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Uso del informe proceso en eDiscovery

Procesar informe

eDiscovery incluye un administrador de procesos que enumera todos los procesos con ámbito en la página de exhibición de documentos electrónicos actual. Por ejemplo, si está en la página Buscar , el Administrador de procesos enumera todos los procesos relevantes para la búsqueda actual. Si está en un caso, el Administrador de procesos enumera todos los procesos relevantes para el caso actual. Cada proceso de la lista Administrador de procesos contiene un informe detallado .zip archivo que contiene información detallada sobre el proceso una vez completado el proceso. Puede descargar el informe de proceso .zip archivo para obtener más información sobre cuándo se ejecutó el proceso, la configuración aplicada, la consulta usada y si el proceso tenía errores de nivel de elemento o de ubicación.

Para obtener más información sobre la exhibición de documentos electrónicos de informes de procesos, vea el siguiente vídeo:

Importante

No puede eliminar ni quitar los procesos enumerados en la página Administrador de procesos. Los procesos de larga duración agotan automáticamente el tiempo de espera después de siete días.

Tipos de proceso y descripciones

Las acciones de usuario desencadenan estos procesos al administrar búsquedas, conjuntos de revisión y retenciones.

Tipo de proceso Área Descripción
Agregar para revisar Conjunto de revisión: Un usuario agrega resultados de búsqueda a un conjunto de revisión o agrega elementos al conjunto de revisiones de otro conjunto de revisión. Los elementos se copian en una ubicación de almacenamiento de Azure y, a continuación, se vuelven a indexar los elementos de la ubicación de almacenamiento de Azure. Este nuevo índice se usa al consultar y analizar elementos del conjunto de datos.
Aplicar o actualizar la suspensión Hold Un usuario coloca los orígenes de datos en espera o actualiza una suspensión.
Exportar Búsqueda
Conjunto de revisión:		 Un usuario exporta documentos de una búsqueda o un conjunto de revisión. Una vez completado el proceso de exportación, pueden descargar los datos exportados en un equipo local.
Generar ejemplo Búsqueda Una vez que un usuario crea y ejecuta una nueva estimación de búsqueda (o vuelve a ejecutar una estimación de búsqueda existente), la herramienta de búsqueda prepara un subconjunto de elementos de ejemplo (que coinciden con la consulta de búsqueda) que puede obtener una vista previa. Obtener una vista previa de los resultados de la búsqueda le ayuda a determinar la eficacia de la búsqueda.
Generación de estadísticas Búsqueda Después de que un usuario crea y ejecuta o vuelve a ejecutar una estimación de búsqueda, la herramienta de búsqueda busca en el índice los elementos que coinciden con la consulta de búsqueda y prepara una estimación que incluye el número y el tamaño total de todos los elementos por la búsqueda, el número de orígenes de datos buscados y otro patrón pertinente para los resultados de búsqueda, como las palabras clave, tipos de información confidencial, etc.
Ejecución de análisis Búsqueda Un usuario analiza los datos de un conjunto de revisión mediante la ejecución de herramientas de análisis de eDiscovery, como la detección casi duplicada, el análisis de subprocesos de correo electrónico y el análisis de temas.
Etiqueta Conjunto de revisión: Este proceso se desencadena cuando un usuario selecciona Iniciar proceso de etiquetado en el panel Etiquetado al revisar documentos de un conjunto de revisión. Un usuario puede iniciar este proceso después de etiquetar documentos en un conjunto de revisión y seleccionarlos de forma masiva en el panel del documento de vista.

Estado del proceso

En la tabla siguiente se describen los distintos estados de estado para los procesos:

Estado Descripción
Abandonado El proceso se detuvo automáticamente. Esta detención puede deberse a un tiempo de procesamiento excesivo u otras razones.
Cancelado El usuario canceló el proceso.
Completo El proceso se completó correctamente.
Error El proceso encontró un error y no se completó. Este error puede deberse a una consulta con formato incorrecto.
En curso El proceso está en curso. Puede supervisar el progreso del proceso en el Administrador de procesos del área.

Descargar informe

Todos los procesos admiten la capacidad de descargar un informe empaquetado. El nombre del informe empaquetado es Reports-*caseName-EntityName-ProcessName-timestamp*.zip, siendo EntityName el nombre especificado por el usuario para la búsqueda o suspensión. En función del proceso, el informe contiene archivos diferentes .csv .

  • Resumen: realiza un seguimiento de la hora en que se inició el proceso, cuando finalizó, el número total de elementos o ubicaciones y el usuario que envió la solicitud del proceso. También contiene la consulta de búsqueda usada y si se aplica un límite de cumplimiento . Para Agregar para revisar el conjunto y Exportar desde procesos de búsqueda, el informe de resumen contiene el resumen de los factores que afectan al recuento total de elementos agregado para revisar el conjunto o exportado. El nombre del informe es Summary_*the date/time of the report*.csv.
  • Configuración: contiene el parámetro de configuración enumerado para el proceso y los valores. El nombre del informe es Settings_*the date/time of the report*.
  • Estadísticas: contiene todos los detalles de estadísticas para el proceso, incluidas todas las categorías (si la configuración se seleccionó durante el envío del proceso), como los tipos de información confidencial, el tipo de datos y los participantes en la comunicación. El nombre del informe es Statistics_*the date/time of the report*.
  • Ubicaciones: realiza un seguimiento de todos los orígenes de datos y las ubicaciones asociadas con ámbito para el proceso. Incluye el nombre de entidad de usuario o grupo, la ubicación (dirección URL de buzón o sitio) y el recuento devuelto para esa ubicación. También incluye el estado de la ubicación (correcto/error y detalles del error). El nombre del informe es Locations_*the date/time of the report*.
  • Elementos: realice un seguimiento de todos los elementos procesados, incluida la información como el identificador de elemento, la ubicación del elemento, el asunto o el título del elemento, la clase o el tipo de elemento y el estado correcto o de error. El nombre del informe es Items_*the date/time of the report*.

En la tabla siguiente se muestran los tipos de proceso y los informes disponibles:

Tipo de proceso Resumen Configuraciones Estadísticas Ubicación Elementos
Agregar para revisar Soportado. Soportado. Soportado. Soportado.
Aplicación de la directiva de retención y reejecución Soportado. Soportado.
Exportar (conjunto de revisión) Soportado. Soportado. Soportado. Soportado.
Exportar (búsqueda) Soportado. Soportado. Soportado. Soportado.
Generar ejemplo Soportado. Soportado. Soportado. Soportado.
Generación de estadísticas Soportado. Soportado. Soportado. Soportado.
Redactar Soportado. Soportado. Soportado.
Etiqueta Soportado. Soportado.

Resumen del informe CSV

Todos los paquetes de informes contienen un Summary-*the date/time of the report*.csv archivo. Este archivo contiene la siguiente información:

Información general

En esta sección del informe se incluyen los detalles siguientes:

  • Id. de trabajo: identificador único asignado a cada proceso de eDiscovery con fines de referencia de soporte técnico.
  • Nombre de caso: nombre asignado al caso de eDiscovery.
  • Nombre de búsqueda: nombre que se asigna a una búsqueda específica dentro de un caso de exhibición de documentos electrónicos cuando se ejecuta el proceso. Este detalle solo se aplica a procesos como Generar estadísticas, Ejemplo generado, Agregar para revisar conjunto y Exportar desde una búsqueda.
  • Nombre del conjunto de revisión: el nombre del conjunto de revisión donde se agregan los resultados de la búsqueda cuando se ejecuta el proceso. Este detalle solo se aplica a los procesos Agregar para revisar conjunto y Exportar desde un conjunto de revisión .
  • Nombre de exportación: nombre dado a la exportación. Este detalle solo se aplica a los procesos Agregar para revisar conjunto y Exportar desde un conjunto de revisión .
  • IsRetry: indica si el proceso actual se desencadena mediante la operación Reintentar ubicaciones con errores . Si el valor es Sí, contiene el recuento de aciertos agregado y los informes de ubicación detallan las ubicaciones con errores. Este detalle solo se aplica al proceso Generar estadísticas .
  • Consulta: condiciones de consulta para los tipos de proceso aplicables.
  • StartTime: fecha y hora en que se inició la generación del informe.
  • EndTime: fecha y hora en que se completó la generación del informe.
  • SubmittedBySmtp: la dirección SMTP del usuario que crea el informe.
  • Filtro de seguridad aplicado: indica si se aplicaron filtros de seguridad durante la ejecución del proceso. Sí indica que se usaron filtros para limitar los resultados en función de los criterios especificados por un administrador en PowerShell.
  • Restricción de ubicación: los filtros aplicados para limitar la búsqueda a ubicaciones específicas. Para revisar qué buzones se filtran, puede usar la consulta proporcionada con los cmdlets Get-Mailbox o Get-Recipient y el atributo -Filter . Por ejemplo, si el atributo de filtro es Department -eq 'marketing', recupere los buzones pertinentes con Get-Recipient -Filter "Department -eq 'marketing'. En la salida se enumeran todos los buzones de correo en los que se puede buscar.
  • Restricción de contenido: consulta usada para filtrar contenido durante la búsqueda. El contenido que coincide con esta consulta se incluye en los resultados de la búsqueda. La consulta proporcionada está disponible para realizar búsquedas KeyQL.

Resultados de la búsqueda

Resumen del número de elementos que coincidieron con la consulta de búsqueda, incluidos elementos parcialmente indexados o elementos en los que se realizó la indexación avanzada (en función de la configuración que haya seleccionado). En esta sección del informe se incluyen los detalles siguientes:

  • Elementos indizados: número de elementos que coinciden con la consulta que Exchange y SharePoint indexaron de forma nativa.
  • Elementos indizados parcialmente: número de elementos indizados parcialmente que podrían no coincidir con la consulta. Se incluye si decide incluir elementos parcialmente indizados.
  • Elementos indizados avanzados: número de elementos que coinciden con la consulta si decide realizar la indexación avanzada en elementos parcialmente indexados.

Resumen de consumo

En esta sección del informe se incluyen los detalles siguientes:

  • Datos de contenido de Microsoft 365: tamaño total de los datos de todos los datos de Microsoft 365.
  • Metadatos de Microsoft 365: tamaño total de metadatos para todos los datos de Microsoft 365 y datos de Microsoft 365 Copilot.
  • Datos de contenido de IA que no son de Microsoft 365: tamaño total de los datos de todos los datos de IA que no son de Microsoft 365. Incluye datos de Microsoft Fabric Copilot, Microsoft Security Copilot y otros datos de inteligencia artificial de aplicaciones empresariales y en la nube.
  • Metadatos de IA que no son de Microsoft 365: tamaño total de los metadatos de todos los datos de IA que no son de Microsoft 365.

Nota:

Los datos no se exportan ni se agregan a un conjunto de revisión si no tiene una suscripción de pago por uso activa. Para obtener más información, consulte Habilitar las características de pago por uso de Microsoft Purview para nuevos clientes.

Error

En esta sección del informe se incluyen los detalles siguientes:

  • Excepciones de recuperación: número de elementos que no se exportaron o agregaron para revisar establecidos debido a excepciones como archivos vacíos, tiempos de espera de acceso y problemas similares.

Advertencia

  • Elementos con errores de procesamiento: número de elementos que experimentaron errores de procesamiento pero que todavía se exportaron o agregaron al conjunto de revisión. Estos errores pueden deberse a tipos de archivos no admitidos, problemas de descifrado y problemas similares.

Totales

En esta sección del informe se incluyen los detalles siguientes:

  • Total de elementos recopilados: número total de elementos exportados o agregados al conjunto de revisión. Este número factores en los elementos de los resultados estimados, la configuración que podría aumentar o disminuir el número de elementos recuperados y los elementos que no se recopilaron debido a errores.

Information

Nota:

En la sección Información de este informe se muestra cómo puede aumentar o disminuir el número de elementos en función de la configuración que elija. El proceso de cálculo usa esta configuración y actualiza el recuento de estimaciones de búsqueda, por lo que los recuentos no se suman exactamente en la mayoría de los casos. Esta información le da una idea de los cambios y las razones detrás de ellos.

En esta sección del informe se incluyen los detalles siguientes:

  • Duplicados en el conjunto de revisión (omitidos): elementos que se omiten porque ya existen en el conjunto de revisión.
  • Datos adjuntos en la nube: número de datos adjuntos en la nube en mensajes de correo electrónico y conversaciones de Teams que proceden de vínculos compartidos a través de SharePoint o OneDrive. Se asigna a la configuración Vínculos de acceso (datos adjuntos en la nube) en los mensajes.
  • Versiones de datos adjuntos en la nube: número de versiones de datos adjuntos en la nube que se recopilan en función de si decide incluir más que solo la versión más reciente en la consulta.
  • Datos adjuntos en la nube en el momento del uso compartido: número de versiones de datos adjuntos en la nube que representan la versión original compartida desde SharePoint o OneDrive. Este recuento solo se aplica a los datos adjuntos en la nube que tienen aplicada una etiqueta de retención, que conserva una copia del archivo en el momento del uso compartido.
  • Conversación contextual: número de mensajes de chat contextuales que se recopilan junto con el mensaje que coincide con la consulta. Este recuento muestra el número de mensajes adicionales recopilados antes y después del mensaje con acierto. Se asigna a la configuración "Incluir Teams y Viva Engage conversaciones".
  • Conversaciones de Teams consolidadas en transcripciones: conversaciones de chat de Teams que se convierten en archivos de transcripción HTML. Esta conversión da lugar a que muchos mensajes de chat de Teams se consoliden en una sola transcripción HTML. Se asigna a la configuración "Organizar conversaciones en transcripciones HTML".
  • Versiones de archivos de SharePoint: número de versiones de archivo de SharePoint que se recopilan en función de si decide incluir más que solo la versión más reciente.
  • Elementos de lista de SharePoint recopilados como archivos .csv: las coincidencias de la misma lista de SharePoint se exportan o agregan para revisar establecidas como un único elemento csv de lista de SharePoint. Se asigna a la configuración "Recopilar archivos adjuntos a listas de SharePoint y sus elementos secundarios".
  • Datos adjuntos de lista: número de datos adjuntos de lista recopilados. Se asigna a la configuración Incluir datos adjuntos de lista al recopilar archivos adjuntos a listas de SharePoint.
  • Elementos en carpetas de SharePoint: número de elementos expandidos desde carpetas de SharePoint que coinciden con la consulta. Se asigna a la configuración Recopilar todos los elementos (incluso si no coinciden con la consulta de búsqueda).
  • Elementos extraídos de elementos primarios: número de elementos incrustados o adjuntos que se extraen de elementos primarios. Por ejemplo, este recuento podría incluir datos adjuntos o imágenes incrustadas de un correo electrónico que coincida con la consulta.

Informe CSV de configuración

El informe de configuración le ayuda a validar e interpretar la configuración de los procesos enviados. Este informe se incluye en el paquete de informes descargable y captura las opciones específicas que seleccione durante el envío de un proceso, como Generar estadísticas, Agregar para revisar conjunto y Exportar.

Esta configuración influye directamente en el ámbito y el formato de los resultados. Algunos ejemplos de esta configuración incluyen:

  • Incluir versiones del documento: determina el número de versiones de un documento que se van a incluir, lo que puede aumentar significativamente el volumen de datos exportados.
  • Organizar conversaciones en transcripciones HTML: afecta a cómo se enhebran y presentan las conversaciones de Teams.
  • Vínculos de acceso en el mensaje: afecta a la recuperación de archivos desde el vínculo de datos adjuntos en la nube que se presentan en correos electrónicos y conversaciones.
  • Varios formatos y opciones de exportación: influye en cómo se organiza y empaqueta el contenido exportado.
  • Configuración de descifrado: indique si el proceso específico tiene habilitada la funcionalidad de descifrado de Exchange o SharePoint asociada.

Comprender estas configuraciones es esencial para la defensa y la transparencia. El settings.csv archivo actúa como punto de referencia para lo que configuró en el momento del envío, lo que le permite conciliar la salida real con la configuración prevista. Esta comprensión es especialmente importante al revisar los resultados o responder a consultas legales o de cumplimiento.

Informe CSV de estadísticas

Este informe proporciona información detallada para todos los patrones derivados de los aciertos de búsqueda cuando se completa el proceso Generar estadísticas . El informe contiene información sobre los principales participantes de comunicación, el tipo de elemento superior, el tipo de información confidencial superior, etc.

El informe incluye los detalles siguientes:

  • DataSourceName: lista de nombres de origen de datos asociados al proceso. Esta información indica el nombre de las personas o grupos.
  • DateSourceType: Tipo de origen de datos. Por ejemplo, Group o TeamsGroup.
  • Ubicación: la información de ubicación. Por ejemplo, la dirección URL del sitio o la dirección SMTP del buzón.
  • LocationType: tipo de ubicación. Por ejemplo, un buzón de correo o un sitio.
  • LocationSubType: subtipo del tipo de ubicación. Si el tipo de ubicación es Mailbox, el subtipo podría tener PrimaryMailbox, SystemMailbox y otros subtipos. Si el tipo de ubicación es Site, puede tener OneDriveSite y otros subtipos.
  • OriginalStateName: versión nativa de StatName.
  • StatName: nombre del StatType. Por ejemplo, para las palabras clave StatType, los valores posibles son las palabras clave que especificó en la consulta.
  • StatType: Tipo de información de estadísticas. Por ejemplo, palabras clave, participantes de comunicación, etc.
  • Valor: valor o recuento asociado a las estadísticas del origen de datos actual.

Informe CSV de elementos

Este informe proporciona un inventario detallado de todos los elementos procesados durante un proceso de exhibición de documentos electrónicos, como el uso de las acciones Agregar para revisar conjunto o Exportar . El proceso genera automáticamente este informe e lo incluye con la salida para admitir la auditoría, la trazabilidad y el análisis de bajada. Este informe es útil para los usuarios que necesitan validar el ámbito y la precisión del contenido recopilado o exportado.

Cada fila del archivo corresponde a un único elemento e incluye los siguientes metadatos y mucho más:

  • Origen de fecha: identifica la ubicación de origen del elemento (buzón, sitio de SharePoint, chat de Teams).

  • Ruta de acceso compuesta: ruta de acceso completa al elemento en su contenedor de origen.

  • Asunto/Título: línea de asunto (para correos electrónicos) o título (para documentos) del elemento.

  • Fecha: marca de tiempo asociada al elemento, como fecha de envío o última modificación.

  • Agregado por: muestra cómo se incluyó el elemento en el trabajo:

    • IndexedQuery: el elemento se indexa y coincide con la consulta de búsqueda.
    • UnindexedQuery: el elemento se incluye en función de su contenido parcialmente indexado y de la configuración especificada por el usuario.

  • Estado: muestra si el elemento se recuperó y procesó correctamente. Si no se pudo recuperar el elemento (debido a problemas de acceso, tiempo de espera), el campo ErrorWarning incluye el motivo del error.

  • Otros metadatos: pueden incluir la extensión de archivo, el tipo de contenido, la carga de trabajo y otros atributos pertinentes en función del tipo de proceso y el origen.

Informe CSV de ubicaciones

Este informe proporciona una visión general completa de las ubicaciones destinadas durante un proceso de exhibición de documentos electrónicos, como Buscar, Agregar para revisar el conjunto o Exportar. Este informe le ayuda a comprender el ámbito del proceso y a evaluar la distribución y la relevancia de los resultados de búsqueda en diferentes ubicaciones.

Este informe puede ayudar con lo siguiente:

  • Asignación de calor: identificar qué ubicaciones generaron el contenido más relevante y cuáles no, lo que le ayuda a visualizar los "puntos calientes" de relevancia de los datos.
  • Refinamiento de consultas: descripción de los orígenes que es posible que necesite excluir o que tengan como destino con mayor precisión.
  • Auditoría y validación: comprobar que se incluyeron las ubicaciones previstas y evaluar la eficacia del ámbito de búsqueda.

Mediante el análisis del location.csv informe, puede tomar decisiones informadas sobre cómo refinar la estrategia de búsqueda y optimizar el ámbito de futuros flujos de trabajo de eDiscovery.

Nota:

Si varios buzones comparten la misma dirección SMTP, el informe de ubicación podría mostrar varias filas. Esta situación se produce porque una única dirección SMTP puede incluir subtipos de buzón diferentes, como principal, sistema o archivo. El recuento de filas en el informe CSV podría superar el recuento que se muestra en la tarjeta de ubicación en la vista Estadísticas . La vista Estadísticas agrega todos los buzones en la misma dirección SMTP sin distinguir subtipos. Para obtener un desglose más detallado de los aciertos por sublocalización, use el informe CSV en lugar de la vista Estadísticas .

Cada fila del informe representa una ubicación de contenido única e incluye los siguientes detalles clave:

  • Ubicación: dirección URL completa o DIRECCIÓN SMTP de la ubicación. En el caso de las búsquedas en toda la organización, las ubicaciones están vacías para los sitios sin visitas. Si es necesario, use LocationID para identificar la dirección URL del sitio.

  • Id. de ubicación: Id. de sitio para SharePoint o identificador de buzón de correo para buzones de correo.

  • Subtipo de ubicación: especifica el tipo de ubicación, como PrimaryMailbox, SystemMailbox, ArchiveMailbox o OneDriveSite.

  • Recuento: el número de elementos de la ubicación que coincidieron con los criterios de búsqueda.

  • Tamaño: el tamaño total de los elementos con capacidad de respuesta de la ubicación en bytes.

  • Estado: indica si la ubicación se procesó correctamente. Si no se pudo buscar o exportar una ubicación, el campo ErrorWarning incluye el motivo del error, como problemas de permisos o tiempos de espera.

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