Exporter les résultats de la recherche dans eDiscovery

Après avoir exécuté une recherche associée à un cas eDiscovery (préversion), vous pouvez exporter les résultats de la recherche. Lorsque vous exportez des résultats de recherche, vous téléchargez des éléments de boîte aux lettres dans des fichiers PST ou sous forme de messages individuels. Lorsque vous exportez du contenu à partir de sites SharePoint et OneDrive, vous exportez des copies de documents Office natifs et d’autres documents. Lorsque vous exportez des éléments, vous préparez les éléments pour le téléchargement en fonction des options d’exportation que vous définissez. Vous pouvez surveiller la progression de l’exportation et télécharger les résultats à partir de la page Gestionnaire de processus . Les exportations plus volumineuses peuvent prendre plus de temps.

Pour en savoir plus sur les nouvelles améliorations apportées à l’exportation eDiscovery et la mise hors service de l’outil d’exportation eDiscovery Microsoft Office 365, case activée la vidéo suivante :

Exporter les résultats de la recherche

Pour exporter les résultats de la recherche, procédez comme suit :

1. Accédez au portail Microsoft Purview et connectez-vous avec les informations d’identification d’un compte d’utilisateur affecté à des autorisations eDiscovery.

2. Sélectionnez la solution eDiscovery carte, puis sélectionnez Cas.

3. Sélectionnez un cas, puis sélectionnez l’onglet Recherches . Sélectionnez une requête de recherche à exporter.

4. Dans la requête de recherche, sélectionnez Exporter.

5. Dans le volet volant Exporter , configurez les options d’exportation.

6. Entrez un nom pour l’exportation dans Nom de l’exportation. Ce champ est obligatoire.

7. Dans Description de l’exportation, entrez une description facultative pour l’exportation.

8. Dans Options de configuration de la source à l’échelle du locataire, configurez la source à l’échelle du organization « Toutes les personnes et groupes » pour inclure un ou plusieurs types d’utilisateurs ou de contenu :

   • « Toutes les personnes et groupes » doit inclure des utilisateurs locaux et sans licence
   • « Toutes les personnes et groupes » doit inclure les utilisateurs invités
   • « Toutes les personnes et groupes » doit inclure des canaux Teams partagés
   • « Toutes les personnes et tous les groupes » doit inclure les utilisateurs partis

9. Dans Sélectionner les éléments à inclure dans votre exportation, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Éléments indexés qui correspondent à votre requête de recherche : cette option exporte uniquement les éléments indexés correspondant à la requête.

   • Éléments indexés qui correspondent à votre requête de recherche et éléments partiellement indexés qui peuvent ne pas correspondre à la requête : cette option exporte uniquement les éléments indexés correspondant à la requête et les éléments partiellement indexés ou non indexés qui peuvent ne pas correspondre complètement à la requête.

   • Éléments partiellement indexés qui peuvent ne pas correspondre à la requête : cette option exporte uniquement les éléments partiellement indexés ou non indexés qui peuvent ne pas correspondre complètement à la requête.

     Pour ces options, y compris les éléments partiellement indexés, vous pouvez étendre davantage les éléments partiellement indexés en sélectionnant Exclure les éléments partiellement indexés dans des emplacements sans accès à la recherche. Une fois cette option sélectionnée, seuls les éléments partiellement indexés à partir de l’emplacement où il y a déjà un accès indexé sont retournés. En outre, vous pouvez utiliser l’option pour effectuer une indexation avancée sur des éléments partiellement indexés. En savoir plus sur l’indexation avancée dans eDiscovery.

10. Dans la section Éléments OneDrive et SharePoint , sélectionnez l’une des options de document suivantes :

    • Sélectionner les versions de document : spécifiez le nombre de versions de documents SharePoint à exporter. Les valeurs sont Dernière version uniquement, Versions récentes 10, Versions récentes 100, Toutes les versions.
    • Sélectionner des éléments de dossier : exporter des éléments à l’intérieur des sous-dossiers d’un dossier correspondant. Choisissez Inclure uniquement les éléments qui correspondent à la requête de recherche ou Tous les éléments du dossier (même s’ils ne correspondent pas à la requête de recherche).
    • Sélectionner des éléments dans des listes et des pièces jointes (extension de liste) : exporter les fichiers joints à des listes SharePoint et leurs éléments enfants. Choisissez Tous les éléments de la liste SharePoint si un élément correspond à une requête de recherche. Le cas échéant, sélectionnez Inclure les pièces jointes de liste.

11. Dans la section Messages et éléments associés des boîtes aux lettres et Exchange Online, sélectionnez une ou plusieurs des options suivantes :

    • Organiser la conversation en transcription HTML : les messages de conversation contextuels sont threadés dans des transcriptions HTML pour faciliter l’examen et la gestion.

    • Inclure teams et Viva Engage conversations : incluez les messages publiés dans une fenêtre de 12 heures avant et après chaque élément réactif.

    • Accéder aux liens (pièces jointes cloud) dans les messages : collectez des éléments à partir de liens vers SharePoint ou OneDrive.

      Importante

      L’inclusion de pièces jointes cloud augmente la taille et la quantité de vos résultats exportés. Les éléments chiffrés n’ont pas d’entités incorporées extraites, y compris les pièces jointes. Pour collecter des pièces jointes cloud à partir de canaux partagés dans Teams, le site SharePoint de canal partagé doit être inclus dans la recherche afin d’inclure les pièces jointes cloud.

      Pour améliorer les performances d’exportation, réduisez la taille de l’exportation en utilisant des plages de dates ou d’autres types de filtres pour réduire la taille totale des résultats de la recherche. Si une exportation s’exécute pendant plus de sept jours sans être terminée, elle s’annule automatiquement. Pour éviter l’annulation, divisez les exportations en lots plus petits.

      Lors de la recherche d’e-mails ou d’autres contenus de boîte aux lettres pouvant inclure des pièces jointes cloud, le lien de pièce jointe cloud vers un emplacement de stockage dans SharePoint ou OneDrive doit être considéré comme des pièces jointes du fichier message plutôt que comme des documents distincts.

      Ce comportement est similaire à la façon dont une recherche retourne des e-mails avec des pièces jointes locales incorporées. Ces pièces jointes sont récupérées comme si elles faisaient partie des e-mails. Les limites de conformité pour SharePoint ou OneDrive ne sont pas reflétées dans la collection de pièces jointes cloud incluses dans les messages réactifs.

      Sélectionnez une version pour les liens d’accès. Les valeurs sont Dernière version uniquement, Versions récentes 10, Versions récentes 100, Toutes les versions.

      Importante

      Si vous avez activé les versions en tant que fonctionnalité partagée, cette opération récupère la version du document lorsqu’il a été partagé.

12. Dans la section Type d’exportation , choisissez l’une des options suivantes :

    • Rapport d’exportation d’éléments uniquement : seuls le résumé et le rapport d’élément sont créés. Les différentes options d’organisation des données, de la structure des dossiers et des chemins d’accès, des chemins de condensation et d’autres structures sont masquées.
    • Exporter des éléments avec le rapport d’éléments : cette option exporte les éléments avec le rapport d’élément. D’autres options de format d’exportation sont disponibles avec cette option dans la section Format d’exportation .

13. Dans la section Format d’exportation , choisissez l’une des options suivantes :

    • Créer des fichiers PST pour les messages : cette option crée des fichiers .pst pour les messages.
    • Créer des fichiers .msg pour les messages : cette option crée des fichiers .msg pour les messages.

14. Dans la section Paramètres de taille du package, configurez la taille maximale du package d’exportation créée par le processus d’exportation.

    1. Si vous sélectionnez Créer des fichiers PST pour les messages à l’étape précédente, définissez la taille maximale du package PST sur 1 Go, 2 Go, 5 Go (par défaut) ou 10 Go.
    2. Définissez la taille maximale du package .zip sur 2 Go, 10 Go (par défaut), 20 Go ou 40 Go. La taille maximale du package .zip doit être identique ou supérieure à la taille maximale du package PST pour contenir les fichiers PST dans .zip packages lors du téléchargement.

15. Sélectionnez une ou plusieurs des options de package de sortie suivantes. Pour plus d’informations sur chaque option, consultez Options d’exportation de package.

    • Organiser les données de différents emplacements dans des dossiers ou des fichiers PST distincts : cette option organise les données dans des dossiers distincts pour chaque emplacement de données. Lors de l’exportation du contenu de la boîte aux lettres, les éléments de la boîte aux lettres principale et des boîtes aux lettres d’archivage associées (y compris plusieurs archives) fusionnent en un seul fichier PST, même si cette option d’exportation est sélectionnée.
    • Inclure le dossier et le chemin d’accès de la source : cette option inclut la structure de chemin d’accès de dossier et de dossier d’origine pour les éléments.
    • Condenser les chemins d’accès de 256 caractères : cette option condense le chemin d’accès au dossier de chaque élément à 256 caractères ou moins.
    • Donnez un nom convivial à chaque élément : cette option crée un nom convivial pour chaque élément.

16. Cliquez sur Exporter.

17. Lorsque le processus d’exportation démarre, une boîte de dialogue de confirmation s’affiche. Sélectionnez OK pour continuer.

Pour plus d’informations sur les types de fichiers d’exportation et les champs de rapport item.csv, consultez Champs de métadonnées de document dans eDiscovery.

Options d’exportation de package

Les options d’exportation de package contrôlent la façon dont le contenu est empaqueté dans des packages d’exportation téléchargeables. En fonction de vos besoins et du processus post-exportation qu’un utilisateur eDiscovery doit effectuer, vous pouvez ajuster ces options.

Organiser les données à partir de différents emplacements dans des dossiers ou des fichiers PST distincts

Ce paramètre contrôle si le contenu exporté est regroupé par sa source d’origine. Ce regroupement inclut des boîtes aux lettres spécifiques ou des sites OneDrive ou SharePoint spécifiques, ou combine ces éléments dans un seul conteneur.

Pour les éléments de boîte aux lettres Exchange

• Sélectionné : le contenu de chaque boîte aux lettres est exporté dans un fichier PST distinct nommé d’après la boîte aux lettres (par exemple, john.doe@contoso.com.pst).
• Non sélectionné : tout le contenu de la boîte aux lettres dans les sources de données sélectionnées est fusionné dans un seul fichier PST (par exemple, exchange.pst), sous réserve de la limite de taille PST maximale. Si les données combinées dépassent cette limite, des PST supplémentaires sont créés.

Pour les éléments OneDrive et SharePoint

• Sélectionné : le contenu est exporté dans des dossiers distincts par site. Chaque dossier est nommé d’après le site et tous les fichiers de ce site sont placés dans chaque dossier pour conserver les organization au niveau du site.
• Non sélectionné : tout le contenu est exporté dans un seul dossier, quel que soit le site d’origine. Utilisez le items.csv pour comprendre l’emplacement source d’origine et d’autres métadonnées pertinentes pour l’élément.

Inclure le dossier et le chemin d’accès de la source

Ce paramètre détermine si l’exportation conserve la structure de dossiers d’origine de la source. La source est le dossier dans lequel les éléments se trouvent dans une boîte aux lettres Exchange ou un site OneDrive et SharePoint.

Pour les éléments de boîte aux lettres Exchange

• Sélectionné : le PST exporté conserve la hiérarchie de dossiers complète de la boîte aux lettres. Par exemple, si un message se trouve dans la boîte de réception > Legal > Q2, ce chemin exact est conservé à l’intérieur du pst. Cette structure permet aux réviseurs de comprendre le contexte d’origine et les organization du contenu.
• Non sélectionné : tous les messages sont aplatits à la racine du fichier PST, sans structure de dossiers conservée. Bien que les messages soient toujours exportés, l’emplacement d’origine dans la boîte aux lettres est perdu dans le contenu lui-même. Pour trouver le chemin d’accès d’origine de l’élément, passez en revue le rapportitems.csv en cours.

Dans les deux cas, le processus d’exportation crée un fichier PST par boîte aux lettres si vous sélectionnez l’option Organiser les données de différents emplacements dans des dossiers distincts ou des fichiers PST . L’option Inclure le dossier et le chemin d’accès de la source affecte uniquement la structure de dossiers internes au sein de chaque PST.

Pour les éléments OneDrive et SharePoint

• Sélectionné : les fichiers sont exportés avec le chemin d’accès complet au dossier conservé. Par exemple, si un fichier est stocké dans les contrats > juridiques > du service > Proposal.docx, le chemin d’accès entier est recréé dans le package d’exportation pour ce fichier. Cette structure reflète la structure de site d’origine dans laquelle se trouve le fichier.
• Non sélectionné : tous les fichiers d’un site sont placés directement dans un dossier unique pour ce site, sans sous-dossiers. Par exemple, si un fichier est stocké dans les contrats > juridiques > du service > Proposal.docx, le chemin d’accès est Éléments > SharePoint > Proposal.docx. Cette structure aplatit la hiérarchie de dossiers et peut combiner des fichiers de différents dossiers. Pour trouver la structure de dossiers d’origine de l’élément, passez en revue le rapportitems.csv en cours.

Condenser les chemins d’accès pour qu’ils s’ajustent à 259 caractères

Ce paramètre permet d’éviter les erreurs de décompression provoquées par des chemins d’accès de fichiers longs lors de l’exportation, en particulier lors de l’exportation de contenu à partir de sites OneDrive et SharePoint où les éléments sont profondément imbriqués dans de nombreuses couches de dossiers.

Les sites OneDrive et SharePoint peuvent avoir des structures de dossiers profondément imbriquées et des noms de fichiers longs. Lorsque vous exportez du contenu avec l’option de conservation de la structure des dossiers et des chemins d’accès sélectionnée, les chemins d’accès obtenus peuvent dépasser la limite de 259 caractères du système de fichiers Windows. Cette limite peut entraîner le message d’erreur suivant lors de la décompression du package d’exportation :

The file name(s) would be too long for the destination folder. You can shorten the file name and try again.

Pour éviter ce problème, utilisez cette option si nécessaire :

• Sélectionné : le processus d’exportation tronque automatiquement les chemins d’accès des dossiers (en raccourcissant les noms de dossiers ou en réduisant les dossiers intermédiaires) afin que la longueur totale du chemin d’accès de chaque fichier reste dans la limite de 259 caractères. Ce paramètre permet de s’assurer que le package d’exportation peut être décompressé et accessible sans erreur.
• Non sélectionné : le chemin complet du dossier d’origine est conservé. Bien que ce paramètre conserve la représentation la plus précise de la structure source, il augmente le risque d’atteindre la limite de longueur de chemin, en particulier pour les éléments OneDrive et SharePoint profondément imbriqués.

Donnez un nom convivial à chaque élément

Ce paramètre contrôle si l’élément d’exportation utilise son nom convivial d’origine ou le GUID unique généré par eDiscovery.

Pour les éléments de boîte aux lettres Exchange

Lors de l’exportation en tant que fichier .msg :

• Sélectionné : le fichier .msg exporté utilise l’objet de l’e-mail.
• Non sélectionné : le fichier .msg exporté utilise un GUID généré par le système.

Pour les éléments OneDrive et SharePoint

• Sélectionné : les fichiers sont exportés à l’aide des noms de fichiers d’origine. Par exemple, un fichier nommé Q2_Budget_Plan.docx dans SharePoint est exporté avec exactement le même nom dans le package d’exportation.

  • Si plusieurs fichiers portent le même nom et que la structure des dossiers n’est pas conservée (l’option Inclure le dossier et le chemin d’accès de la source n’est pas sélectionnée), cette situation peut entraîner des conflits de noms de fichiers dans le dossier d’exportation. Si cela se produit, le suffixe est ajouté aux noms de fichiers en conflit pour différencier les fichiers.

  • Lors de l’exportation de versions, les noms conviviaux incluent des suffixes de version pour faire la distinction entre les versions du fichier. Par exemple, Project Plan.docx, Project Plan_v1.docxet Project Plan_v2.docx.

• Non sélectionné : les fichiers sont exportés à l’aide d’identificateurs générés par le système. Cette approche garantit l’unicité et évite les conflits de nommage. Par exemple, project Plan.docx peut être nommé b7f3a9c2-4e1e-4c9a-9f3e-2a1d8e7f9c1a.docx dans le package d’exportation. Utilisez le rapportitems.csv en cours pour mettre en corrélation le titre d’origine et d’autres métadonnées pertinentes pour le fichier.

Afficher le processus d’exportation status

Pour afficher la progression de l’exportation dans le gestionnaire de processus, sélectionnez Gestionnaire de processus et Processus d’exportation . Vous pouvez suivre le processus status et télécharger des packages d’exportation.

L’onglet Vue d’ensemble affiche une barre de progression qui affiche le status actuel, le nombre d’emplacements et le nombre d’éléments pour l’exportation. Une estimation de l’achèvement et le temps écoulé actuel sont affichés en heures, minutes et secondes. L’onglet Vue d’ensemble contient également les informations d’exportation suivantes :

• Nom : nom de l’exportation.
• Terminé : date et heure UTC auxquelles le processus d’exportation s’est terminé.
• Durée : durée du processus d’exportation.
• État : status actuelle du processus d’exportation.
• Type de processus : valeur du type de processus d’exportation .
• Créé : date et heure UTC auxquelles l’exportation a été créée.
• Créé par : l’utilisateur qui a créé l’exportation.

L’onglet Paramètres affiche un résumé des options d’exportation que vous avez sélectionnées pour le processus d’exportation.

Affichage des exportations terminées à partir d’une recherche

Pour afficher une liste et des détails sur les exportations terminées à partir d’une recherche, sélectionnez l’onglet Exportations dans un cas. Sous l’onglet Exportations , vous voyez les détails suivants pour chaque processus d’exportation :

• Nom de l’exportation : nom de l’exportation.
• État : status actuelle du processus d’exportation.
• Nom de l’ensemble de révision : nom du jeu de révision à partir duquel l’exportation a été créée (lorsque l’exportation est créée à partir d’un jeu de révision).
• Nom de la recherche : nom de la recherche à partir de laquelle l’exportation a été créée (lorsque l’exportation est créée à partir d’une recherche).
• Créé : date et heure UTC auxquelles l’exportation a été créée.
• Terminé : date et heure UTC auxquelles l’exportation a été effectuée.
• Durée : durée du processus d’exportation.
• Créé par : l’utilisateur qui a créé le processus d’exportation.

Pour supprimer une exportation créée à partir d’une recherche, procédez comme suit :

1. Dans un cas, sélectionnez l’onglet Exportations .
2. Sélectionnez une exportation terminée à partir d’une recherche précédente. Les exportations en cours ne peuvent pas être supprimées.
3. Sélectionnez les points de suspension en fonction du nom de l’exportation, puis sélectionnez Supprimer.
4. Dans la boîte de dialogue Supprimer l’exportation , sélectionnez Oui.

Exporter des packages

Une fois le processus d’exportation terminé, vous pouvez télécharger les packages d’exportation. La section Exporter les packages sous l’onglet Vue d’ensemble répertorie les packages d’exportation et affiche le nom et la taille du package. Pour télécharger un package, sélectionnez-le, puis Sélectionnez Télécharger les packages.

Bonnes pratiques pour télécharger des packages d’exportation

Pour garantir une expérience de téléchargement fluide, tenez compte des meilleures pratiques suivantes :

• Autoriser les fenêtres contextuelles à partir de Microsoft Purview : le processus de téléchargement déclenche une fenêtre contextuelle. Vérifiez que votre navigateur est configuré pour autoriser les fenêtres contextuelles à partir du site Microsoft Purview. Par exemple, consultez les instructions sur la configuration des fenêtres contextuelles sur Microsoft Edge.

• Vérifiez les paramètres de téléchargement automatique de votre navigateur : si le paramètre Téléchargements automatiques est configuré sur Demander ou Bloquer, il peut empêcher le téléchargement simultané de plusieurs fichiers. Pour les téléchargements de package d’exportation, configurez ce paramètre sur Autoriser ou ajuster les autorisations pour le site portail Microsoft Purview. Pour le navigateur Microsoft Edge, accédez à Paramètres>Confidentialité, recherche et services> Autorisations >du siteToutes les autorisations>Téléchargements automatiques et vérifiez que le site est autorisé à télécharger automatiquement plusieurs fichiers.

• Définir votre emplacement de téléchargement préféré : par défaut, les packages d’exportation sont enregistrés dans le dossier de téléchargement par défaut de votre navigateur. Si vous souhaitez choisir l’emplacement d’enregistrement des fichiers, mettez à jour les paramètres de votre navigateur pour demander un emplacement de téléchargement à chaque fois. Consultez les instructions pour modifier l’emplacement du dossier des téléchargements dans Microsoft Edge.

• Vérifiez la configuration réseau de votre organization : vérifiez que votre organization autorise les téléchargements à partir de Microsoft Purview en vérifiant que tous les points de terminaison et adresses IP requis sont autorisés. Cette vérification inclut l’activation de l’accès au service d’exportation Microsoft Purview et aux points de terminaison de stockage Azure associés. Si votre organization utilise des outils de sécurité réseau tels que Zscaler, Microsoft Defender pour point de terminaison (MDE) ou d’autres solutions de proxy/pare-feu, assurez-vous que ces outils sont configurés pour autoriser le trafic vers les points de terminaison d’exportation. Pour des performances optimales et pour éviter les interruptions de téléchargement, envisagez d’utiliser un lecteur local (et non un partage réseau) et testez le débit de votre connexion à Azure points de terminaison. Pour obtenir des instructions détaillées sur la liste d’autorisation, consultez URL microsoft 365 et plages d’adresses IP.

• Activer le téléchargement parallèle dans les paramètres de votre navigateur : utilisez le téléchargement parallèle pour améliorer les vitesses de téléchargement pour les packages d’exportation eDiscovery volumineux. Par exemple, edge://flags dans Microsoft Edge. Cette fonctionnalité peut réduire considérablement les temps d’attente en autorisant les téléchargements simultanés de blocs de fichiers. Ce paramètre est également disponible pour d’autres navigateurs basés sur chromium.

• Utiliser un gestionnaire de téléchargement : un gestionnaire de téléchargement peut améliorer la fiabilité et la vitesse des téléchargements de fichiers volumineux. Un gestionnaire de téléchargement vous permet de reprendre les téléchargements interrompus et de gérer les fluctuations réseau, ce qui est particulièrement utile lors du téléchargement de packages d’exportation volumineux.

• Autorisez les cookies internes et tiers pour les sites de téléchargement, qui incluent les éléments suivants en fonction de l’emplacement global du locataire :

  • APC : apc.proxyservice.ediscovery.svc.cloud.microsoft
  • NAM : nam.proxyservice.ediscovery.svc.cloud.microsoft
  • EUR : eur.proxyservice.ediscovery.svc.cloud.microsoft
  • GCC : gccm.proxyservice.ediscovery.gcc.svc.cloud.microsoft
  • GCCH : gcch.proxyservice.ediscovery.svc.usgovcloud.microsoft
  • DOD : dod.proxyservice.ediscovery.svc.usgovcloud.microsoft

• Décompression des fichiers d’exportation : les données sont compressées dans un fichier .zip pour améliorer les performances et la fiabilité. Évitez d’utiliser l’utilitaire windows .zip intégré. Utilisez 7-Zip, WinZip ou des outils similaires pour une expérience optimale.