Guía de licencias de Power BI para organizaciones

Este artículo es para administradores y explica cómo adquirir y administrar licencias de Power BI para su organización. Abarca las licencias de compra, asignarlas a los usuarios, administrar opciones de autoservicio y controlar escenarios especiales.

Para obtener información sobre los tipos de licencia, incluidos Pro y Premium por usuario (PPU), consulte Licencias para Fabric y Power BI.

Introducción a las licencias y suscripciones

Fabric y el servicio Power BI son plataformas SaaS y requieren licencias y al menos una suscripción de capacidad.

Licencias de Power BI

El uso del servicio Power BI requiere una licencia y una capacidad.

• Licencia por usuario : las licencias de usuario permiten a los usuarios trabajar en el servicio Power BI. Las opciones son Fabric (gratis), Pro y Premium por usuario (PPU). Para obtener más información, consulte Licencia por usuario.

• Suscripción de capacidad : hay dos tipos de suscripciones de Power BI para organizaciones: estándar y Premium. Premium proporciona mejoras en Power BI y una amplia cartera de características Premium. Power BI Premium es una suscripción de Microsoft 365 a nivel de arrendatario, disponible en varias opciones de SKU (unidades de mantenimiento de existencias).

Cada suscripción de Microsoft 365 E5 incluye capacidad estándar y una licencia Pro.

Licencias de Tejido

Para acceder a la plataforma SaaS de Fabric, necesita una licencia y una capacidad.

• Licencia por usuario : las licencias por usuario conceden a los usuarios la capacidad de trabajar en Fabric. Las opciones disponibles son Fabric (gratis), Pro y Premium por usuario (PPU). Las dos licencias de Power BI se aplican al uso de la carga de trabajo de Power BI en Fabric. Para obtener más información, consulte Licencia por usuario.

• Licencia de capacidad : una licencia organizativa que proporciona un grupo de recursos para las operaciones de Fabric. Las licencias de capacidad se dividen en unidades de almacenamiento de existencias (SKU). Cada SKU proporciona un número diferente de unidades de capacidad (RU) que se usan para calcular la potencia de proceso de la capacidad. Puede comprar o probar capacidades de Fabric. Para más información, consulte Licencia de capacidad.

Roles de administrador para licencias

Los distintos roles de administrador tienen permisos diferentes para comprar y administrar licencias de Power BI. Comprender estos roles le ayuda a determinar quién puede realizar tareas de licencia específicas en su organización.

Roles para la compra de licencias y suscripciones

Debe pertenecer al rol de administrador de facturación para comprar o asignar licencias para su organización. Asigne roles de administrador desde el Centro de administración de Microsoft Entra o el Centro de administración de Microsoft 365. Para obtener más información sobre los roles de administrador en microsoft Entra ID, vea Ver y asignar roles de administrador en Microsoft Entra ID. Para obtener más información sobre los roles de administrador en Microsoft 365, incluidos los procedimientos recomendados, consulte Acerca de los roles de administrador.

Roles para administrar licencias y suscripciones

Después de comprar licencias y suscripciones, los administradores de licencias o usuarios pueden administrar licencias para una organización. Para obtener más información sobre estos roles de administrador, consulte Roles de administrador.

Obtención de licencias de Power BI para su organización

Los usuarios pueden obtener una licencia de dos maneras: desde un administrador o mediante el autoservicio. Los administradores de facturación pueden registrarse en el servicio Power BI y Fabric. Después de registrarse y comprar una suscripción o una evaluación gratuita, los administradores de facturación, licencia y usuario asignan licencias a los usuarios de su organización.

Opciones de compra

Elija la opción que mejor se adapte a las necesidades de su organización:

1. Compra de una suscripción - de FabricCompre una suscripción de Fabric que incluya Power BI. Si está listo para comprar, las opciones incluyen la compra masiva para su organización o la habilitación de que los usuarios actualicen sus propias licencias. Después de comprar una suscripción de Fabric, habilite Fabric para su organización.

2. Comprar licencias de Power BI : Power BI Pro se incluye en Microsoft 365 E5. De lo contrario, puede comprar licencias pro o PPU desde el sitio de precios de Microsoft, a través de Microsoft 365 o a través de un asociado de Microsoft. Después de la compra, puede asignar licencias a usuarios individuales o usar autoservicio.

3. Use el Asistente para registrarse : vaya directamente al Asistente para registro para Power BI Pro.

4. Inicio de una versión de prueba - de FabricInicie una evaluación gratuita de Fabric de 60 días para su organización. La versión de prueba incluye una capacidad de prueba, 1 TB de almacenamiento y acceso a todas las características y experiencias de Fabric.

5. Obtener licencias gratuitas : la licencia de Fabric (gratis) no incluye una capacidad de Fabric, pero incluye acceso a las características de pago del servicio Power BI. Regístrese en app.fabric.microsoft.com.

6. Inicio de una versión de prueba - de Power BI ProInicie una evaluación gratuita de 30 días de Power BI Pro. La prueba incluye hasta 25 licencias. Cuando caduque la versión de prueba, se le cobrará por las licencias.

Comprar licencias en Microsoft 365

Para comprar licencias de pago de Power BI en el Centro de administración de Microsoft 365:

1. Con su cuenta de administrador, inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365.

2. En el menú de navegación, seleccione Inicio y, a continuación, seleccione Suscripciones>Agregar más productos.

3. En la sección Ver por categoría , busque Power BI.

4. Desplácese hasta la licencia que desea comprar y seleccione Detalles.

   

5. Seleccione el número de licencias que necesita y si desea que se le cobre mensual o anualmente.

6. Seleccione Comprar.

7. Complete la página de Pago y realice su pedido.

8. Para comprobar la compra, en el menú de navegación, seleccione Facturación y, a continuación, seleccione Sus productos.

Asignación de licencias a usuarios

Después de comprar licencias, debe asignarlas a los usuarios de su organización. Puede asignar licencias desde el Centro de administración de Microsoft 365 o Azure Portal.

Asignación de licencias desde el Centro de administración de Microsoft 365

Para asignar licencias a los usuarios, en Facturación, seleccione Licencias y Power BI Pro o Power BI Premium por usuario. Para obtener información detallada sobre cómo asignar licencias desde el Centro de administración de Microsoft 365, consulte Asignación de licencias de Microsoft 365 a los usuarios.

Para los usuarios invitados, consulte la página Usar las licencias para asignar licencias a los usuarios. Antes de asignar licencias de pago a los usuarios invitados, póngase en contacto con su representante de la cuenta Microsoft para asegurarse de que cumple los términos de su contrato.

Asignación de licencias desde Azure Portal

Siga estos pasos para asignar licencias de Power BI a cuentas de usuario individuales:

1. Inicie sesión en Azure Portal.
2. Busque y seleccione Microsoft Entra ID.
3. En el panel de navegación, en Administrar, seleccione Licencias.
4. Seleccione Administrar de nuevo y elija Todos los productos.
5. Seleccione el nombre del producto (por ejemplo, Power BI Premium por usuario o Power BI Pro) y elija + Asignar.
6. En la página Asignar licencia , seleccione un usuario o seleccione + Agregar usuarios y grupos. Seleccione uno o varios usuarios de la lista.
7. Seleccione Opciones de asignación y establezca las opciones necesarias en Activado.
8. Seleccione Revisar y asignar y, a continuación, seleccione Asignar.

Visualización de licencias existentes

Para ver qué usuarios de su organización ya tienen una licencia:

• En el Centro de administración de Microsoft 365, vaya a Facturación>Licencias para ver todas las licencias de su organización por producto.
• Para ver las licencias asignadas a usuarios específicos, vaya a Usuarios>activos y seleccione un usuario para ver sus licencias asignadas.

Para obtener más información, vea Asignar o cancelar la asignación de licencias para los usuarios.

Inscripción y compra por autoservicio

Los administradores de facturación pueden habilitar o deshabilitar el registro de autoservicio. Como administrador de facturación, también decide si los usuarios de su organización pueden realizar compras de autoservicio para obtener su propia licencia.

Si concede permisos a los usuarios, pueden obtener una de las licencias de la organización iniciando sesión en Power BI (app.powerbi.com) o Fabric (app.fabric.microsoft.com). Cuando un usuario inicia sesión, recibe automáticamente una licencia.

Desactivar el registro de autoservicio impide que los usuarios exploren Power BI para la visualización y el análisis de datos. Si bloquea el registro individual, es posible que quiera obtener licencias de Fabric (gratis) para su organización y asignarlas a todos los usuarios.

Desactivar la compra de autoservicio impide que los usuarios realicen acciones que requieran una licencia de pago. Estas acciones incluyen compartir, exportar y crear áreas de trabajo para la colaboración.

Tenga en cuenta los siguientes escenarios para ayudarle a decidir si las opciones de autoservicio son adecuadas para su organización.

Cuándo usar autoservicio

Utilice el autoservicio cuando:

• Su organización grande y descentralizada (profesional o educativa) ofrece a las personas la flexibilidad de probar o comprar licencias saaS (software como servicio) para su propio uso.
• Su organización única o pequeña compra solo una o varias licencias de Power BI Pro.
• Los usuarios quieren probar Power BI y convertirse en expertos antes de comprar una suscripción para toda la organización.
• Los usuarios actuales con una licencia gratuita quieren crear y compartir contenido y actualizar a una prueba de 60 días de las características de pago de Power BI.
• Los usuarios actuales con una licencia gratuita quieren iniciar una evaluación gratuita de una capacidad de Fabric.

Deshabilite el autoservicio cuando:

• Su organización tiene procesos de adquisición que satisfacen las necesidades de cumplimiento, normativa, seguridad y gobernanza. Asegúrese de que todas las licencias se aprueban y administran según los procesos definidos.
• Su organización tiene requisitos para las nuevas licencias de Power BI Pro o Premium por usuario, como la formación obligatoria o el reconocimiento del usuario de las políticas de protección de datos.
• Su organización prohíbe el uso de Fabric o el servicio Power BI debido a la privacidad de los datos u otros problemas y necesita controlar estrechamente la asignación de licencias de Fabric (gratis).
• Quiere asegurarse de que todas las licencias de Power BI Pro o Premium por usuario se encuentren bajo un contrato empresarial que aproveche una tarifa de licencias negociada o con descuento.
• A los usuarios actuales con una licencia de Fabric (gratis) se les pide que prueben o compren directamente una licencia de Fabric Pro. Es posible que su organización no quiera que estos usuarios actualicen debido a la seguridad, la privacidad o los gastos.

Habilitación y deshabilitación del autoservicio

Para obtener instrucciones sobre cómo habilitar y deshabilitar el registro y la compra de autoservicio, consulte:

• Administración de compras y pruebas de autoservicio
• Administrar solicitudes de licencia de autoservicio en el Centro de administración de Microsoft 365
• Administrar suscripciones de registro de autoservicio en el Centro de administración de Microsoft 365
• Cómo combinar la configuración de autoservicio

Escenarios especiales

En las secciones siguientes se tratan escenarios de licencias especiales que pueden aplicarse a su organización.

Licencias de usuario invitado

Es posible que quiera distribuir contenido a los usuarios que están fuera de su organización. Puede compartir contenido con usuarios externos invitándolos a ver el contenido como invitado. Microsoft Entra Business-to-business (Microsoft Entra B2B) permite compartir con usuarios invitados externos.

Requisitos previos:

• Debe habilitar la capacidad de compartir contenido con usuarios externos.
• El usuario invitado debe tener las licencias adecuadas para ver el contenido compartido.

Requisitos de licencia para el uso compartido externo

Para compartir contenido de Power BI con usuarios externos:

• El compartidor necesita una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU) para compartir contenido fuera de la organización.
• El usuario invitado externo necesita uno de los siguientes:
  • Una licencia de Power BI Pro o PPU (ya sea de su propia organización o asignada por su organización), O bien
  • Solo una licencia de Fabric (gratis) si el contenido está hospedado en una capacidad Premium (SKU P) o una capacidad de Fabric (F64 o superior).

Para obtener más información sobre el acceso de usuarios invitados, vea Distribuir contenido de Power BI a usuarios invitados externos con Microsoft Entra B2B.

Suscripciones de Microsoft 365 E5

Las suscripciones de Microsoft 365 E5 incluyen licencias de Power BI Pro para su organización. Cuando compre o ya tenga una suscripción de Microsoft 365 E5:

• Cada licencia de E5 incluye una licencia de Power BI Pro que puede asignar a los usuarios.
• Las licencias de Power BI Pro de las suscripciones de E5 se administran de la misma manera que las licencias independientes de Power BI Pro.
• Asigne estas licencias a través del Centro de administración de Microsoft 365 o Azure Portal mediante los métodos descritos en Asignación de licencias a los usuarios.

Para obtener más información sobre cómo administrar su suscripción y licencias de Microsoft 365 E5, consulte Introducción a la administración.

Tareas de administración de licencias

Una vez asignadas las licencias, es posible que tenga que realizar varias tareas de administración en curso para mantener las licencias de su organización.

Expiración de licencias de Power BI

Hay un período de gracia después de que expire una licencia de Power BI. En el caso de las licencias que forman parte de una compra de licencias por volumen, el período de gracia es de 90 días. Si compró la licencia directamente, el período de gracia es de 30 días. En el caso de las evaluaciones de licencia, no hay ningún período de gracia.

Power BI tiene el mismo ciclo de vida de licencia que Microsoft 365. Para obtener más información, consulte ¿Qué ocurre con mis datos y acceso cuando finaliza mi suscripción de Microsoft 365 para empresas?

Otras tareas de administración de licencias

Algunas tareas comunes de administración de licencias incluyen:

• Asignación y administración de licencias con Microsoft 365 y con Azure Portal
• Quitar o reasignar una licencia, habilitar y deshabilitar una licencia
• Cancelación de una versión de prueba
• Tomar control de una licencia o arrendatario
• Gestionar las pruebas que están por expirar

Consideraciones y limitaciones

Las funcionalidades de autoservicio de compra, suscripción y administración de licencias para Fabric y Power BI están disponibles para los clientes de la nube comercial. Para más información, consulte preguntas más frecuentes sobre compras de autoservicio.

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