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Habilitar sugerencias del documento para recomendar documentos relacionados

Importante

La función de sugerencias de documentos está obsoleta para todas las tablas, excepto la tabla 'case'. La tabla de casos está disponible con Dynamics 365 Customer Service. Para obtener más información, consulte Creación de un caso.

Al habilitar sugerencias de documentos, el explorador web de aplicaciones de Dynamics 365 y los usuarios móviles ven documentos importantes relacionados con lo que están trabajando en aplicaciones de Dynamics 365, como una gran oportunidad de ventas. Usted, como administrador, define los campos relevantes. Un motor de recomendaciones que usa Azure Text Analytics y la coincidencia de palabras clave asocia registros relacionados para buscar documentos similares. Cree reglas de similitud en las aplicaciones Dynamics 365 para proporcionar su propia lógica de similitud. Las aplicaciones Dynamics 365 a continuación muestran una lista de documentos recomendados al usuario mientras el usuario trabaja en el registro actual.

Nota

La característica Document Suggestions no necesita una conexión al servicio Análisis de texto de Azure. Si decide no usar Azure Text Analytics, Las sugerencias de documento usan la lógica de coincidencia de palabras clave integrada disponible en aplicaciones de Dynamics 365. Sin embargo, se recomienda usar el servicio Análisis de texto de Azure para coincidencia de palabras clave más avanzada.

Sugerencias de documento busca otros registros comparables para determinar las similitudes encontradas en documentos ubicados en un sitio de SharePoint, OneDrive o ubicación externa. Los documentos recomendados pueden estar en varios formatos distintos como Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF y archivos de texto. Cuando se encuentran documentos similares, las sugerencias de documento las presenta y le ofrece la posibilidad de abrir el documento o realizar una copia.

Requisitos

Sugerencias de documentos funciona con un navegador web, Dynamics 365 para tabletas y Dynamics 365 para teléfonos. Para usar sugerencias de documento con aplicaciones de Dynamics 365, un administrador del sistema debe:

Cómo funciona

Use la sugerencia del documentos con la entidad Caso.

Puede usar la coincidencia de patrones integrada que se incluye de forma nativa con la característica Sugerencias de documento, pero para la coincidencia de palabras clave más avanzada, use el servicio Azure Text Analytics.

Document Suggestions busca solo las ubicaciones y los documentos a los que el usuario tiene acceso.

Busca ubicaciones en las que se encuentran los documentos en el orden siguiente:

  1. Ubicación predeterminada de SharePoint.
  2. Otros sitios de SharePoint.
  3. OneDrive.
  4. Grupos de Microsoft 365 (cuando la solución está instalada).
  5. Dirección URL externa (cuando esté configurada).

Sugerencias de documentos no busca los archivos adjuntos que se agreguen a las notas en los registros de las aplicaciones de Dynamics 365.

Agregar una dirección URL externa para buscar en otro sitio

Puede incluir sitios externos, como una biblioteca de documentos de SharePoint local, en Sugerencias de documento agregando una dirección URL externa para que se busque el sitio.

Nota

Para obtener los mejores resultados al usar un sitio externo para sugerencias de documentos, use Azure Text Analytics, que proporciona lógica de coincidencia de palabras clave más avanzada.

Al agregar la dirección URL externa a la característica de sugerencias de documento habilitada, los usuarios experimentan las siguientes características.

  • Exploradores web: cuando los usuarios ejecutan aplicaciones de Dynamics 365 desde un explorador web, después de seleccionar Sugerencias de documento, pueden seleccionar Otras recomendaciones en la página Sugerencias de documento para mostrar otra página que podría incluir más sugerencias de documento que se encuentran en el sitio externo. Es posible que se le pida al usuario que inicie sesión en el sitio externo.

  • Aplicaciones móviles: para Dynamics 365 para tabletas y Dynamics 365 para aplicaciones de teléfonos, después de seleccionar Sugerencias de documento, los usuarios pueden seleccionar Otras recomendaciones, que abre el sitio externo en el explorador web predeterminado del dispositivo. El sitio puede incluir más sugerencias de documento que se encuentran en el sitio externo. Es posible que se le pida al usuario que inicie sesión en el sitio externo.

Construir la dirección URL externa

Debe construir la dirección URL externa en un formato que comprenda el sitio externo. Por ejemplo, para sitios que usan un formato similar a https://contoso.com/search?{0}, donde https://contoso.com/search? es la estructura de la dirección URL de búsqueda y {0} es la cadena de palabras clave, Document Suggestions pasa las palabras clave en el parámetro {0}. Las palabras clave que se pasan la dirección URL se derivan de reglas de registro similares que incluyen asignaciones de entidad de Coincidencia de texto. Más información: Usar reglas de similitud avanzadas para ver sugerencias de casos similares.

Los valores encontrados en los campos de texto de las asignaciones de reglas de similitud son las palabras clave usadas para compilar la consulta que se pasa al sitio externo. En la siguiente dirección URL, la palabra clave es el valor de texto que se encuentra en las asignaciones de reglas de similitud y & representa un espacio en blanco que Document Suggestions usa para separar cada palabra clave.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Para un servidor de SharePoint local, puede agregar una dirección URL externa que apunte a un subsitio similar a la siguiente dirección URL, donde mysharepoint es el nombre del sitio web, los sitios son el nombre del sitio y el nombre del subsitio es el nombre del subsitio .

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Configurar la conexión de análisis de textos de Azure

Para usar análisis de texto de Azure con Document Suggestions, se debe configurar una conexión de análisis de texto de Azure.

Nota

La característica Document Suggestions no necesita una conexión al servicio Análisis de texto de Azure. Si decide no usar Azure Text Analytics, Las sugerencias de documento usan la lógica de coincidencia de palabras clave integrada disponible en aplicaciones de Dynamics 365. Sin embargo, para buscar coincidencias de palabras clave más avanzadas, use el servicio Azure Text Analytics.

Definir y activar reglas de similitud

Si aún no ha definido reglas de similitud, consulte Usar reglas de similitud avanzadas para ver sugerencias de casos similares.

Habilitar Document Suggestions

Para habilitar sugerencias de documento, complete los pasos siguientes:

  1. Vaya al Centro de administración de Power Platform e inicie sesión con credenciales de administrador.
  2. En el panel Administrar, seleccione Entornos.
  3. Seleccione un entorno en la página Entornos.
  4. Seleccione Configuración>Integración>Configuración de administración de documentos>Administrar sugerencias de documentos.
  5. En el área Seleccionar entidades , seleccione la entidad Case que se va a incluir en Sugerencias de documento y, a continuación, seleccione Aplicar.

Sugerencia

Si la entidad case no aparece en el área Seleccionar entidades , se debe a que las reglas de similitud de la entidad case no se definen ni activan. Usar reglas de similitud avanzadas para ver sugerencias de casos similares.

  1. Establezca la dirección URL externa para incluir en Document Suggestions. De forma predeterminada, sugerencias del documento busca en servicios de Microsoft 365 como SharePoint o OneDrive. Si desea buscar en un sitio externo además de los servicios disponibles de Microsoft 365, como un sitio local de SharePoint, escriba la dirección URL base en el sistema externo. Las aplicaciones de Dynamics 365 anexan una cadena de consulta de búsqueda a la dirección URL base que proporcione. Más información: Agregar una dirección URL externa para buscar en otro sitio.
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