Introducción
Esta unidad presenta la automatización robótica de procesos (RPA) y los casos de uso para los flujos de Microsoft Power Automate para escritorio.
Muchas aplicaciones heredadas no tienen un método para acceder a sus datos o funcionalidades, excepto a través de su interfaz de usuario. Las soluciones de RPA funcionan mediante la generación de una lista de acciones, para lo que capturan los pasos que realiza un usuario en la interfaz de usuario de una aplicación. Posteriormente, la solución de RPA realiza la automatización repitiendo los pasos en la UI de la aplicación, simulando en la práctica las acciones del usuario en el software. La RPA permite la automatización de aplicaciones que no tengan una API que se pueda utilizar para dichas tareas de automatización.
La automatización de procesos robóticos (RPA) ha atraído mucho interés y atención. Al automatizar tareas simples, las soluciones de RPA pueden disminuir costes a la vez que reducen errores.
Problemas de automatización heredados
El análisis del trabajo realizado por los usuarios ha originado las siguientes observaciones estadísticas:
- El 60 por ciento de todas las ocupaciones tienen al menos un 30 por ciento de actividades susceptibles de automatización.
- Casi el 50 por ciento de las actividades laborales a nivel mundial se pueden automatizar utilizando la tecnología actual.
- Los tiempos de recopilación y procesamiento de datos pueden mejorar en un 64 por ciento con la automatización.
Las mejores organizaciones están impulsadas por personas estratégicas y creativas, pero a menudo se ven obligadas a dedicar casi la mitad de su tiempo a tareas repetitivas que podrían automatizarse con la tecnología actual.
Un obstáculo importante en la automatización de sistemas y flujos de trabajo puede ser que las aplicaciones heredadas y otras aplicaciones externas no tengan acceso a datos de API modernos que permitan a herramientas como Microsoft Power Automate incluirlos en sus flujos de nube.
No siempre es posible reemplazar las aplicaciones heredadas debido a la dificultad o al coste de reemplazarlas. Además, muchas aplicaciones heredadas están en el entorno local y puede ser difícil vincularlas a las aplicaciones locales y combinarlas con servicios en la nube en un proceso de automatización de un extremo a otro.
Se han desarrollado muchas soluciones de RPA para resolver este problema. Los flujos de Power Automate para escritorio son la respuesta a este problema.
Automatización con Power Automate
A muchas soluciones de software como servicio (SaaS) se puede acceder con las API de REST modernas a las que se pueden conectar y pueden coordinar las herramientas de automatización como Power Automate con el fin de integrar y automatizar tareas.
Un arquitecto de soluciones puede utilizar Power Automate para crear soluciones innovadoras. Si un conector no está disponible, puede crear un conector personalizado si el servicio tiene una API de REST moderna. Si no hay API disponibles, tendrá flujos de Power Automate para escritorio a su disposición.
El enfoque de Microsoft para la automatización es el siguiente:
- Acelerar la productividad: minimice las tareas repetitivas, manuales y que consumen mucho tiempo, y genere más tiempo para que sus equipos se concentren en el trabajo estratégico.
- Automatizar a escala: permita que todos los miembros de su organización (desde usuarios y desarrolladores profesionales hasta TI) automaticen los flujos de trabajo utilizando conectores para sus aplicaciones y servicios favoritos, tanto locales como basados en la nube.
- Aplicar la automatización inteligente: agilice su forma de trabajar combinando la eficacia de la IA con flujos de trabajo y procesos de negocio automatizados.
- Integrar la automatización de forma más segura: permita que los usuarios finales creen flujos de trabajo automatizados que cumplan con las directivas establecidas y concentren sus recursos de TI especializados en un trabajo estratégico más complejo.
El siguiente diagrama de flujo puede ayudarle a determinar cómo crear su automatización.
Casos de uso para los flujos de Power Automate para escritorio
Los flujos de Power Automate para escritorio automatizan las tareas repetitivas y puede usted puede usar estos flujos de Power Automate para escritorio en varios escenarios. Algunos casos de uso de los flujos de escritorio son los siguientes:
- Procesamiento de facturas: el procesamiento de facturas incluye muchas tareas repetitivas que, si se realizan incorrectamente, pueden provocar retrasos o pagos incorrectos. Por ejemplo, las facturas deben compararse con los pedidos de compra correspondientes. Los flujos de escritorio pueden procesar facturas y realizar automáticamente las comprobaciones de validación necesarias.
- Contratación: los flujos de escritorio podrían recopilar e intercalar solicitudes de varios portales de trabajo en una única lista de candidatos.
- Proceso de incorporación de nuevos usuarios: los nuevos miembros de una organización deben configurarse en muchos sistemas. Si bien puede usar herramientas como Microsoft PowerShell para realizar parte de esta configuración, hay algunas aplicaciones que no disponen de automatización. Los flujos de escritorio se pueden utilizar para agregar usuarios y configurar sus ajustes automáticamente a través de las interfaces de usuario de las aplicaciones.
Rol de arquitecto de soluciones
Mediante el uso de los flujos de escritorio y nube de Power Automate, un arquitecto de soluciones puede diseñar procesos integrales que abarquen servicios en la nube modernos, escritorios heredados y aplicaciones web.
Los arquitectos de soluciones deben buscar oportunidades para la automatización. Las buenas oportunidades presentan las siguientes características:
- Proceso estándar: determine si se comprende bien el proceso y es coherente con la forma en que debe implementarse.
- Alta frecuencia: evalúe si un proceso se ejecuta con frecuencia y si disponemos del ROI suficiente como para invertir ciclos de desarrollo en él.
- Procesos predecibles: compruebe si los resultados son predecibles o si es posible que requieran decisiones por parte de usuarios humanos.
- Propensión a errores humanos: es posible que exista el riesgo de que un humano pueda introducir errores como resultado de llevar a cabo el proceso manualmente. En esta situación, el arquitecto de soluciones debe evaluar si los usuarios pueden realizar fácilmente muchos pasos sin orden.
- Alto riesgo de errores e impacto: determine si existe riesgo o impacto alto de un error que podría mitigarse mediante la automatización.
Los flujos de escritorio tienen muchos usos. Piense en cualquier escenario en el que se requiera el procesamiento de formularios, la extracción de datos de los sistemas o el procesamiento de reclamaciones, donde deban verificarse los datos para su automatización con flujos de escritorio. Si tiene un procesamiento basado en reglas, los flujos de escritorio son un candidato viable para automatizar esos procesos.
Con la incorporación de Power Automate para escritorio, nacen muchos escenarios que no hubieran sido posibles o que habrían resultado difíciles y costosos de implementar.
Los flujos de escritorio también se pueden usar para situaciones en las que haya una API disponible, pero la API no expone todas las operaciones disponibles en la UI de la aplicación. En tales circunstancias, Power Automate para escritorio podría ser la respuesta.
Durante el diseño, el arquitecto de soluciones debe separar los flujos en automatizaciones más pequeñas para no tener una automatización única que abarque todo el proceso. Las razones por las que debería implementar varios flujos más pequeños son:
- Varias personas pueden trabajar en la automatización.
- Es posible que se puedan reutilizar pequeños flujos con pasos comunes.
- La resolución de errores no tiene por qué ser tan sofisticada.
- El mantenimiento es más sencillo.
- La administración de la automatización es más sencilla si falla un paso.