Uso del generador de condiciones para crear consultas de búsqueda en eDiscovery

El generador de condiciones proporciona una experiencia de búsqueda fácil de usar al crear consultas de búsqueda en eDiscovery. Use el generador de condiciones en conjuntos de búsqueda y revisión para construir consultas de palabras clave simples y complejas, consultas con operadores (AND, OR) o ambas para ayudar a identificar elementos de su organización.

Uso del generador de condiciones

Para crear una consulta y un filtrado condicional personalizado para la búsqueda, use los siguientes controles:

• La condición Palabras clave siempre está disponible como la primera condición de la consulta, lo que facilita la introducción a las tareas de búsqueda. Esta condición solo admite el operador Equal y se quita de la consulta mediante Delete. En el campo Valor de la condición Palabras clave, aplique operadores lógicos como AND, OR y NEAR. Por ejemplo, escribir red AND blue trata AND como un operador lógico en lugar de una palabra clave literal. Para buscar una frase exacta como "red and blue", incluya el texto entre comillas. Esto indica al motor de búsqueda que trate el texto como una sola cadena. También puede seleccionar Entrar en el teclado para crear una nueva cuadrícula para la palabra clave siguiente. Si pega una lista de palabras clave separadas por saltos de línea (retornos de carro), el sistema genera automáticamente una cuadrícula independiente para cada palabra clave.

  Cuando se escriben varios segmentos de palabras clave mediante el generador de condiciones, la consulta se puede convertir en KeyQL y cada segmento de palabra clave está separado por c:s. Si la consulta incluye varias condiciones de palabra clave, el KeyQL resultante incluye c:s para garantizar la segmentación de palabras clave para que vea los aciertos por segmento. Este comportamiento es automático y no requiere la entrada manual de c:s en el generador de KeyQL.

  Nota:

  Para generar un informe de palabras clave en la vista de estadísticas , debe rellenar al menos dos o más cuadrículas de palabras clave. Si escribe solo una sola palabra clave, el recuento total de aciertos que se muestra refleja los resultados de esa palabra clave y no se genera un informe de palabras clave.

• Agregar condiciones: agregue una condición para los orígenes de datos específicos para la búsqueda. Para agregar condiciones adicionales a la consulta, seleccione Agregar condiciones para mostrar la lista de condiciones disponibles. Cada selección de valor de condición agrega una nueva condición a la consulta. Elija el operador AND/OR según corresponda.

• AND/OR: estos operadores lógicos condicionales permiten seleccionar la operación de consulta que se aplica a una condición específica. Estos operadores permiten usar varias condiciones conectadas a la consulta. El operador que sigue la condición de palabra clave debe ser AND.

• Seleccionar un operador: en función de la condición seleccionada, los operadores compatibles con la condición están disponibles para seleccionar. Por ejemplo, si selecciona la condición Date , los operadores disponibles son Before, After y Between. Si selecciona la condición Tamaño (en bytes), los operadores disponibles son Mayor que, Mayor o igual, Menor que, Menor o igual, Entre y Igual.

• Valor: en función de la condición seleccionada, los valores compatibles con la condición aparecen en el panel de detalles del valor o puede agregar en línea. En función del tipo de condición asociado al valor, verá opciones para definir, filtrar o buscar valores asociados a la condición seleccionada. Por ejemplo, si selecciona Remitente como condición, puede buscar y agregar usuarios específicos de su organización o usuarios externos. Si selecciona Tamaño (en bytes) como condición, verá la opción para especificar un número para el tamaño como valor. Si el valor está en blanco, el borde del campo de valor aparece en rojo para ayudarle a notificar que se necesita un valor.

• Eliminar una condición de filtro: para quitar una condición individual, seleccione el icono de eliminación situado a la derecha de cada línea de filtro.

• Borrar un valor de filtro: Para borrar el valor de una condición específica, seleccione el icono quitar situado a la derecha de cada línea de filtro.

• Guardar como borrador: para guardar el conjunto actual de condiciones como borrador, seleccione Guardar como borrador encima del área del generador de condiciones.

• Descartar: para descartar los cambios realizados en la búsqueda, incluidas las condiciones y el origen de datos, seleccione Descartar encima del área del generador de condiciones.

Directrices para el uso de condiciones

Tenga en cuenta las siguientes directrices al usar condiciones de búsqueda:

• Una condición se conecta lógicamente a la consulta de palabra clave (especificada en la condición de palabra clave) por el operador AND . Esa conexión significa que los elementos deben satisfacer la consulta de palabra clave y la condición que se va a incluir en los resultados.
• Todas las condiciones que siguen la condición de palabra clave se agrupan.
• Si agrega dos o más condiciones únicas a una consulta de búsqueda (condiciones que especifican propiedades diferentes), esas condiciones se conectan lógicamente mediante los operadores AND y OR . Esa conexión significa que la búsqueda solo devuelve elementos que cumplen todas las condiciones (además de cualquier consulta de palabra clave).
• Si agrega varios valores (separados por comas o punto y coma) a una sola condición, esos valores se conectan mediante el operador OR . Esa conexión significa que la búsqueda devuelve elementos si contienen cualquiera de los valores especificados para la propiedad en la condición.
• Cualquier condición que use un operador con lógica Contains e Equals devuelve resultados de búsqueda similares para búsquedas de cadenas simples. Una búsqueda de cadenas simple es una cadena en la condición que no incluye un carácter comodín. Por ejemplo, una condición que usa Equals cualquiera de devuelve los mismos elementos que una condición que usa Contains any of.
• La consulta de búsqueda que se crea mediante el cuadro palabras clave y las condiciones aparece en la página Buscar , en el panel de detalles de la búsqueda seleccionada. En una consulta, todo lo que se encuentra a la derecha de la notación (c:c) indica las condiciones que se agregan a la consulta. No use (c:c) en consultas especificadas manualmente. (c:c) no es igual a AND o OR.

Buscar y seleccionar condiciones

Al seleccionar Agregar condiciones en el generador de condiciones, obtiene acceso rápido a algunas condiciones de uso frecuente, como Fecha, Asunto/Título y Participantes , junto con las condiciones que usó más recientemente. Seleccione Mostrar más y aparecerá el panel Desplegable Elegir qué condiciones agregar para ayudarle a refinar la consulta de búsqueda con condiciones específicas. Use las opciones de las secciones siguientes para ayudarle a elegir las condiciones aplicables.

Condiciones de filtro por área

Filtre rápidamente la vista de condición para los buzones y las propiedades del sitio para ayudar a localizar una condición específica para la consulta de búsqueda. Filtre las condiciones disponibles en los siguientes grupos globales:

• Todos: muestra todas las condiciones y los grupos de condiciones.
• Común: filtra y muestra solo las condiciones que se aplican tanto a los buzones como a los sitios.
• Buzones de Exchange: filtra y muestra solo las condiciones que se aplican a los buzones.
• Sitios de SharePoint y OneDrive: filtra y muestra solo las condiciones que se aplican a los sitios de SharePoint y OneDrive.

Selector de condición

Para buscar rápidamente una condición específica, use el campo Indicarnos lo que busca para escribir el nombre de la condición. Los resultados se limitan automáticamente al filtro de los grupos globales. Por ejemplo, para buscar cualquier condición denominada Tipo (o una que contenga el tipo de término en el nombre de la condición), seleccione Todo como filtro global y escriba el tipo en el campo Indicarnos lo que busca . La vista de condición devuelve todas las condiciones de todos los grupos de condición que contienen el tipo de término. Seleccione la condición aplicable que se va a agregar a la consulta de búsqueda.

Ejemplo de escenario

El administrador de eDiscovery debe crear una consulta para buscar correos electrónicos enviados de User1 a User2 que se enviaron entre el 15 de septiembre de 2024 y el 15 de octubre de 2024 que contienen el cumplimiento y la auditoría de palabras clave. En este ejemplo, el administrador crea la siguiente consulta mediante el nuevo generador de consultas:

1. Para el primer filtro, el administrador usa la condición Keywords , el operador Equal y compliance, audit como la palabra clave Value.
2. A continuación, el administrador selecciona Agregar condiciones, remitente, contienecualquiera de los operadores y, a continuación, escribe User1@contoso.com en el campo Valor . Esto puede incluir usuarios externos.
3. A continuación, el administrador selecciona Agregar condiciones, selecciona el filtro Para , después, selecciona el operador Contiene cualquiera de y, a continuación, selecciona User2@contoso.com en el campo Valor . Esto puede incluir usuarios externos.
4. Para definir el intervalo de fechas, el administrador selecciona Agregar condiciones, fecha, operadorBetween y, a continuación, las fechas de inicio y finalización del valor.
5. Por último, el administrador selecciona Ejecutar consulta para devolver resultados que coincidan con las condiciones y sus valores.

Uso de condiciones de búsqueda

Puede agregar condiciones a una consulta de búsqueda para restringir una búsqueda y devolver un conjunto de resultados más refinado. Cada condición agrega una cláusula a la KeyQL consulta de búsqueda que se crea y ejecuta al iniciar la búsqueda.

• Caracteres especiales
• Condiciones para las propiedades comunes
• Condiciones para las propiedades de correo
• Condiciones para las propiedades de documento
• Operadores usados con condiciones

Caracteres especiales

Algunos caracteres especiales no se incluyen en el índice de búsqueda y, por tanto, no se pueden buscar. Esta limitación también se aplica a los caracteres especiales que representan operadores de búsqueda en la consulta de búsqueda. Esta es una lista de caracteres especiales que se reemplazan por un espacio en blanco en la consulta de búsqueda real o provocan un error de búsqueda.

+ - = : ! @ # % ^ & ; _ / ? ( ) [ ] { }

Condiciones para las propiedades comunes

Cree una condición mediante propiedades comunes al buscar en buzones y sitios de la misma búsqueda. En la tabla siguiente se enumeran las propiedades disponibles que se usarán al agregar una condición.

Condiciones para las propiedades de correo

Cree una condición mediante propiedades de correo al buscar buzones o carpetas públicas en Exchange Online. En la tabla siguiente se enumeran las propiedades de correo electrónico que puede usar para una condición. Estas propiedades son un subconjunto de las propiedades de correo electrónico que se describieron anteriormente. Estas descripciones se repiten para su comodidad.

Condiciones para las propiedades de documento

Cree una condición mediante propiedades de documento al buscar documentos en sitios de SharePoint y OneDrive. En la tabla siguiente se enumeran las propiedades del documento que puede usar para una condición. Estas propiedades son un subconjunto de las propiedades del sitio que se describieron anteriormente. Estas descripciones se repiten para su comodidad.

Operadores usados con condiciones

Al agregar una condición, seleccione un operador que coincida con el tipo de propiedad de la condición. En la tabla siguiente se describen los operadores que funcionan con condiciones y se muestra el operador equivalente usado en la consulta de búsqueda.