Administrar auditorías de Dataverse

La característica de auditoría de Dataverse se ha diseñado para cumplir las directivas de auditoría externa e interna, cumplimiento, seguridad y gobernanza comunes a muchas empresas. Los registros de auditoría de Dataverse registran los cambios que se realizan en los registros del cliente en un entorno con una base de datos de Dataverse. Las auditorías de Dataverse también registran el acceso de los usuarios a través de una aplicación o a través del SDK en un entorno.

Las auditorías de Dataverse se admiten en todas las tablas y columnas personalizadas y en la mayoría de las personalizables. Los registros de auditoría se almacenan en Dataverse y consumen capacidad de almacenamiento de registros. Los registros de auditoría pueden visualizarse en la pestaña Historial de auditoría para un único registro y en la vista Resumen de auditoría para todas las operaciones auditadas en un único entorno. Los registros de auditoría también se pueden recuperar mediante la API web o el SDK para .NET. Los registros de auditoría se crean cuando se producen cambios en el registro de una tabla en la que la auditoría está activada. Los registros de auditoría para las actualizaciones se crean cuando un nuevo valor es diferente del valor anterior de una columna.

Historial de auditoría para un solo registro

Vista de resumen de auditoría (todos los registros de auditoría)

Los registros de auditoría ayudan a los administradores y otros usuarios con privilegios a responder preguntas como:

• ¿Quién ha creado o actualizado un registro y cuándo?
• ¿Qué campos de un registro se actualizaron?
• ¿Cuál era el valor anterior del campo antes de la actualización?
• ¿Quién estaba accediendo al sistema y cuándo?
• ¿Quién eliminó un registro?

Puede auditar las siguientes operaciones:

• Cambios en la auditoría en el nivel de tabla, columna y organización. Por ejemplo, habilitar la auditoría para un entorno o una tabla.
• Operaciones de creación, actualización y eliminación en registros.
• Cambios en los privilegios de uso compartido de un registro.
• La asociación o anulación de asociación N:N de registros.
• Cambios en los roles de seguridad.
• Eliminación de los registros de auditoría
• Para los cambios realizados en los campos de entidad que se pueden localizar, como el nombre de entidad Producto o campos de descripción, el Id. de configuración regional (LCID) aparece en el registro de auditoría.

La auditoría no se admite en cambios de definición de tablas o columnas ni durante la autenticación. Además, la auditoría no admite operaciones de recuperación ni operaciones de exportación. Se puede activar el registro de actividad de aplicaciones basadas en modelo y Dataverse, además de auditar Dataverse para registrar operaciones de recuperación de datos y operaciones de exportación.

En la siguiente lista se enumeran las tablas no personalizables que no se pueden auditar. Esta lista se obtuvo probando un valor de la columna de CanModifyAuditSettings de falso en la definición de cada tabla:

• ActivityPointer
• Annotation
• BulkOperation
• Calendar
• CalendarRule
• CustomerOpportunityRole
• Descuento
• DiscountType
• IncidentResolution
• KbArticle
• KbArticleComment
• KbArticleTemplate
• Notificación
• OpportunityClose
• OrderClose
• ProductPriceLevel
• QuoteClose
• RecurrenceRule
• Resource
• ResourceGroup
• ResourceGroupExpansion
• ResourceSpec
• SalesLiteratureItem
• SalesProcessInstance
• Servicio
• Firmante
• Template
• Unidad de medida
• UoMSchedule
• Flujo de trabajo
• WorkflowLog

Configurar auditoría para un entorno

La auditoría puede configurarse en tres niveles: un entorno, tabla y columna. La auditoría debe activarse primero en el nivel de entorno. Para registrar los cambios de datos en una tabla, la auditoría debe estar activada para la tabla y para la columna.

Para habilitar la auditoría de acceso de usuarios (acceso a registro) o el registro de actividades (leer registros), la auditoría debe estar habilitada en el nivel de entorno. La opción para habilitar el registro de actividad solo está visible cuando se cumplen los requisitos mínimos de licencia de Office.

Para habilitar o deshabilitar la auditoría debe disponer del rol de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes.

La auditoría se puede configurar manualmente a través del Centro de administración de Power Platform y el Portal de Power Apps. La auditoría también se puede configurar mediante programación. Más información: Descripción general sobre las auditorías.

Para cumplir con las directivas de auditoría, cumplimiento, seguridad y gobernanza externas e internas que son comunes a muchas empresas, la auditoría de las tablas siguientes se activa automáticamente cuando activa la auditoría a través de la página Cumplimiento. Debe tener asignado el rol de administrador de Power Platform o Dynamics 365 para activar o desactivar la auditoría a través de la página Cumplimiento.

Puede auditar otras tablas, cuando corresponda, pero tenga en cuenta que hay algunas tablas principales en las que la auditoría está activada de forma predeterminada.

Activar la auditoría

Los siguientes pasos describen cómo activar la auditoría para un entorno. Esta tarea requiere el rol de Administrador o Personalizador del sistema o permisos equivalentes.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform.
2. En el menú izquierdo, seleccione Seguridad > Cumplimiento.
3. Seleccione el mosaico Auditoría.
4. Seleccione el entorno para el que desea configurar la auditoría.
5. Seleccione Configurar auditoría. En el cuadro de diálogo Auditoría, seleccione Activar auditoría.
6. Revise la lista de entidades de datos de Dataverse y aplicaciones de Dynamics 365.
7. Revise y actualice la retención de registro de eventos seleccionando el menú desplegable.
8. Seleccione el período que cumpla su política de retención de datos.

La siguiente tabla describe las configuraciones de la directiva de retención disponibles cuando activa la auditoría para un entorno:

Iniciar/detener la auditoría de un entorno y establecer la directiva de retención

Esta tarea requiere el rol de Administrador o Personalizador del sistema o permisos equivalentes. La siguiente tabla describe las configuraciones disponibles para la auditoría de un entorno:

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform.
2. En el panel de navegación, seleccione Administrar.
3. En el panel Administrar, seleccione Entornos. A continuación, elija un entorno.
4. Seleccione Configuración>Auditoria y registros>Configuración de auditoría.
5. Puede establecer un período de retención que especifique el tiempo que se mantendrán los registros de auditoría en un entorno. En Conservar estos registros durante, elija el período de tiempo que desea conservar los registros.
6. Seleccione Guardar.

Más información: Configurar configuración de organización

Habilitar la auditoría para una aplicación específica en una aplicación web

Esta tarea requiere el rol de Administrador o Personalizador del sistema o permisos equivalentes.

Esta característica le permite habilitar rápidamente la auditoría para múltiples tablas (entidades) simultáneamente. La agrupación de tablas corresponde a una aplicación de Dynamics 365, por ejemplo, las tablas de Sales corresponden a la aplicación Centro de ventas.

1. En la aplicación web, vaya a Configuración>Configuración avanzada.

2. Seleccione Sistema>Administración.

3. Seleccione la pestaña Auditar.

4. Seleccione la tabla (entidades) que desea seguir. Para iniciar o detener la auditoría en tablas específicas, active o desactive las siguientes casillas:

   • Entidades comunes. Sigue entidades comunes como cuenta, contacto, objetivo, producto y usuario.
   • Entidades de Sales. Sigue entidades relacionadas con ventas, como competidor, oportunidad, factura, pedido y oferta.
   • Entidades de marketing. Sigue la actividad de tabla de la campaña.
   • Entidades de Customer Service. Sigue la actividad de tabla de entidad de caso, contrato, cola y servicio.

5. Seleccione OK.

Configurar la auditoría para una o varias tablas y columnas en Power Apps

Esta tarea requiere el rol de Administrador o Personalizador del sistema o permisos equivalentes.

1. Inicie sesión en Power Apps con sus credenciales de Administrador o Personalizador del sistema.

2. Seleccione el entorno para el que desea configurar la auditoría.

   Nota

   Le recomendamos que administre la configuración de auditoría como parte de una solución. Esto le permite encontrar fácilmente sus personalizaciones, aplicar su propio prefijo publicado de la solución y exportar su solución para distribuirla a otros entornos. Para obtener más información sobre soluciones, consulte Usar una solución para personalizar. Cuando utilice una solución, agregue todas las tablas que desea configurar para la auditoría de su solución, luego realice los pasos 3 a 8 antes de guardar y publicar su solución.

3. Seleccione Dataverse>Tablas.

4. Seleccione una tabla.

   

5. En la barra de comandos, seleccione Editar.

6. En la barra de comandos, seleccione Editar propiedades de tabla.

7. Expanda Opciones avanzadas.

8. Seleccione la casilla Cambios de auditoría en sus datos.

   

9. Seleccione Guardar.

10. En la barra de comandos, seleccione <- Atrás.

11. En Esquema, seleccione Columnas.

    

12. Seleccione una columna que desee habilitar para auditoría y luego expanda Opciones avanzadas.

    

13. Seleccione la casilla Habilitar auditoría.

    

14. Seleccione Guardar.

15. Repita los pasos 3 a 10 para todas las tablas y columnas que desee editar.

Activar o desactivar la auditoría de tablas y columnas

Los administradores del sistema o los personalizadores pueden cambiar la configuración predeterminada de auditoría para las tablas y para columnas específicas de una tabla.

Activar o desactivar la auditoría de una tabla

1. Inicie sesión en Power Apps con sus credenciales de Administrador o Personalizador del sistema.

2. Seleccione el entorno para el que desea configurar la auditoría.

   Nota

   Le recomendamos que administre la configuración de auditoría como parte de una solución. Esto le permite encontrar fácilmente sus personalizaciones, aplicar su propio prefijo publicado de la solución y exportar su solución para distribuirla a otros entornos. Encontrará más información sobre soluciones en Usar una solución para personalizar. Cuando utilice una solución, agregue todas las tablas que desea configurar para la auditoría de su solución, luego realice los pasos 3 a 8 antes de guardar y publicar su solución.

3. Seleccione Dataverse>Tablas.

4. Seleccione una tabla.

   

5. En la barra de comandos, seleccione Editar.

6. En la barra de comandos, seleccione Editar propiedades de tabla.

7. Expanda Opciones avanzadas.

8. Active la casilla Auditar los cambios en sus datos para activar la auditoría de la tabla.

   

   O bien.

   Vacíe la casilla Auditar los cambios en sus datos para desactivar la auditoría de la tabla.

9. Seleccione Guardar.

   Si ha activado Registros de lectura en la configuración de auditoría del entorno, debe activar las configuraciones de auditoría Auditoría de un solo registro. Graba un registro cuando se abre. y Auditoría de varios registros. Graba todos los registros que se muestran en una página abierta para ver los registros de auditoría de lectura de esta tabla. Más información en Registro de actividad.

10. Publique la personalización. Para publicar para una sola tabla, selecciónela, por ejemplo, Cuenta, y luego Publicar en la barra de herramientas.

Activar o desactivar la auditoría para una columna específica de una tabla

1. En la tabla para la que desea habilitar o inhabilitar la auditoría con columnas específicas, seleccione Columnas.

2. Para activar o desactivar la auditoría de una sola columna, abra la columna y expanda las opciones avanzadas en la sección General, y, a continuación, seleccione o desactive la opción Habilitar auditoría.

3. Seleccione Guardar.

4. Publique la personalización. Para publicar para una sola tabla, selecciónela, por ejemplo, Cuenta, y luego Publicar en la barra de herramientas.

Obtenga más información en Guía para desarrolladores de Dataverse: Configurar la auditoría> Configurar tablas y columnas.

Activar o desactivar la auditoría de la etiqueta original del tipo de datos Opción

De manera predeterminada, la descripción de la etiqueta actual del tipo de datos Opción se muestra en los registros de auditoría. Por ejemplo, supongamos que tiene una columna de opción para color y la descripción de la etiqueta puede ser rojo, blanco y azul. Cuando un usuario selecciona rojo y actualiza el registro, el registro de auditoría muestra que se seleccionó rojo. Si posteriormente la descripción de la etiqueta se cambia a rosa en el tipo de datos de opción, el registro de auditoría muestra rosa.

Si desea mostrar la etiqueta original que el usuario seleccionó en los registros de auditoría, puede establecer esta configuración de auditoría {"StoreLabelNameforPicklistAudits":true} en verdadero. Obtenga información acerca de cómo habilitar auditsettings.

Usar el Historial de auditoría en una aplicación basada en modelo

El Historial de auditoría es un recurso valioso para que los usuarios comprendan el historial de actualizaciones de un solo registro. Responde a preguntas como "¿Cuándo se creó este registro y por quién?", "¿Quién cambió un campo en particular y cuál era el valor anterior?", "¿Quién compartió el registro con otro usuario?".

Los usuarios deben tener el privilegio Ver historial de auditoría para ver el Historial de auditoría de un registro.

1. Seleccione un registro en una aplicación basada en modelo.

2. Seleccione la pestaña Relacionado y luego Historial de auditoría.

   

3. Elija un campo en Filtrar por para filtrar los resultados por un campo que desee ver el historial de cambios.

   

Usar la vista de resumen de auditorías

La vista de resumen de auditorías es una lista completa de todos los registros de auditoría en un entorno. Al filtrar por varias columnas, los usuarios de la vista de resumen de auditorías pueden comprender lo que sucedió en el entorno a lo largo del tiempo. Ayuda a responder preguntas como "¿Qué acciones realizó un usuario y cuándo?", "¿Quién eliminó un registro en particular?" o "¿Quién cambió el rol de un usuario?".

Los usuarios deben tener el privilegio Ver resumen de auditoría para ver el Resumen de auditoría.

Hay dos formas de acceder a la página Resumen de auditoría:

• En el menú Aplicaciones del entorno, seleccione la aplicación Configuración del entorno de Power Platform.

• En la aplicación, seleccione el icono Configuración en el banner, seleccione Configuración avanzada y seleccione Sistema > Auditoría > Vista de resumen de auditoría.

  Nota

  El filtro de columna Registro no funciona y se eliminará en el futuro. Las opciones de filtro Igual y No igual del filtro de columna Entidad no muestran ningún valor de la tabla. Para filtrar por entidad, puede utilizar la opción Contiene e introducir el nombre de la tabla.

Eliminar registros de auditoría

1. En la tarjeta Auditoría, seleccione Eliminar registros.

2. Seleccione Ver registros de auditoría.

   

3. Utilice la opción Habilitar/deshabilitarFiltros para reducir la lista de registros de auditoría necesarios para responder a su pregunta. Puede aplicar varios filtros a la vez.

   

   Nota

   La clasificación sólo es posible en la columna Fecha cambiada.

   La exportación de registros de auditoría no se admite actualmente. Use la API web o el SDK para .NET para recuperar datos de auditoría desde el entorno. Vea Recuperar y eliminar el historial de cambios de datos auditados.

   Los valores de atributo grandes, como Email.description o Anotación, están limitados (con un tope) a 5 KB o ~5000 caracteres. Un valor de atributo con tope se puede reconocer por tres puntos al final del texto, por ejemplo, «lorem ipsum, lorem ip…».

Obtenga más información en Guía para desarrolladores de Dataverse: Recuperar el historial de cambios de datos auditados.

Eliminar el historial de cambios para un registro

La auditoría de Dataverse admite la eliminación de todo el historial de auditoría completo de un registro único. Esta característica es útil cuando se responde a la solicitud de un cliente de eliminar sus datos.

Los usuarios deben tener el privilegio Eliminar historial de cambios de registro de auditoría para realizar esta acción.

La eliminación del historial de auditoría de un registro se puede realizar en el Historial de auditoría de una aplicación basada en modelo y en la vista Resumen de auditoría del entorno.

Eliminar el historial de cambios de un registro en la pestaña Historial de auditoría de un registro

1. Seleccione un registro en una aplicación basada en modelo.

2. Seleccione la pestaña Relacionado y luego Historial de auditoría.

   

3. En Filtrar por, elija Todos los campos y luego seleccione Eliminar historial de cambios para eliminar todos los registros pertenecientes al registro seleccionado.

   

4. Seleccione Eliminar para confirmar.

Eliminar el historial de cambios de un registro en la vista Resumen de auditorías

1. En la tarjeta Auditoría, seleccione Eliminar registros.

2. Seleccione Ver registros de auditoría.

   

3. Seleccione una fila en el historial de auditorías y luego seleccione Eliminar historial de cambios para eliminar todos los registros pertenecientes al registro seleccionado.

   

4. Seleccione Eliminar para confirmar.

Reduzca el almacenamiento de registros: elimine registros de auditoría: proceso heredado

Cuando activar la auditoría de Dataverse, las aplicaciones crean registros de auditoría para almacenar cambios en los registros y el acceso de usuarios. Puede eliminar registros de auditoría cuando ya no se necesiten para liberar espacio de capacidad de registro.

1. En la esquina superior derecha de una aplicación, seleccione Configuración>Configuración avanzada>Configuración>Auditoría.
2. Seleccione Administración del registro de auditoría y luego seleccione Ver registros de auditoría.
3. Seleccione el registro de auditoría más antiguo, y elija Eliminar registros.
4. Seleccione Aceptar para confirmar.

Reduzca el almacenamiento de registros: elimine registros de auditoría: nuevo proceso

Cuando activar la auditoría de Dataverse, las aplicaciones crean registros de auditoría para almacenar cambios en los registros y el acceso de usuarios. Puede eliminar registros de auditoría cuando ya no se necesiten para liberar espacio de capacidad de registro.

La siguiente tabla describe las opciones disponibles para eliminar registros de auditoría.

Para Interfaz unificada, en la esquina superior derecha, seleccione Configuración>Configuración avanzada>Configuración.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform y, a continuación, seleccione un entorno.

2. En el panel de navegación, seleccione Administrar.

3. En el panel Administrar, seleccione Entornos. A continuación, elija un entorno.

4. En Auditoría, seleccione Eliminar registros de auditoría.

5. Elija cómo seleccionar los registros para eliminar.

6. Seleccione Eliminar y confirme.

   Nota

   Los registros de auditoría se eliminarán en un trabajo del sistema en segundo plano asíncrono. La duración de la eliminación depende del número de registros de auditoría que se eliminarán. La tasa actual es de aproximadamente 100 millones de registros por día, o aproximadamente 4 millones de registros por hora.

   Para supervisar el estado de los trabajos de eliminación de auditoría, consulte la siguiente sección.

Supervisión de trabajos del sistema

Varias de las características usan trabajos del sistema para realizar tareas de forma automática como, por ejemplo, los flujos de trabajo, la importación y la detección de duplicados, que se ejecutan de manera independiente o en segundo plano. Puede supervisarlas para asegurarse de que se ejecuten sin dificultades o se completen correctamente.

Para Interfaz unificada, en la esquina superior derecha, seleccione Configuración>Configuración avanzada>Configuración.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform.
2. En el panel de navegación, seleccione Administrar.
3. En el panel Administrar, seleccione Entornos. A continuación, elija un entorno.
4. Seleccione Configuración>Auditoría y registros>Trabajos del sistema para ver una vista de cuadrícula de trabajos del sistema.

Si hay algún problema con un trabajo del sistema, puede cancelarlo, posponerlo, pausarlo o reanudarlo. Seleccione un trabajo y, a continuación, el menú Acciones .

• Cancelar trabajos del sistema

  No se puede reanudar un trabajo del sistema cancelado.

• Posponer la finalización de trabajos del sistema

  Posponer un trabajo del sistema activo detiene cualquier acción actual y posterior. Puede especificar un momento posterior para reiniciar el trabajo del sistema.

• Pausar trabajos del sistema

  Puede reanudar un trabajo del sistema en pausa.

• Reanudar trabajos del sistema

  La reanudación reinicia un trabajo del sistema que estaba en pausa.

Supervisar el estado de los trabajos de eliminación de auditoría

Para supervisar el estado de los trabajos de eliminación de auditoría, puede utilizar la vista Eliminación en masa en el Centro de administración de Power Platform.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform.
2. En el panel de navegación, seleccione Administrar.
3. En el panel Administrar, seleccione Entornos. A continuación, elija un entorno.
4. Seleccione Configuración>Administración de datos>Eliminación en masa.
5. Seleccione el nombre del trabajo del sistema para abrir los detalles sobre su trabajo de eliminación.

Acceder a datos de auditoría mediante Azure Synapse Link para Dataverse

Puede usar Azure Synapse Link para Dataverse para vincular la tabla de auditoría y crear informes utilizando Power BI para satisfacer sus necesidades de auditoría, cumplimiento y gobernanza internas y externas. Más información: Acceder a datos de auditoría mediante Azure Synapse Link para Dataverse y Power BI

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