Simulación: Crear una solicitud de aprobación

En esta unidad, se proporciona información para crear un escenario adecuado para los negocios en el que se usen las aprobaciones.

En este escenario, cualquiera que tenga acceso a la biblioteca de SharePoint puede agregar un documento. Cuando se crea el documento, se inicia una aprobación que permite que determinados usuarios aprueben. Si el documento se aprueba, permanece en la biblioteca de documentos. Si el documento se rechaza, se mueve a una carpeta independiente.

Puede probar primero este ejercicio de simulación y ver los pasos detallados cuando lo complete. La simulación le ofrece orientación en un escenario similar al de los pasos que usaría para crear una biblioteca de documentos en SharePoint y, luego, crear un flujo. Hará clic en las indicaciones, en varias secciones de su pantalla, y tendrá un narrador que lo guiará.

.

Requisitos previos

• Acceso a Power Automate

• Una cuenta Microsoft Office 365 con acceso a SharePoint

Paso 1: Crear una biblioteca de documentos

En primer lugar, vamos a crear una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint.

1. En la página principal de su sitio de SharePoint, seleccione + Nueva>Biblioteca de documentos>Biblioteca en blanco.

2. Póngale a la biblioteca el nombre Approvals Library y seleccione Crear.

3. En la nueva biblioteca de documentos, en la parte superior, elija + Nuevo y seleccione Carpeta.

4. Póngale a la carpeta el nombre Rejected Documents y seleccione Crear.

Ahora, vamos a crear nuestro flujo de aprobación.

1. A continuación, vaya a Power Automate Maker Portal en make.powerautomate.com.

2. En el área de texto de Copilot, escriba Cuando se crea un archivo (solo propiedades), agrega una acción de inicio y espera de aprobación y agrega una condición dependiendo del resultado de la aprobación.

3. Seleccione Generar.

   

4. Copilot genera un flujo basado en la solicitud proporcionada. Copilot puede producir más de una versión para que también las tenga en cuenta.

   Puede continuar conversando con Copilot para refinar el flujo según lo que desee. Cuando esté satisfecho con la estructura del flujo, seleccione Mantener y continuar.

5. Revise sus conexiones. Si aún no está conectado (las marcas verdes significan que la conexión está lista para funcionar), seleccione los tres puntos y Agregar nueva conexión. Una vez que sus conexiones estén correctamente realizadas, seleccione el botón Crear flujo en la parte inferior de la pantalla.

6. Seleccione el desencadenador Cuando se crea un archivo (solo propiedades), elija el sitio de SharePoint bajo Dirección del sitio y elija Approvals Library bajo Nombre de biblioteca.

7. Seleccione la acción Iniciar y esperar una aprobación. Se abrirá el panel de propiedades a la izquierda.

8. Borre el campo Tipo de aprobación y elija Aprobar o rechazar: primero en responder en el menú desplegable Tipo de aprobación. (Consulte el paso 13 del siguiente diagrama como referencia).

9. Actualice el campo Título a Aprobación de documentos.

10. En el campo Asignado a, escriba la dirección de correo electrónico de su organización. (Esto es solo para las pruebas; puede volver y elegir un aprobador distinto más tarde si lo desea).

11. Coloque el cursor en el campo Vínculo del elemento y seleccione el icono de rayo (contenido dinámico) que hay al lado. Esto mostrará el contenido dinámico para esta sección.

12. Busque y seleccione Vincular a elemento.

13. Seleccione Vincular a elemento en la ventana emergente.

    

14. Seleccione la acción Condición (bajo la aprobación) para revisar lo que Copilot ha seleccionado automáticamente como condición. Asegúrese de que la propiedad Outcome (o body/outcome) de la acción Iniciar y esperar una aprobación quede a la izquierda y que Aprobar quede a la derecha.

15. Para expandir la condición, seleccione el botón de contenido adicional, a la derecha del encabezado de la acción. Esto revelará las ramas Verdadero y Falso de la condición. Seleccione el icono +, bajo el lateral Falso de la condición, y seleccione Agregar una acción (el signo de suma rodeado por un círculo).

16. En el panel Agregar una acción que aparece a la izquierda de la pantalla, busque mover y elija la acción Mover archivo de SharePoint.

17. Elija la dirección de su sitio de SharePoint en el primer menú desplegable.

18. En Archivo para mover, use el icono del rayo para contenido dinámico y busque y seleccione el Identificador desde el contenido del desencadenador de SharePoint. (Es posible que tenga que buscarlo).

19. Elija el mismo sitio de SharePoint para Dirección del sitio de destino.

20. En Carpeta de destino, seleccione el icono de carpeta en el lado derecho. Busque la Approvals Library y seleccione la flecha a la derecha del nombre. Luego, seleccione el nombre de carpeta Rejected Documents.

21. En la opción Si ya hay otro archivo, elija Mover con un nuevo nombre.

    

22. Seleccione Guardar el flujo.

Para probar el flujo, vuelva a la Biblioteca de aprobaciones de SharePoint y agregue un nuevo documento.

Tras un breve periodo de tiempo, aparecerá una aprobación en la sección de aprobaciones del Power Automate Maker Portal. Si la aplicación Aprobaciones está activada para su organización dentro de Teams, verá allí la notificación de aprobación. Si no es así, la podrá encontrar en las aprobaciones de Power Automate.

Para asegurarnos de que nuestro flujo está moviendo un elemento rechazado a nuestra carpeta Documentos rechazados, seleccione la aprobación y elija Rechazar como su respuesta. A continuación, regrese a su Biblioteca de aprobaciones de SharePoint. Actualice el navegador (si es necesario); debería ver que el documento se mueve a la carpeta Documentos rechazados.

¡Enhorabuena! Ha creado un flujo de aprobación mediante Copilot con el que los usuarios pueden aprobar o rechazar documentos en una biblioteca de documentos de SharePoint.

Puede editar o ampliar fácilmente este flujo de aprobación para adaptarlo mejor a sus necesidades. También puede ver las plantillas de Power Automate para aprobaciones y disponer así de varios puntos de partida para sus propias aprobaciones.