Mejorar el procesamiento de documentos con AI Builder

El procesamiento de documentos suele ser una tarea manual que requiere mucho tiempo. Con Power Automate y AI Builder, puede optimizar el procesamiento de documentos y automatizar la extracción de datos de documentos como formularios, facturas y órdenes de compra.

Diagrama de arquitectura

Workflow

Los pasos siguientes describen el flujo de trabajo que se muestra en el diagrama de arquitectura de ejemplo:

1. Presentación de documentos entrantes: un usuario o sistema envía un documento, como una factura, un pedido de compra o un formulario de devolución, por correo electrónico.

2. Procesamiento de documentos con Power Automate y AI Builder: Al recibir el correo electrónico, un flujo de nube de Power Automate activa AI Builder para extraer información clave del documento y almacenarla en una tabla de Dataverse para su procesamiento estructurado.

3. Revisión automatizada: otro flujo de Power Automate valida los datos extraídos. Si se requiere aprobación o validación adicional, el flujo pone en cola los datos para que los revise un humano.

4. Revisión humana: Un humano revisa los datos extraídos en una aplicación basada en modelo o de lienzo, lo que permite al revisor aprobar, rechazar o corregir los datos según sea necesario. El proceso de revisión puede incluir proporcionar comentarios al remitente sobre lo que se necesita para la aprobación futura de un nuevo envío.

5. Comentarios al remitente: después de la revisión, un flujo de trabajo de Power Automate envía un correo electrónico al remitente con el estado de aprobación o rechazo del documento enviado.

6. Informes y análisis: los paneles de Power BI ofrecen información sobre el flujo de trabajo de procesamiento de documentos, incluidas métricas como el tiempo de procesamiento, la cantidad de documentos revisados y las tasas de aprobación.

Componentes

AI Builder: extrae datos clave de documentos utilizando modelos prediseñados o personalizados.

Power Automate: Organiza flujos de trabajo para el procesamiento de documentos.

Microsoft Dataverse: Sirve como almacén de datos central para los datos de documentos extraídos y realiza un seguimiento del progreso del documento a lo largo del proceso empresarial.

Power Apps: Facilita la revisión humana y las correcciones de datos.

Power BI: Ofrece análisis e información sobre el flujo de trabajo de procesamiento de documentos.

Detalles del escenario

Esta arquitectura agiliza y automatiza los procesos de negocio con uso intensivo de documentos, utilizando AI Builder para reducir la entrada manual de datos, minimizar los errores y acelerar los flujos de trabajo de toma de decisiones. Los casos de uso incluyen la automatización del procesamiento de facturas, las aprobaciones de pedidos de compra y el procesamiento de formularios de reembolso.

Consideraciones

Estas consideraciones implementan los pilares de Power Platform Well-Architected, un conjunto de principios rectores que mejoran la calidad de una carga de trabajo. Obtenga más información en Microsoft Power Platform Well-Architected.

Confiabilidad

• Directivas de reintento: las directivas configuradas en Power Automate controlan errores temporales en el procesamiento de documentos con AI Builder o SharePoint, incluidas las conexiones de Dataverse.

• Supervisión y alertas: Application Insights está configurado para supervisar el estado del flujo de trabajo y alertar sobre fallos.

• Resiliencia de documentos: Los usuarios pueden enviar cualquier documento. El flujo de trabajo que ejecuta la extracción de datos debe controlar las excepciones debidas a documentos no válidos o inesperados.

Seguridad

• Control de acceso a datos: el acceso basado en roles garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos extraídos en Dataverse.

• Cifrado: todos los datos en tránsito a través de Power Automate y en reposo en Dataverse se cifran.

• Principio de privilegio mínimo: los permisos se restringen para minimizar la exposición. Los flujos de Power Automate acceden a los sistemas utilizando las cuentas con menos privilegios o una entidad de servicio siempre que sea posible. Los usuarios de la aplicación solo deben tener acceso a las tablas de datos que admiten la aplicación.

Excelencia operativa

Administración del ciclo de vida de las aplicaciones: los activos de la solución se almacenan en el control de código fuente y las soluciones Dataverse se utilizan para promover los activos desde el desarrollo hasta las pruebas y la producción.

Eficiencia en el rendimiento

Usar modelos precompilados: considere la posibilidad de usar modelos precompilados cuando coincidan con el escenario del documento. Por ejemplo, para el procesamiento de facturas, use el modelo de IA precompilado de procesamiento de facturas. Los modelos prediseñados le permiten ahorrar tiempo, ya que eliminan la necesidad de recopilar datos para entrenar y probar su propio modelo.

Optimización de la experiencia

Gestión eficiente de la revisión de documentos: la aplicación creada con Power Apps debe ser una aplicación de propósito único que permita a los usuarios seleccionar los documentos que necesitan revisión e identificar rápidamente qué revisión se necesita. Las acciones disponibles para el usuario deben ser fáciles de entender y completar sin la posibilidad de introducir errores humanos al seleccionar accidentalmente un resultado incorrecto.

IA responsable

• Equidad: los modelos de extracción de documentos se entrenan con diversos datos para minimizar el sesgo.

• Fiabilidad y seguridad: La supervisión continua garantiza que los resultados de la IA sean precisos y procesables. Un humano en el bucle revisa las anomalías y las excepciones.

• Privacidad y seguridad: Los datos que AI Builder se procesan cumplen con la normativa de privacidad aplicable.

• Inclusión: El sistema admite procesamiento de documentos en varios idiomas. Un humano puede revisar el documento si AI Builder tiene problemas para interpretar la información.

• Transparencia: Todas las salidas de IA son rastreables, con registros disponibles para auditoría.

• Rendición de cuentas: La revisión humano en el bucle garantiza la rendición de cuentas de las decisiones críticas.

Recursos relacionados

• Introducción a flujos de escritorio
• Documentación de Power BI
• Power Platform Recomendaciones de seguridad de Well-Architected