización: rastreo completo y rastreo incremental. Para obtener más información, vea Actualizar configuración.
Puede cambiar los valores predeterminados del intervalo de actualización.
Pasos siguientes
Después de publicar la conexión, puede revisar el estado en la sección Conectores del Centro de administración. Para obtener información sobre cómo realizar actualizaciones y eliminaciones, consulte Administración del conector.
Si tiene problemas o quiere proporcionar comentarios, consulte Soporte técnico de Microsoft Graph.