Actualizar atributos en Viva Glint

Después de la configuración inicial de atributos en Microsoft Viva Glint, use esta guía para agregar nuevos atributos, cambiar el nombre de los atributos, administrar atributos del sistema derivados y opcionales y actualizar la visibilidad de los atributos en la plataforma. Los nuevos atributos y sus valores solo se aplican a los resultados futuros de la encuesta.

Adición de nuevos atributos a Viva Glint

Para agregar nuevos atributos a la configuración de Viva Glint desde el panel de administración:

1. Seleccione el símbolo Configuración y, en la sección Empleados, elija Personas.

2. Seleccione Importar y, a continuación, Nuevo esquema de usuario o Atributo Novedades.

   

3. Cargue el conjunto de datos con todos los atributos existentes y el nuevo atributo.

   Nota:

   El archivo cargado debe contener la fila de encabezado de atributo y al menos una fila de datos de empleado que se alineen con el formato actual.

4. Seleccione Continuar.

5. Si se incluyen fechas en el archivo, seleccione Hay campos de fecha y, a continuación, el formato de fecha adecuado en el menú desplegable.

   Nota:

   Esta selección debe ser el formato de fecha existente en los datos de los empleados.

6. Obtenga una vista previa de los datos y confirme que ve los nuevos atributos.

   

7. Seleccione Continuar.

8. La página Configuración de atributos muestra los atributos requeridos, derivados, opcionales y de jerarquía actuales. Si el campo recién agregado es obligatorio, derivado o un atributo del sistema opcional, realice la selección en la sección adecuada. Seleccione Continuar.

   Nota:

   Los niveles de grupo de jerarquía y la asignación no se pueden cambiar después de la configuración inicial. Los administradores de Viva Glint pueden cambiar los nombres de jerarquía y nivel de jerarquía después de la configuración inicial.

9. Revise los atributos recién agregados y seleccione Continuar.

10. Elija Guardar atributos e importar datos de empleados o Guardar atributos y descartar datos de empleados.

    Sugerencia

    Al agregar nuevos atributos, elija la opción Guardar atributos y descartar datos de empleados para guardar la configuración como preparación para futuras importaciones.

11. Seleccione Guardar o Volver para realizar más modificaciones.

Editar nombres de atributo

Use las instrucciones siguientes para cambiar el nombre de los atributos antes de actualizar los archivos de datos de los empleados para que sigan importando sin problemas.

Desde el panel de administración:

1. Seleccione el símbolo Configuración y, en la sección Empleados, elija Personas.

2. Seleccione Acciones y, después, Administrar atributos de usuario.

3. Seleccione los puntos suspensivos correspondientes en el extremo derecho del atributo en la fila Atributos activos .

4. Seleccione Cambiar nombre de atributo.

5. Escriba el nuevo nombre en el campo Nombre de atributo y seleccione Cambiar nombre.

   

   Precaución

   Use este método si los datos subyacentes siguen siendo los mismos, pero el nombre del campo cambió en el sistema. La reasignación de etiquetas de nombre de atributo puede crear problemas en la generación de informes. En su lugar, cree un nuevo atributo.

   Por ejemplo, si Department cambia a Team y los valores de esa columna también cambian, agregue un nuevo atributo Team y no cambie el nombre de Department a Team.

Eliminación de un atributo

La eliminación de un atributo lo quita permanentemente de Viva Glint. Antes de la eliminación, Viva Glint comprueba si el atributo se usa en áreas que podrían afectar a encuestas, permisos o acceso de usuario.

Si el atributo se usa en escenarios de alto impacto, la eliminación se bloquea hasta que se quitan esas dependencias. Si el atributo no se usa activamente o solo se usa en escenarios de bajo impacto, se permite la eliminación.

1. Seleccione el icono Configuración y, en Empleados, elija Personas.
2. Seleccione Acciones y, a continuación, seleccione Administrar atributos de usuario.
3. En Atributos activos, seleccione los puntos suspensivos (...) a la derecha del atributo.
4. Seleccione Eliminar atributo.

Viva Glint comprueba si el atributo se usa en la plataforma.

• Si el atributo no se usa o solo se usa en escenarios de bajo impacto, la eliminación continúa.
• Si el atributo se usa en escenarios de alto impacto, la eliminación se bloquea y debe quitar las dependencias para poder eliminar el atributo.

Los escenarios bloqueados y de advertencia se describen en las secciones siguientes.

Escenarios que bloquean la eliminación

No se puede eliminar un atributo si se usa actualmente en cualquiera de los escenarios siguientes. Complete la acción necesaria y vuelva a intentar eliminar el atributo.

Se usa en un atributo derivado

El atributo se usa para calcular grupos de tenencia, grupos de edad o un atributo derivado personalizado.

Qué hacer

1. Vaya a Personas>Administrar atributos de usuario Atributos>derivados.
2. Quite la asignación de atributos derivados o seleccione un atributo de origen diferente desde el que calcular el atributo derivado.
3. Para quitar o ajustar atributos derivados personalizados, póngase en contacto con el soporte técnico.

Se usa en atributos opcionales del sistema

El atributo se usa para calcular el idioma de la encuesta, el idioma del panel, la zona horaria del usuario o el correo electrónico personal.

Qué hacer

1. Vaya a Personas>Administrar atributos de usuario Atributos opcionales>del sistema.
2. Quite la asignación o seleccione un atributo diferente desde el que sincronizar.

Se usa en las reglas de atributos de rol de usuario

El atributo se usa para definir qué usuarios pertenecen a un rol.

Qué hacer

1. Vaya a Roles de usuario.
2. Abra el rol y, a continuación, seleccione Agregar o editar empleados.
3. Seleccione Reglas de atributo y quite o reemplace el atributo.

Se usa en permisos de rol de usuario

El atributo se usa para definir el acceso de equipo para un rol.

Qué hacer

1. Vaya a Roles de usuario.
2. Abra el rol y seleccione Permisos.
3. En Access, seleccione un atributo diferente para el acceso basado en atributos o elija otra opción de acceso.

Se usa para el acceso a encuestas basadas en atributos

El atributo se usa para el acceso a la encuesta basada en atributos.

Qué hacer

• Vaya a Configuración Configuración>general>Engage detalles de la encuesta.
• Quite el atributo del acceso a la encuesta basada en atributos.

Se usa en listas de distribución

El atributo se usa para definir la pertenencia a la lista de distribución.

Qué hacer

1. Vaya a Listas de distribución de configuración>.
2. Actualice todas las listas de distribución que usan reglas de atributo y quite el atributo.

Se usa en preguntas de encuestas en directo

El atributo se usa como una macro en una pregunta en una encuesta en directo.

Qué hacer

1. Quite la macro del texto de la pregunta o Espere hasta que se cierre la encuesta y, a continuación, elimine el atributo.

Se usa en la biblioteca de preguntas

El atributo se usa como una macro en una pregunta que no forma parte de una encuesta activa.

Qué hacer

1. Vaya a Biblioteca de preguntas.
2. Edite la pregunta y quite la macro del texto de la pregunta.

Se usa en los programas de ciclo de vida de los empleados (ELC)

El atributo se usa para desencadenar una encuesta del ciclo de vida de los empleados.

Qué hacer

1. Vaya a Programas de encuesta.
2. Abra el programa ELC y seleccione Distribución.
3. Elija un atributo de empleado diferente.

Se usa en el acceso personalizado

El atributo se usa para definir el acceso de administrador, el acceso al área de enfoque o el acceso a datos de encuesta.

Qué hacer

1. Vaya a Roles de usuario o Personas.
2. Para el acceso personalizado complejo (reglas de acceso por usuario), exporte el archivo CSV para identificar y actualizar usuarios individualmente.
3. el acceso Administración y área de enfoque no se puede exportar actualmente. Si el atributo se usa para el acceso Administración o área de enfoque, debe revisar cada usuario afectado y quitar el acceso individualmente.

Escenarios que permiten la eliminación (con advertencias)

Se le notificará si el atributo se usa en los escenarios siguientes, pero la eliminación no está bloqueada.

Se usa en atributos de informe

El atributo se quita de todos los informes históricos. Ya no está disponible para filtros de informe, secciones o filtros de comentarios.

Se usa en preguntas o informes históricos de encuestas

El texto de la macro se convierte en estático y no se ve afectado por la eliminación.

Se usa en las notificaciones por correo electrónico

El texto de la macro se quita de las plantillas de correo electrónico.

Se usa para las alertas

El atributo está oculto en los informes de alertas. Las alertas se regeneran en una fase posterior.

Se usa en comparaciones internas de pruebas comparativas

El atributo se quita de las comparaciones de pruebas comparativas y ya no se puede seleccionar.

Después de eliminar el atributo

Una vez completada la eliminación:

• El atributo se quita del esquema y ya no aparece en Viva Glint.
• Todos los datos asociados al atributo se eliminan de los informes históricos.
• Los usuarios no pueden filtrar informes o comentarios por el atributo ni usarlos como una sección de informe.

Administrar atributos derivados

Viva Glint calcula los valores de atributo en función de los datos enviados en el archivo de atributos del empleado.

Para editar intervalos de atributos derivados personalizados después de la configuración inicial:

1. Seleccione el símbolo Configuración y, en la sección Empleados, elija Personas.
2. Seleccione Acciones y, a continuación, Administrar atributos de usuario.
3. En la sección Atributos derivados , seleccione Administrar atributos derivados.
4. Active la casilla situada junto al atributo derivado que desea editar o agregar.
   1. Para deshabilitar un atributo derivado: anule la selección de la casilla situada junto al campo deseado.
   2. Para habilitar un atributo derivado: active la casilla situada junto al campo deseado y elija un campo de los datos en el menú desplegable Calcular desde .
   3. Para actualizar el campo usado para crear un atributo derivado: active la casilla situada junto al campo deseado y elija un nuevo campo en el menú desplegable Calcular desde .
   4. Para actualizar los intervalos de valores de atributo: seleccione la opción Personalizar intervalos junto al campo deseado y personalice los intervalos.

Administrar atributos opcionales del sistema

Elija cómo y cuándo Viva Glint se comunica con los empleados mediante la asignación de idioma, zona horaria y correos electrónicos personales a los campos de Viva Glint.

Para editar los atributos opcionales del sistema después de la configuración inicial:

1. Seleccione el símbolo Configuración y, en la sección Empleados, elija Personas.
2. Seleccione Acciones y, a continuación, Administrar atributos de usuario.
3. En la sección Atributos opcionales del sistema , seleccione Administrar atributos opcionales del sistema.

   1. Para deshabilitar un atributo opcional del sistema: anule la selección de la casilla situada junto al campo deseado.

   2. Para habilitar un atributo de sistema opcional: active la casilla situada junto al campo deseado y elija un campo de los datos en el menú desplegable Sincronizar desde .

   3. Para actualizar el campo asignado a un atributo de sistema opcional: active la casilla situada junto al campo deseado y elija un nuevo campo en el menú desplegable Sincronizar desde .

      

Administración de grupos de jerarquías

Use las siguientes instrucciones para administrar los atributos de jerarquía antes de actualizar los archivos de datos de los empleados para que continúen importando sin problemas. Siga estos pasos para actualizar los nombres de grupo o nivel de jerarquía, agregar nuevas jerarquías o editar los niveles de jerarquía existentes.

Cambiar el nombre de los atributos de jerarquía

Para cambiar el nombre de un grupo de jerarquía:

1. Seleccione el símbolo Configuración y, en la sección Empleados, elija Personas.

2. Seleccione Acciones y, a continuación, Administrar atributos de usuario.

3. En la sección Grupos de jerarquía , vaya a la jerarquía a la que desea cambiar el nombre.

4. Seleccione los puntos suspensivos junto al grupo de jerarquías y elija Editar grupo de jerarquías.

5. En el cuadro de diálogo que aparece, edite el campo Nombre del grupo jerarquía .

6. Seleccione Guardar cambios.

   

Para cambiar el nombre de los niveles de jerarquía:

1. Seleccione el símbolo Configuración y, en la sección Empleados, elija Personas.

2. Seleccione Acciones y, a continuación, Administrar atributos de usuario.

3. En la sección Grupos de jerarquía , vaya a la jerarquía que tiene los niveles a los que desea cambiar el nombre.

4. Seleccione los puntos suspensivos junto al grupo de jerarquías y elija Editar grupo de jerarquías.

5. En el cuadro de diálogo que aparece, edite los campos Nivel de la sección Niveles de jerarquía.

6. Seleccione Guardar cambios.

   

   Precaución

   Use este método si los datos subyacentes siguen siendo los mismos, pero el nombre del nivel de jerarquía cambia en el sistema. La reasignación de etiquetas de nombre de atributo puede crear problemas en la generación de informes. Por ejemplo, cambie el nombre de un nivel "Department" a "Team" solo si los valores de la columna siguen siendo los mismos.

Adición de una jerarquía

Para agregar un nuevo grupo de jerarquías:

1. Seleccione el símbolo Configuración y, en la sección Empleados, elija Personas.

2. Seleccione Acciones y, a continuación, Administrar atributos de usuario.

3. En la sección Grupos de jerarquía , seleccione + Agregar grupo de jerarquía.

4. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre de grupo De jerarquía.

   

5. Seleccione + Agregar nivel para agregar tantos niveles como sea necesario, hasta 10.

6. Junto a cada nivel, escriba un nombre.

7. Seleccione Crear.

Editar niveles de jerarquía

1. Seleccione el símbolo Configuración y, en la sección Empleados, elija Personas.

2. Seleccione Acciones y, a continuación, Administrar atributos de usuario.

3. En la sección Grupos de jerarquía , seleccione los puntos suspensivos junto al grupo de jerarquías para editar y elija Editar grupo de jerarquías.

4. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione un nombre de nivel para editar o use la opción + Agregar nivel para agregar un nuevo nivel más bajo.

   

5. Escriba un nombre para los nuevos niveles.

6. Seleccione Guardar cambios.

   Precaución

   Cambie el nombre de los niveles solo si los datos subyacentes siguen siendo los mismos, pero el nombre del nivel de jerarquía cambia en el sistema. La reasignación de etiquetas de nombre de atributo puede crear problemas en la generación de informes. Por ejemplo, cambie el nombre de un nivel "Department" a "Team" solo si los valores de la columna siguen siendo los mismos.

Eliminar jerarquías

Las estructuras de jerarquía y los atributos de jerarquía no se pueden eliminar en este momento.

Actualización de la visibilidad de atributos personalizados

Use la opción Visibilidad para editar si aparece un atributo personalizado:

• En el perfil de un usuario seleccionado en la página Personas.
• En las exportaciones de usuarios en un ciclo de encuesta.
• En las exportaciones de destinatarios de la encuesta descargadas de la sección Distribución de los programas de encuesta.

Para editar la visibilidad de un atributo personalizado:

1. Seleccione el símbolo Configuración y, en la sección Empleados, elija Personas.

2. Seleccione Acciones y, a continuación, Administrar atributos de usuario.

3. En la sección Atributos activos , seleccione los puntos suspensivos del atributo personalizado deseado y elija Editar atributo.

   Nota:

   La configuración de visibilidad no es editable para los atributos Requerido o Jerarquía.

4. Cambie el botón de alternancia Visibilidad a Activado o Desactivado para mostrar u ocultar el atributo.

5. Seleccione Guardar.

   

Para conceder a un rol de usuario acceso a atributos personalizados recién visibles, seleccione el símbolo configuración y, a continuación, en la sección Empleados , elija Roles de usuario. Seleccione los atributos de informe de un rol y realice selecciones para el atributo recién visible. Obtenga más información sobre la configuración del rol de usuario.