Importación de archivos profesionales o educativos de SharePoint y OneDrive

Power Query ofrece una serie de formas de obtener acceso a los archivos hospedados en SharePoint o Microsoft OneDrive para el trabajo o la escuela.

Examinar archivos

Power Query proporciona un botón Examinar OneDrive junto al cuadro de texto Ruta de acceso de archivo o dirección URL al crear un flujo de datos en PowerApps mediante cualquiera de estos conectores:

• Excel
• JSON
• PDF
• XML
• TXT/CSV

Al seleccionar este botón, se le pedirá que pase por el proceso de autenticación. Después de completar este proceso, aparece una nueva ventana con todos los archivos de usuario autenticados dentro de OneDrive para trabajo o escuela.

Puede seleccionar el archivo que prefiera y, a continuación, seleccionar el botón Abrir . Después de seleccionar Abrir, se le volverá a la página de configuración de conexión inicial donde el cuadro de texto Ruta de acceso de archivo o dirección URL ahora contiene la dirección URL exacta al archivo que seleccionó de OneDrive para trabajo o escuela.

Puede seleccionar el botón Siguiente en la esquina inferior derecha de la ventana para continuar con el proceso y obtener los datos.

Desde el conector web mediante una dirección URL de archivo

1. Vaya a la ubicación profesional o educativa de OneDrive mediante un explorador. Haga clic con el botón derecho en el archivo que desea usar y seleccione Abrir en Excel.

   Nota:

   Es posible que la interfaz del explorador no sea exactamente similar a la siguiente imagen. Hay muchas maneras de seleccionar Abrir en Excel para archivos en la interfaz de explorador profesional o educativa de OneDrive. Puede usar cualquier opción que le permita abrir el archivo en Excel.

   

2. En Excel, seleccione Archivo>Información y luego seleccione el botón Copiar ruta de acceso.

   

Para usar el vínculo que acaba de copiar en Power Query, siga estos pasos:

1. Seleccione Obtener datos>web.

   

2. En el cuadro de diálogo Desde web , seleccione la opción Básico y pegue el vínculo en la dirección URL.

3. Quite la cadena ?web=1 al final del vínculo para que Power Query pueda navegar correctamente al archivo y, a continuación, seleccione Aceptar.

   

4. Si Power Query le pide credenciales, elija Windows (para sitios locales de SharePoint) o Cuenta organizativa (para Microsoft 365 o OneDrive para sitios profesionales o educativos). Seleccione Conectar.

   

   Precaución

   Al trabajar con archivos hospedados en OneDrive para el hogar, el archivo al que desea conectarse debe estar disponible públicamente. Al establecer el método de autenticación para esta conexión, seleccione la opción Anónimo .

Cuando aparezca el cuadro de diálogo Navegador, puede seleccionar de la lista de tablas, hojas y rangos que se encuentran en el libro de Excel. Desde allí, puede usar el archivo de OneDrive para trabajo o escuela como cualquier otro archivo de Excel. Puede crear informes y usarlos en conjuntos de datos como lo haría con cualquier otro origen de datos.

Conector de carpetas de SharePoint

Puede leer una guía detallada paso a paso sobre cómo conectarse a los archivos hospedados en el sitio de SharePoint en el artículo carpeta de SharePoint .

Después de establecer correctamente la conexión, se le pedirá una vista previa de la tabla que muestre los archivos en el sitio de SharePoint. Seleccione el botón Transformar datos en la parte inferior derecha de la ventana.

Al seleccionar el botón Transformar datos, lo lleva a una vista de los datos llamada vista del sistema de archivos. Cada una de las filas de esta tabla representa un archivo que se encontró en el sitio de SharePoint.

La tabla tiene una columna denominada Content que contiene el archivo en un formato binario. Los valores de la columna Contenido tienen un color diferente al resto de los valores de las otras columnas de la tabla, lo que indica que se pueden seleccionar.

Al seleccionar un valor binario en la columna Contenido , Power Query agrega automáticamente una serie de pasos en la consulta para navegar al archivo e interpretar su contenido siempre que sea posible.

Por ejemplo, en la tabla que se muestra en la imagen anterior, puede seleccionar la segunda fila donde el campo Nombre tiene un valor de 02-February.csv. Power Query crea automáticamente una serie de pasos para navegar e interpretar el contenido del archivo como un archivo CSV.

Experiencia de OneDrive para el trabajo o la escuela

El conector de carpetas de SharePoint y su experiencia también funcionan para archivos hospedados en OneDrive para trabajo o escuela. Sin embargo, la dirección URL que necesita usar es diferente de la que usaría para un sitio de SharePoint. Para buscar la dirección URL única, vaya a su portal de OneDrive para trabajo o escuela y copie la dirección URL desde el explorador. Esta dirección URL podría tener un aspecto similar al ejemplo siguiente:

https://contoso-my.sharepoint.com/personal/user123_contoso_com/_layouts/15/onedrive.aspx

No necesita la dirección URL completa, pero solo las primeras partes. La dirección URL que debe usar en Power Query tiene el formato siguiente:

https://<unique_tenant_name>.sharepoint.com/personal/<user_identifier>

Por ejemplo:

https://contoso-my.sharepoint/personal/user123_contoso_com

Función SharePoint.Contents

Aunque el conector de carpetas de SharePoint le ofrece una experiencia en la que puede ver todos los archivos disponibles en su sitio de SharePoint o OneDrive para trabajo o escuela a la vez, también puede optar por una experiencia diferente. En esta experiencia, puede navegar por las carpetas de SharePoint o OneDrive para el trabajo o escuela y acceder a la carpeta o los archivos que le interesen.

Esta experiencia se proporciona a través de la SharePoint.Contents función . Para usar esta función, siga estos pasos:

1. Cree una consulta en blanco.

2. Cambie el código de la barra de fórmulas para que sea SharePoint.Contents("url")url el mismo formato que se usa para el conector de carpetas de SharePoint. Por ejemplo:

   SharePoint.Contents("https://contoso.sharepoint.com/marketing/data")

   Nota:

   De forma predeterminada, esta función intenta usar la VERSIÓN 14 de la API de SharePoint para conectarse. Si no está seguro de la versión de API que usa el sitio de SharePoint, es posible que quiera intentar usar el código de ejemplo siguiente: SharePoint.Contents("https://contoso.sharepoint.com/marketing/data", [ApiVersion="Auto"]).

3. Power Query solicita que agregue un método de autenticación para la conexión. Use el mismo método de autenticación que usaría para el conector de archivos de SharePoint.

4. Navegue a través de los diferentes documentos hacia la carpeta o los archivos específicos que le interesen.

   Por ejemplo, imagine un sitio de SharePoint con una carpeta Documentos compartidos . Puede seleccionar el valor Tabla en la columna Contenido de esa carpeta y navegar directamente a ella.

   

   Dentro de esta carpeta Documentos compartidos , hay una carpeta donde la empresa almacena todos los informes de ventas. Esta carpeta se denomina Informes de ventas. Puede seleccionar el valor Tabla en la columna Contenido de esa fila.

   

   Con todos los archivos dentro de la carpeta Informes de ventas , puede seleccionar el botón Combinar archivos (vea Combinar archivosde información general) para combinar los datos de todos los archivos de esta carpeta en una sola tabla. O bien, puede navegar directamente a un único archivo de su elección seleccionando el valor Binario de la columna Contenido .