Compartir una aplicación de lienzo

Las aplicaciones de lienzo en Power Apps permiten a los usuarios crear y compartir aplicaciones adaptadas a sus necesidades empresariales. Una vez que haya creado y publicado su aplicación, debe determinar quién puede usarla. En esta unidad de aprendizaje, se explora cómo administrar el acceso a las aplicaciones, compartir aplicaciones con usuarios internos y externos y utilizar la nueva experiencia simplificada de uso compartido.

Administración de accesos y permisos en aplicaciones

Administrar el acceso a las aplicaciones es un paso fundamental para que las aplicaciones de lienzo sean seguras y para asegurarnos de que solo las personas adecuadas tengan acceso. Al asignar los permisos adecuados, puede controlar quién puede usar, editar o compartir su aplicación; además, protege los orígenes de datos subyacentes. Compartir en Power Apps es algo sencillo, ya que puede asignar roles a usuarios individuales o grupos de seguridad a través de Microsoft Entra ID (anteriormente Azure AD).

Al compartir una aplicación, puede asignar uno de los dos roles principales, cada uno con distintos niveles de acceso:

• Usuario:
  Los usuarios con este rol solo pueden ejecutar la aplicación. No pueden realizar ningún cambio en el diseño, la funcionalidad o la configuración de la aplicación. Este rol es ideal para usuarios finales que simplemente necesitan interactuar con la aplicación para realizar sus tareas.
  Por ejemplo, en una aplicación de seguimiento del tiempo, a los empleados que registran sus horas se les asignaría el rol "Usuario", ya que solo necesitan ingresar datos sin modificar la aplicación.

• Copropietario:
  Los copropietarios tienen permisos más amplios. Pueden usar la aplicación, editar su diseño o funcionalidad y compartir la aplicación con otros. Sin embargo, no pueden eliminar la aplicación ni transferir la propiedad. Este rol es más adecuado para colaboradores o miembros del equipo responsables de mantener o mejorar la aplicación.
  Por ejemplo, a un jefe de proyecto que utiliza una aplicación de administración de tareas se le puede asignar el rol "copropietario" para actualizar flujos de trabajo, añadir nuevas características o compartir la aplicación con más miembros del equipo.

Además de administrar los permisos de las aplicaciones, es esencial asegurarse de que los usuarios tengan acceso a los orígenes de datos subyacentes de la aplicación. Sin el acceso adecuado a recursos como tablas de Dataverse, archivos de Excel u otras conexiones, los usuarios pueden encontrar errores al interactuar con la aplicación.

• Concesión del acceso a los datos:
  Al compartir una aplicación, compruebe que todos los orígenes de datos necesarios también se compartan con los usuarios previstos. Por ejemplo, si la aplicación se basa en un archivo de Excel compartido y almacenado en OneDrive, debe conceder a los usuarios acceso a ese archivo por separado.

• Seguridad de los datos:
  Al compartir recursos, tenga cuidado con los datos confidenciales. Para asegurarse de que los usuarios solo vean los datos para los que están autorizados, implemente la seguridad basada en roles en Dataverse o limite el acceso a archivos específicos. Por ejemplo, en una aplicación de panel de ventas, puede limitar el acceso a ciertas tablas de Dataverse para que los administradores regionales solo vean los datos relevantes para sus territorios.

Pasos para administrar el acceso a las aplicaciones

En Power Apps, el uso compartido de aplicaciones se lleva a cabo utilizando las herramientas de administración de aplicaciones proporcionadas. A fin de compartir, identifique la aplicación que desea compartir y seleccione Compartir. Este paso abre la interfaz para compartir, donde puede especificar quién debe tener acceso a la aplicación.

En la interfaz para compartir, escriba los nombres, las direcciones de correo electrónico o los grupos de seguridad de las personas a las que desea conceder acceso. Puede agregar varios usuarios o grupos a la vez para agilizar el proceso.

Asigne el rol adecuado a cada usuario o grupo.

• Usuario: otorga acceso para usar la aplicación sin capacidades de edición o uso compartido.
• Copropietario: permite a los usuarios editar, compartir y colaborar en la aplicación, pero les impide eliminar o transferir la propiedad.

Además de compartir la aplicación, debe comprobar que los orígenes de datos de la aplicación, como tablas de Dataverse, archivos de Excel u otras conexiones, también se compartan. Asegúrese de que estos orígenes de datos se compartan con los usuarios o grupos seleccionados. Sin acceso a estos recursos, los usuarios probablemente encontrarán errores al interactuar con la aplicación.

Cuando haya añadido usuarios o grupos y haya asignado permisos, seleccione Compartir o Guardar para finalizar los cambios. Ahora, la aplicación es accesible para las personas especificadas según los roles asignados.

Para revisar o modificar los permisos de los usuarios que ya tienen acceso, use la opción Administrar acceso. Esto le permite actualizar roles, eliminar accesos o auditar permisos para garantizar la seguridad y el cumplimiento.

Siguiendo estos pasos, puede controlar de manera efectiva quién puede usar, editar o colaborar en sus aplicaciones de lienzo. Esto garantiza la seguridad de su aplicación y aporta el nivel adecuado de acceso a cada usuario o grupo.

Compartir rápidamente una aplicación de lienzo usando la nueva experiencia de uso compartido

Power Apps está en constante evolución, creando siempre diferentes herramientas y características para facilitar al máximo el proceso de creación y entrega de aplicaciones. Recientemente, se ha creado una nueva experiencia de uso compartido que simplifica el proceso, de modo que sea similar a compartir archivos en aplicaciones de Microsoft Office. Esta interfaz intuitiva ahorra tiempo y mejora la usabilidad.

• Mientras edita una aplicación en Power Apps Studio, verá un botón Compartir. Acceda al botón Compartir directamente en Power Apps Studio mientras edita una aplicación. Desde aquí, puede agregar fácilmente usuarios o copropietarios y asignar permisos.

  

Este método optimizado permite una colaboración y una distribución de aplicaciones más rápidas dentro de su organización.