Preparar los datos para las búsquedas en Copilot para Microsoft 365

Para prepararse para Microsoft 365 Copilot, debe preparar su información para la búsqueda. Por ejemplo, si su organización ya estableció los controles y directivas de acceso a la información adecuados, los usuarios solo tendrán acceso a la información que necesitan y nada más cuando busquen en lugares como SharePoint. Por lo tanto, si su organización ya implementó estos tipos de controles, estará un paso por delante.

Si no es así, la buena noticia es que hay herramientas y controles que puede usar para obtener visibilidad sobre cómo comparte la información su organización. Puede colocar controles automatizados para garantizar el nivel correcto de acceso y detener el uso compartido excesivo antes de implementar Microsoft 365 Copilot. Por lo tanto, al igual que prepararía la información en el inquilino de Microsoft 365 para la búsqueda, se aplican los mismos principios para Microsoft 365 Copilot. ¿Por qué? Dado que Microsoft 365 Copilot solo recupera información a la que cada usuario tiene acceso explícitamente.

Sugerencias de preparación de datos

Las organizaciones que mejoran la calidad de los datos de Microsoft 365 permiten Microsoft 365 Copilot generar sugerencias más precisas y pertinentes adaptadas a sus necesidades empresariales. Los administradores deben considerar la posibilidad de implementar los siguientes procedimientos recomendados para mejorar la calidad de los datos de su organización:

• Limpiar el contenido redundante, obsoleto y trivial (ROT). Realizar una amplia auditoría de todo el contenido de la organización, incluidos documentos, correos electrónicos, chats, wikis. Eliminar los materiales obsoletos que ya no sean precisos o pertinentes. Por ejemplo, eliminar hojas de especificaciones de productos antiguas de hace más de 5 años, correos electrónicos promocionales para campañas expiradas y conversaciones de vales de TI resueltos. Habilitar las directivas de archivado y eliminación en plataformas de colaboración para automatizar la eliminación de contenido obsoleto. La eliminación continua de contenido obsoleto e irrelevante se centra Microsoft 365 Copilot en la información actual de alto valor. El uso de directivas de retención y etiquetas de retención puede ayudar a las organizaciones a cumplir proactivamente con las regulaciones del sector y las directivas internas, reducir el riesgo si se produce un evento de litigio o una infracción de seguridad y garantizar que los usuarios solo trabajen con contenido actual y relevante para ellas.
  
  Además de quitar el contenido rot, las organizaciones también deben identificar y limpiar sitios de SharePoint inactivos. Los sitios inactivos suelen contener contenido obsoleto, lo que abarrota el origen de datos de Copilot y da lugar a respuestas menos precisas. La eliminación de estos sitios ayuda a Copilot a centrarse en la información actual para obtener mejores resultados. Las organizaciones pueden identificar sitios inactivos mediante la ejecución de la directiva Sitios de SharePoint inactivos, que es una herramienta de Administración Avanzada de SharePoint. Esta directiva combate la expansión del contenido y reduce el contenido rot mediante la identificación y administración automática de sitios de SharePoint inactivos. Permite definir criterios de inactividad, como la falta de actualizaciones o la actividad del usuario durante un período establecido. Una vez identificados estos criterios, los propietarios del sitio reciben notificaciones por correo electrónico para confirmar el estado activo o inactivo del sitio.
• Organice el contenido en carpetas lógicas y sitios. Estructura tus archivos, correos electrónicos y páginas cuidadosamente. Diseñe una taxonomía detallada para clasificar y organizar documentos, correos electrónicos y páginas. Por ejemplo, en las bibliotecas de documentos, coloque los informes financieros en la carpeta "Finanzas" y los recursos de marketing en "Marketing". En SharePoint, cree sitios para "Directivas de RR. HH.", "Recursos de TI", "Documentación del producto", etc. Agregue metadatos como nombres de cliente y códigos de proyecto en los archivos para identificarlos aún más. Cuando las organizaciones diseñan una arquitectura de información lógica de esta manera, permite Microsoft 365 Copilot deducir relaciones y relevancia.
• Etiquete archivos con palabras clave. Use ampliamente etiquetas, hashtags, etiquetas de metadatos en todos los documentos, correos electrónicos y páginas para describir las características. Por ejemplo, etiquete los vales de soporte técnico al cliente con #reembolso, #problema-pago u otras etiquetas de problema. Agregue atributos de producto como número de modelo, mercado y año de fabricación como etiquetas de metadatos en imágenes y hojas de especificaciones. El etiquetado y etiquetado exhaustivos permiten a Microsoft 365 Copilot clasificar, buscar y recomendar contenido rápidamente.
• Estandarice los nombres de archivo. Exija convenciones de nomenclatura de archivos coherentes como "Informe de ganancias del tercer trimestre de 2023" en lugar de nombres con abreviatura. Configure las plantillas recomendadas para documentos y presentaciones. Las organizaciones que usan nombres descriptivos coherentes en lugar de abreviaturas permiten Microsoft 365 Copilot comprender mejor el contenido.
• Consolide varias versiones. Siempre que sea factible, conserve solo la versión final de documentos, presentaciones, etc. Busque iteraciones antiguas de archivos y consolide para conservar solo la versión más actual. La versión final debe indicar claramente que es la más reciente. La eliminación de borradores redundantes y versiones obsoletas reduce la confusión y las contradicciones de Microsoft 365 Copilot.
• Promueva hábitos de higiene de datos. Implemente la capacitación y la administración de cambios en toda la organización para promover buenos hábitos de higiene de datos entre los empleados. Proporcione directrices sobre la nomenclatura eficaz de archivos, el etiquetado de contenido, la retención de solo las versiones actuales, la eliminación de correos electrónicos obsoletos y contenido, y otras prácticas. Considere la gamificación reconociendo a los principales colaboradores de la higiene de datos. Las organizaciones también deben supervisar el consentimiento de uso de datos. Si algún conjunto de datos incluye información personal, asegúrese de que los empleados proporcionan el consentimiento adecuado para su uso en Microsoft 365 Copilot. Cree expectativas de calidad de datos en el establecimiento de objetivos y las evaluaciones de los empleados. Las organizaciones que establecen una cultura centrada en mantener datos limpios y bien organizados garantizan una alta calidad a lo largo del tiempo, lo que maximiza la eficacia de Microsoft 365 Copilot.

Consideraciones sobre la gobernanza de datos

Cuando los administradores preparen los datos para Microsoft 365 Copilot, también deben tener en cuenta los siguientes factores de gobernanza de datos:

• Implemente las herramientas de Microsoft Administración Avanzada de SharePoint. La implementación de Microsoft Administración Avanzada de SharePoint (SAM) es un movimiento estratégico para los administradores con el objetivo de mejorar la gobernanza de los datos de su organización, especialmente cuando se prepara para integrar Microsoft 365 Copilot. Administración Avanzada de SharePoint ofrece herramientas sólidas para la clasificación, retención y cumplimiento de datos, lo que garantiza que la información confidencial se administre y proteja correctamente. Estas herramientas son fundamentales para mantener la integridad de los datos y cumplir los requisitos normativos, lo que es importante, ya que las organizaciones dependen cada vez más de herramientas controladas por inteligencia artificial como Copilot. Los administradores que aplican estas características de administración avanzada pueden establecer una base sólida de confianza y seguridad, que es esencial para la implementación y el funcionamiento correctos de Microsoft 365 Copilot. Además, SAM proporciona funcionalidades completas de auditoría e informes que proporcionan a los administradores información detallada sobre el uso de datos y los patrones de acceso. Esta transparencia ayuda a identificar posibles riesgos y a garantizar que se sigan las directivas de gobernanza de datos. Con esta información, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas sobre la administración de datos y abordar rápidamente cualquier problema de cumplimiento que surja. A medida que Microsoft 365 Copilot se integra con diversos orígenes de datos y flujos de trabajo, tener un entorno de datos bien gobernado garantiza que la herramienta de inteligencia artificial puede funcionar de forma óptima, proporcionando información precisa y confiable, a la vez que se mantienen los estándares más altos de seguridad y cumplimiento de los datos.

• Asigne un administrador de datos para supervisar la preparación y continuar manteniendo la calidad. Las organizaciones tienen información confidencial bajo su control, como datos financieros, datos de su propiedad, números de tarjetas de crédito, registros médicos o números de la seguridad social. Por lo tanto, deben considerar la posibilidad de designar a un experto en gobernanza de datos experimentado o a un equipo de expertos en gobernanza como administrador de datos oficial para Microsoft 365. Esta persona debe ser responsable de auditar los datos, establecer reglas de acceso, entrenar a los usuarios sobre la higiene, supervisar continuamente cómo Microsoft 365 y Microsoft 365 Copilot usar los datos de la organización y aplicar mejoras. Tener un administrador de datos responsable ayuda a establecer hábitos de datos excelentes y promueve la responsabilidad a lo largo del ciclo de vida de la inteligencia artificial. Para ayudar a proteger sus datos confidenciales y reducir el riesgo de uso compartido excesivo, las organizaciones deben evitar que sus usuarios compartan información confidencial de forma inapropiada con personas que no deberían tenerla. Para lograr este objetivo, implemente etiquetas de confidencialidad y directivas de protección contra pérdida de datos (DLP). Para obtener más información, consulte Más información sobre la prevención de pérdida de datos y Información sobre las etiquetas de confidencialidad.

• Documente las directivas y prácticas de datos relacionadas con Microsoft 365 y Microsoft 365 Copilot uso. Como procedimiento recomendado, las organizaciones deben describir formalmente sus directivas de administración de datos, reglas de acceso, casos de uso y procedimientos relacionados con la seguridad y la gobernanza de datos en Microsoft 365. Como se indicó anteriormente, las eficaces herramientas de seguridad dentro de los ecosistemas de Microsoft 365 y Azure pueden ayudar a las organizaciones a reforzar los permisos e implementar "acceso suficiente". Microsoft 365 no solo usa las directivas y la configuración que definen los administradores en estas herramientas para evitar el uso compartido excesivo de datos, sino también Microsoft 365 Copilot. Las organizaciones que no documenten sus directivas de gobernanza de datos deben considerar la posibilidad de hacerlo antes de implementar Microsoft 365 Copilot. La redacción de una directiva de gobernanza de datos completa debe codificar reglas para:

  • Datos restringidos
  • Procedimientos de anonimización
  • Roles de administración
  • Requisitos de formación de los empleados
  • Procedimientos de autorización de acceso
  • Prácticas de supervisión
  • Otras directivas aplicables

  Una organización debe compartir su directiva de gobernanza de datos en toda la empresa y actualizarla periódicamente. Por ejemplo, puede crear una directiva de gobernanza de datos que defina los datos confidenciales restringidos al acceso del usuario, requiera anonimización de determinados conjuntos de datos y designe a un experto o equipo de gobernanza de datos para supervisar continuamente sus prácticas de datos de Microsoft 365. Formalizar los requisitos de gobernanza de esta manera ayuda a crear responsabilidades en una organización.

La gobernanza sólida es fundamental para garantizar que Tanto Microsoft 365 como Microsoft 365 Copilot cumplan con los estándares de datos éticos y legales. Como procedimiento recomendado, las organizaciones deben nombrar equipos de datos, seguridad y cumplimiento multifuncionales para que promulguen restricciones de datos, anonimización, administración, directivas de Administración Avanzada de SharePoint y entrenamiento.

Las organizaciones también deben tener en cuenta que, aunque las auditorías iniciales, las restricciones de acceso y las directivas de gobernanza son fundamentales al implementar Por primera vez Microsoft 365 y Microsoft 365 Copilot, deben ver la gobernanza de los datos como un proceso iterativo y continuo. ¿Por qué? Esto se debe a que los recursos de datos y los patrones de uso evolucionan inevitablemente con el tiempo. Por ejemplo:

• Las organizaciones agregan nuevos repositorios de datos a medida que cambian las necesidades empresariales. Los nuevos repositorios requieren auditoría y controles de acceso adecuados implementados.
• Los usuarios y los permisos cambian. En el mundo de los negocios, el cambio es una constante, especialmente a medida que los empleados van y vienen. Por ejemplo, los nuevos empleados se unen o los empleados existentes cambian de rol. Los administradores deben conceder o revocar el acceso en consecuencia.
• Las regulaciones y los requisitos de cumplimiento cambian. Las directivas de datos deben reflejar las nuevas restricciones.

Para mantener el ritmo, las organizaciones deben realizar revisiones y actualizaciones periódicas, como:

• Auditorías mensuales de nuevos orígenes de datos que pueden requerir cambios de acceso.
• Exámenes trimestrales de permisos y uso compartido externo para identificar cualquier nueva sobreexposición.
• Revisiones anuales de directivas para actualizar las nuevas regulaciones y renovar la formación de los empleados.

Nombrar un experto en gobernanza de datos o un equipo de gobernanza para supervisar este proceso continuo ayuda a integrarlo como un conjunto vivo y en constante evolución de directivas de datos y controles de acceso. Este proceso también permite adaptar Microsoft 365 y Microsoft 365 Copilot gobernanza a los cambios a lo largo del tiempo.

Habilitar o impedir que se pueda buscar contenido en un sitio

Cuando los usuarios buscan en un sitio, los resultados pueden proceder de muchos lugares, como columnas, bibliotecas y páginas. Un propietario del sitio puede cambiar la configuración de búsqueda en un sitio para decidir si el contenido del sitio puede aparecer en los resultados de la búsqueda. Este proceso se conoce como indexación. La configuración de búsqueda define qué contenido se incluye en el índice de búsqueda. El contenido de los sitios indexados aparece en los resultados de la búsqueda. Los propietarios del sitio pueden usar la configuración para controlar si el contenido de sus sitios se puede indexar o evitar que se indexe.

Los permisos sobre el contenido también afectan a si los usuarios pueden ver el contenido en los resultados de la búsqueda. Una buena comprensión de cómo funcionan los permisos y la configuración de búsqueda puede ayudarle a garantizar que los usuarios puedan ver los documentos y sitios adecuados en los resultados de la búsqueda.

Hay escenarios específicos en los que los usuarios tienen permisos para ver el contenido, pero siguen sin poder encontrarlo en los resultados de la búsqueda. Para obtener más información, vea Los resultados de búsqueda no aparecen para los propietarios del grupo después de crear un nuevo grupo de Office 365.

El contenido se almacena en muchos lugares, incluidos sitios, listas, bibliotecas, elementos web y columnas. De forma predeterminada, la mayoría del contenido contenido en un sitio, lista, biblioteca, página de elementos web o columna se rastrea y se agrega al índice de búsqueda. Lo que hay en el índice de búsqueda decide qué contenido puede aparecer en los resultados de búsqueda tanto en las experiencias de búsqueda clásicas como modernas. Los permisos que se establecen en elementos, listas, bibliotecas, sitios, etc., también afectan a si los usuarios pueden ver el contenido en los resultados de la búsqueda.

De forma predeterminada, el contenido de un sitio puede aparecer en los resultados de la búsqueda. Si un propietario de sitio o un administrador de colección de sitios especifica que el contenido de un sitio determinado no puede aparecer en los resultados de búsqueda, las demás configuraciones de resultados de búsqueda, como las de listas, bibliotecas, páginas ASPX y columnas establecidas en ese sitio, no tendrían ningún efecto. De forma similar, si un propietario del sitio o un administrador de la colección de sitios impide que el contenido de la lista o biblioteca aparezca en los resultados de la búsqueda, excluir las columnas no tendría ningún efecto. Es importante saber qué configuración se hereda de niveles superiores para planear la búsqueda de forma eficaz.

Realice los pasos siguientes para permitir o impedir que el contenido de un sitio de SharePoint aparezca en los resultados de la búsqueda:

1. En el sitio de SharePoint, seleccione el icono de engranaje (Configuración) en la esquina superior de la pantalla.
2. En el menú que aparece, seleccione Configuración del sitio. Si no ve La configuración del sitio, seleccione Información del sitio y, a continuación, seleccione Ver toda la configuración del sitio.
3. En Buscar, seleccione Buscar y disponibilidad sin conexión.
4. En la sección Contenido del sitio de indexación , en Permitir que este sitio aparezca en Resultados de búsqueda, seleccione Sí para permitir que el contenido del sitio aparezca en los resultados de la búsqueda. Para evitar que el contenido aparezca en los resultados de la búsqueda, seleccione No.

Administración de Microsoft Search

Microsoft Search proporciona una interfaz fácil de usar para ayudar a los usuarios a encontrar información como archivos y documentos, sitios internos y herramientas empresariales, personas y grupos, ubicaciones e instrucciones, conversaciones y respuestas. Para ello, accede de forma segura a todos los orígenes de datos, incluidos los correos electrónicos, los archivos, los archivos de SharePoint, el contenido de OneDrive y otros recursos compartidos. Con Microsoft Search, también puede obtener resultados de búsqueda de Internet.

La Búsqueda de Microsoft está activada de forma predeterminada para todas las aplicaciones de Microsoft compatibles, como parte de Microsoft 365. Aunque no se requiere ninguna configuración, puede mejorar la experiencia general de Búsqueda de Microsoft a través de algunas tareas administrativas básicas. Como administrador debe considerar algunos aspectos que pueden hacer que la experiencia de Búsqueda de Microsoft en su organización sea eficiente e intuitiva.

• Prepárese para administrar Microsoft Search. Un administrador global debe asignar estos roles a los usuarios que pueden administrar la configuración de búsqueda y el contenido de la organización:

  • Administrador de búsqueda. Este rol puede crear y administrar contenido de resultados de búsqueda y definir la configuración de consulta para mejorar los resultados de búsqueda dentro de la organización. El administrador de búsqueda administra la configuración de la Búsqueda de Microsoft y puede realizar todas las tareas de administración de contenido que pueda llevar a cabo un editor de búsqueda.
  • Editor de búsqueda. Crea, administra y elimina contenido para Microsoft Search en el Centro de administración de Microsoft 365. Este rol puede crear y administrar contenido editorial, como las preguntas más frecuentes, respuestas, lugares y ubicaciones importantes, sitios y aplicaciones frecuentemente buscados y usados, entre otras cosas.

  Sugerencia

  Los administradores de búsqueda influyen directamente en la experiencia de búsqueda de los usuarios finales eligiendo los tipos de resultados que desea exponer a los usuarios. Puede resultar difícil para una sola persona elegir y crear contenido relevante para los muchos y diferentes temas que los usuarios buscan en una organización. Microsoft recomienda aprovechar la experiencia y el conocimiento de expertos en la materia (SME) y otros usuarios agregándolos como editores de búsqueda. Actualmente, un administrador global debe asignar los roles de administrador de búsqueda y editor de búsqueda.

• Configurar Búsqueda de Microsoft. Para administrar Microsoft Search desde Centro de administración de Microsoft 365, vaya a Configuración > Buscar & inteligencia.

• Mejore la búsqueda de Microsoft mediante la creación de respuestas. Microsoft Search proporciona a los administradores las herramientas que pueden usar para crear una sólida experiencia de búsqueda para sus usuarios. Puede seleccionar respuestas de diferentes tipos para proporcionar resultados de alta confianza para las búsquedas de los usuarios. Los marcadores son el tipo de respuesta más utilizado. Promueven los mejores resultados posibles para las consultas de los usuarios en la parte superior de los resultados de búsqueda y facilitan a los usuarios encontrar lo que buscan. Por ejemplo:

  • Contenido informativo que está disponible para todos los usuarios, como información sobre la empresa, ayuda para aplicaciones de Windows y Office, etc.
  • Contenido que las personas de la organización buscan generalmente en su trabajo cotidiano.
  • Las búsquedas comunes relacionadas con el trabajo incluyen prestaciones, informes de horas y gastos, envíos de pedidos de compra y cómo obtener ayuda del departamento de TI.