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La sincronización del lado servidor permite realizar un seguimiento de correos electrónicos, citas y tareas en Outlook con una categoría especialRastreada a Dynamics 365. Cuando asigna esta categoría a un correo electrónico, una cita o una tarea en Outlook, sincroniza el elemento con las aplicaciones de interacción con el cliente (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing y Dynamics 365 Project Service Automation). Del mismo modo, al quitar la categoría de un correo electrónico, cita o tarea con seguimiento, deja de rastrearse por las aplicaciones de interacción con el cliente.
También puede seleccionar varios elementos y asignar la categoría de Outlook Seguido hasta Microsoft Dynamics 365 a estos, de modo que pueda realizar un seguimiento de todos ellos en aplicaciones de involucración del cliente. Identifique rápidamente los elementos bajo seguimiento observando la presencia de esta categoría en la bandeja de entrada y otras carpetas.
Configure un seguimiento basado en categorías a través de un OrgDBOrgSetting
A partir de la versión 9.1.0.4039 o versiones posteriores, el seguimiento de categoría está activado de forma predeterminada.
Sugerencia
Para determinar la versión, inicie sesión en las aplicaciones de involucración del cliente y, en la parte superior derecha de la pantalla, seleccione el botón Configuración
>Acerca de.
Utilice la categoría para realizar un seguimiento de los elementos de Outlook
Una vez que la categoría Seguido hasta Dynamics 365 está visible en Outlook, puede utilizarla para realizar el seguimiento de los siguientes elementos de Outlook.
Correo electrónico
Realice el seguimiento de un correo electrónico al asignarlo a la categoría Seguido hasta Dynamics 365 . Puede ver la asignación de categorías inmediatamente en Outlook. En este punto, el correo electrónico se marca para su seguimiento. La sincronización del lado servidor sincroniza el correo electrónico con las aplicaciones de interacción con el cliente en un plazo de 15 minutos, en función de la configuración de sincronización de correo electrónico.
Si realiza un seguimiento de un correo electrónico y lo clasifica como Rastreado en Dynamics, eliminar la categoría anula el seguimiento del correo electrónico. Sin embargo, no se elimina el registro de actividad de correo electrónico correspondiente.
Sugerencia
Puede configurar una regla en Outlook para asignar o quitar una categoría. Consulte Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas.
Categorización automática de correo electrónico
La sincronización del lado del servidor aplica la categoría Rastreado a Dynamics 365 a los correos electrónicos cuando los sincroniza automáticamente mediante un buzón de destinatario de Dynamics 365.
Cuando varios destinatarios de Dynamics 365 reciben un correo electrónico sincronizado, la sincronización del lado servidor aplica automáticamente la categoría a los buzones de destinatarios adicionales de Dynamics 365, siempre y cuando cada destinatario de Dynamics 365 esté habilitado para la sincronización de correo electrónico entrante y aparezca como una entidad de actividad resuelta en la fila de correo electrónico recibida. Por ejemplo, los correos electrónicos recibidos en Exchange por un destinatario de Dynamics 365 a través de un grupo de distribución, un alias de correo electrónico diferente o como destinatario de BCC podrían no clasificarse de forma fiable porque el usuario de Dynamics 365 asociado podría no resolverse o no aparece como destinatario en la fila de correo electrónico de Dynamics 365 recibida.
Solo los correos electrónicos que coinciden con el código de dirección de Dynamics 365 se categorizan automáticamente cuando la configuración del sistema Rastrear los correos electrónicos enviados entre los usuarios de Dynamics 365 como dos actividades está habilitada. Por ejemplo, los correos electrónicos de los que se realiza un seguimiento y se envían desde Outlook a otros usuarios de Dynamics 365 no aparecen como clasificados en los buzones de destinatarios de Outlook porque representan la copia recibida del correo electrónico. Este comportamiento permite al destinatario de Dynamics 365 realizar un seguimiento de una copia entrante del correo electrónico según la configuración del sistema indicada anteriormente.
Cita
Puede realizar un seguimiento de una cita al asignarla a la categoría Seguido hasta Dynamics 365 . La cita se supervisa y se sincroniza con las aplicaciones de interacción con el cliente en función de las reglas de sincronización del lado del servidor.
Si sigue una cita y la categoriza como Seguido hasta Dynamics, quitar la categoría dejará de seguir la cita. Sin embargo, no se elimina el registro de actividad de cita de aplicaciones de Dynamics 365 correspondiente.
Tarea
Nota
La asignación de tareas a las personas que captura en Outlook no se sincroniza con las aplicaciones de involucración del cliente.
Utilice un seguimiento basado en categorías con la aplicación para Outlook
Si dispone de Dynamics 365 App for Outlook, puede usar el seguimiento basado en categorías con la aplicación para Outlook.
En la tabla siguiente se muestran distintos escenarios de seguimiento.
| Acción | Resultado |
|---|---|
| Asigne la categoría Seguido hasta Dynamics 365 a un correo electrónico/cita | La sincronización del lado servidor sincroniza el correo electrónico o la cita en un plazo de 15 minutos. Cargar una aplicación para Outlook en ese elemento mostrará el estado bajo seguimiento. |
| Realice un seguimiento de un correo electrónico/cita mediante la aplicación para Outlook | Se realiza el seguimiento del correo electrónico/cita. La categoría Seguido hasta Dynamics 365 se asigna de forma inmediata. |
| Eliminación de la categoría Seguido hasta Dynamics 365 en un correo electrónico/cita | La sincronización del lado servidor anula el seguimiento del elemento en unos 15 minutos. Al cargar la aplicación de Outlook en dicho correo electrónico, se muestra el estado de seguimiento. El registro de actividad no se elimina de las aplicaciones de involucración del cliente. |
| Deje de seguir un correo electrónico/cita mediante la aplicación para Outlook | El correo electrónico/cita deja de seguirse y se elimina la categoría Seguido hasta Dynamics 365. |
Delegar usuarios
Si permite que otra persona administre su correo y su calendario al proporcionarles acceso delegado, el delegado puede acceder a sus categorías en Outlook, si el delegado tiene permisos de editor.
Si su buzón tiene la categoría Seguido hasta Dynamics 365, el delegado puede realizar un seguimiento de los correos electrónicos y las citas al asignar la categoría Seguido hasta Dynamics 365.
Seguimiento basado en categorías con Dynamics 365 for Outlook
Dynamics 365 para Outlook no admite el seguimiento basado en categorías. No habilite OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems en una organización configurada para usar Dynamics 365 para Outlook.
Deshabilitar seguimiento basado en categorías
Puede deshabilitar el seguimiento basado en categorías para una organización de aplicaciones de Dynamics 365 al deshabilitar OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
Nota
Si deshabilita OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, la categoría Seguido hasta Dynamics 365 se elimina temporalmente, con la asignación de categoría conservada en Outlook. Si elimina la categoría de la lista maestra, se elimina permanentemente.
Preguntas más frecuentes
¿Puedo realizar un seguimiento de mis contactos de Outlook asignando la categoría Seguido hasta Dynamics 365?
No, los contactos de Outlook no admiten el seguimiento basado en categorías.
¿Qué sucede si cambio el nombre de la categoría Seguido hasta Dynamics 365?
Si cambia el nombre de la categoría, la sincronización del lado servidor continúa identificando la categoría por su identificador. Usa el identificador para realizar un seguimiento y anular el seguimiento de los elementos de Outlook.
Nota
En escenarios delegados, no se admite una diferencia de nombre de categoría entre el propietario del buzón de correo principal y el delegado y podría dar lugar a un comportamiento inesperado. Haga coincidir el nombre de la categoría del delegante y el propietario del buzón principal.
¿Qué sucede si elimino el nombre de la categoría Seguido hasta Dynamics 365?
Si elimina la categoría, la sincronización del lado servidor la vuelve a crear en el servidor Exchange en unos 15 minutos.
Cuando activo OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems por primera vez, ¿mis elementos previamente seguidos se asignarán a la categoría Seguido hasta Dynamics 365?
No, la sincronización del lado servidor no asigna la categoría a elementos ya rastreados.
Si asigno la categoría Seguido hasta Dynamics 365 a un hilo de conversación de Outlook, ¿qué sucede?
Si clasifica un subproceso de conversación como Seguimiento de Dynamics 365, todos los correos electrónicos de ese subproceso obtienen la categoría y se realiza un seguimiento.
¿Puedo asignar la categoría Seguido hasta Dynamics 365 a las citas periódicas?
Si categorizo una cita periódica como Seguido a Dynamics 365, todas las ocurrencias individuales de la cita obtienen la categoría y se siguen.
¿Qué sucede cuando se produce un error de correo electrónico objeto de seguimiento?
De forma predeterminada, los correos electrónicos con seguimiento automático con errores se reintentan en un nuevo ciclo de sincronización, aproximadamente cada 15 minutos. El sistema reintenta hasta cinco veces. Si los reintentos producen error después de cinco intentos, el correo electrónico obtiene la categoría Seguido hasta Dynamics 365 (no se puede entregar) y no se producirán más reintentos. El sistema reintenta seguir automáticamente los correos electrónicos objeto de seguimiento que produzcan los errores siguientes:
- Se produce un error en la promoción de correos electrónicos debido a un complemento configurado en el entorno del cliente.
- Promoción de errores de correo electrónico debido a tiempos de espera de aplicaciones de involucración del cliente o de Microsoft Exchange.
- Se rechaza un correo electrónico con InvalidSender o debido a algunas decisiones desconocidas.
- Se produce error en los correos electrónicos y no se pueden entregar si el propietario de la cola no tiene asignado el rol de seguridad correcto. Sin el rol de seguridad correcto, el propietario no podrá poseer el registro de correo electrónico del que la cola hace un seguimiento.
Después de cinco reintentos, si el error para promover el correo electrónico se debe a un error de complemento, intente corregir el complemento. A continuación, asigne la categoría Seguir a Dynamics 365 para seguir manualmente los mensajes de correo electrónico sin entregar para que se sigan en aplicaciones de involucración del cliente.
¿Cómo quito seguimiento basado en categorías a través de OrgDBOrgSetting?
Para deshabilitar la categoría especial de Outlook Seguido hasta Dynamics 365, debe habilitar el OrgDBOrgSetting en su organización. Las aplicaciones de involucración del cliente proporcionan la herramienta de OrgDBOrgSettings que concede a los administradores la capacidad de implementar las actualizaciones específicas que se reservaron previamente para las implementaciones de registro.
- Siga las instrucciones en este artículo para ver los pasos para extraer la herramienta.
- Después de extraer la herramienta, deshabilite el OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
- Al deshabilitar OrgDBOrgSetting se eliminará la categoría Seguido hasta Dynamics 365 en todos los buzones de Exchange de la organización que tienen habilitada la sincronización del lado del servidor en alrededor de 15 minutos.
También puede utilizar esta herramienta para editar el OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.