Personalizar formularios y campos
La información que los usuarios ven en los formularios y las listas de Copilot para ventas se basa en las vistas de CRM. Las vistas definen qué columnas se muestran, cómo se ordenan los registros de forma predeterminada y qué filtros predeterminados se aplican. Como cada organización usa los datos de manera diferente, en Copilot para ventas tiene la capacidad de definir qué vista desea usar. No es necesario definir una vista para cada tipo de registro. Para los tipos de registro de cuenta y oportunidad, no es obligatorio. Si decide no seleccionar una vista, se utiliza la vista predeterminada. Sin embargo, para otros tipos de registros, debe seleccionar una vista.
Cuando realiza cambios en las vistas para diferentes tipos de registros, esos cambios se reflejan en las diferentes aplicaciones en las que usa Copilot para ventas. En Outlook, aparecen en el panel Copilot para ventas. En Microsoft Teams, se reflejan en el panel Copilot para ventas; en el chat de Teams, aparecen en las tarjetas adaptables compartidas. Según la aplicación que utilice, puede buscar registros según los diferentes tipos de registros agregados.
Según el sistema CRM al que se conecte, puede modificar los diferentes formularios y vistas. Es importante tener en cuenta que, según el sistema CRM al que se adapte, es posible que se haga referencia a los tipos de registro de manera diferente.
Dynamics 365: se muestra el tipo de registro.
Salesforce: se muestra el objeto.
Descripción de la anotación
Seleccione para personalizar formularios y campos.
Agregue un nuevo tipo de registro personalizado o listo para usar.
Actualice los datos desde CRM.
Agregue tipos de registros a Copilot para ventas.
Utilice la vista CRM para controlar la forma de un tipo de registro.
Puede seleccionar un tipo de registro para ver y editar su configuración.
Agregar un nuevo tipo de registro (objeto de Salesforce)
Como hemos dicho antes, puede agregar tipos de registros listos para usar o personalizados a Copilot para ventas. Por ejemplo, si su organización crea un tipo de registro llamado Proyecto para realizar un seguimiento del proyecto que entrega a los clientes, puede agregarlo a Copilot para ventas. Puede agregar un máximo de 10 tipos de registros (objetos).
Los tipos de registros se definen en la configuración de administración de Copilot para ventas. Seleccione Formularios y decida si desea Agregar un tipo de registro o Agregar un objeto, en función del sistema CRM al que esté conectado.
Cuando seleccione el tipo de registro que desea utilizar, seleccione cualquier relación existente con otros tipos de registro para utilizar. Esto es importante, ya que las relaciones que se seleccionan determinan cómo se muestra el tipo de registro en Copilot para ventas.
Según el tipo de registro que seleccione, puede seleccionar la vista que desea usar.
Para ver un tutorial paso a paso más detallado sobre la definición de tipos de registros, consulte Agregar un nuevo tipo de registro (o un objeto de Salesforce).
Modificar los tipos de registro existentes
Cuando agregue un tipo de registro, puede modificarlo según sus necesidades. Puede hacer cosas como cambiar la vista, agregar o eliminar campos y reordenar campos. Las acciones que puede realizar dependen de si el tipo de registro se basa en una vista CRM o no. Los cambios en la vista detallada se reflejan en el panel Copilot para ventas en Outlook, en el panel Copilot para ventas en Microsoft Teams y en las tarjetas adaptables compartidas del chat de Teams.
Modificar tipos de registros basados en una vista CRM
Cuando un tipo de registro se basa en una vista CRM, debe cambiar la vista CRM para cambiar los campos y el orden en que deben aparecer. Cuando edite la vista según sus necesidades, puede cambiar la vista en la que se basa un tipo de registro eligiendo una vista diferente. Por ejemplo, si solo desea mostrar las cuentas activas, en lugar de todas las cuentas, puede seleccionar una vista que solo muestre las cuentas activas.
Cuando cambie la vista, se borrarán las siguientes configuraciones existentes para el tipo de registro y se establecerán como predeterminadas.
Se eliminarán los campos clave existentes y se establecerán nuevos valores predeterminados.
El comportamiento de la edición para el tipo de registro permanece sin cambios.
Se restablece el comportamiento de edición de los campos. Si el tipo de registro se establece como editable y se selecciona una nueva vista, los campos se vuelven editables.
La selección de una nueva vista en la configuración de administrador de Copilot para ventas se lleva a cabo seleccionando formularios y seleccionando un tipo de registro para el que desea hacer cambios, seleccionando Cambiar.
Ver los filtros utilizados en una vista
En ocasiones, necesita comprender mejor cómo se configura un registro. Por ejemplo, imagine que desea ver la consulta que hay detrás de una vista que solo muestra cuentas activas. Esto le ayuda a tener una comprensión clara de cómo se configura un tipo de registro. Por ejemplo, los criterios de filtrado y ordenación de campos, así como el orden de los campos. La consulta se muestra en modo de solo vista y no puede realizar ningún cambio.
Cuando haya seleccionado el tipo de registro para el que desea ver la consulta, seleccione Ver filtros en la sección Administrar campos.
Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo modificar las vistas para tipos de registro, consulte Modificar tipos de registros en función de una vista CRM.
Modificar tipos de registros que NO estén basados en una vista CRM
A veces, es necesario modificar un tipo de registro que no se basa en una vista CRM. En estos casos, puede seleccionar campos para incluirlos en la vista, así como el orden en el que deben aparecer. Puede agregar hasta 40 campos predefinidos y personalizados a un formulario de registro.
En la configuración de administrador de Copilot para ventas, seleccione Formularios, identifique el tipo de registro al que desea agregar el campo y, en la sección Administrar campos, seleccione Agregar campos.
Eliminar y reordenar campos
En ocasiones, habrá campos específicos que dejen de ser necesarios en un formulario. En esos casos, en la sección Administrar campos, coloque el cursor sobre el campo que desea eliminar del formulario y seleccione Eliminar campo. Además, puede pasar el cursor sobre cualquier campo que desee reordenar y, a continuación, seleccionar las flechas Arriba o Abajo para cambiar el orden en que aparece en la aplicación.
Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo modificar los tipos de registro que no están basados en una vista, consulte Modificar tipos de registros que no estén basados en una vista CRM.
Marcar los campos como obligatorios en Copilot para ventas
A veces, es posible que un campo sea obligatorio en Copilot para ventas, pero no en su sistema CRM. En esos casos, marque estos campos que no son obligatorios en su sistema CRM como obligatorios solo para Copilot para ventas. Los vendedores deben introducir valores para estos campos antes de poder guardar el registro en Copilot para ventas. Si un campo está marcado como obligatorio en CRM, también se marca como obligatorio en Copilot para ventas; no se puede convertir en opcional.
En la configuración de administrador de Copilot para ventas, vaya a Formularios y, en el tipo de registro con el que desea trabajar, en la sección Administrar campos, seleccione Obligatorio para los campos que desea marcar como obligatorios.
Configurar edición de registros y campos
Cuando los vendedores trabajan en Copilot para ventas, pueden encontrarse situaciones en las que sería útil poder editar registros directamente desde la aplicación. Las organizaciones pueden permitir a los vendedores no solo editar registros, sino también controlar qué campos pueden editar directamente en Copilot para ventas.
De manera preconfigurada, solo son editables los contactos. Si desea permitir la edición de otros registros, debe activar la opción para permitir la edición. Esto se hace desde Formularios, seleccionando la opción Editar registros dentro de Copilot para ventas.
Configurar nueva creación de registros
Además de permitir que los usuarios editen registros, también puede permitir que los vendedores creen nuevos registros desde Copilot para ventas. Debe seleccionar el tipo de registro para el que desea configurar la creación de un nuevo registro.
En la sección Creación de registros, seleccione una de las siguientes opciones (o ambas).
Crear nuevos registros dentro de Copilot para ventas: permite a los vendedores crear nuevos registros en línea, directamente en Copilot para ventas.
Crear nuevos registros abriendo (CRM) desde un vínculo: permita que los vendedores creen nuevos registros en CRM abriendo un vínculo en un navegador.
Seleccionar campos clave para la minivista
Cada tipo de registro tiene una minivista que muestra información limitada cuando se contrae o se muestra en una lista. La minivista incluye un título fijo y dos campos de subtítulos configurables. Los campos disponibles en la minivista son los que están disponibles en la vista detallada. La configuración de campos clave afecta al comportamiento de búsqueda en el complemento de Copilot para ventas en Outlook.
Puede identificar qué campos desea utilizar para la minivista en la sección Campos clave.
