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AECOM simplifica la incorporación de proyectos con Power Platform, Azure y Microsoft Fabric

En este artículo, aprenderá cómo AECOM, líder mundial en desarrollo de infraestructura, simplificó la incorporación de proyectos con Microsoft Power Platform, Microsoft Azure y Microsoft Fabric. AECOM gestiona una amplia gama de proyectos, incluidos sistemas de transporte, suministro de agua, gestión de residuos, sistemas de energía y edificios públicos. Estos proyectos son importantes en escala y complejidad, lo que requiere una coordinación efectiva entre múltiples disciplinas y partes interesadas.

Para automatizar el proceso de agregar miembros del equipo del proyecto a múltiples plataformas, AECOM desarrolló la aplicación Project Connect, que integra Microsoft, Autodesk Construction Cloud y Revizto. SharePoint Project Connect garantiza que todos los permisos y derechos de acceso necesarios estén configurados correctamente desde el principio, lo que permite a los usuarios evitar interactuar con datos y fuentes de datos complejos. Steve Harrison, vicepresidente del equipo de ingeniería de construcción de AECOM MEA, afirma: "He visto de primera mano cómo la integración de tecnología de vanguardia con la excelencia en ingeniería transforma las soluciones que ofrecemos a los clientes".

Desafíos

AECOM necesitaba mejorar la forma en que los miembros del equipo del proyecto se integraban a las numerosas plataformas tecnológicas de las que dependen sus proyectos de ingeniería en la región de Medio Oriente y África (MEA). La incorporación de miembros del equipo a la plataforma adecuada se volvió más desafiante a medida que los proyectos crecían en alcance y complejidad. Los equipos de ingeniería no podían comenzar a trabajar de manera fluida y eficiente, lo que a veces causaba retrasos. Una solución centralizada y optimizada se volvió fundamental, especialmente a medida que se implementaron más proyectos.

Para afrontar el desafío, AECOM construyó Project Connect en torno a la tecnología de Microsoft, incluidos Power Platform, Microsoft Fabric, Dataverse, Azure y Copilot. Los roles clave en el desarrollo de la aplicación incluyeron administradores de información, diseñadores y el equipo digital. Martin Angus, director digital de AECOM para MEA, afirma: "Como empresa profundamente comprometida con el aprovechamiento de los productos de Microsoft, creemos que las tecnologías de Microsoft son fundamentales para impulsar nuestro viaje de transformación digital".

Con la implementación de la aplicación Project Connect, AECOM abordó varios desafíos que obstaculizaban la eficiencia y la productividad de sus equipos de proyectos:

  • Gobernanza de permisos: La naturaleza dinámica de los equipos de proyecto implicaba que los individuos estaban distribuidos en múltiples ubicaciones y roles. El desafío era garantizar que todos tuvieran el acceso correcto en el momento correcto.

  • Diversidad tecnológica: La gestión de permisos para muchas tecnologías requirió aprendizaje e implementación continuos. Cada tecnología tiene sus reglas y protocolos únicos de acceso y permisos, lo que agrega complejidad.

  • Déficit de integración: Las operaciones de AECOM involucran tecnologías comerciales estándar, como Workday y Oracle, y plataformas como Autodesk, Revizto y Bluebeam. La falta de integración entre estas tecnologías y los sistemas de gobernanza de permisos de los equipos de proyecto agregó desafíos.

  • Seguimiento descentralizado e ineficiente de la configuración de tecnología: el seguimiento de las configuraciones de tecnología en los distintos proyectos era fragmentado e ineficiente. Los equipos dependían de procesos manuales, hojas de cálculo y canales de comunicación, lo que generaba brechas en el seguimiento y la supervisión.

Necesitábamos una solución que permitiera a nuestros administradores de información integrar de manera eficiente a los miembros del proyecto en diversas tecnologías y múltiples proyectos. Con Microsoft Power Platform, integrado con Azure y Microsoft Fabric, descubrimos la solución perfecta para agilizar y optimizar todo el proceso.

— Abdul Tanvir, AECOM

Solution

La empresa creó la aplicación Project Connect utilizando aplicaciones de lienzo en Microsoft Power Apps. Está en producción y lo utilizan todos los administradores de información en la región MEA. Debido a su simplicidad y a la respuesta positiva de los usuarios de la región MEA, la aplicación también se implementó en AECOM Canadá. Se espera expansión a otras regiones.

Incorporación al proyecto - Equipos

Los administradores de información incorporan fácilmente a los miembros del equipo del proyecto y utilizan la pantalla Microsoft Teams Incorporación al proyecto - Equipos SharePoint . Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, la pantalla muestra una lista de proyectos en el panel izquierdo. El panel central muestra los miembros actuales del proyecto seleccionado y el panel derecho muestra el directorio de usuarios.

Captura de pantalla de la aplicación Project Connect que muestra los equipos y el proceso de incorporación, con llamadas numeradas. SharePoint

El siguiente flujo de trabajo sigue las llamadas numeradas en la captura de pantalla:

  1. Los administradores de información seleccionan un proyecto en el panel izquierdo. Los miembros del equipo del proyecto aparecen en el panel central.

  2. El administrador de información busca en el directorio de usuarios en el panel derecho para verificar si el nuevo miembro del equipo existe en Teams y SharePoint.

  3. Si no se encuentra al miembro del equipo, el administrador de información selecciona el ícono Agregar para agregar a la persona al directorio de usuarios de AECOM.

  4. Si el miembro del equipo también necesita agregarse al grupo de seguridad de Gestión de proyectos (PM), el administrador selecciona la opción Añadir a PM SG opción.

  5. Los administradores de información también pueden agregar miembros del equipo de forma masiva utilizando la plantilla de hoja de cálculo de Excel de importación masiva. La plantilla se adjunta a un correo electrónico que se parece al siguiente ejemplo:

    Captura de pantalla de un correo electrónico de ejemplo con la plantilla de hoja de cálculo de Excel de importación masiva adjunta.

    El administrador de información carga la plantilla completa en la ubicación vinculada en el correo electrónico. Un flujo, que se ejecuta en segundo plano, agrega cada miembro de la hoja de trabajo al sitio del proyecto. Power Automate SharePoint

Project Connect ofrece pantallas similares para agregar miembros del equipo a Autodesk Construction Cloud y Revizto.

Vista del proyecto

Los administradores de información utilizan la pantalla Vista del proyecto para verificar y ajustar a qué tecnologías tiene acceso un miembro del equipo. Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, la pantalla está dividida en dos secciones principales:

  • El lado izquierdo enumera proyectos e incluye un cuadro de búsqueda para encontrar proyectos específicos. Los iconos indican qué herramientas están integradas con cada proyecto, incluido el grupo de seguridad de Gestión de proyectos, el informe de conflictos de Revizto, el informe de costos del proyecto, Teams/SharePoint, Autodesk Construction Cloud, Revizto y UNIFI.

  • El lado derecho es el espacio de trabajo del usuario. Incluye un cuadro de búsqueda de usuarios e íconos para incorporar usuarios y asignar roles de Autodesk Construction Cloud.

Captura de pantalla de la

Leyenda:

  1. Seleccione los íconos para ver el grupo de seguridad de Gestión de proyectos, el informe de conflictos de Revizto y el informe de costos del proyecto. Seleccione un ícono de plataforma para acceder a los registros del proyecto en esa plataforma.
  2. Busque un usuario en el directorio para ver rápidamente su acceso a la tecnología.
  3. (Administradores) Asigna tecnologías relevantes simultáneamente asignando un rol al usuario.
  4. (Administradores) Seleccione el ícono Agregar para agregar el rol al usuario.

Vista del usuario

La pantalla Vista de usuario es la contraparte de la pantalla Vista de proyecto . Permite a los administradores de información buscar un usuario específico en el directorio de usuarios de AECOM y ver su acceso a diferentes tecnologías en todos los proyectos. Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, la pantalla está dividida en dos secciones principales. El lado izquierdo muestra un directorio de usuarios con un cuadro de búsqueda. El lado derecho muestra una lista de proyectos a los que está asignado el miembro del equipo seleccionado y un cuadro de búsqueda para encontrar proyectos específicos. Los íconos indican a qué tecnologías tiene acceso el miembro del equipo para cada proyecto. Una marca de verificación indica que el miembro del equipo ha completado la incorporación.

Captura de pantalla de la pantalla

Administrador de Project Connect

La pantalla de administración de Project Connect es una aplicación basada en modelos creada en. Power Apps Los administradores de información utilizan esta pantalla para configurar proyectos para su incorporación en la aplicación Project Connect. Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, la pantalla muestra una lista de proyectos con columnas como el nombre del proyecto, el gerente del proyecto, el ID del proyecto y otra información de identificación. Los botones en la parte superior de la pantalla permiten a los administradores de información realizar acciones como eliminar un proyecto, actualizar la lista de proyectos, visualizar la vista, enviar un enlace a la lista por correo electrónico, ejecutar un informe y exportar hacia o desde Excel.

Captura de pantalla de la pantalla 'Administrador de Project Connect' que muestra una lista de proyectos con columnas de datos y acciones de la barra de herramientas como exportación, informe y visualización.

Informe de acceso de incorporación

Los administradores de información utilizan el panel de control del Informe de acceso de incorporación para realizar un seguimiento del progreso de incorporación del equipo a lo largo del tiempo para un proyecto. Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, el panel muestra varias visualizaciones de datos para el proyecto seleccionado:

  • El número de miembros del equipo que no están incorporados
  • Gráficos de barras que muestran la cantidad de miembros del equipo incorporados por familia de trabajo y país/región
  • Un gráfico de series temporales de recuentos de incorporaciones por fecha
  • Una tabla con los nombres de los miembros del equipo y las horas trabajadas.

Captura de pantalla del panel 'Informe de acceso de incorporación' de Project Connect que muestra las estadísticas de incorporación de un proyecto, incluidos los recuentos por función, fecha, familia de trabajo y país/región, con una tabla de nombres y horas de los miembros del equipo.

Tecnologías utilizadas

El equipo de AECOM utilizó una variedad de tecnologías de Microsoft en el desarrollo e implementación de la aplicación Project Connect:

  • Power Apps: Sirvió como la interfaz de desarrollo principal para las aplicaciones de lienzo de Project Connect y las aplicaciones basadas en modelos .

  • Power Automate: Power Automate Los flujos de trabajo recuperan y consolidan información de todas las plataformas sobre los miembros del equipo asignados a un proyecto. Los flujos utilizan las API de Autodesk Construction Cloud y Revizto para incorporar miembros a esas plataformas tecnológicas.

  • Power BI:Proporciona informes analíticos que ofrecen información sobre los permisos y niveles de acceso en diferentes plataformas tecnológicas para una toma de decisiones y una gestión informadas.

  • Microsoft Fabric:Facilita la ingeniería de datos al consolidar datos de múltiples fuentes y almacenarlos en un almacén de datos para generar informes y análisis completos.

  • Almacenamiento de blobs de Azure :Almacena los informes financieros de Workbench y los datos de RR. HH. de Workday para que los ingiera Microsoft Fabric Fábrica de datos.

  • Base de datos SQL de Azure :Alberga datos de gestión de recursos humanos (HRM) de Workday, que se utilizan en las aplicaciones basadas en modelos y en lienzo, y en Power Automate flujos.

  • Dataverse: Actúa como base de datos back-end para la aplicación Project Connect, almacenando información del usuario de Microsoft Teams, Autodesk Construction Cloud y Revizto.

  • Copilot: Acelera el desarrollo mediante el uso de capacidades mejoradas con IA para Dataverse, Power Apps y Power Automate para optimizar los flujos de trabajo y aumentar la productividad.

Funciones clave

Estas son las capacidades clave de la aplicación Project Connect:

  • Integrar usuarios de software que no sea de Microsoft, como Autodesk Construction Cloud y Revizto.
  • Incorpore usuarios de forma masiva a Microsoft Teams, SharePoint, Autodesk Construction Cloud y Revizto mediante una plantilla de Excel.
  • Integre a los usuarios a tres plataformas tecnológicas diferentes con un solo clic.
  • Utilice un panel para comprender el análisis de permisos en Teams, SharePoint, Autodesk Construction Cloud y Revizto.

Arquitectura

Para comprender mejor la base técnica de la aplicación Project Connect, examinemos la arquitectura de la solución. Los siguientes diagramas muestran los componentes y cómo interactúan para brindar una experiencia de incorporación eficaz.

El primer diagrama es un diagrama de flujo que ilustra la integración de varios sistemas y herramientas de software. Outlook está vinculado al sistema Workday HRM, Workbench y Power Automate. Power Automate está conectado a Azure Blob Storage. Desde allí, dos instancias independientes de Fabric Data Factory procesan los datos: una los enruta a Fabric Data Warehouse y Power BI, mientras que la otra los enruta a Azure SQL Database. Project Connect también es parte del ecosistema, lo que indica una completa integración de datos y flujo de trabajo.

Diagrama de flujo que muestra la integración de Copilot, Workday, Outlook, Power Automate, servicios de Azure y Power Apps en una canalización de datos y flujo de trabajo, con llamadas numeradas.

Leyenda:

  1. Las capacidades de copiloto en Power Automate y Power Apps agilizan los flujos de trabajo y aumentan la productividad.
  2. Workday envía datos semanales de gestión de recursos humanos (HRM) a un buzón compartido en Microsoft Outlook.
  3. Un flujo carga automáticamente los informes de RR.HH. en una instancia de Azure Blob Storage. Power Automate
  4. Mientras tanto, el Sistema de Control de Costos del Proyecto (de Workbench) envía informes semanales de costos del proyecto programados al buzón compartido de Outlook para todos los proyectos activos del equipo.
  5. Un flujo también carga esos informes de costos en la instancia de Azure Blob Storage. Power Automate
  6. Microsoft Fabric Luego, Data Factory incorpora los datos de costos del proyecto y los datos de RR.HH. en un almacén de datos de Fabric.
  7. Power BI analiza y visualiza la información de costos en un tablero de control.
  8. Microsoft Fabric Data Factory ingiere los datos de RR.HH. en Azure SQL Database.
  9. Luego, la información se envía desde Azure SQL Database para mostrarse en la aplicación Project Connect, que se creó utilizando Power Apps.
  10. Los datos luego se envían a Power BI para ser visualizados en el tablero.

A continuación, echemos un vistazo más profundo a la arquitectura de la aplicación Project Connect, creada con Power Apps.

Diagrama de flujo que muestra cómo Project Connect utiliza Power Automate para vincular herramientas como Copilot, Power Apps, SQL y Power BI para la incorporación de proyectos de AECOM, con llamadas numeradas.

Leyenda:

  1. Las capacidades de copiloto en Power Automate, Dataverse y Power Apps agilizan los flujos de trabajo y aumentan la productividad.

  2. Desde el flujo de trabajo anterior, los datos de RR.HH. se envían desde Azure SQL Database para mostrarse en la aplicación Project Connect, que se creó con Power Apps.

  3. La aplicación basada en modelos Project Connect Admin administra directamente Project Connect.

  4. Los datos de las plataformas se envían a la aplicación Project Connect:

    • Un flujo diario utiliza la API de Autodesk Construction Cloud para obtener detalles de los usuarios del proyecto para todos los proyectos activos de Autodesk Construction Cloud. Power Automate Los datos se almacenan en la tabla Usuarios de Autodesk Construction Cloud y se envían a Project Connect. Dataverse

    • Un segundo flujo diario utiliza la API de Revizto para obtener detalles de los usuarios del proyecto para todos los proyectos activos de Revizto. Power Automate Los datos se almacenan en la tabla Usuarios de Revizto y se envían a Project Connect. Dataverse

    • Un tercer flujo diario utiliza la API de Microsoft Graph para obtener detalles de los usuarios de todos los proyectos activos de Teams. Power Automate Los datos se almacenan en la tabla Usuarios de Teams y se envían a Project Connect. Dataverse

  5. Las opciones de importación masiva permiten a los administradores activar flujos para enviar correos electrónicos a un buzón de Outlook con la plantilla de Excel adjunta. Power Automate Cuando se carga un archivo de Excel en SharePoint, se activa otro Power Automate flujo, que utiliza la API correspondiente para agregar los usuarios a SharePoint y Teams, Autodesk Construction Cloud o Revizto.

  6. Los usuarios se agregan a equipos o grupos mediante la función Grupos. SharePoint Office 365

  7. Cuando se agregan usuarios a Autodesk Construction Cloud o Revizto, un flujo almacena la información del usuario en las tablas de seguimiento de incorporación de Autodesk Construction Cloud o Revizto en. Power Automate Dataverse

  8. Los datos de uso de Project Connect se pasan directamente a la tabla de uso de la aplicación. Dataverse

  9. Fabric Data Factory analiza los datos de la tabla y los incorpora a Fabric Data Warehouse.

  10. La información del proyecto se envía al panel de control con la información de costos para analizar y visualizar los datos de incorporación del proyecto. Power BI

Conclusiones clave

La implementación de la aplicación Project Connect por parte de AECOM condujo a mejoras significativas. Estos son los efectos clave de la solución:

  • Proceso de incorporación simplificado: la aplicación Project Connect de vista única agiliza el proceso de incorporación en Autodesk Construction Cloud y Revizto. SharePoint Los usuarios sólo necesitan familiarizarse con la aplicación, que es sencilla y fácil de utilizar. Power Apps Los miembros del equipo ya no necesitan aprender las interfaces de usuario de las plataformas individuales.

  • Mayor eficiencia y menor curva de aprendizaje: El proceso optimizado mejoró significativamente la eficiencia y redujo la curva de aprendizaje. Este cambio estratégico permite que los administradores de información asuman la responsabilidad de la incorporación, aumentando su impacto y liberando a los diseñadores para que se concentren en sus tareas principales del proyecto.

  • Integración con el software empresarial principal: la aplicación Project Connect se integra con el software empresarial principal de la organización, como Workday y la herramienta Project Cost. Esta integración aumentó la productividad de la gestión de usuarios y proporciona a AECOM conocimientos profundos sobre la complejidad de los permisos y los derechos de acceso en las distintas pilas de tecnología para sus equipos de proyectos.

  • Seguimiento centralizado de configuraciones tecnológicas: La solución ofrece una forma sencilla y centralizada de realizar un seguimiento de las configuraciones tecnológicas en todos los proyectos de la empresa. El seguimiento centralizado garantiza que no se pase nada por alto y que los equipos de proyecto tengan todas las herramientas que necesitan desde el principio.

  • Reducción del 50 % en los correos electrónicos de solicitud de acceso: la solución redujo la sobrecarga administrativa al reducir a la mitad los correos electrónicos de solicitud de acceso relacionados con el proyecto. SharePoint SharePoint

  • Acceso a las plataformas con un solo clic: Los usuarios pueden acceder a diferentes plataformas tecnológicas con un solo clic.

  • Gestión optimizada del acceso de usuarios: gestionar el acceso de usuarios en diferentes proyectos y plataformas tecnológicas es mucho más fácil. Los administradores se benefician de un mejor control y una menor complejidad sin tener que gestionar múltiples plataformas.

Mirando hacia el futuro

A medida que AECOM continúa innovando y mejorando sus soluciones, hay varios desarrollos interesantes en el horizonte. Las siguientes iniciativas clave tienen como objetivo agilizar aún más los procesos, mejorar la experiencia del usuario e integrar tecnologías avanzadas en los flujos de trabajo:

  • Interactividad de usuario mejorada con el control Copilot en el lienzo: AECOM planea utilizar para integrar la funcionalidad Copilot dentro de las aplicaciones de lienzo, lo que permite a los usuarios interactuar directamente con sus fuentes de datos a través de consultas en lenguaje natural. Power Apps Power Apps

  • Adopción de diseño basado en Fluent UI: el equipo planea utilizar Fluent UI para el diseño de aplicaciones en toda la aplicación Project Connect para garantizar una experiencia de usuario consistente y cohesiva.

  • Desarrollo de conectores personalizados para API específicas de la industria: para satisfacer las necesidades comerciales especializadas, el enfoque estratégico está en la creación de conectores personalizados para API como Autodesk Construction Cloud y Revizto. Estos conectores permitirán una integración perfecta entre herramientas críticas de la industria, lo que permitirá la automatización de flujos de trabajo y la sincronización de datos en tiempo real. Power Platform

  • Copilot Studio:AECOM planea establecer avisos que permitan a sus administradores comerciales integrar a las personas a diversas tecnologías.

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